Steidzami nepieciešamas GenAI prasmes projektu vadībā

Problēmu pārvarēšana, traucējumu pārvarēšana un risku samazināšana — tie visi ir neatņemami šodienas sarunās par ģeneratīvā AI (GenAI) nākotni. Tie ir arī neatņemama loma, ko projektu vadības profesionāļi ir pildījuši gadu desmitiem.

Neskatoties uz to, ka viņi ikdienā pārzina šos jautājumus, daudzi projektu speciālisti var nebūt gatavi tam, kā viņu organizācijas izmantos GenAI vai kā tas konkrēti ietekmēs viņu darbu. Lai gan neviens nevar paredzēt visus veidus, kā GenAI mainīs korporatīvās darbības un procesus, nav šaubu, ka šī jaunā tehnoloģija palielinās daudzu zināšanu darbinieku, tostarp projektu profesionāļu, lomu.

GenAI būtiski ietekmē projekta darba anatomiju. Ņemot vērā GenAI evolūcijas un ieviešanas ātro tempu, projektu profesionāļiem arvien vairāk ir jāveido ar AI saistītas prasmju kopas, lai palielinātu produktivitāti, efektivitāti un projekta panākumus.

Projektu vadītājiem GenAI var veikt smagus darbus dažādās projekta aktivitātēs, tostarp: automatizēta ziņojumu ģenerēšana, laika skalas atjauninājumi, datu analīze, izmaksu aprēķini un daudz ko citu. Projektu profesionāļi, kuri var izmantot AI spēku, galu galā atbrīvos savu laiku, lai koncentrētos uz augstākas vērtības uzdevumiem, kas veicina projekta panākumus. Rezultātā tam vajadzētu ļaut viņiem vairāk koncentrēties uz jaunas uzņēmējdarbības vērtības pievienošanu, vadības spēju attīstīšanu un inovāciju veicināšanu savās organizācijās, kas ir saskaņotas ar uzņēmuma mērķiem.

Pētījumi liecina, ka organizācijas šogad ievērojami palielina ieguldījumus AI. Projekta profesionāļi, kuri paliek jauno tehnoloģiju attīstības priekšgalā un palīdz veicināt AI ieviešanu savās organizācijās, vislabāk gūs panākumus karjerā.

Attīstīt prasmes, kļūt gatavam AI

Lai izmantotu AI sniegtās priekšrocības, projektu profesionāļiem par prioritāti būs jāpiešķir prasmju uzlabošana. PMI pētījumi liecina ka tikai aptuveni 20% projektu vadītāju ziņo, ka viņiem ir plaša vai laba praktiskā pieredze darbā ar AI rīkiem un tehnoloģijām. Un 49% ir maz pieredzes vai vispār nav izpratnes par AI projektu vadības kontekstā. Tas ir satriecoši, ja salīdzina ar faktu, ka 82% augstākā līmeņa vadītāju saka, ka AI nākamajos piecos gados vismaz zināmā mērā ietekmēs to, kā projekti tiks vadīti viņu organizācijā.

Izmantojot GenAI, lai automatizētu, palīdzētu un papildinātu savas projektu pārvaldības iespējas, ir vajadzīgas jaunas prasmes un jauns domāšanas veids attiecībā uz projektu darbu. Projektu profesionāļi var izmantot GenAI, lai uzlabotu savas projektu prasmes trīs PMI Talent Triangle® galvenajās jomās: darba veidi, jaudas prasmes un biznesa asprātība.

Darbības veidi. Šī dimensija ir vērsta uz labākās pieejas, prakses, metožu un rīku pieņemšanu, lai veiksmīgi pārvaldītu projektus. Tā kā GenAI rīki ir plaši pieejami un potenciāls gan individuālā, gan organizācijas līmenī, ir svarīgi izmantot uzlabotos rezultātus, ko GenAI var palīdzēt projektu vadītājiem sasniegt.

Uztveriet “darba veidus” kā notikumu un uzdevumu ķēdi, lai sasniegtu rezultātu, kur ģeneratīvais AI var automatizēt, palīdzēt vai papildināt projektu vadības prasmes un kompetences. Konkrētas jomas, kurās varat izmantot GenAI šajā jomā, ir šādas: projektu plānošana, laika un izmaksu pārvaldība, riska pārvaldība, palīdzība rakstīšanai un lasīšanai.

