L’AI rende il lavoro più difficile? Non per i lavoratori con orario fisso

L’AI ha cambiato per sempre il modo in cui lavoriamo? Dipende da quale “AI” stai parlando.

L’intelligenza artificiale descrive un’ampia gamma di tecnologie informatiche che eseguono varie funzioni. Non è insolito avere più tipi di AI in uso all’interno dello stesso luogo di lavoro – o anche all’interno dello stesso programma software – per ottimizzare l’automazione delle attività e migliorare la produttività.

La maggior parte della recente conversazione sull’AI nel luogo di lavoro si riferisce all’intelligenza artificiale generativa (GenAI), un tipo speciale di AI che genera un output, solitamente un’immagine o un testo, in base alle potenzialità apprese.

Gia’, la GenAI sta ridisegnando il modo in cui i dipendenti interagiscono con la tecnologia (e l’un l’altro), rendendo i leader desiderosi di implementare l’AI ovunque possibile. Tuttavia, ci sono resoconti contrastanti sull’impatto attuale della GenAI sulla produttività. Uno studio recente della piattaforma di lavoro freelance Upwork ha scoperto che il 77% dei dipendenti afferma che gli strumenti AI hanno aggiunto solo al loro carico di lavoro, nonostante l’entusiasmo della leadership aziendale. Nel frattempo, uno studio di Section AI ha rilevato che l’87% dei lavoratori che utilizzano l’AI quotidianamente risparmia fino a 12 ore a settimana.

Se un gruppo di dipendenti può senza dubbio trarre beneficio dall’AI, sono quelli nel mercato del lavoro con orario fisso. I dipendenti in settori intensivi come il retail e l’ospitalità devono massimizzare il tempo con i clienti e i colleghi. Ma, come mostra una nuova ricerca di Legion, questi lavoratori sono ostacolati da compiti amministrativi, e ciò sta creando una profonda insoddisfazione per il loro lavoro – così profonda che il 50% dei dipendenti con orario fisso intende lasciare il proprio lavoro entro l’anno prossimo.

L’AI ha la capacità di ridurre notevolmente il carico di compiti noiosi nel luogo di lavoro con orario fisso. Può anche accelerare la formazione dei nuovi assunti, che è estremamente preziosa in settori intensivi dove il turnover è alto. Agendo come un coach virtuale, gli assistenti GenAI possono guidare i dipendenti con azioni suggerite e aiutarli ad accedere a informazioni importanti.

Incrementando la produttività e la soddisfazione lavorativa, l’AI è in grado di aiutare, non ostacolare, il mercato del lavoro con orario fisso. Ma solo se gli strumenti AI vengono implementati strategicamente.

AI e carenza di manodopera con orario fisso

Il mercato del lavoro potrebbe essere in rallentamento, ma la domanda di manodopera con orario fisso rimane alta, poiché questi lavori tendono a rimanere indietro rispetto ad altri tipi di occupazione, come quelli retribuiti o il lavoro freelance, in termini di esperienza lavorativa. Come notato nei dati di Legion, solo la metà dei lavoratori con orario fisso ritiene che i loro datori di lavoro si preoccupino di creare una buona esperienza lavorativa per loro.

La flessibilità è al primo posto per i lavoratori con orario fisso alla ricerca del loro prossimo lavoro. Vogliono poter scambiare facilmente turni e lavorare in diversi orari e luoghi. Fortunatamente, avere l’AI in un sistema di gestione della forza lavoro (WFM) può consentire questa flessibilità in diversi modi chiave.

Per iniziare, la gestione della forza lavoro (WFM) con l’AI al suo nucleo utilizza l’apprendimento automatico per prevedere con precisione la manodopera richiesta per turni specifici. Ciò migliora l’efficienza del lavoro, aiutando a prevenire sia il sovrappersonale che il sottopersonale. Le previsioni di manodopera accurate risparmiano denaro alle aziende e, in caso di sottopersonale, aiutano a ridurre lo stress dei dipendenti. Quando i dipendenti iniziano il loro turno sapendo di avere le risorse e il personale giusto per soddisfare la domanda prevista, possono concentrarsi sul fornire un’esperienza eccellente per i clienti.

Un WFM che utilizza l’AI può anche dare ai dipendenti un maggiore controllo sui loro orari. I dipendenti condividono le loro preferenze di orario e l’AI automa intelligentemente la creazione dell’orario, abbinando le richieste dei dipendenti con le esigenze aziendali. In questo modo, i dipendenti non devono rinunciare alla loro flessibilità e l’azienda può continuare a funzionare senza problemi.

Infine, la GenAI sta emergendo come un potente driver di flessibilità, ma il suo successo dipende dall’applicazione ponderata delle soluzioni giuste per consentirla veramente.

La GenAI come strumento di gestione della forza lavoro deve essere azione. Ciò significa che non solo genera nuovi output utili, ma guida anche l’esecuzione di attività, portando a guadagni di produttività ancora maggiori e ampliando la capacità delle aziende di offrire un’esperienza lavorativa più flessibile.

In un ambiente di lavoro con orario fisso, le interfacce di GenAI possono automatizzare attività di WFM come la pianificazione attraverso interazioni conversazionali, risparmiando tempo ai manager e consentendo loro di soddisfare le richieste dei dipendenti più rapidamente (e frequentemente).

I Large Language Models (LLM), il tipo di AI utilizzato nelle interfacce di linguaggio naturale, sono ideali per la comunicazione con i dipendenti e per guidare le azioni. Ad esempio, se un manager in un caffè volesse aggiungere un altro cassiere a un turno di sabato mattina, potrebbe iniziare dando un semplice comando. Da lì, potrebbe conversare con l’assistente per specificare quale cassiere assegnare per riempire l’orario, quindi inviare e distribuire l’orario rivisto ai suoi team. In una sola conversazione, il manager avrà condotto un’attività che altrimenti avrebbe potuto richiedere diversi minuti o addirittura ore.

Tuttavia, l’azione non è facile da raggiungere. Le interfacce conversazionali possono essere ambigue e, senza sistemi supplementari come un RAG (retrieval-augmented generation), possono impedire ai dipendenti di accedere alle informazioni necessarie. Mentre la GenAI diventa più integrata nel luogo di lavoro con orario fisso, queste soluzioni continueranno a evolversi.

Abilitare il successo dei dipendenti con orario fisso con l’AI

I manager dei dipendenti con orario fisso trarranno particolare beneficio dall’AI. Quando Legion ha chiesto come i manager vedevano l’AI impattare sul loro ruolo nei prossimi mesi, il 66% ha creduto che l’AI potesse “semplificare la pianificazione” e il 59% ha affermato che potesse “migliorare il processo di formazione/onboarding”. Poiché i manager svolgono un ruolo importante nella funzione generale dell’azienda, le aziende che si concentrano sui manager quando creano efficienze con l’AI guadagneranno un vantaggio competitivo.

Il risparmio di tempo è uno dei benefici più ovvi per i manager: quando non devono preoccuparsi di compiti noiosi, possono concentrarsi sul fatto che gli altri dipendenti siano di successo. In effetti, la maggior parte dei manager che hanno risposto al sondaggio di Legion ha detto che avrebbe voluto utilizzare il tempo risparmiato dall’automazione delle attività per formare i propri dipendenti.

L’AI aiuta anche i manager a ridurre gli errori nel luogo di lavoro. Attività come la previsione della domanda e la generazione dell’orario sono soggette a errori umani – e questi errori possono avere conseguenze costose, specialmente se portano a una cattiva pianificazione del lavoro o a violazioni della normativa. L’automazione intelligente di queste attività migliora la capacità di prendere decisioni e riduce il rischio per l’organizzazione. Tuttavia, gli operatori umani dovrebbero sempre essere in grado di prendere il controllo e apportare modifiche.

Sembra controintuitivo, ma l’implementazione dell’AI nel luogo di lavoro con orario fisso renderà il luogo di lavoro più umano-centrico. Non solo dà ai manager più tempo per trascorrere con i dipendenti e i clienti, ma può anche fornire informazioni utili che portano a una migliore esperienza di servizio clienti e formazione.

Naturalmente, i benefici dell’AI non sono esclusivi dei manager. Come discusso in precedenza, l’AI può consentire una maggiore flessibilità per i dipendenti con orario fisso e aiutare con la formazione. Vedranno anche molti degli stessi benefici di risparmio di tempo e riduzione degli errori che i manager vedranno.

I leader dovrebbero anche prepararsi ad affrontare le paure dei dipendenti intorno all’AI. Mentre solo il 12% dei manager che hanno risposto al sondaggio di Legion ha concordato sul fatto che potessero vedere l’AI sostituire i loro ruoli, la cifra era doppia per i dipendenti con orario fisso. Tuttavia, con la formazione e l’educazione adeguate, i manager possono diventare “ambasciatori dell’AI” nel luogo di lavoro, aiutando i loro team a sbloccare i potenti vantaggi di queste tecnologie.

Guardando avanti

Attualmente, solo l’11% delle aziende in tutto il mondo sta utilizzando l’intelligenza artificiale generativa su larga scala. Mentre questo numero continua a crescere, i leader dovrebbero concentrarsi sull’assicurarsi che i propri dipendenti siano ben equipaggiati per adottare questi strumenti. In questo modo, i dipendenti non sentiranno che l’AI sta aggiungendo al loro carico di lavoro e le aziende potranno godere appieno dei benefici della tecnologia, che aumenta la produttività.