Bilanciare l’integrazione dell’AI con i lavoratori per una prestazione ottimale

È una storia vecchia come il tempo: le tecnologie emergenti alimentano il panico e la nostalgia. La gente pensava che la televisione avrebbe distrutto la letteratura. Un gruppo musicale cantava che il video aveva ucciso la stella radiofonica. Oggi, la gente teme che l’AI prenderà il posto dei lavoratori umani. Uno studio recente ha scoperto che la sfiducia dei lavoratori nell’AI è in gran parte dovuta al fatto che la vedono come una minaccia per il loro lavoro. Quella sfiducia non è infondata per i lavoratori della conoscenza che si isolano dall’AI e dalle sue capacità. Il peso ricade sui leader per assicurarsi che le loro organizzazioni integrino l’AI nel luogo di lavoro per ottimizzare il lavoro dei dipendenti, non per sostituirli.

Il treno dell’AI è già partito, ma non è troppo tardi per salire a bordo. La mia azienda, Jotform, utilizza l’AI nei suoi processi da 4 anni. Ecco come continuiamo a integrare gli strumenti di AI e automazione più recenti per aiutare i nostri dipendenti a fare il loro miglior lavoro.

Encoraggiare la pensiero sistemico

Potreste aver sentito il termine “pensiero sistemico”. L’autore Peter Senge nel suo The Fifth Discipline offre una spiegazione approfondita del concetto. Significa vedere le cose nel mondo e nella nostra vita come sistemi, piuttosto che come relazioni di causa ed effetto isolate e lineari. Prendete il corpo umano: non è una raccolta di parti, ma piuttosto un insieme di sistemi. Il vostro sistema scheletrico tiene almeno in parte il vostro corpo eretto, il vostro sistema muscolare vi consente di muovere gli occhi e scorrere verso il basso sullo schermo del vostro smartphone, il vostro sistema cardiovascolare consegna ossigeno e nutrienti ai vostri tessuti, ecc.

Uno dei miei principi fondamentali per l’integrazione dell’AI nel nostro luogo di lavoro è stato l’adozione di una mentalità di pensiero sistemico. Invece di addestrare i dipendenti in modo frammentario sugli strumenti di AI, li incoraggiamo ad analizzare i loro flussi di lavoro – i passaggi interconnessi che compongono vari compiti durante la loro giornata lavorativa – e a vederli come sistemi. L’obiettivo è utilizzare gli strumenti di AI per automatizzare il maggior numero possibile di passaggi di quei flussi di lavoro. Uno studio recente di McKinsey ha scoperto che le aziende stanno utilizzando l’AI in più parti del loro business. La metà delle aziende che hanno risposto ha riportato l’integrazione dell’AI in due o più funzioni aziendali, le più comuni delle quali sono marketing e vendite, prodotti e servizi, e funzioni IT. Ogni azienda ha una moltitudine di opportunità di AI e automazione. Come il fenomeno di Baader-Meinhof, una volta che inizi a cercarle, le troverai ovunque.

Questo tipo di pensiero richiede un ulteriore spostamento della mentalità. Invece di vedere se stessi come contributori individuali, i dipendenti dovrebbero vedersi come manager – dei loro sistemi e degli strumenti di AI e automazione che fanno funzionare le ruote. Come manager, il primo ordine di affari è decidere gli obiettivi del proprio sistema: cosa si vuole raggiungere? Quali sono i vostri KPI? Ad esempio, forse state mettendo in atto un sistema per inviare una newsletter ai vostri abbonati una volta a settimana. Mappate i passaggi, identificate le opportunità di AI e automazione, e costruite il sistema. Una volta che i vostri sistemi sono in atto, i compiti di gestione sono misurare le vostre prestazioni e cercare continuamente modi per migliorare il sistema. Ci sono anche strumenti che potete implementare per monitorare automaticamente se tutte le parti del sistema funzionano correttamente. Il mio strumento preferito si chiama Dead Man’s Snitch.

Adottando un approccio di pensiero sistemico, i dipendenti possono trasformare i loro ruoli e acquisire il controllo sui loro carichi di lavoro giornalieri.

Considerare l’AI come il vostro co-pilota creativo

Mentre i dipendenti iniziano a vedere i loro flussi di lavoro come sistemi interconnessi e integrano gli strumenti di AI per migliorare questi processi, è fondamentale per loro spostare la loro prospettiva sull’AI stessa. L’AI non è solo uno strumento – ma piuttosto un partner collaborativo. Quel partner non solo aumenta la produttività, ma facilita anche l’innovazione.

Il professore di Wharton Christian Terwiesch ha sfidato ChatGPT a generare idee di business (prodotti per il mercato degli studenti universitari) e ha confrontato l’output di LLM con le idee generate dagli studenti. Il risultato? La probabilità media di acquisto di un prodotto ChatGPT era del 47%, rispetto al 40% per le idee umane.

Mentre ciò non significa che l’AI sia più creativa degli esseri umani – ChatGPT manca di contesto reale, tra le altre cose, e dipende dagli esseri umani per creare i prompt – significa che può essere un collaboratore incredibilmente efficiente e a basso costo per la generazione di idee.

Come ha commentato il professor Terwiesch, “Nel peggiore dei casi, rifiuterete tutte le idee e procederete con le vostre. Ma la nostra ricerca parla fortemente del fatto che il vostro pool di idee sarà migliore”.

Anche se ChatGPT genera idee e soluzioni vincenti, gli esseri umani sono ancora incaricati di selezionare e raffinare quelle idee. In sintesi: non c’è ragione per non utilizzare l’AI per migliorare il processo di generazione di idee.

Riservare tempo per risparmiare tempo

Un terzo principio fondamentale per l’integrazione dell’AI nel vostro luogo di lavoro per ottimizzare le prestazioni è riservare tempo per risparmiare tempo. Adottare un pensiero sistemico, individuare le opportunità di automazione, ricercare gli strumenti disponibili e imparare a rendere l’AI parte del vostro processo creativo richiede un investimento iniziale di tempo. Richiede la costruzione di un po’ di tempo libero nella giornata lavorativa, che i dipendenti potrebbero essere riluttanti a fare – chi ha il tempo? I leader possono evidenziare i benefici del fare quel tempo: lo ripagherete con gli interessi attraverso tutti i compiti che automate.

Ad esempio, in Jotform, abbiamo sempre dovuto lottare contro il phishing. Le persone utilizzano i nostri moduli online per scopi di SPAM e frodi. In passato, il nostro team di supporto ha dedicato sforzi significativi per catturare questi schemi manualmente. Ma negli ultimi anni, abbiamo sviluppato uno strumento di AI in modo che i nostri dipendenti del supporto possano ridirigere la loro energia verso problemi più nuovi e sofisticati. Sviluppare gli strumenti ha richiesto un investimento di tempo. I nostri dipendenti monitorano ancora manualmente il phishing. Ma l’AI ha drasticamente ridotto il carico e li ha liberati per concentrarsi su compiti più significativi.

Questa è la bellezza degli strumenti di AI e automazione – non sostituire le persone, ma potenziarle per scaricare compiti manuali tediosi. Per i nostri dipendenti, questo è stato abbastanza per convincerli ad adottare un pensiero sistemico e diventare i manager dei loro sistemi. Tenete presente: secondo uno studio, il 65% delle organizzazioni utilizza regolarmente l’AI generativa. Se non utilizzate l’AI per aumentare le prestazioni dei vostri dipendenti, i vostri concorrenti lo faranno – e direi che questo è molto più temibile dell’AI stessa.