Den splittede digitale arbeidsplassen – Er AI på vei til å avsløre deg?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … nesten hver enkelt bedrift i verden bruker en eller flere av disse bedriftsprogramvareplattformene. I virkeligheten bruker den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren mer enn 11 forskjellige applikasjoner hver dag, og 40% bruker enda flere. Med så mange verktøy i spill, er det verdt å spørre: hvor god er denne “ansattopplevelsen”?

Spør noen og du vil sannsynligvis få en blanding av svar som varierer fra bra til dårlig til stygt. Ansattene tåler ikke lenger stille denne uregelmessigheten. 43% av ansatte sier at å finne informasjon på tvers av forskjellige systemer er utfordrende. En separat undersøkelse fant at nesten 70% av ansatte bruker så mye som 20 timer i uken på å jakte på informasjon på tvers av forskjellige systemer, i stedet for å fokusere på meningsfullt arbeid.

Dette er mer enn bare en brukervennlighet klage. Det er et sammenbrudd i det jeg kaller ansattopplevelse – operasjonssystemet for arbeid (det “EEOS av arbeid”). Uten en sammenhengende opplevelseslag, hver innlogging, hver duplikatpolitikk, hver død lenke biter inn på produktivitet og tillit.

Kompleksiteten i det som eksisterer i dag er resultatet av tiår med teknologisk innovasjon, komplisert av ukordinert besluttsomhet. Gjennom ingen skyld, har nye og glitrende objekter blitt utviklet over lengre perioder og det store bildet av hva den digitale arbeidsplassen består av har blitt tapt.

Frem til nylig, kunne bedrifter klare seg gjennom og komme unna med dette. Men ankomsten av bedrifts kunstig intelligens endrer regnestykket. Store språkmodeller vil indeksere hver repository og avsløre hver inkonsistens som eksisterer i de nåværende installerte systemene – foreldede politikker, motstridende data, duplikatinnhold. Hva som føles som mindre intern friksjon i dag, vil bli glitrende, offentlig ineffektivitet i morgen.

Med AI som utvikler seg i en eksponentiell takt, er nå tiden til å vurdere en “opplevelseslag” til EEOS av arbeid.

Den digitale arbeidsplassen paradoks

Utfordringen som eksisterer i bedriftene i dag er at verktøy som SharePoint, ServiceNow, Workday osv. alle består av innholdslagre og kunnskapsbasert. For mange, har SharePoint blitt det standard corporate intranett bare fordi en organisasjon er en Microsoft -butikk. For andre, har ServiceNow, Salesforce og Workday blitt kunstige intranett i et forsøk på å maksimere kostnadseffektivitet ved å bruke disse systemene utenfor deres kjerneformål (dvs. HR/IT-automatisering, CRM og HCM).

Det resulterende problemet? En mangel på innholdstilsyn og styring … duplikat og inkonsistent innhold på forskjellige, uavhengige nettsteder … en søkmareritt hvor multiple og foreldede versjoner av innhold dukker opp når ansatte søker etter hva de trenger for å gjøre sitt arbeid. Sluttresultatet … frustrasjon og et dysfunksjonelt EEOS av arbeid.

AI: Den store avsløringen

Kunstig intelligens er på vei til å kaste et skarpt lys på sprekkene som eksisterer i dagens digitale arbeidsplass. Store språkmodeller og AI-drevne verktøy er allerede i ferd med å crawle bedriftssystemer, indeksere innhold på tvers av de forskjellige kunnskapsbasene. Tiden kunne ikke være mer kritisk: Salesforce rapporterer at 81% av IT-ledere sier at datasiloer hindrer digital transformasjon, og 75% av organisasjonene sliter med å integrere innsikter i sammenhengende brukeropplevelser.

Men først og fremst. Basert på virkeligheten av hva som eksisterer i dag og utfordringene ansatte møter i å finne det de trenger for å gjøre sitt arbeid, må ledere først anerkjenne at den nåværende digitale arbeidsplassen ble bygget i siloer, ofte over tiår, med liten tanke for en samlet ansattreise i fremtiden (som nå er her).

