Apartment List en Grotto AI brengen huurdersvoorkeuren naar verhuurgesprekken en bezichtigingen

Apartment List en Grotto AI zijn een samenwerking aangegaan om de voorkeuren van huurders uit hun online zoektocht naar een appartement mee te nemen naar de gesprekken en bezichtigingen die daarop volgen. De integratie, die op 3 november werd aangekondigd, geeft verhuurteams informatie over onder meer het budget, de gewenste verhuisdatum, huisdieren en gewenste voorzieningen voordat ze met een potentiële huurder spreken.

Het doel is een terugkerende onderbreking in de zoektocht naar een huurwoning weg te nemen: iemand vertelt tijdens het zoeken wat diegene nodig heeft en moet dat vervolgens opnieuw uitleggen wanneer een verhuurteam terugbelt. Grotto combineert de informatie over huurders van Apartment List met woninggegevens en het beschikbare aanbod. Vervolgens gebruikt het die informatie om verhuurmedewerkers te helpen relevantere gesprekken te voeren en aanbevelingen te doen.

Zoekvoorkeuren verbinden met verhuurgesprekken

De samenwerking verbindt twee verschillende onderdelen van het proces. Apartment List helpt mensen geschikte woningen te vinden; Grotto helpt het personeel van de woning zich voor te bereiden op de persoonlijke gesprekken en deze te voeren, zodat een aanvraag leidt tot een bezichtiging.

Voor iemand die een appartement met twee slaapkamers zoekt, met een wasmachine en droger in de woning en ruimte voor een huisdier, is het beoogde voordeel concreet. Een verhuurmedewerker kan meteen relevante woningen en voorzieningen bespreken, in plaats van het eerste deel van het gesprek te besteden aan het verzamelen van informatie die de huurder al heeft verstrekt.

Mike Wolber, commercieel directeur van Apartment List, zei in de aankondiging dat de integratie bestaande voorkeuren van huurders rechtstreeks aan verhuurteams doorgeeft, zodat gesprekken kunnen voortbouwen op eerdere contacten. Nick Deveau, medeoprichter en CEO van Grotto, omschreef het bredere probleem als een reeks gesprekken die telkens beginnen zonder context uit de voorgaande stap.

Wat de eerste conversietest meet

Volgens de bedrijven steeg de conversie van aanvraag naar bezichtiging met 35% in een gerandomiseerde A/B-test bij 311 wooncomplexen van Weidner Apartment Homes, een van de grootste appartementsexploitanten in de VS. Dat gebeurde toen Grotto de huurdersvoorkeuren van Apartment List beschikbaar maakte en medewerkers coachte in het gebruik ervan.

De gemelde verbetering betreft het aandeel potentiële huurders dat doorgaat naar een bezichtiging, niet een stijging van 35% in het aantal ondertekende huurcontracten of de bezettingsgraad. In het persbericht worden het aantal afzonderlijke aanvragen, de duur van de test en de statistische onzekerheid niet vermeld. Het resultaat kan daarom het best worden beschouwd als een eerste, door het bedrijf gemeld resultaat bij één exploitant.

De matchingtechnologie van Apartment List levert de context

De rol van Apartment List gaat verder dan het publiceren van woningaanbod. Het matchingsysteem gebruikt de door huurders opgegeven behoeften en informatie over de beschikbare woningen. De bredere AI-producten van het bedrijf ondersteunen bovendien de betrokkenheid van huurders tijdens hun hele zoektocht. Volgens het bedrijf omvat de databasis 12 miljoen huurcontracten met bekende uitkomsten en 65 miljoen gesprekken tussen huurders en woningen.

Een recente aankondiging van een product van Apartment List illustreert die bredere koers. Met de Gemini Connected App kunnen huurders op een natuurlijke manier zoeken in het actuele woningaanbod, aan de hand van criteria als budget, huisdieren, gewenste verhuisdatum en voorzieningen. De getoonde prijzen zijn inclusief verplichte kosten. De samenwerking met Grotto richt zich op een ander overdrachtsmoment: informatie die tijdens het zoeken is verzameld, bruikbaar maken voor het verhuurteam.

Technisch gezien hangt die overdracht ervan af of de wensen van een huurder aan het juiste klantdossier en het actuele woningaanbod kunnen worden gekoppeld. Het behoud van die verbanden kan nuttiger zijn dan het doorgeven van een ongestructureerd gesprek dat een medewerker vanaf nul moet lezen en interpreteren.

Hoe Grotto gesprekken begeleidt en van bezichtigingen leert

Het product Call Guidance van Grotto biedt realtime ondersteuning tijdens gesprekken, doorzoekbare informatie over woningen en aanbevelingen voor appartementen. Het systeem kan ook automatisch huurdersgegevens vastleggen en doorsturen naar software voor klantrelatiebeheer of vastgoedbeheer, zodat de volgende medewerker zich op een bezichtiging kan voorbereiden.

De workflow voor coaching bij bezichtigingen loopt van de voorbereiding tot het opnemen van bezichtigingen, feedback achteraf en de opvolging. Volgens Grotto kan het systeem op basis van informatie over bezichtigingen coaching en beoordelingskaarten voor prestaties opstellen, gastkaarten invullen en vervolgstappen formuleren. Dit zijn bredere productmogelijkheden; de aankondiging van de samenwerking benadrukt specifiek dat de voorkeuren van Apartment List in het verhuurproces worden opgenomen.

Dit is een AI-ondersteund verkoopmodel waarin de verhuurmedewerker centraal staat. Het systeem biedt voorbereiding en begeleiding terwijl de medewerker het gesprek voert. In de aankondiging worden de aanbieder van het onderliggende model, het integratieprotocol en het gedetailleerde technische ontwerp van de uitwisseling van voorkeuren niet bekendgemaakt.

Een doorlopender zoektocht naar een huurwoning

De betekenis van de samenwerking ligt in de verbinding tussen het zoeken en de dienstverlening. Betere matching kan een huurder naar een geschikte woning leiden, maar dat voordeel neemt af als tijdens het daaropvolgende gesprek de informatie verloren gaat die de match relevant maakte.

Door die context mee te nemen in telefoongesprekken en bezichtigingen, willen Apartment List en Grotto ervoor zorgen dat elk contact voortbouwt op het vorige. Het vroege resultaat voor de conversie van bezichtigingen biedt een eerste indicatie van de aanpak; de resultaten op langere termijn hangen ervan af of een betere voorbereiding ook leidt tot passende matches, afgesloten huurcontracten en een soepelere ervaring voor huurders.