Matt Martin, Co-Fondatore & CEO di Clockwise – Serie di Interviste

Matt Martin, Co-Fondatore & CEO di Clockwise è un ex avvocato diventato ingegnere e imprenditore che ha costruito una delle piattaforme di pianificazione più avanzate alimentate da intelligenza artificiale nel mondo. Dal momento della fondazione di Clockwise nel 2016, ha guidato l’azienda in una missione per ripensare come i lavoratori della conoscenza gestiscono il loro tempo, aiutando più di 40.000 aziende, tra cui Atlassian, Asana e Uber. Con una carriera che ha abbracciato il diritto, la leadership dei prodotti e l’ingegneria del software, Matt combina una miscela unica di rigore analitico e competenza tecnica per affrontare una delle sfide più trascurate del luogo di lavoro: trovare il tempo per ciò che conta veramente.

Hai avuto un percorso unico da avvocato a ingegnere del software a fondatore — cosa ti ha portato a fondare Clockwise nel 2016 e come quel background ha plasmato la missione dell’azienda?

C’è un filo conduttore non ovvio: sono sempre stato un grande nerd! Dalla costruzione di siti web sul web precoce alla costruzione di team, quando vedo un problema interessante, ci sono dentro. Passare dal diritto alla tecnologia nella Bay Area mi ha dato una prospettiva unica su un problema universale: quanto fosse rotta la gestione del calendario. Le riunioni consecutive, le doppie prenotazioni e la completa mancanza di tempo per fare lavoro veramente significativo.

Apprezzo la mia formazione giuridica, ma non posso affermare che sia direttamente applicabile alla mia attività quotidiana. È stato veramente il mio periodo di startup, lavorando in aziende che non potevano scalare efficacemente in parte perché tutti erano intrappolati nell’inferno delle riunioni, che ha cristallizzato l’opportunità.

Ciò che ha plasmato la missione di Clockwise — aiutare le persone a trovare il tempo per ciò che conta di più nella loro giornata — è stato rendersi conto, contrariamente alla credenza popolare, che la produttività non è un problema individuale, ma un problema fondamentale di efficienza aziendale. Le migliori aziende del mondo hanno persone geniali, ma se queste persone non possono trovare il tempo per pensare e creare perché sono costantemente impegnate a passare da una riunione all’altra, è un grande freno all’innovazione e alla crescita.

Abbiamo costruito Clockwise per restituire alle aziende ciò che conta di più: tempo focalizzato per far sì che le persone facciano il loro miglior lavoro.

Quale lacuna hai visto nella produttività e nella pianificazione del luogo di lavoro che ti ha convinto che valesse la pena dedicarvi quasi un decennio per risolverla?

Stavo dirigendo un team di ingegneria front-end e mi sono stancato di spendere innumerevoli ore per reclutare, formare e integrare nuovi ingegneri solo per farli venire da me alcuni mesi dopo lamentandosi di quanto poco tempo avessero nella settimana per codificare. Ma cosa è questo!? Vogliono fare un grande lavoro, li paghiamo (molto) per fare un grande lavoro eppure nessuno in azienda assume alcuna responsabilità per l’impatto orribile che le cattive pianificazioni hanno su queste persone. Sembra semplicemente folle.

Trattiamo la gestione del tempo come un fardello individuale, ma questo è un modo per evitare le responsabilità. Questo approccio “affonda o nuota” alla gestione del tempo rappresenta un fallimento organizzativo sistematico mascherato da responsabilità personale. In realtà, i dipendenti non controllano veramente molto del loro tempo! Questo perché il tempo è un sistema in rete. Quando una persona pianifica una riunione, il suo impatto si propaga attraverso il calendario di ogni partecipante, più tutti quelli con cui si incontrano. Un singolo cambiamento di pianificazione può influenzare la produttività in tutto il team.

L’input principale per un’economia della conoscenza è il tempo e l’attenzione dei dipendenti individuali. Un’azienda che può aumentare la quantità di tempo di impatto dei dipendenti avrà un incredibile vantaggio sul mercato. E qualsiasi pezzo di software che possa abilitare quella produttività sarà incredibilmente prezioso. Questo è il problema che vale la pena dedicarvi quasi un decennio per risolvere.

Clockwise è ora utilizzato da oltre 40.000 organizzazioni, tra cui nomi come Atlassian, Uber e Netflix. Cosa pensi abbia risuonato di più con i clienti aziendali?