Men en løsning eksisterer. Det er et lys en gang den nødvendige “intervensjonen” finner sted. EEOS av arbeid må utvikle seg og dette krever tillegg av en “ansattopplevelseslag” – en samlet, ansatt-sentrert grensesnitt som integrerer forskjellige systemer og leverer en sammenhengende EEOS av arbeid.

Tilføying av en opplevelseslag til dagens digitale arbeidsplass

Som jeg har argumentert i tidligere skrifter, bør C-Suite eie og sikre tverrfunksjonell styring når det gjelder de forskjellige løsningene som eksisterer på tvers av bedriften, som eies av forskjellige avdelinger (f.eks. HR, IT, salg osv.), og som er årsaken til utfordringene som eksisterer i dag. Bare 13% av ansatte er fullstendig tilfreds med sin digitale arbeidsplassopplevelse, og 85% sier at de mister tid med å håndtere versjonskontroll og finne riktige dokumenter, og ytterligere understreker hvordan en samlet digital opplevelse er i hjertet av ansattproduktivitet og tilfredshet. Jeg har også foreslått at AI kan gi denne systemen et kraftig løft med innholdstilsyn, intelligent kommunikasjon og prediktive innsikter. Opplevelseslaget er neste skritt i utviklingen av prosessen med å rydde opp i uorden som eksisterer, samle de forskjellige “intranett-lignende” plattformene på plass, og forbedre en ansatts arbeidsopplevelse betydelig. Det er designet for å samle den digitale arbeidsplassen før AI avslører dens feil.

Å skape en opplevelseslag over en organisasjons nåværende digitale arbeidsplass ikke behøver å være en skremmende eller tidskrevende oppgave.

Her er fire konkrete skritt for å bygge det:

1. Utfør en EX-audit: Kartleg alle digitale berøringspunkter – HR-systemer, intranett, kommunikasjonsplattformer, operasjonelle verktøy – for å identifisere hull, duplikater og smertepunkter. Bruk ansatt tilbakemelding (f.eks. pulssurveys) for å peke på frustrasjoner, som tid brukt på å søke eller å få tilgang til verktøy.
2. Etabler tverrfunksjonell styring: Dann en EX-råd med ledere fra HR, IT, kommunikasjon og operasjoner. Gi dem oppgaven med å definere standarder for systemintegrering, innholdssikkerhet og brukeropplevelse-målinger (f.eks. tid-til-informasjon, oppgavefullføringsrater).
3. Utnytt AI for innholdssanering: Mens teknologien fortsatt er under utvikling, utnytt AI der det er mulig for å skanne lagre for foreldede, duplikate eller inkonsistente innhold. Verktøy som Microsoft Copilot kan merke og arkivere foreldede dokumenter, og sikre at ansatte bare får tilgang til aktuell, pålitelig informasjon.
4. Måle og iterere: Sett EX-målinger – som tid-til-bevissthet for kritiske oppdateringer, søkesuksessrater eller ansatttilfredshetspoeng – og spor dem via AI-drevne analyser. Rapporter disse årlig til C-Suite, sammen med andre viktige målinger som finansiell og ESG, for å sikre ansvar.

På dette stadiet i utviklingen av kunstig intelligens på arbeidsplassen, er mye fortsatt teoretisk og under utvikling. Men det vil ikke vare lenge. Organisasjoner har en utenkelig mulighet til å omdefinere sine digitale arbeidsplasser. Opplevelseslaget gir konseptet for et brukerfokusert grensesnitt som integrerer fragmenterte systemer, samler søk, strømlinjeformer tilgang til informasjon og personliggjør ansattreisen.

Det er ikke et nytt plattform og krever ikke å fjerne SharePoint, ServiceNow eller andre løsninger i bruk. Det er et menneske-drevet strategisk lag som sitter på toppen av eksisterende verktøy, og adresserer en splittede digitale arbeidsplass ved å samordne systemer, innhold og kommunikasjon under ett enkelt, ansatt-sentrert rammeverk. Det tar det teoretiske til en praktisk implementering som til slutt vil levere konkrete resultater for bedriften.