AIを効果的に統合するためのバランスをとる

これは古くからの話です：新しい技術がパニックと郷愁を引き起こす。テレビが文学を破壊するだろうと人々は考えていた。あるバンドは、ビデオがラジオのスターを殺したと歌った。今日、人々はAIが人間の仕事を奪うのではないかと恐れている。最近の研究によると、従業員のAIに対する不信は、主にそれを仕事の脅威として見ていることによるものである。この不信は、AIとその能力から孤立している知識労働者にとっては根拠のあるものである。従業員の仕事を最適化するために、AIを職場に統合するという責任はリーダーにある。従業員を置き換えることではなく、従業員の仕事を最適化するためにである。

AIの列車はすでに出発していますが、まだ乗り遅れることはありません。私の会社Jotformは、過去4年間でAIをプロセスに使用してきました。ここでは、私たちが最新のAIと自動化ツールをどのように統合して従業員が最も効果的に仕事をすることができるかについて説明します。

システム思考を促進する

あなたは「システム思考」という用語を聞いたことがあるかもしれません。著者ピーター・センゲの「第5の学習」では、この概念について詳細に説明しています。世界と私たちの生活を、線形の因果関係ではなく、システムとして見ることを意味します。人間の体を考えてみましょう。体は単なる部品の集まりではなく、システムの集まりです。骨格システムは体を支え、筋肉システムは目やスマートフォンの画面を動かすことができます。心血管システムは組織に酸素と栄養素を届けます。

私がAIを職場に統合する上で最も重要な原則の1つは、システム思考の精神を取り入れることです。従業員にAIツールを個別に訓練するのではなく、仕事の中でさまざまなタスクを構成する相互接続されたステップを分析し、それらをシステムとして見ることを促しています。目標は、可能な限り多くのステップを自動化することです。最近のマッキンゼー社の研究によると、企業はビジネスのさまざまな部分でAIを使用しています。回答企業の半数が、AIを2つ以上のビジネス機能に統合していることが報告されています。最も一般的な機能は、マーケティングとセールス、製品とサービス、IT機能です。すべてのビジネスには、AIと自動化の多くの機会があります。バーダー・マインホフ現象のように、探し始めると、どこにでも見つかります。

このような思考には、2次的な精神的転換が必要です。従業員は、個々の貢献者としてではなく、システムとAIおよび自動化ツールのマネージャーとして自分自身を見る必要があります。マネージャーとしての最初の仕事は、システムの目標を決定することです。何を達成したいのか。どのようなKPIを設定するのか。たとえば、毎週1回、ニュースレターを購読者に送信するシステムを構築する場合、ステップをマッピングし、AIおよび自動化の機会を特定し、システムを構築します。システムが構築されると、管理タスクはパフォーマンスを測定し、システムを改善する方法を継続的に探すことです。システムのすべてのパーツが正常に機能しているかどうかを自動的に監視するツールもあります。私の好きなツールはDead Man’s Snitchです。

システム思考のアプローチを採用することで、従業員は役割を変え、日常の仕事量に対する主体性を獲得できます。

AIを創造的な共同パイロットとして見る

従業員が仕事の流れを相互接続されたシステムとして見るようになると、AIツールを統合してこれらのプロセスを強化するときに、AI自体に対する視点を変えることが重要になります。AIは単なるツールではありません。共同作業者です。生産性を高めるだけでなく、革新を促進するパートナーです。

ウォートン・スクールのクリスチャン・テルヴィッシュ教授は、ChatGPTにビジネスアイデア（大学生市場向け製品）を出させ、学生が生み出したアイデアと比較しました。結果は、ChatGPT製品の平均購入確率が47%でした。一方、人間のアイデアは40%でした。

これは、AIが人間よりも創造的であることを意味するわけではありません。ChatGPTは現実世界の文脈を欠いており、人間がプロンプトを作成する必要があります。ただし、アイデアをブレインストーミングするための非常に効率的で低コストな共同作業者になる可能性があります。

テルヴィッシュ教授は、「最悪の場合、すべてのアイデアを却下し、自分のアイデアを実行することになります。しかし、私たちの研究は、アイデアのプールが改善されることを強く示唆しています。」と述べました。

ChatGPTが優れたアイデアやソリューションを生み出す場合でも、人間はそれらを選択し、洗練する責任があります。結論として、アイデアの生成プロセスを強化するためにAIを使用する理由はありません。

時間を節約する時間を作る

AIを職場に統合してパフォーマンスを最適化するための3つ目の重要な原則は、時間を節約する時間を作ることです。システム思考を採用し、自動化の機会を特定し、利用可能なツールを調査し、創造的なプロセスの一部としてAIを使用する方法を学ぶには、最初に時間を投資する必要があります。仕事の中でスラックを構築する必要があります。従業員は時間がないと躊躇するかもしれません。リーダーは、その時間を作ることの利点を強調できます。自動化されたタスクによって時間を取り戻すことができます。

Jotformでは、例えば、オンラインフォームを使用してスパムや詐欺行為を行う人々と戦っていました。過去には、サポートチームがこれらのスキームを手動で検知するのに多大な労力を費やしていました。しかし、過去数年間で、サポート従業員が新しい、より洗練された問題に集中できるように、AIツールを開発してきました。ツールの開発には時間がかかりました。従業員はまだ手動でフィッシングを監視しています。しかし、AIは負担を大幅に軽減し、より意味のあるタスクに集中できるようにしました。

AIツールと自動化の美点は、人々を置き換えることではなく、退屈な手動タスクをオフロードできるように人々をエンパワーメントすることです。従業員にとって、これはシステム思考を採用し、自分自身のシステムのマネージャーになるための十分な動機となります。念頭に置くべきことは、ある研究によると、65%の組織が定期的に生成的なAIを使用していることです。従業員のパフォーマンスを向上させるためにAIを使用していない場合、競合他社がそうするでしょう。私は、それがAI自体よりもはるかに恐ろしいと言います。