L’urgenza di sviluppare competenze in GenAI nella gestione dei progetti

Anticipare le sfide, navigare nella disruption e minimizzare i rischi – sono tutti elementi integrali delle conversazioni odierne sul futuro dell’intelligenza generativa (GenAI). Sono anche elementi fondamentali del ruolo che i professionisti della gestione dei progetti hanno svolto per decenni.

Nonostante la loro familiarità quotidiana con queste questioni, molti professionisti della gestione dei progetti potrebbero scoprire di non essere preparati su come le loro organizzazioni utilizzeranno il GenAI o su come questo influenzerà il loro lavoro in particolare. Sebbene nessuno possa prevedere tutti i modi in cui il GenAI cambierà le operazioni e i processi aziendali, non c’è dubbio che questa tecnologia emergente aumenterà il ruolo di molti lavoratori della conoscenza, compresi i professionisti della gestione dei progetti.

Il GenAI ha un impatto significativo sull’anatomia del lavoro di progetto. Data la rapida evoluzione e adozione del GenAI, c’è un crescente senso di urgenza per i professionisti della gestione dei progetti di costruire set di competenze legate all’AI – per aumentare la produttività, l’efficienza e il successo del progetto.

Per i manager di progetto, il GenAI può svolgere compiti pesanti in varie attività di progetto, tra cui la generazione automatica di report, l’aggiornamento dei tempi, l’analisi dei dati, la stima dei costi e altro ancora. I professionisti della gestione dei progetti che possono sfruttare il potere dell’AI libereranno il loro tempo per concentrarsi su compiti di alto valore che guidano il successo del progetto. Di conseguenza, dovrebbe permettere loro di concentrarsi di più sull’aggiungere nuovo valore aziendale, sviluppare le loro capacità di leadership e guidare l’innovazione per le loro organizzazioni – allineate con gli obiettivi dell’impresa.

Ricerca mostra che le organizzazioni stanno aumentando notevolmente gli investimenti in AI quest’anno. I professionisti della gestione dei progetti che rimangono all’avanguardia del progresso delle tecnologie emergenti e aiutano a guidare l’adozione dell’AI all’interno delle loro organizzazioni si posizioneranno meglio per il successo della carriera.

Sviluppare competenze, diventare pronti per l’AI

Per sfruttare i vantaggi che l’AI può offrire, i professionisti della gestione dei progetti dovranno dare priorità allo sviluppo delle competenze. La ricerca del PMI mostra che solo circa il 20% dei manager di progetto riporta di avere una vasta o buona esperienza pratica con gli strumenti e le tecnologie AI. E il 49% ha poca o nessuna esperienza con o comprensione dell’AI nel contesto della gestione dei progetti. Ciò è sorprendente se confrontato con il fatto che l’82% dei leader senior afferma che l’AI avrà almeno qualche impatto su come vengono gestiti i progetti nelle loro organizzazioni nei prossimi cinque anni.

Utilizzare il GenAI per automatizzare, assistere e aumentare le capacità di gestione dei progetti richiede nuove competenze e una nuova mentalità nei confronti del lavoro di progetto. I professionisti della gestione dei progetti possono utilizzare il GenAI per migliorare le loro competenze di progetto in tre aree fondamentali del PMI Talent Triangle: modalità di lavoro, competenze di potere e acume aziendale.

Modalità di lavoro. Questa dimensione si concentra sull’adozione del miglior approccio, delle migliori pratiche, delle tecniche e degli strumenti per gestire i progetti con successo. Con la diffusa disponibilità e il potenziale degli strumenti GenAI a livello individuale e organizzativo, è importante approfittare dei risultati migliorati che il GenAI può aiutare i manager di progetto a consegnare.

Pensate alle “modalità di lavoro” come una catena di eventi e attività per consegnare un risultato, dove l’intelligenza generativa può automatizzare, assistere o aumentare le competenze e le capacità di gestione dei progetti. Aree specifiche in cui è possibile sfruttare il GenAI in questo spazio includono: pianificazione del progetto, gestione del tempo e dei costi, gestione dei rischi, assistenza alla scrittura e alla lettura.

I manager di progetto dovrebbero anche imparare sulla relazione fondamentale tra dati e AI e familiarizzare con la strategia e le pratiche di dati della loro organizzazione. Comprendendo come i dati alimentano questi strumenti, i manager di progetto saranno meglio posizionati per comprendere e valutare gli output dell’AI. La letteratura dei dati consentirà anche ai manager di progetto di plasmare gli strumenti e i modelli specifici dei progetti – quelli che prevedono i risultati del progetto, i rischi, le risorse, ecc. – in modo che forniscono le previsioni e l’analisi più accurate per guidare la decisione. Queste conoscenze aiuteranno anche i manager di progetto a identificare e risolvere i rischi che l’uso del GenAI può potenzialmente introdurre all’azienda.

Competenze di potere. Assicurarsi che i team abbiano forti competenze interpersonali – che chiamiamo “competenze di potere” – consente loro di mantenere l’influenza con una varietà di stakeholder. Questo è un componente critico per realizzare il cambiamento e guidare risultati di progetto di successo.

Il nostro Pulse of the Profession Survey ha identificato quattro competenze di potere critiche essenziali per aiutare le organizzazioni a trasformarsi e consegnare risultati sostenibili: pensiero strategico, risoluzione dei problemi, leadership collaborativa e comunicazione. Tutti questi sono tratti umani che possono essere aumentati dall’AI in qualche misura. Ad esempio, i manager di progetto possono contribuire in modo più strategico ai loro progetti e organizzazioni applicando strumenti AI a diversi aspetti delle loro attività, industria e mercato, per risolvere problemi in modo più efficace e veloce.

