Charles Yang, fondatore e amministratore delegato di Vibe – serie di interviste

Charles Yang, fondatore e amministratore delegato di Vibe, è un imprenditore impegnato a ripensare il modo in cui i team registrano, conservano e sviluppano le conoscenze dell’organizzazione. Ha cofondato un’azienda di giochi per dispositivi mobili cresciuta fino a oltre 800 dipendenti e 50 milioni di giocatori mensili, prima di entrare a far parte di Tencent. Dopo quell’esperienza, Yang si è interessato sempre più alla sfida di preservare la memoria istituzionale durante la crescita delle organizzazioni. In seguito ha esplorato tecnologie immersive per la collaborazione attraverso Inlight Interactive, prima di fondare Vibe nel 2017. Sotto la sua guida, Vibe è passata da azienda di hardware intelligente per la collaborazione, adottato da oltre 50.000 organizzazioni, alla più ampia piattaforma “Contextual AI Workspace”. Quest’ultima è progettata per trasformare riunioni, conversazioni e decisioni in una memoria organizzativa strutturata e viva, grazie all’AI.

Vibe sta costruendo quello che definisce uno spazio di lavoro contestuale basato sull’AI. Combina software di intelligenza artificiale con hardware progettato appositamente per la collaborazione, per aiutare le organizzazioni a conservare le proprie conoscenze e usarle concretamente. L’azienda si è affermata inizialmente con lavagne intelligenti interattive utilizzate da imprese e istituti scolastici, per poi espandersi nell’elaborazione delle informazioni delle riunioni tramite AI, nei sistemi di memoria contestuale e nei dispositivi fisici AI come Vibe Bot. La piattaforma è progettata per registrare conversazioni da riunioni, documenti e sessioni di collaborazione e organizzarle in flussi di lavoro persistenti e consultabili tramite ricerca. I team possono continuare a svilupparli invece di ricostruire ogni volta il contesto. La visione più ampia riguarda organizzazioni con una memoria integrata fin dall’origine, in cui l’AI funziona meno come un chatbot e più come uno strato di intelligenza organizzativa in evoluzione, incorporato direttamente negli strumenti di collaborazione quotidiana.

Prima di Vibe hai fondato diverse aziende, tra cui una società di giochi cresciuta fino a oltre 50 milioni di giocatori mensili e poi acquisita da Tencent. In che modo queste esperienze hanno formato la tua convinzione che la memoria organizzativa sarebbe diventata uno dei maggiori problemi irrisolti dell’AI aziendale?

Gestendo diverse aziende, soprattutto quella di giochi, a sorprendermi maggiormente non è stata la crescita tecnica, ma quella dal punto di vista delle persone. Assumi cento persone in sei mesi e, all’improvviso, metà dell’azienda prende decisioni sulla base di conversazioni a cui l’altra metà non ha partecipato. Riunioni che riepilogano la riunione della settimana prima. Lavoro ripetuto perché qualcuno ha ricordato male un compito concordato. Lunedì mattina che iniziano con: “Aspetta, che cosa abbiamo deciso la settimana scorsa?”

Pensavo fosse un problema da startup che avremmo superato crescendo. Non è così. Più l’azienda cresceva, più peggiorava, perché si generava contesto più velocemente di quanto qualsiasi sistema potesse conservarlo. Quando abbiamo venduto a Tencent, ero convinto che il vero collo di bottiglia nella maggior parte delle organizzazioni non fosse il talento o la strategia, ma la memoria.

Era questo che volevo risolvere con Vibe. Non perché la memoria organizzativa sia un concetto astratto, ma perché ho visto team capaci perdere mesi di progressi a causa di questo problema.

Apple (AAPL ) ha dimostrato che i dispositivi connessi acquistano più valore quando operano all’interno di un ecosistema più ampio anziché come hardware isolato. Perché pensavi che l’AI aziendale avrebbe prima o poi avuto bisogno di un approccio simile, invece di affidarsi soltanto alle applicazioni SaaS?

Il SaaS non è mai stato davvero costruito per il modo in cui si lavora. Ogni strumento gestisce la propria parte: il CRM le trattative, lo strumento per i documenti i documenti, quello per le riunioni le riunioni. Alla fine il dipendente integra tutto nella propria testa, copia tra un’app e l’altra e ricorda a ogni strumento ciò che gli altri già sanno. Funziona quando il lavoro è suddiviso in attività e si svolge dentro uno schermo. Si disgrega appena un progetto passa, in un pomeriggio, tra un luogo di lavoro, un corridoio, una telefonata a un cliente e tre app diverse. È così per la maggior parte dei progetti.

Ho affrontato il problema dopo anni di sviluppo di prodotti per consumatori, prima di Vibe, e la lezione di Apple mi era rimasta impressa. Non ha vinto perché i singoli dispositivi erano migliori. Ha vinto perché condividevano il contesto. Passavi da uno all’altro e il lavoro ti seguiva.

L’AI aziendale deve assomigliare di più a questo modello e meno a un’altra app a cui devi insegnare tutto. Dispositivi che registrano il contesto ovunque si lavori e inviano tutto nello stesso posto. Il dipendente non deve più fare da collegamento.

Descrivi Vibe come un “Contextual AI Workspace” in cui le conversazioni diventano intelligenza condivisa e duratura per il team. Quale intuizione fondamentale ti ha convinto che servissero dispositivi fisici come Vibe Board, Vibe Bot e Vibe Dot, anziché il solo software?

L’intuizione nasceva in realtà da un’osservazione molto comune. Osservavo le persone lavorare e notavo quanta parte del vero ragionamento avvenisse lontano dai portatili. Qualcuno abbozza un’idea su una lavagna. Un responsabile sul posto trova una soluzione mentre ha il problema davanti. Due dirigenti prendono una decisione concreta tornando a piedi dal pranzo. Nulla di tutto questo avviene su uno schermo, quindi il software AI non sa nemmeno che sia accaduto.

Questo è il limite dell’AI basata soltanto sul software. Se i momenti più importanti della giornata lavorativa non sono su uno schermo, il solo software non può offrire un’immagine reale dell’organizzazione. La registrazione deve entrare nell’ambiente in cui il lavoro si svolge davvero: la stanza, il luogo di lavoro, la conversazione. È a questo che servono Vibe Board, Bot e Dot.

La forma fisica conta anche perché volevo costruire qualcosa di bello. Se vogliamo averlo nello spazio di lavoro ogni giorno, deve essere qualcosa che le persone desiderano davvero avere lì.

Molte conoscenze istituzionali si perdono ancora nei corridoi, durante il lavoro alla lavagna e nelle discussioni informali. Perché il software aziendale tradizionale fatica a registrare efficacemente questo contesto fuori dallo schermo?

Ci sono troppi passaggi. Immagina di essere nel mezzo di una conversazione e che emerga qualcosa di interessante. Per registrarlo devi prendere il telefono, sbloccarlo con Face ID, trovare l’app per gli appunti, cercare il pulsante di registrazione e premerlo. Servono da trenta secondi a un minuto. Quando inizi a registrare, il momento è passato. L’idea è sfumata. L’altra persona è andata avanti.

La ragione più profonda di questa difficoltà del software aziendale è strutturale. Il software presuppone che l’utente vada da lui. Apri l’app, accedi e raggiungi il punto giusto. Il modello funziona quando qualcuno è seduto fermo alla scrivania. Non funziona in un corridoio, sul posto di lavoro o nei cinque secondi dopo la fine di una riunione, quando avviene la vera conversazione. Ciò che va registrato non aspetta l’avvio di un’app. È un problema di hardware, non di software.

Per questo abbiamo progettato Vibe Dot così. Premi e registra. L’ostacolo scompare e la registrazione avviene davvero.

Molte aziende AI competono nello sviluppo di agenti autonomi, mentre il tuo approccio sembra dare priorità alla memoria persistente e al contesto. L’infrastruttura di memoria è secondo te il prerequisito mancante perché gli agenti AI funzionino davvero in modo efficace nelle imprese?

Sì. Un agente AI senza memoria è come assumere qualcuno che dimentica tutto tra lunedì e martedì. Non gli affideresti nulla di importante e non dovresti fidarti di un agente costruito allo stesso modo.

Gli agenti non falliscono perché i modelli sottostanti non sono intelligenti. Falliscono perché affrontano ogni compito senza contesto. Non sanno che cosa si è deciso la settimana scorsa, qual è la storia del cliente o che cosa si è già provato senza successo. Quindi prendono con sicurezza decisioni apparentemente plausibili, ma sbagliate in modi che solo chi ha memoria potrebbe riconoscere. Lo stesso agente può prendere due decisioni diverse sullo stesso compito in due giorni diversi, perché manca la continuità che le colleghi.

Non puoi costruire un’autonomia affidabile sul nulla. La costruisci sulla memoria. Se realizzi bene questo strato, gli agenti diventano utili. Se lo salti, produci soltanto ipotesi espresse con sicurezza su larga scala.

Hai parlato di organizzazioni con una memoria integrata fin dall’origine. Quanto cambierà il modo di lavorare delle aziende quando i sistemi AI potranno conservare e collegare anni di contesto organizzativo, invece di affidarsi a documenti frammentari e alla memoria umana?

Il cambiamento più grande non è la velocità o la precisione in astratto. È che un’organizzazione con memoria integrata smette di ripetersi.

Prendiamo l’inserimento in un nuovo ruolo. Oggi, quando assumi o promuovi qualcuno, servono settimane per metterlo al corrente del lavoro: trovare documenti, cercare procedure e chiedere a cinque persone un contesto che non è mai stato scritto. La maggior parte di ciò che serve davvero a un nuovo dipendente non è in nessun sistema, ma nella testa di qualcuno. Un’azienda con memoria integrata gli consegna tutto ciò che è stato deciso, discusso o tentato fin dal primo momento.

Ma l’inserimento è soltanto l’esempio più semplice. Puoi rispondere davvero a “perché abbiamo fatto così?”, invece di tirare a indovinare. Nei passaggi tra team non si perdono più informazioni: dalle vendite al customer success e dal design all’ingegneria. Quando qualcuno se ne va, il suo contesto non esce dalla porta insieme a lui. La maggior parte delle aziende impara di nuovo le stesse lezioni ogni due o tre anni, perché chi le aveva apprese se n’è andato. Quel costo non va più pagato.

Il lavoro ibrido ha accelerato la domanda di strumenti di collaborazione, ma molte aziende faticano ancora a mantenere allineamento e continuità. Pensi che la prossima fase dell’AI aziendale riguarderà meno la generazione di contenuti e più la conservazione dell’intelligenza collettiva dell’organizzazione?

Sì. E credo che la maggior parte delle imprese lo sappia già, anche se non gli ha ancora dato un nome. Il problema della generazione di contenuti è in gran parte risolto. Ciò che non funziona è la continuità. Si prende una decisione in corridoio, una telefonata a un cliente rivela qualcosa di importante, un sopralluogo cambia la direzione di un progetto, e nulla finisce in un sistema. L’intelligenza collettiva dell’organizzazione vive in conversazioni che scompaiono. La prossima fase consiste nel registrare quello strato, non nel produrre ancora più risultati a partire da esso. Non puoi costruire una vera memoria organizzativa su ricostruzioni scritte a posteriori di ciò che è realmente accaduto.

La registrazione continua delle conversazioni di lavoro e la loro strutturazione in memoria istituzionale sollevano evidenti questioni di privacy e governance. Come dovrebbero le aziende bilanciare i benefici della memoria AI persistente con la fiducia dei dipendenti e la trasparenza?

La risposta è più semplice di quanto creda la maggior parte delle persone. Devi chiarire che cosa viene registrato, chi può vederlo e a che cosa serve. Il disagio di solito non riguarda la registrazione in sé, ma il fatto che avvenga senza consenso o chiarezza. La maggior parte delle persone non ha obiezioni alla registrazione di una riunione: contestano il fatto di non saperlo o di non sapere dove finisca il riepilogo. L’ambiguità distrugge la fiducia. Le imprese che lo trattano come un problema di regole anziché di cultura sbaglieranno approccio.

La tua azienda è passata dalle lavagne intelligenti per la collaborazione ai dispositivi AI indossabili e all’intelligenza integrata nell’ambiente di lavoro. Come decidi quando un problema nel flusso di lavoro vada risolto con hardware e quando con software?

Riformulerei prima leggermente il concetto: li considero meno come dispositivi AI indossabili e più come hardware integrato negli ambienti in cui si lavora. È proprio questa distinzione a guidare la scelta tra hardware e software.

Il software può lavorare solo su ciò che riceve. Se il contesto non arriva, non ha una base su cui agire. Quando esamino un problema nel flusso di lavoro, mi pongo quindi una domanda semplice: dove avviene il lavoro effettivo e il software può arrivarci?

La maggior parte del software aziendale è stata progettata presumendo di sì: l’utente prima o poi si siederà davanti a un portatile e inserirà il contesto. Per molti lavori non è realistico. Un appaltatore non porta un portatile a un sopralluogo. Un insegnante non apre un’app tra una lezione e l’altra. Un socio di uno studio legale non digita appunti durante un incontro con un cliente. È qui che l’hardware diventa necessario. Il software non può raggiungere quei luoghi. L’hardware sì.

Guardando a cinque anni da oggi, le aziende continueranno a interagire con l’AI soprattutto attraverso schermi e app, oppure i dispositivi AI integrati nell’ambiente e gli ambienti capaci di comprendere il contesto diventeranno l’interfaccia principale per il lavoro?

Gli schermi probabilmente resteranno, ma non saranno più il canale di input principale o l’unico. Oggi consideriamo lo schermo sia il luogo in cui lavoriamo sia quello in cui raccontiamo all’AI il lavoro. Le due funzioni si separeranno. Lo schermo resterà prezioso per i risultati, la revisione e le decisioni. Ma la registrazione, la parte in cui l’AI apprende a che cosa stai davvero lavorando, si sposterà nell’ambiente con la diffusione di dispositivi integrati negli spazi, tecnologie indossabili e hardware nelle stanze. Tra cinque anni, l’idea di dover digitare il contesto in uno strumento AI prima di riceverne aiuto sembrerà appartenere a un’altra epoca.

Grazie per l’ottima intervista. I lettori che desiderano saperne di più possono visitare Vibe.