AI og automatisering: Våpen i kampen mot AP-svindel

Av Akhil Sahai, sjef for produktutvikling, Kanverse

Svindel koster bedrifter om lag 5% av årlig omsetning, ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) i en nylig rapport. Svindlere ser på kontrollfunksjonen for utbetalinger (AP) og ser dollar-tegn fordi det ofte er dårlig kontroll for å forhindre angrep. Fordi denne forretningsfunksjonen behandler betalinger, er det åpent for målretting av dårlige aktører.

AP-svindel deles vanligvis inn i noen typiske mønster, som vi skal se på nedenfor. Det gode nyheten er at det finnes tiltak organisasjoner kan iverksette for å redusere risikoen for at disse hendelsene skjer.

Leverandører som ikke eksisterer

De fleste bedrifter driver forretning med en stabil av leverandører og underleverandører. De gjør rutinemessige kjøp, og betalingene er ofte forhåndsgodkjent uten mye inspeksjon og granskning. Men falske selskaper kan ligne de faktiske leverandørene og sende falske fakturaer, og denne falske faktureringen kan være vanskelig å oppdage. Det er også dyrt – det kan koste 100 000 dollar per tilfelle, ifølge AC.

Trusler av denne typen kan også komme fra innenfor, også. Det er mulig for en ansatt å opprette falske leverandører og sende falske fakturaer. Et eksempel på dette er en kvinne fra Oregon som svindlet millioner av dollar fra sitt selskap over nesten 15 år.

Regninger for varer som ikke eksisterer

På en lignende måte kan svindlere samarbeide med ansatte for å opprette betalingsforespørsler for varer/tjenester som selskapet ikke mottok, og deretter beholde den behandlete betalingen for seg selv. Dette skjedde med en tidligere ansatt i Honda i Ohio, som svindlet selskapet for 750 000 dollar.

Opplegg for ingenting

Noen ganger legger en leverandør med vilje til nye linjeelementer for å øke beløpet som skyldes. Når en AP-prosess er manuelt drevet og opplever en økning i fakturavolum, kan disse feilaktig tilføyde linjeelementer gå ubemerket. Og det resulterer i at selskapet blir overfakturert.

Noen ganger behandles flere leverandørbetalinger basert på samme faktura, noe som kan skje når det finnes mer enn to kopier av samme faktura innenfor systemet, og en AP-teammedlem (uvitende) initierer betaling for alle kopiene. Det kan skje av forskjellige årsaker, fra en enkel feil til ondsinnet. Uansett årsaken, kan det ha en negativ innvirkning på selskapet.

Kamp mot svindel med automatisering

En uheldig trend er den raske oppblomstringen av nye måter å svindle AP-avdelinger på. Heldigvis, med fremgangen i AI-drevne teknologier, er det blitt mulig for selskaper å utvikle forebyggende strategier og minimere risiko. Automatisering og AI/ML kan håndtere svindel med flere nøkelfunksjoner. Disse inkluderer:

Automatisering av godkjenningsarbeidsflyt

Automatisering sikrer overholdelse ved å etterlate en digital spor av handlinger utført over hver fase. Automatiserte godkjenningsprosesser reduserer de tidskrevende manuelle godkjenningsprosessene. Opplæring og generering av bevissthet kan hjelpe til å forhindre ondsinnet.

Automatisering av fakturagennemgang drevet av AI

Sammenligning av nøkkel-dokumenter generert over anskaffelsesfasene er nødvendig for å utvikle essensiell beskyttelse mot AP-svindel. Det inkluderer sammenligning av faktura-linjeinformasjon med bestillingsdetaljer, granskning av kvitteringer for å sikre at varer og tjenester er levert, og det involverer ofte skanning av andre kommunikasjoner med leverandøren. Det kan ta dager når det gjøres manuelt, men med utrulling av AI-drevet automatisering, kan hele forsoningscyklen skje på minutter.

Overvåking og sporing for ansatt ondsinnet

Ansatt personale som begår AP-svindel, tenderer til å arbeide alene eller i små grupper etter å ha fått strategisk informasjon om operasjoner. Ved å bruke teknologisystemer som kan spore og overvåke ansattes engasjement i sanntid, kan ondsinnet og intensjon forhindres takket være funksjoner som anomali-opptekting. Ansatt opplæring på dette området er også viktig for å øke bevissthet. Bygging av et lojalitetsprogram kan også hjelpe til å kartlegge en kurs mot etiske handlinger.

Oppretthold overholdelse med digitale løsninger

Organisasjoner kan redusere AP-svindel ved å digitalisere hele fakturabeHANDlingsarbeidsflyten. Digitalisering kalibrerer handlinger med tidsstempel, som kan brukes til å utføre systemauditorer. Slike systemer kan være designet for å generere automatiske rapporter – hvor ansattes aktiviteter kan overvåkes og påfølgende områder for forbedring kan identifiseres. Reeltidsvarsler gir også administratorer holistiske innblikk i prosessoperasjoner.

Bygging av leverandør-sammenligningsfunksjon

Det er stadig viktigere å oppdage fakturaer generert av falske selskaper i de innledende fasene, før skade skjer. Oppdaging kan gjøres gjennom fuzzy-matching-teknologi, hvor systemet skanner flere repositorier, ser gjennom eksisterende leverandør-database og sjekker flere dokumenter for å oppdage falske.

Moderna løsninger på et gammelt problem

Når det gjelder svindel, hvor det finnes en vilje, finnes det en måte. Ansatt personale og eksterne personer som har til hensikt å stjele fra deg, vil fortsette å finne på nye måter å gjøre det på. Men selskaper kan ta trøst i å vite at ML og automatisering er i stand til å rote svindel ut. Ved å legge disse teknologiene til AP-avdelingen, kan du assistere i å oppdage og forhindre svindel. AP-teamet kan gå over til mindre trivielle og mer forretningsfokuserte oppgaver, og din organisasjon vil spare penger og unngå problemer.