Man mano che i team crescono, la presa di decisioni, i progressi e la produttività rallentano. Per non parlare del fatto che la pianificazione diventa ancora più complessa.

Aziende come Uber e Atlassian capiscono immediatamente che meno tempo speso per coordinare le pianificazioni significa più tempo per il lavoro che ha un impatto – ecco perché si affidano a noi per gestire le complessità dell’ottimizzazione dei calendari in tutta l’organizzazione.

Diciamo che voglio pianificare un’ora di sincronizzazione con il mio team. In superficie, sembra abbastanza semplice, giusto? Ma ci sono parecchie limitazioni da considerare quando si tratta di trovare un momento che funzioni per tutti:

• 8 persone in 3 fusi orari
• 2 persone hanno preferenze “nessuna riunione prima delle 10 del mattino”
• 1 persona è in viaggio la prossima settimana
• 3 partecipanti richiedono tempo di preparazione

Clockwise internalizza tutti i requisiti e sposta gli eventi in conflitto per fare spazio alla nuova riunione. Ciò che risuona con i clienti è che non devono più occuparsi del Tetris del calendario. Sanno che le riunioni importanti si svolgeranno, gli elementi non urgenti saranno ripianificati e i conflitti saranno risolti — tutto in modo automatico.

Finora, abbiamo creato oltre 7 milioni di ore di tempo per il lavoro approfondito e ripianificato oltre 18 milioni di riunioni. Per le aziende, questo è un ritorno sull’investimento misurabile in termini di produttività.

Questa settimana annunci una nuova generazione del tuo cervello di pianificazione e del server MCP. Quali aspetti di questo lancio pensi avranno il maggior impatto immediato per gli utenti?

Mentre l’ecosistema dell’intelligenza artificiale esplode, sembra che ogni azienda abbia rilasciato un assistente, ma poi fallisce nel compito più basilare dell’assistente: la pianificazione delle riunioni. Stiamo risolvendo questo problema.

Clockwise MCP dà agli agenti di intelligenza artificiale l’accesso al cervello di pianificazione più avanzato del mondo (che abbiamo trascorso 9 anni a costruire), consentendo loro di ragionare sul tempo con una sottigliezza umana. Per la prima volta, l’intelligenza artificiale potrà prendere decisioni di pianificazione e implementare modifiche al calendario in base a una profonda comprensione del contesto, non solo al tempo disponibile.

L’impatto immediato è che puoi dire a Claude, ChatGPT o Cursor: “Pianifica una revisione del prodotto di 90 minuti con il mio team distribuito questa settimana, rispettando i blocchi di focus e i fusi orari di tutti” e funziona come ci si aspetterebbe da un assistente umano.

Oltre alla pianificazione semplice, sfruttare le capacità uniche dei LLM insieme a Clockwise MCP sblocca interi nuovi flussi di lavoro. Ad esempio, potresti chiedere a Claude di mostrarti come si presenta la produttività del tuo team negli ultimi mesi, ottimizzare la tua pianificazione seguendo la metodologia di Deep Work di Cal Newport o esaminare il bollettino scolastico di tuo figlio e bloccare tutte le date importanti sul tuo calendario.

È la differenza tra un’intelligenza artificiale che può leggere il tuo calendario e un’intelligenza artificiale che può pensare come un’assistente di lungo corso. Questa distinzione trasforma questi strumenti da dimostrazioni impressionanti in veri e propri assistenti di lavoro.

Molti assistenti di intelligenza artificiale possono generare testo o codice ma inciampare nella pianificazione. Perché il tempo è un problema così difficile per l’intelligenza artificiale da gestire?

Manipolare il tempo è qualcosa che gli esseri umani gestiscono intuitivamente con sottigliezza. Ma chiedi a un assistente di intelligenza artificiale di pianificare una riunione di squadra la prossima settimana e suggerirà un orario in cui metà del team sta dormendo o è in blocchi di focus profondi.

Questo perché la maggior parte delle integrazioni del calendario tratta la pianificazione come query del database. Possono trovare slot vuoti e riempirli, ma non possono prendere le decisioni intelligenti che la pianificazione effettiva richiede.