Projektu vadītājiem vajadzētu arī uzzināt par fundamentālajām attiecībām starp datiem un AI un iepazīties ar savas organizācijas datu stratēģiju un praksi. Izprotot, kā dati tiek ievadīti ar šiem rīkiem, projektu vadītāji varēs labāk izprast un novērtēt AI rezultātus. Datu pratība arī ļaus projektu vadītājiem veidot rīkus un modeļus, kas ir specifiski projektiem — tos, kas paredz projekta rezultātus, riskus, resursus utt. — lai viņi sniegtu visprecīzākās prognozes un analīzi lēmumu pieņemšanas veicināšanai. Šīs zināšanas arī palīdzēs projektu vadītājiem identificēt un atrisināt riskus, ko GenAI izmantošana potenciāli var radīt uzņēmumam.

Jaudas prasmes. Ja komandām ir spēcīgas savstarpējās saskarsmes prasmes, ko mēs saucam par “spēku prasmēm”, tās var saglabāt ietekmi ar dažādām ieinteresētajām personām. Tas ir būtisks komponents, lai veiktu izmaiņas un veicinātu veiksmīgus projekta rezultātus.

mūsu Profesiju aptaujas impulss ir identificējis četras kritiskās spējas, kas ir būtiskas, lai palīdzētu organizācijām pārveidoties un sasniegt ilgtspējīgus rezultātus: stratēģiskā domāšana, problēmu risināšana, sadarbīga vadība un komunikācija. Visas šīs ir cilvēka iezīmes, kuras zināmā mērā var papildināt ar AI. Piemēram, projektu vadītāji var sniegt stratēģiskāku ieguldījumu savos projektos un organizācijā, izmantojot AI rīkus dažādiem sava biznesa, nozares un tirgus aspektiem, lai efektīvāk un ātrāk atrisinātu problēmas.

Ir četras galvenās jomas, kurās varat izmantot AI, lai uzlabotu jaudas prasmes:

• Iestrādāt stratēģisko domāšanu
• Uzlabot sadarbību
• Ātrāka problēmu risināšana
• Uzlabota komunikācija.

Jaudas prasmes kļūs vēl vairāk par konkurences priekšrocību, īstenojot vai pārtraucot katru projektu, jo AI produktivitātes pieaugums ļauj vairāk laika veltīt cilvēku mijiedarbībai. Mūsu pašu pētījumi, kā arī vairāki maza un liela mēroga pētījumi pēdējo divu desmitgažu laikā, konsekventi min cilvēka faktorus starp galvenajiem projektu neveiksmes cēloņiem. Atcerieties, ka algoritmi nevar skatīties nevienam acīs, runāt patiesību ar varu, ievērot ētisko kursu vai būt atbildīgi par saviem lēmumiem. Projektu vadītāji var darīt visas šīs lietas un daudz ko citu, tostarp spēju mijiedarboties ar cilvēkiem, paust empātiju, pielāgoties, radīt pretintuitīvus risinājumus, pieņemt neskaidrus lēmumus, risināt sarunas, pārvaldīt ieinteresētās personas, vadīt un motivēt. Projektu vadītājiem ir prasmes, kas nekad nenonāks iekārtās, lai cik gudras tās kļūtu.

Biznesa uzmanība. Profesionāļi ar biznesa asumu izprot makro un mikro ietekmi savā organizācijā un nozarē, un viņiem ir zināšanas par funkcijām vai jomām, lai pieņemtu labus lēmumus. Visu līmeņu profesionāļiem jāspēj attīstīt efektīvu lēmumu pieņemšanu un saprast, kā viņu projekti saskan ar plašākas organizācijas stratēģijas un globālo tendenču kopainu.

