Il Futuro del Lavoro di Squadra: Come gli Strumenti Guidati da Intelligenza Artificiale Stanno Ridisegnando la Collaborazione

Quando il film Her è uscito nel 2013, l’idea che un essere umano potesse formare una relazione con un assistente potenziato da intelligenza artificiale era difficile da immaginare, per non dire un po’ distopica. 11 anni dopo, gli strumenti di intelligenza artificiale non stanno sostituendo i partner romantici (ancora), ma stanno svolgendo ruoli sempre più importanti sul posto di lavoro. In effetti, i ricercatori stanno spostando la loro percezione dell’intelligenza artificiale, da uno strumento a un membro della squadra di collaborazione. La ricerca ha scoperto, tuttavia, che aggiungere un compagno di squadra di intelligenza artificiale può ridurre la coordinazione, la comunicazione e la fiducia. Nonostante queste sfide, molte organizzazioni stanno trovando modi per incorporare l’intelligenza artificiale nelle loro operazioni senza danneggiare la collaborazione di squadra. La formazione e la definizione di come utilizzare l’intelligenza artificiale sono fondamentali. 

In Jotform, abbiamo integrato l’intelligenza artificiale in processi in ogni funzione aziendale. Ha trasformato la nostra dinamica di squadra, migliorando la comunicazione e aumentando la produttività sui compiti che contano. Ecco un’occhiata più da vicino su come. 

Gestione del Progetto senza Bisogno di Pazienza

Alcuni dicono che la pazienza è una virtù, ma nel contesto della gestione del progetto di squadra, la pazienza è sopravvalutata. I collo di bottiglia distruggono lo slancio e prosciugano la motivazione. Non c’è nulla di peggio che sentirsi ispirati e energici, solo per aspettare ansiosamente la risposta di un membro della squadra. Per non parlare del fatto che: il tempo prezioso viene sprecato. 

Gli strumenti di gestione delle attività potenziati da intelligenza artificiale possono trasformare la dinamica tipica del progetto di squadra eliminando molte delle dipendenze che tendono a bloccare il progresso. Ad esempio, se sei un manager, utilizzare uno strumento di gestione del progetto guidato da intelligenza artificiale può darti insight nel flusso di lavoro di un dipendente senza dover chiedere. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono trovare modi per risparmiare tempo e aumentare la produttività collettiva. 

Considera una piattaforma di gestione del lavoro come Asana: le sue funzionalità di intelligenza artificiale possono suggerire i prossimi passi in un progetto, segnalare potenziali collo di bottiglia e generare insight nel carico di lavoro e nella produttività della squadra. È come avere un membro della squadra aggiuntivo dedicato all’analisi e al miglioramento della logistica, in modo che i membri della squadra umani possano concentrarsi su compiti più significativi. 

Streamlining della Ricerca e della Condivisione di Informazioni

Un’amica avvocato mi ha parlato del corso di ricerca giuridica che ha completato durante la scuola di legge. In quei giorni, la ricerca giuridica si basava fortemente su motori di ricerca specializzati e, non sorprendentemente, ci sono voluti quasi un intero semestre per padroneggiare l’arte di utilizzarli efficacemente. 

Oggi, gli strumenti potenziati da intelligenza artificiale come ChatGPT stanno trasformando il modo in cui facciamo la ricerca online. Data la sua capacità di semplificare la ricerca e la condivisione di informazioni, ha senso che ChatGPT stia sostituendo i motori di ricerca comuni per le squadre veloci.

Con ChatGPT, puoi utilizzare il linguaggio naturale per raffinare le tue domande di ricerca e accedere ai risultati di cui hai bisogno più velocemente. ChatGPT può riassumere quasi istantaneamente articoli di ricerca lunghi, rapporti e set di dati. A volte, questi documenti richiederanno la tua attenzione completa. Ma quando hai solo bisogno dei punti chiave, puoi delegare il compito di comprensione a ChatGPT e distribuire l’idea ai tuoi colleghi. 