Il problema è il contesto. La pianificazione efficace richiede la comprensione dei modelli di lavoro umani al di là della semplice disponibilità. L’intelligenza artificiale deve sapere che Alex ama prendere un caffè dopo aver lasciato i suoi figli a scuola, rendendo quella finestra perfetta per una chiacchierata informale ma non per una presentazione Zoom. O che Johanna ha bisogno di 10 minuti tra le riunioni per gestire gli elementi di azione e che i suoi frequenti viaggi richiedono formati di riunione asincroni.

Prendere: ma non credo che lanciare più dati e calcoli su questo problema porterà a una soluzione decente nel prossimo futuro.

Com’è diverso il nuovo cervello di pianificazione dalle versioni precedenti di Clockwise e quali miglioramenti possono attendersi gli utenti?

Stiamo sempre lavorando per migliorare il nostro cervello di pianificazione e questa prossima generazione di intelligenza è degna di nota per la sua capacità di essere consapevole del contesto e accessibile su richiesta.

Il più grande cambiamento è passare da una pianificazione reattiva a una pianificazione proattiva. In precedenza, Clockwise avrebbe ottimizzato il tuo calendario su una pianificazione fissa giornaliera; ora puoi generare ottimizzazioni su richiesta, ogni volta che ne hai bisogno.

Abbiamo anche abilitato il cervello a pensare in modo più olistico intorno al tuo carico di lavoro completo. La nuova integrazione delle attività consente a Clockwise di coordinare il tempo per le tue attività insieme alle riunioni, rispettando le scadenze e le preferenze dei blocchi di focus. Non si tratta più solo di gestire le riunioni; si tratta di gestire tutto il lavoro importante che devi fare tra quelle riunioni.

E abbiamo migliorato drasticamente la capacità dell’algoritmo di base di elaborare più cambiamenti di pianificazione simultaneamente. Ad esempio, se vuoi ripianificare tutte le tue riunioni one-to-one per la settimana. Questa singola richiesta promuove Clockwise a prendere azione su più eventi del calendario. Questi miglioramenti degli algoritmi stanno producendo tassi di successo più alti per la creazione di tempo di focus e migliorando gli esiti per gli utenti.

L’aggiornamento introduce funzionalità come ottimizzazioni su richiesta, integrazioni delle attività e analisi. Come questi miglioramenti cambiano il modo in cui gli individui e i team possono lavorare con i loro calendari?

Le ottimizzazioni su richiesta sono un gioco di svolta per gli individui che vogliono agire immediatamente, piuttosto che aspettare che il sistema decida quando aiutarli. L’integrazione delle attività è enorme perché finalmente colma il divario tra la pianificazione delle riunioni e il trovare il tempo per fare veramente lavorare.

Per i team, le capacità di analisi sono trasformative. I manager possono ora individuare modelli che non avevano mai visto prima — come identificare quando qualcuno è costantemente in riunioni consecutive o quando il tempo di focus collettivo del team viene eroso dalla “crescita” delle riunioni. Ora i leader possono prendere decisioni basate sui dati sulla distribuzione del carico di lavoro e sull’igiene delle riunioni invece di sperare semplicemente che tutti gestiscano bene il loro tempo.

La combinazione di questi miglioramenti significa che i team possono passare da una gestione del calendario reattiva a una strategia del tempo proattiva.

Quale ruolo svolge i dati — come gli eventi del calendario mensile di 17 milioni analizzati da Clockwise — nell’abilitare un’intelligenza di pianificazione di livello umano?

Ci sono due livelli di risposta.

In primo luogo, in modo molto diretto, la grande quantità di dati che elaboriamo e analizziamo ci consente di offrire un cervello di pianificazione migliore e più sfumato. Clockwise analizza oltre 160 milioni di punti di dati del calendario ogni giorno, testando milioni di disposizioni del calendario e orchestrando ottimizzazioni per mantenere i team produttivi. Il sistema aggrega queste informazioni per comprendere meglio come e quando gli individui, i team e le intere organizzazioni fanno veramente il loro miglior lavoro. Ciò viene poi reincorporato nel prodotto in tutto, dalle migliorie degli algoritmi a una migliore interfaccia utente.

In secondo luogo, data la portata dei dati del calendario — sia dati duri che fluiscono dalle API, ma altrettanto importanti, dati morbidi sotto forma di preferenze individuali — all’interno delle organizzazioni moderne, rende letteralmente impossibile per un singolo essere umano navigare.

Mentre i migliori assistenti umani sono bravi a prendere decisioni basate sulla conoscenza del contesto, possono veramente ottimizzare solo per uno, due, forse tre individui alla volta. È semplicemente troppo complesso navigare le limitazioni combinatorie di tutti i partecipanti. Un assistente di calendario di intelligenza artificiale, d’altra parte, può pianificare efficacemente a scala aziendale, combinando sistemi con conoscenza del dominio e l’elaborazione efficiente di grandi quantità di dati.

La pianificazione tradizionale chiede: “Quando è libero tutti?” Ma la domanda migliore è: “Quando è il momento migliore per fare questo lavoro e come possiamo farlo accadere?” Puoi veramente affrontare questa domanda per tutti solo se operi attraverso la rete dei calendari di tutti simultaneamente.

Com’è che le aziende sfrutteranno Clockwise MCP con agenti da Anthropic, OpenAI e altri? Stiamo andando verso ogni azienda che esegue il proprio assistente esecutivo alimentato da intelligenza artificiale?

È una scommessa per tutti adesso, ma la mia scommessa è che ci saranno due livelli di assistenti: un livello fornirà a ogni dipendente un agente di orchestrazione — potrebbe essere simile a un super-potente EA o Capo di Stato Maggiore — che chiamerà più agenti diversi che sono esperti di dominio in aree specifiche. Credo che sia probabile che emergano alcuni provider diversi per l’agente di orchestrazione. A differenza dello spazio consumer in cui ChatGPT sta emergendo come dominante, l’impresa tende a fratturarsi in base alle esigenze specifiche delle diverse organizzazioni.

Lo spazio dell’agente specifico del dominio sarà molto più diversificato e interessante. Proprio come non vuoi necessariamente che Microsoft fornisca ogni pezzo di software per la tua organizzazione (anche se Microsoft certamente lo vorrebbe!), è chiaro che vorremo tutti l’aiuto di agenti specifici forniti da fornitori di software specifici per gestire compiti specializzati

La pianificazione e la gestione del tempo sono sicuramente uno di quei casi specializzati. Per farlo bene, l’intelligenza artificiale deve avere le capacità per fornire ciò di cui le persone hanno veramente bisogno per rendere le loro giornate lavorative più produttive. Immagina un agente del calendario che conosce tutti i deliverable del tuo team, i modelli di energia personale e le priorità dell’organizzazione, e poi orchestra automaticamente la pianificazione di tutti per ottimizzare i risultati. Nessun via vai di email, nessun conflitto di pianificazione, nessun cambio di contesto. Gli assistenti evolveranno da “Ehi, hai una riunione tra 10 minuti” a “Ho preparato i tuoi punti di discussione, ho cancellato le priorità in conflitto e ho assicurato che tutti gli stakeholder abbiano il materiale di preparazione”.

Le aziende che si impegnano a integrare il ragionamento temporale nei loro flussi di lavoro di intelligenza artificiale non solo ci salveranno dalle cattive riunioni; sbloccheranno una nuova frontiera di produttività alimentata dalla collaborazione umana-intelligenza artificiale.

Quali salvaguardie o considerazioni etiche entrano in gioco quando si costruisce un’intelligenza artificiale che ragiona su come le persone usano il loro tempo?

In primo luogo, dal punto di vista della privacy, non permettiamo mai ai modelli di accedere ai dati dei clienti per l’addestramento. Mai. E ci impegniamo molto per assicurarci che questo sia il caso. La fiducia del cliente è assolutamente fondamentale non solo per il nostro successo commerciale, ma è anche centrale per i valori della nostra azienda.

In secondo luogo, ottimizziamo per il benessere umano (come i blocchi di focus, le pause tra le riunioni e il pranzo) rispetto ai tradizionali metriche di produttività. Evitiamo esplicitamente funzionalità che consentano il controllo e la sorveglianza sul posto di lavoro: nessun cruscotto sulle abitudini di pianificazione del team, nessun “punteggio di produttività” per le recensioni delle prestazioni. Mentre le preferenze degli utenti informano le ottimizzazioni di Clockwise, le persone mantengono il controllo dei loro calendari mentre ricevono raccomandazioni intelligenti che possono accettare o ignorare. Stiamo riducendo l’attrito della pianificazione mentre manteniamo l’agenzia umana sul tempo più prezioso delle persone: il loro tempo.

Guardando avanti, come vedi l’evoluzione della relazione tra assistenti di intelligenza artificiale e produttività umana nei prossimi cinque anni e dove si inserisce Clockwise in quel futuro?

A un livello molto alto, vedo fondamentalmente l’intelligenza artificiale come un altro strumento. Le capacità che consente saranno aumentate e potenzieranno milioni, ma sposteranno anche inevitabilmente dove gli esseri umani sono più preziosi. Spero che, come società, possiamo essere più pensierosi sull’impatto umano dei grandi cambiamenti nella nostra economia di quanto non lo siamo stati in passato. Ma devo dire che l’attuale ambiente politico non ispira ottimismo su questo fronte.

A un livello più tattico, credo che vedremo alcuni cambiamenti.

In primo luogo, man mano che i flussi di lavoro degli agenti diventano più affidabili e comuni — una tendenza che attualmente inizia, ma ha ancora una lunga strada da percorrere — vedremo un’evoluzione da flussi di lavoro reattivi a flussi di lavoro proattivi. Ad esempio, man mano che il cervello di pianificazione di Clockwise è avanzato nella sua affidabilità, siamo stati in grado di condurre interventi più proattivi e aggressivi per conto di un utente. Per farlo, la tecnologia deve essere robusta, fidata e sfumata abbastanza da funzionare senza input umano. Man mano che gli agenti di intelligenza artificiale in generale diventano meno capricciosi, più deterministici e più resilienti, credo che faranno lo stesso passaggio.

In secondo luogo, vedremo il consolidamento delle piattaforme. Adesso c’è una gara aperta per chi può essere l’agente di orchestrazione nell’impresa. Come ho menzionato in precedenza, credo che ci sia spazio per più di un giocatore dominante nell’impresa, ma come abbiamo visto in precedenti spostamenti tecnologici, è difficile per gli utenti finali accedere a nuove tecnologie fino a quando le guerre delle piattaforme non si sono un po’ stabilizzate. Come fornitore di software di terze parti, devi sapere quali piattaforme valgono la pena investire e, come acquirente di software, devi avere la fiducia che la scelta che fai sarà un buon investimento. Quindi, fino a quando non si stabilizzerà, spenderemo un po’ delle nostre risorse imprenditoriali facendo scommesse e sperimentando. Per inciso, questo significa probabilmente anche un ciclo di esplosione e ricostruzione.

In terzo luogo, vedremo l’evoluzione degli standard attuali in una direzione che rende possibili piattaforme vere. Adesso MCP è una soluzione sufficientemente buona per la chiamata degli strumenti di terze parti, ma ha molte rugosità da eliminare. Inoltre, credo che dovremo vedere uno standard per l’iniezione di interfacce di terze parti nei flussi di lavoro agente e nelle interfacce di chat. Gli esseri umani sono creature visive e i fornitori di software sono esperti nel modo migliore per gli utenti di interagire con il loro software (beh, sono spesso esperti…).

Immagina un’intelligenza artificiale che non solo analizza i conflitti del calendario ma visualizza automaticamente la disponibilità del team e le opzioni di pianificazione nel tuo strumento di gestione del progetto, o uno che trasforma le discussioni di budget in Slack in dashboard finanziarie in tempo reale in cui gli stakeholder possono esplorare scenari insieme. Questi tipi di sistemi sofisticati e interconnessi capiranno il contesto in modo così profondo da sapere quando rimanere invisibili e quando presentare informazioni attraverso il mezzo più efficace — che sia una notifica, un’interfaccia visiva o un’azione diretta. In questo futuro, l’intelligenza artificiale diventa infrastruttura piuttosto che una destinazione.

La visione ultima: l’intelligenza artificiale che amplifica la creatività umana rimuovendo l’attrito tra intenzione ed esecuzione. Quando l’intelligenza di pianificazione diventa infrastruttura invisibile, le persone si concentrano interamente sul lavoro che solo gli esseri umani possono fare. Il successo non sarà misurato da quanto l’intelligenza artificiale sembra impressionante, ma da quanto l’orchestrazione complessa diventa priva di sforzo — la tecnologia scompare sullo sfondo mentre il potenziale umano si sposta nel centro dell’attenzione.

Grazie per la grande intervista, i lettori che desiderano saperne di più possono visitare Clockwise.