Ci sono quattro aree chiave in cui è possibile sfruttare l’AI per migliorare le competenze di potere:

• Per incorporare il pensiero strategico
• Migliorare la collaborazione
• Risoluzione dei problemi più veloce
• Comunicazione migliorata.

Le competenze di potere diventeranno un vantaggio competitivo ancora più grande, facendo o rompendo ogni progetto mentre i guadagni di produttività dell’AI consentono di spendere più tempo sull’interazione umana. Le nostre ricerche, nonché numerosi studi su piccola e larga scala negli ultimi due decenni, citano costantemente fattori umani tra le principali cause di fallimento del progetto. Ricordate che gli algoritmi non possono guardare nessuno negli occhi, dire la verità al potere, rimanere sul corso etico o essere responsabili delle loro decisioni. I manager di progetto possono fare tutte queste cose e altro, tra cui la capacità di interagire con gli esseri umani, esprimere empatia, adattarsi, creare soluzioni controintuitive, decidere nell’ambiguità, negoziare, gestire gli stakeholder, guidare e motivare. I manager di progetto hanno competenze che non troveranno mai il loro posto nelle macchine, indipendentemente da quanto siano intelligenti.

Acume aziendale. I professionisti con acume aziendale comprendono le influenze macro e micro nella loro organizzazione e industria e hanno la conoscenza specifica di funzione o dominio per prendere buone decisioni. I professionisti a tutti i livelli devono essere in grado di coltivare una presa di decisione efficace e comprendere come i loro progetti si allineano con la grande strategia organizzativa e le tendenze globali.

Immaginate di voler avere una migliore prospettiva sui rischi a livello aziendale del vostro progetto o programma e gli scenari più probabili che potreste incontrare se alcuni dei rischi si verificano effettivamente. L’AI può aiutare a ottenere informazioni per preparare un’analisi completa dei rischi aziendali e una valutazione dell’impatto a causa di problemi di progetto. Ciò preparerà l’organizzazione con un piano di recupero e per anticipare tutte le azioni di mitigazione prima che un evento importante si verifichi e abbia un impatto sull’organizzazione. I manager di progetto possono iniziare a sfruttare le capacità del GenAI per l’analisi degli scenari, la generazione di informazioni e l’innovazione, la valutazione delle implicazioni aziendali e le decisioni di pensiero sistemico.

L’uso degli strumenti AI migliorerà l’acume aziendale in due modi. In primo luogo, gestendo compiti impegnativi e noiosi, libererà i manager di progetto per spendere più tempo concentrandosi sulle influenze intraorganizzative, gli obiettivi e le relazioni. In secondo luogo, il GenAI può aumentare le capacità dei manager di progetto di vedere le implicazioni strategiche del loro lavoro, consentendo loro di praticare e inquadrare le loro conversazioni con gli stakeholder di alto livello e prendere migliori decisioni sui loro progetti. La presenza stessa di questi strumenti può anche cambiare i tipi di acume aziendale che i manager di progetto devono comprendere profondamente, rispetto a quelli che possono essere accessibili tramite gli strumenti.

Ad esempio, l’intelligenza generativa rende molto più facile per qualsiasi manager di progetto guardare a una situazione attraverso gli occhi di un esperto di settore (attraverso un prompt). Quindi, come i numeri di telefono individuali, la conoscenza generale dell’industria potrebbe essere meno importante da conservare nel cervello umano. Tuttavia, i dettagli del vantaggio competitivo dell’organizzazione, il potenziale leverage dai dati che esistono nell’ecosistema o i nuovi dati generati dal vostro progetto – saranno qualcosa da comprendere nel dettaglio.^[1]

Le operazioni funzionali stanno diventando più automatizzate e trasparenti. Questi processi abilitati da software come servizio (SaaS) sono anche ben definiti in set di dati generali. Ancora una volta, qui, l’acume aziendale che vi distinguerà ha più a che fare con cosa rende unica l’operazione della vostra organizzazione. Cosa la rende speciale, più efficiente, più efficace? Questo livello di comprensione vi aiuterà non solo a collegarvi saldamente alla strategia con il vostro progetto, ma anche a garantire che tutte le connessioni progetto-organizzazione siano in place per raggiungere realmente i risultati.

Siete pronti a migliorare le vostre competenze?

La conoscenza è un elemento critico per potenziare i professionisti nel loro percorso di AI. Potete accedere a una formazione specializzata per i manager di progetto che vi aiuterà a navigare in questo nuovo paesaggio di progetto abilitato dal GenAI. Il Project Management Institute (PMI) ha recentemente rilasciato un corso di apprendimento e-learning introduttivo gratuito per aiutare a combattere l’ansia dell’adozione dell’AI e colmare il divario di conoscenza tra i professionisti della gestione dei progetti. Include casi d’uso rilevanti e consigli su come utilizzare il GenAI specificamente per consegnare progetti.

È chiaro che l’AI migliorerà il modo in cui vengono consegnati i progetti, trasformando il ruolo dei manager di progetto in leader di progetto. Ci saranno nuove sfide e rischi in arrivo, ma adottando una mentalità AI e restando curiosi sul potenziale del GenAI, i professionisti della gestione dei progetti saranno preparati a consegnare risultati di progetto di successo. L’apprendimento continuo è la chiave per navigare la rivoluzione dell’AI e elevare il ruolo che i professionisti della gestione dei progetti svolgono in tutti i settori.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, 12 aprile). L’intelligenza generativa cambierà la vostra attività. Ecco come adattarvi. Harvard Business Review. Disponibile all’indirizzo: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt