Balansering av AI-integrasjon med arbeidere for optimal ytelse

Det er en historie så gammel som tiden selv: Fremvoksende teknologier som skaper panikk og nostalgi. Folk trodde at fjernsynet ville ødelegge litteraturen. En gruppe sang en gang at video drepte radio-stjernen. I dag er folk redd for at AI vil ta over menneskelige jobber. En ny studie fant at arbeidernes mistillit til AI i stor grad skyldes at de ser på det som en trussel mot jobben. Denne mistilliten er ikke uten grunn for kunnskapsarbeidere som isolerer seg fra AI og dens muligheter. Ledere må sikre at organisasjonene deres integrerer AI på arbeidsplassen for å optimalisere arbeidet til ansatte – ikke for å erstatte ansatte.

AI-toget har allerede forlatt stasjonen, men det er ikke for sent å komme om bord. Mitt selskap Jotform har brukt AI i våre prosesser i løpet av de siste 4 årene. Her er hvordan vi fortsatt integrerer de nyeste AI- og automatiseringsverktøyene for å hjelpe våre ansatte med å gjøre sitt beste arbeid.

Oppmuntre systems-thinking

Du har kanskje hørt uttrykket “systems-thinking”. Forfatter Peter Senge sin The Fifth Discipline gir en grundig forklaring av konseptet. Det betyr å se ting i verden og våre liv som systemer, snarere enn isolerte, lineære årsak-og-virkning-forhold. Ta menneskekroppen som eksempel: den er ikke en samling av deler, men snarere en samling av systemer. Ditt skjelett-system holder kroppen din oppe, ditt muskelsystem gjør det mulig for deg å bevege øynene dine og bla ned på skjermen på din smartphone, ditt kardiovaskulære system leverer oksygen og næringsstoffer til vevene dine osv.

En av mine grunnleggende prinsipper for å integrere AI i vårt arbeid er å adoptere en systems-thinking-mentality. I stedet for å gi ansatte enkel trening på AI-verktøy, oppmuntre vi dem til å analysere arbeidsflytene – de sammenhengende trinnene som utgjør ulike oppgaver gjennom arbeidsdagen – og se på dem som systemer. Målet er å bruke AI-verktøy til å automatisere så mange trinn av disse arbeidsflytene som mulig. En ny McKinsey-studie fant at selskaper bruker AI i flere deler av virksomheten. Halvparten av respondent-selskapene rapporterte at de hadde integrert AI i to eller flere forretningsfunksjoner, de vanligste var markedsføring og salg, produkt og tjeneste, og IT-funksjoner. Hvert selskap har en mengde AI- og automatiseringsmuligheter. Som Baader-Meinhof-fenomenet, når du først begynner å se etter dem, vil du se dem overalt.

Dette type tenkning krever en sekundær endring i mentalitet. I stedet for å se på seg selv som enkeltpersoner, bør ansatte se på seg selv som ledere – av sine systemer og AI- og automatiseringsverktøyene som gjør hjulene gå. Som leder er den første oppgaven å bestemme målene for systemet: hva vil du oppnå? Hva er dine KPI-er? For eksempel, kanskje du setter i gang et system for å sende en nyhetsbrev til abonnentene dine en gang i uken. Kartlegg trinnene, identifiser AI- og automatiseringsmuligheter, og bygg systemet. Når systemene dine er på plass, er de ledende oppgavene å måle din ytelse og kontinuerlig se etter måter å forbedre systemet på. Det finnes sogar verktøy du kan implementere som kan overvåke om alle systemdelene fungerer korrekt. Min personlige favoritt heter Dead Man’s Snitch.

Ved å adoptere en systems-thinking-tilnærming, kan ansatte transformere rollene sine og få kontroll over arbeidsbelastningen sin.

Se AI som din kreative co-pilot

Når ansatte begynner å se på arbeidsflytene sine som sammenhengende systemer og integrerer AI-verktøy for å forbedre disse prosessene, er det viktig for dem å endre perspektivet sitt på AI selv. AI er ikke bare et verktøy – det er en samarbeidspartner. Denne partneren ikke bare øker produktiviteten, men den faciliterer også innovasjon.

Wharton-professor Christian Terwiesch utfordret ChatGPT til å komme med forretningsideer (produkter for studentmarkedet) og sammenlignet LLM-utdata med ideer generert av studenter. Resultatet? Gjennomsnittlig kjøpsmulighet for en ChatGPT-produkt var 47%, sammenlignet med 40% for menneskelige ideer.

Dette betyr ikke at AI er mer kreativt enn mennesker – ChatGPT mangler virkelighetskontekst, blant annet, og er avhengig av mennesker for å lage promptene – men det betyr at det kan være en usedvanlig effektiv og lavkostnadspartner for å generere ideer.

Som professor Terwiesch kommenterte, “Verste fall er at du avviser alle ideene og går med dine egne. Men vår forskning taler sterkt for at idepoolen din blir bedre.”

Selv om ChatGPT genererer vinnende ideer og løsninger, er mennesker fortsatt ansvarlige for å velge og finpusse dem. Bunnlinjen: det er ingen grunn til å ikke bruke AI til å forbedre idegenereringsprosessen.

Avsatt tid til å spare tid

En tredje grunnleggende prinsipp for å integrere AI i arbeidsplassen for å optimalisere ytelsen er å avsatt tid til å spare tid. Å adoptere systems-thinking, å se etter automatiseringsmuligheter, å forske på tilgjengelige verktøy og å lære hvordan man kan gjøre AI en del av den kreative prosessen, krever en oppfront-investering av tid. Det krever å bygge litt slakk inn i arbeidsdagen, noe ansatte kan være motvillige til å gjøre – hvem har tid? Ledere kan høydepunkte fordelen med å gjøre denne tiden: du vil tjene den tilbake i spader gjennom alle oppgavene du automatiserer.

På Jotform, for eksempel, har vi alltid måttet kjempe mot phishing. Folk bruker våre nettbaserte skjemaer for SPAM og svindel. I fortiden dedikerte vårt supportteam betydelige anstrengelser til å fange disse svindelene manuelt. Men over de siste årene har vi utviklet et AI-verktøy slik at våre support-ansatte kan omdirigere energien sin til nyere, mer sofistikerte problemer. Utviklingen av verktøyet krevde en tidsinvestering. Våre ansatte overvåker fortsatt phishing manuelt. Men AI har dramatisk redusert belastningen og frigjort dem til å fokusere på mer meningsfulle oppgaver.

Det er skjønnheten ved AI-verktøy og automatisering – ikke for å erstatte mennesker, men for å gi dem mulighet til å avlaste kjedelige, manuelle oppgaver. For våre ansatte har dette vært motivasjon nok til å overtale dem til å adoptere systems-thinking og bli ledere av sine egne makrokosmos av systemer. Husk: ifølge en studie, bruker 65 prosent av organisasjonene generativ AI jevnt. Hvis du ikke bruker AI til å forbedre ansattes ytelse, vil dine konkurrenter gjøre det – og jeg ville si at det er mye mer fryktelig enn AI selv.