Iedomājieties, ka vēlaties iegūt labāku skatījumu uz riskiem sava projekta vai programmas korporatīvajā līmenī un visticamākos scenārijus, ar kuriem jūs varētu saskarties, ja daži riski patiešām notiek. AI var palīdzēt jums gūt ieskatu, lai sagatavotu visaptverošu biznesa riska analīzi un ietekmes novērtējumu projekta problēmu dēļ. Tas sagatavos organizāciju ar atveseļošanas plānu un paredzēs visas mazināšanas darbības, pirms notiek nozīmīgs notikums un tas ietekmēs organizāciju. Projektu vadītāji var sākt izmantot GenAI iespējas scenāriju analīzei, ieskatu radīšanai un jauninājumiem, uzņēmējdarbības ietekmes novērtēšanai un sistēmu domāšanas lēmumiem.

AI rīku izmantošana uzlabos biznesa izpratni divos veidos. Pirmkārt, veicot laikietilpīgus, ikdienišķus uzdevumus, projektu vadītāji atbrīvos vairāk laika, koncentrējoties uz iekšējo ietekmi, mērķiem un attiecībām. Otrkārt, GenAI var uzlabot projektu vadītāju spējas redzēt sava darba stratēģiskās sekas, dot viņiem iespēju praktizēt un veidot sarunas ar augsta līmeņa ieinteresētajām personām un pieņemt labākus lēmumus par saviem projektiem. Pati šo rīku klātbūtne var arī mainīt biznesa uztveres veidus, kas projektu vadītājiem ir dziļi jāsaprot, salīdzinot ar tiem, kuriem var piekļūt ar rīkiem.

Piemēram, ģeneratīvā AI ļauj jebkuram projekta vadītājam daudz vieglāk paskatīties uz situāciju ar nozares eksperta acīm (izmantojot uzvedni). Tātad, tāpat kā atsevišķi tālruņa numuri, vispārējās nozares zināšanas var būt mazāk svarīgas, lai tās saglabātu cilvēka smadzenēs. Tomēr sīkāka informācija par organizācijas konkurences priekšrocībām, iespējamā ekosistēmā esošo datu izmantošana vai jauni dati, ko ģenerē jūsu projekts, būs sīki saprotams.^[1]

Funkcionālās darbības kļūst arī automatizētākas un caurskatāmākas. Šie parastie programmatūras kā pakalpojuma (SaaS) iespējotie procesi ir arī labi definēti vispārīgās datu kopās. Atkal, biznesa spēja, kas jūs atšķirs, ir vairāk saistīta ar to, kas atšķiras no jūsu organizācijas darbības veida. Ar ko tas ir īpašs, efektīvāks, efektīvāks? Šis izpratnes līmenis palīdzēs jums ne tikai cieši savienoties ar jūsu projekta stratēģiju, bet arī nodrošināt, ka ir izveidoti visi projekta un organizācijas savienojumi, lai patiesi sasniegtu rezultātus.

Vai esat gatavs uzlabot prasmes?

Zināšanas ir būtisks elements, lai sniegtu profesionāļus viņu AI ceļojumos. Varat izmantot specializētu apmācību projektu vadītājiem, kas palīdzēs jums orientēties šajā jaunajā GenAI iespējotajā projektu vidē. Projektu vadības institūts (PMI) nesen izlaida bezmaksas ievadkurss e-mācībās lai palīdzētu cīnīties pret mākslīgā intelekta pārņemšanas trauksmi un aizpildītu zināšanu trūkumu projekta profesionāļu vidū. Tajā ir ietverti attiecīgi lietošanas gadījumi un padomi par GenAI izmantošanu īpaši projektu īstenošanai.

Ir skaidrs, ka AI uzlabos projektu īstenošanas veidu, pārveidojot projektu vadītāju lomu par projektu vadītājiem. Gaidāmi jauni izaicinājumi un riski, taču, pieņemot AI domāšanas veidu un saglabājot ziņkāri par GenAI potenciālu, projektu profesionāļi būs gatavi nodrošināt veiksmīgus projekta rezultātus. Nepārtraukta mācīšanās ir galvenais, lai virzītos AI revolūcijā un palielinātu projektu profesionāļu lomu dažādās nozarēs.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. aprīlis). Ģeneratīvais AI mainīs jūsu biznesu. Lūk, kā pielāgoties. Hārvardas biznesa apskats. Pieejams: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt