Bilanciare l’integrazione dell’AI con i lavoratori per prestazioni ottimali

È una storia vecchia come il tempo: le tecnologie emergenti scatenano panico e nostalgia. La gente pensava che la televisione avrebbe distrutto la letteratura. Un gruppo musicale ha cantato che il video ha ucciso la star della radio. Oggi, la gente teme che l’AI prenderà il posto dei lavoratori. Uno studio recente ha scoperto che la sfiducia dei lavoratori nei confronti dell’AI è in gran parte dovuta al fatto che la vedono come una minaccia per il loro lavoro. Quella sfiducia non è infondata per i lavoratori della conoscenza che si isolano dall’AI e dalle sue capacità. Il peso ricade sui leader per assicurarsi che le loro organizzazioni integrino l’AI nel luogo di lavoro per ottimizzare il lavoro dei dipendenti e non per sostituirli. 

Il treno dell’AI è già partito, ma non è troppo tardi per salirci a bordo. La mia azienda Jotform utilizza l’AI nei suoi processi da 4 anni. Ecco come continuiamo a integrare gli strumenti di AI e automazione più recenti per aiutare i nostri dipendenti a fare il loro miglior lavoro.

Encoraggiare la mentalità sistemica

Potreste aver sentito il termine “mentalità sistemica”. L’autore Peter Senge nel suo The Fifth Discipline offre una spiegazione approfondita del concetto. Significa vedere le cose nel mondo e nella nostra vita come sistemi, piuttosto che come relazioni di causa ed effetto isolate e lineari. Prendete il corpo umano: non è una collezione di parti, ma piuttosto un insieme di sistemi. Il vostro sistema scheletrico tiene almeno in parte il corpo eretto, il vostro sistema muscolare consente di muovere gli occhi e scorrere sulla schermata del telefono, il vostro sistema cardiovascolare consegna ossigeno e nutrienti ai tessuti, ecc.

Uno dei miei principi fondamentali per l’integrazione dell’AI nel nostro luogo di lavoro è stato adottare una mentalità sistemica. Invece di addestrare i dipendenti in modo frammentario sugli strumenti dell’AI, li incoraggiamo ad analizzare i loro flussi di lavoro – i passaggi interconnessi che compongono vari compiti durante la giornata lavorativa – e a vederli come sistemi. L’obiettivo è utilizzare gli strumenti dell’AI per automatizzare il maggior numero possibile di passaggi di quei flussi di lavoro. Uno studio di McKinsey ha scoperto che le aziende stanno utilizzando l’AI in più parti del loro business. La metà delle aziende intervistate ha riportato l’integrazione dell’AI in due o più funzioni aziendali, le più comuni sono marketing e vendite, prodotto e servizio, e funzioni IT. Ogni azienda ha una moltitudine di opportunità di AI e automazione. Come il fenomeno di Baader-Meinhof, una volta che inizi a cercarle, le noterai ovunque. 

Questo tipo di pensiero richiede un ulteriore spostamento della mentalità. Invece di vedersi come contributori individuali, i dipendenti dovrebbero vedersi come manager – dei loro sistemi e degli strumenti di AI e automazione che fanno girare le ruote. Come manager, il primo ordine del giorno è decidere gli obiettivi del sistema: cosa si vuole realizzare? Quali sono i KPI? Ad esempio, potreste stare mettendo in atto un sistema per inviare una newsletter ai vostri iscritti una volta a settimana. Mappate i passaggi, identificate le opportunità di AI e automazione e costruite il sistema. Una volta che i sistemi sono in atto, i compiti di gestione sono misurare le prestazioni e cercare continuamente modi per migliorare il sistema. Ci sono anche strumenti che potete implementare per monitorare automaticamente se tutte le parti del sistema funzionano correttamente. Il mio strumento preferito si chiama Dead Man’s Snitch. 

Adottando un approccio di mentalità sistemica, i dipendenti possono trasformare i loro ruoli e acquisire un controllo sul loro carico di lavoro quotidiano.

Considerare l’AI come co-pilota creativo

Mentre i dipendenti iniziano a vedere i loro flussi di lavoro come sistemi interconnessi e integrano gli strumenti dell’AI per migliorare questi processi, è cruciale per loro spostare la loro prospettiva sull’AI stessa. L’AI non è solo uno strumento – ma piuttosto un partner collaborativo. Quel partner non solo aumenta la produttività, ma facilita anche l’innovazione. 

Il professore della Wharton Christian Terwiesch ha sfidato ChatGPT a generare idee di business (prodotti per il mercato degli studenti universitari) e ha confrontato l’output di LLM con le idee generate dagli studenti. Il risultato? La probabilità media di acquisto di un prodotto ChatGPT era del 47%, rispetto al 40% per le idee umane.

Sebbene ciò non significhi che l’AI sia più creativa degli esseri umani – ChatGPT manca di contesto nel mondo reale, tra le altre cose, e dipende dagli esseri umani per creare i prompt – significa che può essere un collaboratore incredibilmente efficiente e a basso costo per generare idee. 

Come ha commentato il professor Terwiesch, “Nel peggiore dei casi, rifiuterete tutte le idee e andrete avanti con le vostre. Ma la nostra ricerca parla fortemente del fatto che il vostro pool di idee sarà migliore”.

Anche se ChatGPT genera idee e soluzioni vincenti, gli esseri umani sono ancora incaricati di selezionarle e raffinarle. In sintesi: non c’è ragione per non utilizzare l’AI per migliorare il processo di generazione di idee.

Riservare tempo per risparmiare tempo

Un terzo principio fondamentale per l’integrazione dell’AI nel luogo di lavoro per ottimizzare le prestazioni è riservare tempo per risparmiare tempo. Adottare una mentalità sistemica, individuare opportunità di automazione, ricercare gli strumenti disponibili e imparare a rendere l’AI parte del processo creativo richiede un investimento iniziale di tempo. Richiede la costruzione di un po’ di tempo libero nella giornata lavorativa, che i dipendenti potrebbero esitare a fare – chi ha il tempo? I leader possono evidenziare i benefici del fare quel tempo: lo ricaverete in abbondanza attraverso tutti i compiti che automate. 

In Jotform, ad esempio, abbiamo sempre dovuto lottare contro il phishing. Le persone utilizzano i nostri moduli online per scopi di SPAM e frodi. In passato, il nostro team di supporto ha dedicato sforzi significativi per catturare questi schemi manualmente. Ma negli ultimi anni, abbiamo sviluppato uno strumento AI in modo che i nostri dipendenti del supporto possano dirottare la loro energia verso problemi più nuovi e sofisticati. Sviluppare gli strumenti ha richiesto un investimento di tempo. I nostri dipendenti monitorano ancora manualmente il phishing. Ma l’AI ha notevolmente ridotto il carico e li ha liberati per concentrarsi su compiti più significativi. 

Questa è la bellezza degli strumenti dell’AI e dell’automazione – non sostituire le persone, ma potenziarle per scaricare compiti manuali tediosi. Per i nostri dipendenti, questo è stato abbastanza motivante per convincerli ad adottare una mentalità sistemica e diventare manager del loro macrocosmo di sistemi. Tieni presente: secondo uno studio, il 65% delle organizzazioni utilizza regolarmente l’AI generativa. Se non state utilizzando l’AI per aumentare le prestazioni dei vostri dipendenti, i vostri concorrenti lo faranno – e direi che questo è molto più temibile dell’AI stessa.