5 labākie AI dokumentu pārvaldības risinājumi (2024. gada maijs)

Straujā digitālajā laikmetā uzņēmumi pastāvīgi meklē inovatīvus risinājumus, lai racionalizētu savus dokumentu pārvaldības procesus. Tā kā mākslīgais intelekts (AI) turpina pārveidot dažādus mūsdienu darba aspektus, ar AI darbināmas dokumentu pārvaldības sistēmas ir kļuvušas par spēļu mainītājiem, piedāvājot nepārspējamu efektivitāti, precizitāti un drošību. Šie rīki izmanto jaudu mašīnmācība, dabiskās valodas apstrāde, un inteliģenta automatizācija, lai vienkāršotu svarīgu biznesa dokumentu izveidi, uzglabāšanu un izgūšanu.

Šie labākie AI dokumentu pārvaldības rīki piedāvā plašu funkciju klāstu, kas izstrādātas, lai apmierinātu dažādas biznesa vajadzības, sākot no viedās dokumentu klasifikācijas un izvilkšanas līdz nevainojamai integrācijai ar esošajām darbplūsmām. Šajā rakstā mēs izpētīsim labākos AI dokumentu pārvaldības risinājumus, kas no jauna definē veidu, kā organizācijas apstrādā savus digitālos līdzekļus, ļaujot jums pieņemt apzinātu lēmumu, izvēloties ideālo platformu jūsu organizācijas dokumentu pārvaldības prasībām.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect ir jaudīgs dokumentu uztveršanas un optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūras risinājums, kas vienkāršo dokumentu tveršanas, apstrādes un izplatīšanas procesu no dažādiem avotiem. Programmatūra ir izstrādāta, lai nevainojami integrētos esošajās darbplūsmās, atbalstot plašu dokumentu veidu un avotu klāstu, piemēram, drukas draiverus, mapes, tīmekļa pārlūkprogrammas un e-pasta sistēmas.

Izmantojot AI un mašīnmācīšanās tehnoloģijas, DeskConnect automatizē datu iegūšanas procesu, atpazīstot un iegūstot no dokumentiem atbilstošu informāciju. Šī funkcija ievērojami samazina vajadzību pēc manuālas datu ievades, ietaupot laiku un samazinot kļūdu risku. Programmatūras uzlabotās OCR iespējas nodrošina augstu precizitāti, apstrādājot rastrizētus dokumentus, padarot to par uzticamu izvēli uzņēmumiem, kas nodarbojas ar dažādu dokumentu formātu klāstu.

FabSoft piedāvā arī dokumentu pavadoni ar uzlabotu AI tērzēšanas integrāciju, ko nodrošina ChatGPT. Šis progresīvais uzlabojums no jauna definē dokumentu pārvaldību, vienkāršojot dokumentu importēšanu un apvienošanu, piedāvājot tūlītēju piekļuvi AI darbinātai tērzēšanai efektīvai dokumentu analīzei un nodrošinot precizitāti, izmantojot vismodernāko OCR tehnoloģiju.

FabSoft DeskConnect galvenās funkcijas:

• Daudzpusīgs dokumentu atbalsts: Ietver drukas draiverus, mapes, tīmekļa pārlūkprogrammas, e-pasta sistēmas un daudz ko citu.
• Viedā datu ieguve: Izmanto AI un mašīnmācīšanos, lai automātiski atpazītu un izvilktu datus no dokumentiem.
• Izcila OCR veiktspēja: Nodrošina nozarē vadošo precizitāti rastrizētiem dokumentiem.
• Racionalizēta dokumentu izplatīšana: Automatizē dokumentu tveršanu un izplatīšanu mākonī vai lokālajos risinājumos, tostarp Microsoft OneDrive, SharePoint un Power Apps.
• Pielāgojama API: Piedāvā lietotājam draudzīgu API, kas ļauj spraudņiem kontrolēt dokumentu piegādi un automatizēt darbības un iesniegšanas metodes.
• Stingri drošības pasākumi: Ievieš augstākā līmeņa drošības līdzekļus, lai aizsargātu dokumentu konfidencialitāti un ierobežotu piekļuvi autorizētiem lietotājiem.

FabSoft DeskConnect lietotājam draudzīgā API sniedz uzņēmumiem iespēju izveidot pielāgotas darbplūsmas un integrācijas, vēl vairāk optimizējot dokumentu apstrādes un datu ieguves procesus. Programmatūras stingrie drošības pasākumi nodrošina, ka sensitīvie dokumenti paliek konfidenciāli un pieejami tikai pilnvarotam personālam.

2. DocuPhase

Avots: DocuPhase

DocuPhase ir visaptverošs dokumentu pārvaldības programmatūras risinājums, kas izstrādāts, lai optimizētu dokumentu glabāšanas, skenēšanas, izguves un arhivēšanas procesus jebkura lieluma uzņēmumiem. Šī platforma pārsniedz vienkāršas digitālās kartotēkas iespējas, piedāvājot funkcijas, kas pārvalda, izseko un pabeidz notiekošo darbu, ievērojami palielinot produktivitāti.

Viena no DocuPhase izcilajām funkcijām ir ar AI darbināmas datu uztveršanas un dokumentu izguves iespējas. Šie viedie rīki vienkāršo svarīgas informācijas iegūšanas procesu no dažādiem dokumentiem un datu izgūšanu no veciem failiem. AI vadītā funkcionalitāte var ātri skenēt vairāku lappušu dokumentus, identificēt un izvilkt attiecīgo informāciju, tādējādi novēršot vajadzību pēc laikietilpīgas manuālas meklēšanas. Turklāt platformas AI un mašīnmācīšanās iespējas nodrošina automātisku failu maršrutēšanu un indeksēšanu, ietaupot lietotāju vērtīgo laiku un pūles.

Galvenās DocuPhase funkcijas:

• Datu tveršana ar mākslīgo intelektu: Saprātīga būtiskas informācijas iegūšana no dažādiem dokumentiem.
• Efektīva dokumentu izguve: Ātra un precīza datu izgūšana no veciem failiem, izmantojot uzlabotas AI iespējas.
• Automātiskā failu maršrutēšana un indeksēšana: AI un mašīnmācību virzīta automatizācija racionalizētai dokumentu organizēšanai.
• Nevainojama integrācija: Saderība ar izplatītām platformām, piemēram, uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmām, lai uzlabotu daudzpusību un samazinātu programmu pārslēgšanu.
• Drošs uz mākoņiem balstīts risinājums: Intuitīvs interfeiss digitālo dokumentu glabāšanai un nevajadzīgas dokumentācijas novēršanai.
• Izvērstās meklēšanas funkcijas: Atslēgvārdu un konfigurējami meklēšanas rīki ātrai dokumentu izguvei.
• Lietotājam draudzīgs interfeiss: Viegli apgūstama programmatūra ar vadītu apmācību vienmērīgai ievadīšanai un darbplūsmas integrācijai.

DocuPhase integrācijai draudzīgais raksturs ļauj tai nemanāmi izveidot savienojumu ar citām izplatītām platformām, piemēram, ERP sistēmām, padarot to par daudzpusīgu rīku ikdienas darbību veikšanai. Šī integrācija samazina laiku, ko lietotāji pavada, pārslēdzoties starp programmām, racionalizējot savu darbplūsmu. Programmatūras mākoņrisinājums nodrošina drošu un intuitīvu saskarni digitālo dokumentu glabāšanai, efektīvi novēršot nevajadzīgu dokumentu kārtošanu.

3. Fluix

Fluix ir mobilajām ierīcēm paredzēta dokumentu un darbplūsmas pārvaldības platforma, kas pielāgota lauka pakalpojumu pārvaldībai. Šī novatoriskā programmatūra ļauj uzņēmumiem droši glabāt un piekļūt kritiskiem dokumentiem un veidlapām centralizētā repozitorijā. Nodrošinot lauka pakalpojumu tehniķiem un vadītājiem vienkāršu piekļuvi būtiskiem failiem pat vietās ar ierobežotu interneta savienojumu vai bez tā, Fluix racionalizē attālo darbu un uzlabo kopējo produktivitāti.

Viena no galvenajām Fluix iezīmēm ir tās pielāgotās darbplūsmas, kas veicina efektīvu saziņu un atbildību starp komandas locekļiem. Platforma nodrošina reāllaika atjauninājumus un paziņojumus par jauniem uzdevumiem, izmaiņām vai svarīgiem ziņojumiem, nodrošinot, ka visas ieinteresētās personas ir informētas un saskaņotas. Fluix automātiskās failu maršrutēšanas un indeksēšanas iespējas ievērojami samazina manuālo piepūli, ļaujot uzņēmumiem optimizēt darbplūsmas un palielināt efektivitāti.

