La Necessità Urgente di Competenze GenAI nella Gestione dei Progetti

Anticipare le sfide, navigare nella disruption e minimizzare i rischi – sono tutti integrali alle conversazioni di oggi sul futuro dell’intelligenza artificiale generativa (GenAI). Sono anche integrali al ruolo che i professionisti della gestione dei progetti hanno svolto per decenni.

Nonostante la loro familiarità quotidiana con queste questioni, molti professionisti dei progetti potrebbero trovarsi impreparati su come le loro organizzazioni sfrutteranno il GenAI o su come questo influenzerà il loro lavoro in particolare. Sebbene nessuno possa prevedere tutti i modi in cui il GenAI cambierà le operazioni e i processi aziendali, non c’è dubbio che questa tecnologia emergente aumenterà il ruolo di molti lavoratori della conoscenza, compresi i professionisti dei progetti.

Il GenAI ha un impatto significativo sull’anatomia del lavoro di progetto. Data la rapida evoluzione e adozione del GenAI, c’è un crescente senso di urgenza per i professionisti dei progetti di costruire skillset legati all’AI – per aumentare la produttività, l’efficienza e il successo del progetto.

Per i manager dei progetti, il GenAI può svolgere un lavoro pesante in varie attività di progetto, tra cui la generazione automatica di report, l’aggiornamento dei tempi, l’analisi dei dati, la stima dei costi e altro. I professionisti dei progetti che possono sfruttare il potere dell’AI alla fine libereranno il loro tempo per concentrarsi su attività ad alto valore che guidano il successo del progetto. Di conseguenza, dovrebbe consentire loro di concentrarsi di più sull’aggiungere nuovo valore aziendale, sviluppare le loro capacità di leadership e guidare l’innovazione per le loro organizzazioni – allineate con gli obiettivi dell’impresa.

Ricerca mostra che le organizzazioni stanno aumentando notevolmente il loro investimento in AI quest’anno. I professionisti dei progetti che rimangono al centro del progresso delle tecnologie emergenti e aiutano a guidare l’adozione dell’AI all’interno delle loro organizzazioni si posizioneranno meglio per il successo della carriera.

Sviluppare competenze, diventare pronti all’AI

Per sfruttare la ricchezza di vantaggi che l’AI può offrire, i professionisti dei progetti dovranno dare priorità all’aggiornamento delle loro competenze. La ricerca di PMI mostra che solo circa il 20% dei manager dei progetti riferisce di avere un’esperienza pratica estensiva o buona con gli strumenti e le tecnologie AI. E il 49% ha poca o nessuna esperienza con o comprensione dell’AI nel contesto della gestione dei progetti. Ciò è sorprendente se confrontato con il fatto che l’82% dei leader senior afferma che l’AI avrà almeno qualche impatto su come vengono gestiti i progetti nelle loro organizzazioni nei prossimi cinque anni.

Utilizzare il GenAI per automatizzare, assistere e aumentare le capacità di gestione dei progetti richiede nuove competenze e una nuova mentalità nei confronti del lavoro di progetto. I professionisti dei progetti possono utilizzare il GenAI per migliorare le loro competenze di progetto in tre aree core del PMI Talent Triangle: Ways of Working, Power Skills e Business Acumen.

Ways of working. Questa dimensione si concentra sull’adozione dell’approccio, delle pratiche, delle tecniche e degli strumenti migliori per gestire i progetti con successo. Con la disponibilità generalizzata e il potenziale degli strumenti GenAI a livello individuale e organizzativo, è importante approfittare dei risultati migliorati che il GenAI può aiutare i manager dei progetti a consegnare.

Pensate “ways of working” come una catena di eventi e attività per consegnare un risultato, dove l’intelligenza artificiale generativa può automatizzare, assistere o aumentare le competenze e le capacità di gestione dei progetti. Aree specifiche in cui è possibile sfruttare il GenAI in questo spazio includono: pianificazione del progetto, gestione del tempo e dei costi, gestione dei rischi, assistenza alla scrittura e alla lettura.

I manager dei progetti dovrebbero anche imparare sulla relazione fondamentale tra dati e AI e familiarizzare con la strategia e le pratiche di dati della loro organizzazione. Comprendendo come i dati alimentano questi strumenti, i manager dei progetti saranno meglio posizionati per comprendere e valutare gli output dell’AI. La letteratura dei dati consentirà anche ai manager dei progetti di plasmare gli strumenti e i modelli specifici dei progetti – quelli che prevedono i risultati del progetto, i rischi, le risorse, ecc. – in modo che forniscono le previsioni e l’analisi più accurate per guidare la presa di decisioni. Queste conoscenze aiuteranno anche i manager dei progetti a identificare e risolvere i rischi che l’utilizzo del GenAI può potenzialmente introdurre nell’azienda.

Power skills. Assicurarsi che i team abbiano forti competenze interpersonali – che chiamiamo “power skills” – consente loro di mantenere l’influenza su una varietà di stakeholder. Questo è un componente critico per fare cambiamento e guidare risultati di progetto di successo.

Il nostro Pulse of the Profession Survey ha identificato quattro competenze di potere critiche che sono essenziali per aiutare le organizzazioni a trasformarsi e consegnare risultati sostenibili: pensiero strategico, risoluzione dei problemi, leadership collaborativa e comunicazione. Tutti questi sono tratti umani che possono essere aumentati dall’AI in qualche misura. Ad esempio, i manager dei progetti possono contribuire più strategicamente ai loro progetti e organizzazioni applicando strumenti AI a diversi aspetti dei loro affari, industria e mercato, per risolvere problemi più efficacemente e rapidamente.

Ci sono quattro aree chiave in cui è possibile sfruttare l’AI per migliorare le power skills:

• Per incorporare il pensiero strategico
• Migliorare la collaborazione
• Risoluzione dei problemi più rapida
• Comunicazione migliorata.

Le power skills diventeranno ancora più un vantaggio competitivo, facendo o rompendo ogni progetto poiché i guadagni di produttività dell’AI consentiranno di spendere più tempo sull’interazione umana. Le nostre ricerche, così come numerosi studi su piccola e larga scala negli ultimi due decenni, citano costantemente fattori umani tra le principali cause di fallimento del progetto. Ricordate che gli algoritmi non possono guardare nessuno negli occhi, dire la verità al potere, rimanere sul corso etico o essere responsabili delle loro decisioni. I manager dei progetti possono fare tutte queste cose e altro, compresa la capacità di interagire con gli esseri umani, esprimere empatia, adattarsi, creare soluzioni controintuitive, decidere nell’ambiguità, negoziare, gestire gli stakeholder, guidare e motivare. I manager dei progetti hanno competenze che non troveranno mai il loro modo nelle macchine, indipendentemente da quanto intelligenti diventino le macchine.

Business acumen. I professionisti con business acumen comprendono le influenze macro e micro nella loro organizzazione e industria e hanno la conoscenza specifica di funzione o di dominio per prendere buone decisioni. I professionisti a tutti i livelli devono essere in grado di coltivare una presa di decisione efficace e comprendere come i loro progetti si allineano con il grande quadro della strategia organizzativa più ampia e delle tendenze globali.

Immaginate di voler avere una migliore prospettiva sui rischi a livello aziendale del vostro progetto o programma e sui scenari più probabili che potreste incontrare se alcuni dei rischi si verificano effettivamente. L’AI può aiutarvi a ottenere informazioni per preparare un’analisi completa dei rischi aziendali e una valutazione dell’impatto, perché a causa di problemi di progetto. Ciò preparerà l’organizzazione con un piano di recupero e per anticipare tutte le azioni di mitigazione prima che un evento importante si verifichi e impatti l’organizzazione. I manager dei progetti possono iniziare a sfruttare le capacità del GenAI per l’analisi degli scenari, la generazione di informazioni e l’innovazione, la valutazione delle implicazioni aziendali e le decisioni di pensiero sistemico.

L’utilizzo di strumenti AI migliorerà il business acumen in due modi. In primo luogo, gestendo attività lunghe e monotone, libererà i manager dei progetti per spendere più tempo concentrandosi sulle influenze intraorganizzative, gli obiettivi e le relazioni. In secondo luogo, il GenAI può aumentare le capacità dei manager dei progetti di vedere le implicazioni strategiche del loro lavoro, consentire loro di praticare e inquadrare le loro conversazioni con gli stakeholder di alto livello e prendere migliori decisioni sui loro progetti. La presenza stessa di questi strumenti potrebbe anche cambiare i tipi di business acumen che i manager dei progetti devono comprendere profondamente, rispetto a quelli che possono essere accessibili tramite gli strumenti.

Ad esempio, l’intelligenza artificiale generativa rende molto più facile per qualsiasi manager di progetto guardare a una situazione attraverso gli occhi di un esperto di settore (attraverso un prompt). Quindi, come i numeri di telefono individuali, la conoscenza generale dell’industria potrebbe essere meno importante da conservare nel cervello umano. Tuttavia, i dettagli del vantaggio competitivo dell’organizzazione, il potenziale leverage dai dati che esistono nell’ecosistema, o i nuovi dati generati dal vostro progetto – saranno qualcosa da capire nel dettaglio.^[1]

Le operazioni funzionali stanno diventando più automatizzate e trasparenti. Questi comuni processi abilitati da software-as-a-service (SaaS) sono anche ben definiti in insiemi di dati generali. Ancora una volta, qui, il business acumen che vi distinguerà ha più a che fare con ciò che è diverso nel modo in cui la vostra organizzazione opera. Cosa la rende speciale, più efficiente, più efficace? Questo livello di comprensione vi aiuterà non solo a connettervi saldamente con la strategia con il vostro progetto, ma anche a garantire che tutte le connessioni tra il progetto e l’organizzazione siano in place per raggiungere realmente i risultati.

Siete pronti ad aggiornare le vostre competenze?

La conoscenza è un elemento critico per potenziare i professionisti nel loro percorso di AI. Potete accedere a una formazione specializzata per i manager dei progetti che vi aiuterà a navigare in questo nuovo panorama di progetto abilitato da GenAI. Il Project Management Institute (PMI) ha recentemente rilasciato un corso di e-learning introduttivo gratuito introductory e-learning course per aiutare a combattere l’ansia dell’adozione dell’AI e colmare il divario di conoscenza tra i professionisti dei progetti. Include casi d’uso rilevanti e consigli su come utilizzare il GenAI specificamente per consegnare progetti.

È chiaro che l’AI migliorerà il modo in cui vengono consegnati i progetti, trasformando il ruolo dei manager dei progetti in leader di progetto. Ci saranno nuove sfide e rischi in arrivo, ma adottando una mentalità AI e rimanendo curiosi sul potenziale del GenAI, i professionisti dei progetti saranno preparati a consegnare risultati di progetto di successo. L’apprendimento continuo è la chiave per navigare la rivoluzione dell’AI e elevare il ruolo che i professionisti dei progetti svolgono in tutte le industrie.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generative AI will change your business. Here’s how to adapt. Harvard Business Review. Available at: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt