Fremtiden for teamarbeid: Hvordan AI-drevne verktøy former om samarbeid

Da filmen Her kom ut i 2013, var det vanskelig å forestille seg at et menneske kunne danne et forhold til en AI-drevet assistent, og det var nesten dystopisk. 11 år senere er AI-verktøy ikke med å erstatte romantiske partnere (ennå), men de spiller en stadig viktigere rolle på arbeidsplassen. Faktisk forskere skifter sin oppfatning av AI, fra et verktøy til et samarbeidende teammedlem. Forskning har funnet ut at å legge til en AI-teammate kan redusere koordinering, kommunikasjon og tillit. Til tross for disse utfordringene, finner mange organisasjoner måter å inkorporere AI i sine operasjoner uten å skade team-samarbeid. Trening og å fastsette hvordan man bruker AI er nøkkel. 

Hos Jotform, har vi integrert AI i prosesser over hele bedriftsfunksjonen. Det har forandret våre team-dynamikker, forbedret kommunikasjonen og økt produktiviteten på oppgaver som teller. Her er en nærmere titt på hvordan. 

Prosjektledelse uten behov for tålmodighet

Noen sier at tålmodighet er en dyd, men i sammenheng med team-prosjektledelse, er tålmodighet overvurdert. Flaskehals destroyer momentum og suger ut motivasjonen. Det finnes ikke noe verre enn å føle seg inspirert og energisk, bare for å vente anspent på en teammedlems svar. La oss ikke glemme: verdifull tid går tapt. 

AI-drevne oppgaveledelsesverktøy kan forandre typiske team-prosjektdynamikker ved å eliminere mange av avhengighetene som tenderer til å stanse fremdriften. For eksempel, hvis du er en leder, kan bruk av et AI-drevet prosjektledelsesverktøy gi deg innsikt i en ansatts arbeidsflyt uten å måtte spørre. AI-verktøy kan finne måter å spare tid og øke kollektiv produktivitet. 

Vurdér en arbeidsledelsesplattform som Asana: dens AI-funksjoner kan foreslå neste steg i et prosjekt, flagge potensielle flaskehals, og generere innsikt i et teams arbeidsbelastning og produktivitet. Det er som å ha en ekstra teammedlem dedikert til å analysere og forbedre logistikk, så menneskelige teammedlemmer kan fokusere på mer meningsfulle oppgaver. 

Strømlinjeforming av forskning og informasjonsdeling

En advokatvenn fortalte meg om den juridiske forskningskursen hun fullførte under jusstudiet. På den tiden, la juridisk forskning tungt på spesialiserte søkemotorer, og ikke overraskende, tok det nesten en hel semester å mestre kunsten å bruke dem effektivt. 

I dag er AI-drevne verktøy som ChatGPT i ferd med å forandre måten vi gjør nettbasert forskning. Gitt dens evne til å strømlinjeforme forskning og informasjonsdeling, er det logisk at ChatGPT erstatter vanlige søkemotorer for raskt tempo team.

Med ChatGPT kan du bruke naturlig språk til å finjustere dine forskningsspørsmål og få tilgang til resultater du trenger raskere. ChatGPT kan nesten umiddelbart sammenfatte lange forskningsartikler, rapporter og datamengder. Noen ganger vil disse dokumentene kreve full oppmerksomhet. Men når du bare trenger hovedpoengene, kan du delegere forståelsesoppgaven til ChatGPT og distribuere innsikten til dine teammedlemmer. 

La oss si du leter etter en løsning og ikke vet hvor du skal starte. ChatGPT kan være et nyttig verktøy i brainstormingsprosessen, generere ideer og alternative tilnærminger for deg og dine teammedlemmer. Ingen mer stirring på en blank side og venter på at inspirasjonen skal slå til. For eksempel var ett av våre team i ferd med å lage innhold om Gen Z på arbeidsplassen og trengte en rask oversikt over ledende trender. ChatGPT hjalp til å sette ballen i gang, og våre teammedlemmer fikk mer energi til å velge og utvikle den beste innholdstrategien. 

Når du bruker AI-verktøy til å generere og forske ideer, får du mer tid til kreativ tenkning og vurdere andre teammedlemmers mangfoldige perspektiver. I AI-æraen er dette arbeidet som definerer suksessfulle ansatte og organisasjoner.

Gjøre møter tellende

Møter kan være en tidssvak. I en nylig undersøkelse av 5 000 kunnskapsarbeidere over fire kontinenter, sa 78 % av respondentene at de forventes å delta i så mange møter at det er vanskelig å få jobben gjort. Møter kan også være utmattende. I samme undersøkelse sa 76 % at de følte seg utmattet på dager med mange møter. 

Jeg er en tilhenger av å holde møter til et minimum og kutte unødvendige statusoppdateringer. Jeg ønsker at ansatte skal ha store tidsrom til å dedikere til arbeid som energiserer dem. De trenger nok tid til å gå inn i “flyt”-modus. Men når det gjelder essensielle møter, ønsker jeg at alle skal kunne gi full oppmerksomhet. Der er AI-drevne automatiseringsverktøy kommer inn, for å lytte og transkribere møtenotater og sikre at ingenting går tapt i sjansen. Våre team integrerer en AI-talegjenkjenning-app direkte i vår videokonferanseplattform. Møtenotater blir automatisk lagret som tekst i et Google-dokument. Hvis senere en av deltakerne trenger å huske noe som ble diskutert i møtet, er det bare et raskt Google Drive-søk unna. 

Dette enkle AI-verktøyet muliggjør at vi kan fokusere vår oppmerksomhet på møtets faktiske innhold, i stedet for den kjedelige oppgaven med å ta notater. Når vi er fullstendig til stede, har vi rikere samtaler, bedre ideer og finner bedre løsninger – et eksempel på hvordan AI fremmer samarbeid og innovasjon. 

Koordinere tidsplaner

En av de vakre tingene med AI er dens evne til å automatisere kommunikasjonen – og din fred av sinnet. Tidsplanlegging er et annet område hvor tid og energi ofte går tapt uten nødvendighet. Med AI-tidsplanleggingsverktøy kan du hoppe over den kjedelige frem og tilbake-prosessen med å koordinere flere kalendere, aka lavverdi-kommunikasjon, og aldri bekymre deg for å glemme å skrive inn en hendelse i kalenderen. Korttidsminnet lagrer i gjennomsnitt syv informasjonsenheter på en gang. Hvorfor kaste bort den verdifulle plassen på et møtetid og -dato når et AI-verktøy kan håndtere det for deg? 

AI-drevne verktøy som Clara bruker naturlig språkbehandling til å sette opp møter og forhandle tider med møtedeltakere. Du kan integrere det i e-posten og kalenderen, og sette opp varslinger og oppfølgingsaktiviteter. Clara kan gi innsikt i e-post-samtaler for å håndtere tidsplanen mer effektivt.

Med Clara og lignende AI-tidsplanleggingsverktøy kan alle i organisasjonen, fra nye ansatte til C-nivå, ha en personlig assistent, og frigjøre seg til å fokusere på mer viktig arbeid. I den forstand er det vanskelig å ikke bli forelsket i AI. Du kunne si at Her ikke er så langt unna etter alt.