Galvenās Fluix iezīmes:

• Mobilais pirmais dizains: Optimizēts lauka pakalpojumu pārvaldībai, nodrošinot drošu dokumentu glabāšanu un piekļuvi, atrodoties ceļā.
• Centralizēta dokumentu krātuve: Nodrošina vienu, viegli pieejamu vietu kritiskiem ar laukiem saistītiem dokumentiem.
• Pielāgotas darbplūsmas: Atvieglo saziņu un atbildību starp komandas locekļiem, izmantojot reāllaika atjauninājumus un paziņojumus.
• Nevainojama integrācija: Savietojams ar izplatītām platformām, piemēram, ERP sistēmām, racionalizējot ikdienas darbības un samazinot programmu pārslēgšanu.
• OCR tehnoloģija: Atbalsta rakstzīmju optisko atpazīšanu precīzai teksta attēlu konvertēšanai mašīnkodētā tekstā.
• AI tērzēšanas funkcija: Darbojas ar ChatGPT, piedāvā tūlītēju piekļuvi ar dokumentiem saistītai informācijai, novēršot manuālu meklēšanu.
• Lietotājam draudzīga iestatīšana: Vienkārša OpenAI tērzēšanas funkcijas konfigurēšana programmā Document Companion.

Fluix integrācijai draudzīgā arhitektūra ļauj tai nemanāmi izveidot savienojumu ar citām izplatītām platformām, piemēram, ERP sistēmām. Šī integrācija ļauj uzņēmumiem efektīvāk veikt ikdienas darbības un samazina laiku, kas pavadīts, pārslēdzoties starp programmām. Turklāt Fluix atbalsta OCR tehnoloģiju, nodrošinot, ka AI tērzēšanas funkcijai pārsūtītie dati ir precīzi un visaptveroši detalizētai analīzei.

4. M-faili

M-Files ir vieda informācijas pārvaldības platforma, kas piedāvā viedāku pieeju satura pārvaldībai visā tā dzīves ciklā. Nemanāmi savienojot saturu un izmantojot viedo automatizāciju, M-Files ļauj zināšanu darbiniekiem būt produktīvākiem, nodrošinot pareizo informāciju īstajiem cilvēkiem īstajā laikā.

Platforma nodrošina visaptverošu skatījumu uz saturu visā organizācijā, neprasot sarežģītu un dārgu migrāciju uz vienu repozitoriju. M-Files digitālo dokumentu pārvaldības risinājums lepojas ar jaudīgām meklēšanas un izguves iespējām, ļaujot lietotājiem ātri un viegli atrast dokumentus, netērējot laiku, meklējot nevietā esošos failus vai grūtības atcerēties, kur kaut kas tika glabāts. Platforma arī vienkāršo dokumentu izveidi, piedāvājot veidnes, vienkāršas nosaukumu piešķiršanas un saglabāšanas funkcijas, kā arī iespēju atklāt slēptos dokumentus un tumšos datus, izmantojot AI iespējotu tehnoloģiju.

Galvenās M-Files funkcijas:

• Inteliģenta informācijas pārvaldība: Apvieno savienoto saturu un viedo automatizāciju, lai palielinātu produktivitāti un nodrošinātu satura 360 grādu skatījumu.
• Ātrā meklēšana un izguve: Ļauj lietotājiem ātri un viegli atrast dokumentus, ietaupot laiku un pūles.
• Vienkāršota dokumentu izveide: Piedāvā veidnes, vienkāršu dokumentu nosaukumu piešķiršanu un saglabāšanu, kā arī slēptu dokumentu un tumšu datu atklāšanu.
• Automatizētā atbilstība un drošība: Nodrošina atbilstību uzņēmuma politikām un noteikumiem un nodrošina datu drošību, izmantojot piekļuves tiesības un šifrēšanu.
• Nevainojama sadarbība: Ļauj vienlaikus veidot, komentēt un anotēt dokumentus.
• Integrācija ar populāriem rīkiem: Piedāvā integrāciju ar Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook un citām plaši izmantotām lietojumprogrammām.
• Ar AI darbināmi procesi: Izmanto AI, piemēram, M-Files Aino, lai sakārtotu informāciju, izprastu dokumenta kontekstu un mijiedarbotos ar zināšanām, izmantojot dabisko valodu.

M-Files automatizācijas iespējas racionalizē atbilstību uzņēmuma politikām un noteikumiem, nodrošina datu drošību, izmantojot stingras piekļuves tiesības un uzņēmuma līmeņa šifrēšanu, un nodrošina vienkāršu sadarbību, vienlaikus veidojot līdzautorību, komentējot un anotējot dokumentus. Izveidots uz ļoti konfigurējamas platformas, M-Files var viegli pielāgot konkrētām biznesa vajadzībām, izmantojot API, risinājumu veidnes un trešo pušu pievienojumprogrammas.