Supponi di cercare una soluzione e non sai da dove iniziare. ChatGPT può essere uno strumento utile nel processo di brainstorming, generando idee e approcci alternativi per te e i tuoi colleghi. Non più stare a fissare una pagina vuota aspettando che l’ispirazione colpisca. Ad esempio, una delle nostre squadre stava creando contenuti su Gen Z nel posto di lavoro e aveva bisogno di una panoramica rapida delle tendenze principali. ChatGPT ha aiutato a far partire la palla, lasciando ai nostri colleghi più energia per dedicarsi alla scelta e allo sviluppo della migliore strategia di contenuto. 

Quando si utilizzano strumenti di intelligenza artificiale per generare e ricercare idee, si crea più tempo per il pensiero creativo e la considerazione delle diverse prospettive dei membri della squadra. Nell’era dell’intelligenza artificiale, questo è il lavoro che definisce dipendenti e organizzazioni di successo.

Renderere le Riunioni Conteggio

Le riunioni possono essere un buco di tempo. In un recente sondaggio di 5.000 lavoratori della conoscenza in quattro continenti, il 78% dei rispondenti ha detto di essere tenuti a partecipare a così tante riunioni che è difficile fare il loro lavoro. Le riunioni possono anche essere esaustive. Nello stesso sondaggio, il 76% ha detto di sentirsi prosciugati nei giorni in cui avevano molte riunioni. 

Sono un sostenitore del mantenimento delle riunioni al minimo e dell’eliminazione degli aggiornamenti di stato non necessari. Voglio che i dipendenti abbiano ampi spazi di tempo per dedicarsi al lavoro che li energizza. Hanno bisogno di molto tempo per entrare nella modalità “flusso”. Ma quando si tratta di riunioni essenziali, voglio che tutti possano dare la loro piena attenzione. È qui che entrano in gioco gli strumenti di automazione potenziati da intelligenza artificiale, per ascoltare e trascrivere le note delle riunioni e assicurarsi che nulla si perda nella confusione. Le nostre squadre integrano un’app di riconoscimento vocale di intelligenza artificiale direttamente nella nostra piattaforma di videoconferenza. Le note delle riunioni vengono salvate automaticamente come testo in un documento Google. Se in seguito uno dei partecipanti ha bisogno di ricordare qualcosa discusso nella riunione, è sufficiente una rapida ricerca su Google Drive. 

Questo semplice strumento di intelligenza artificiale ci consente di concentrare la nostra attenzione sul contenuto effettivo della riunione, piuttosto che sul tedioso compito di prendere appunti. Quando siamo completamente presenti, abbiamo conversazioni più ricche, idee migliori e troviamo soluzioni migliori – un esempio di come l’intelligenza artificiale favorisca la collaborazione e l’innovazione. 

Coordinamento degli Orari

Una delle bellezze dell’intelligenza artificiale è la sua capacità di automatizzare la tua comunicazione – e la tua pace di mente. La pianificazione è un altro ambito in cui il tempo e l’energia tendono a essere persi inutilmente. Con gli strumenti di pianificazione di intelligenza artificiale, puoi saltare il tedioso andirivieni per coordinare più calendari, aka comunicazione a basso valore, e non preoccuparti mai di dimenticare di inserire un evento nel tuo calendario. La memoria a breve termine conserva in media sette pezzi di informazione alla volta. Perché sprecare quello spazio prezioso su un orario e una data di riunione quando uno strumento di intelligenza artificiale può gestirlo per te? 

Gli strumenti potenziati da intelligenza artificiale come Clara utilizzano l’elaborazione del linguaggio naturale per pianificare le riunioni e negoziare gli orari con i partecipanti alle riunioni. Puoi integrarlo nel tuo email e calendario e impostare notifiche e follow-up. Clara può offrire insight nelle tue conversazioni email per gestire il tuo orario più efficacemente.

Con Clara e strumenti di pianificazione di intelligenza artificiale simili, tutti nella tua organizzazione, dai nuovi assunti ai dirigenti, possono avere un assistente personale, liberandoli di concentrarsi sul lavoro più importante. In questo senso, è difficile non innamorarsi dell’intelligenza artificiale. Potresti dire che Her non è così lontana dopo tutto.