5. SharePoint AI

Avots: Microsoft

Microsoft SharePoint ir spēcīga sadarbības un dokumentu pārvaldības platforma, kas, integrējoties ar mākslīgā intelekta tehnoloģijām, pārveido darbplūsmas, uzlabo sadarbību un paaugstina organizāciju produktivitāti. Iekļaujot AI iespējas programmā SharePoint, uzņēmumi var automatizēt procesus, racionalizēt dokumentu pārvaldību, uzlabot meklēšanas funkcionalitāti un iegūt vērtīgu ieskatu no datiem.

SharePoint AI sniedz darbiniekiem iespēju strādāt gudrāk un ātrāk, vienlaikus samazinot manuālo piepūli un uzlabojot produktivitāti. Platforma piedāvā dažādas priekšrocības, tostarp viedo dokumentu pārvaldību, darbplūsmas automatizāciju, tērzēšanas robotu integrāciju un paredzamo analīzi, kas ļauj organizācijām optimizēt darbības, uzlabot sadarbību un saglabāt konkurētspēju mūsdienu vidē. SharePoint Premium, uzlabotā satura pārvaldības un pieredzes platforma, nodrošina AI, automatizāciju un papildu drošību satura pieredzei, apstrādei un pārvaldībai, palīdzot organizācijām pārvaldīt un aizsargāt kritisko saturu visā tā dzīves ciklā.

Galvenās SharePoint AI funkcijas:

• Viedā dokumentu pārvaldība: Ar AI darbināma dokumentu apstrāde, automātiska informācijas klasificēšana, izvilkšana un marķēšana no dokumentiem, kas uzlabo efektivitāti un racionalizētas darbplūsmas.
• Darbplūsmas automatizācija: AI uzlabotā darbplūsmas automatizācija analizē vēsturiskos datus, mācās no pagātnes lēmumiem un veic inteliģentas izvēles automatizējot uzdevumus un maršrutējot dokumentus.
• Chatbot integrācija: Ar AI darbināmi tērzēšanas roboti, kas integrēti ar SharePoint, sniedz darbiniekiem iespēju mijiedarboties ar sistēmu, izmantojot dabisku valodu, nodrošinot tūlītējas atbildes un atbalstu.
• Paredzamā analīze: Izmanto mākslīgo intelektu, lai analizētu datus un sniegtu vērtīgu ieskatu, ļaujot organizācijām pieņemt uz datiem balstītus lēmumus un būt līknes priekšā.
• Uzlabotā satura pārvaldība: AI, automatizācija un papildu drošība satura pieredzei, apstrādei un pārvaldībai, palīdzot organizācijām pārvaldīt un aizsargāt kritisko saturu visā tā dzīves ciklā.
• Augstas vērtības dokumentu risinājumi: piedāvā risinājumus darbam ar augstvērtīgiem dokumentiem, piemēram, līgumiem, darba paziņojumiem, pasūtījumiem un rēķiniem.

SharePoint AI viedās dokumentu pārvaldības iespējas ļauj automātiski klasificēt, iegūt un atzīmēt informāciju no dokumentiem, tādējādi uzlabojot efektivitāti un racionalizētas darbplūsmas. Platformas paredzamās analītikas iespējas izmanto AI, lai analizētu datus un sniegtu vērtīgu ieskatu, ļaujot organizācijām pieņemt uz datiem balstītus lēmumus un būt līknes priekšā.

Racionalizējiet savu darbplūsmu, izmantojot AI dokumentu pārvaldības risinājumus

Mūsdienu straujajā biznesa vidē ar AI darbināmi dokumentu pārvaldības risinājumi ir kļuvuši par būtiskiem rīkiem organizācijām, kas vēlas racionalizēt savas darbplūsmas, uzlabot sadarbību un palielināt produktivitāti. Šajā rakstā aplūkotie AI dokumentu pārvaldības risinājumi piedāvā plašu funkciju un iespēju klāstu, kas izstrādātas, lai apmierinātu dažādas biznesa vajadzības.

No viedās dokumentu klasifikācijas un izvilkšanas līdz nemanāmai integrācijai ar esošajām darbplūsmām, šie rīki izmanto AI iespējas, lai vienkāršotu svarīgu biznesa dokumentu izveidi, glabāšanu un izgūšanu. Automatizējot manuālos procesus, uzlabojot meklēšanas funkcionalitāti un sniedzot vērtīgu ieskatu, šie risinājumi ļauj organizācijām optimizēt savas darbības, samazināt izmaksas un veicināt labāku lēmumu pieņemšanu.