Ayush Sharma, fondatore e CEO di Warp – Intervista

Ayush Sharma è fondatore e CEO di Warp, lanciata nel 2023 dopo aver sperimentato la complessità di gestire le buste paga in più stati e paesi. Cresciuto in una cittadina dell’India, ha studiato informatica e fisica al MIT. La sua ricerca di master si è concentrata sulla mitigazione dei componenti a esecuzione lenta nell’addestramento distribuito di modelli di machine learning, esplorando come i sistemi su larga scala possano funzionare in modo più efficiente quando le singole macchine rimangono indietro. Warp è entrata nella coorte invernale 2023 di Y Combinator con un focus iniziale sugli adempimenti fiscali relativi alle buste paga. L’approccio di Sharma punta su agenti IA capaci di eseguire flussi di lavoro completi, con autorizzazioni, approvazioni umane e verificabilità integrate fin dall’inizio.

Warp è una piattaforma nativa IA per la gestione dei dipendenti che riunisce buste paga, risorse umane, adempimenti fiscali, benefit e IT attorno a un unico profilo del dipendente. La piattaforma impiega agenti per occuparsi di attività quali la registrazione fiscale statale, i controlli sulle buste paga, la risoluzione delle comunicazioni fiscali, l’iscrizione ai benefit e l’inserimento dei nuovi dipendenti. Le aziende possono impostare separatamente il livello di autonomia per ciascun flusso di lavoro, scegliendo se l’agente debba consigliare un’azione, attendere l’approvazione oppure agire autonomamente. Le attività degli agenti vengono registrate per poter essere esaminate, mentre le attività che richiedono l’intervento umano possono essere inoltrate agli amministratori aziendali o agli specialisti di Warp. Warp offre inoltre la configurazione di dispositivi e account dei dipendenti, i pagamenti a collaboratori in tutto il mondo e un supporto dedicato per la gestione degli account e dei benefit.

Il tuo percorso, dalla crescita in una cittadina dell’India allo studio dell’informatica e della fisica al MIT e, in seguito, al lavoro sulle infrastrutture di machine learning presso Yelp, è piuttosto insolito. Cosa ti ha spinto, in definitiva, a fondare Warp nel 2023 e perché hai deciso di ripensare, con l’IA, le buste paga e la gestione dei dipendenti?

Prima di Warp, lavoravo in una startup che durante il COVID è passata da circa 10 a 40 persone, assumendo da remoto in diversi stati; così mi sono reso conto di quanto fossero ancora gestiti manualmente gli adempimenti relativi alle buste paga e alla conformità normativa. Più tardi, quando ho assunto per conto mio i miei primi dipendenti, ho perso un’intera giornata cercando di capire come registrarmi presso il New York Department of Labor, con una multa incombente nel caso in cui non rispettassi la scadenza. In mezzo a tutte le altre emergenze dell’azienda, quella giornata mi è rimasta impressa.

I team delle risorse umane si occupano ogni giorno di attività procedurali e ripetitive, che sottraggono tempo a quello che dovrebbero dedicare alle persone. È un ambito ideale per applicare l’IA, ma tutte le principali piattaforme per le risorse umane sono state sviluppate prima dell’avvento degli agenti e non è facile aggiungere questa funzionalità a software datati.

Quando nel 2023 abbiamo sostenuto il colloquio con YC, non avevamo un prodotto finito né ricavi: avevamo solo un problema a cui non riuscivamo a smettere di pensare. Alla chiamata c’erano cinque persone di YC e, per i primi dieci o dodici minuti, si sono concentrate su un’unica domanda: la conformità fiscale delle buste paga poteva davvero rappresentare un punto d’ingresso abbastanza importante per arrivare a tutto il resto? Era un’ipotesi, ma il ragionamento reggeva. Le aziende iniziavano a operare in più stati molto prima di quanto accadesse in passato, perciò la complessità aumentava. Inoltre, le imposte sulle buste paga sono più severe di quelle sulle vendite, che prevedono soglie generose prima che entrino in vigore le regole. Per le buste paga, invece, basta assumere una persona in uno stato per rientrare nell’intero apparato fiscale di quello stato.

Ecco perché la conformità normativa era il punto di partenza più ovvio. Al MIT avevo dedicato anni al machine learning e, quando i modelli linguistici di grandi dimensioni e gli agenti hanno iniziato a diventare realtà, ho capito che presto sarebbe stato possibile automatizzare le attività che nessuno voleva affrontare nell’ambito delle buste paga e della conformità. La prima versione di Warp faceva una sola cosa: permetteva di assumere qualcuno in qualsiasi stato senza dover mai occuparsi delle pratiche governative. Pensavamo che, se fossimo riusciti a gestire correttamente le imposte sulle buste paga, il resto sarebbe stato più facile.

Hai sostenuto che aziende come ADP e Workday si trovano in una condizione di svantaggio strutturale perché i loro sistemi sono stati progettati molto prima dell’IA moderna. Dal punto di vista tecnico, come si presenta un’architettura nativa IA per le risorse umane e cosa può fare Warp che sarebbe difficile ottenere semplicemente aggiungendo agenti IA a una piattaforma legacy?

La maggior parte dei software per le risorse umane è stata progettata perché una persona si sedesse davanti a uno schermo e completasse ogni passaggio con un clic. Perciò, quando queste piattaforme aggiungono l’IA, di solito lo fanno sotto forma di un agente IA che indica all’utente cosa fare dopo, mentre è ancora lui a svolgere il lavoro. Noi abbiamo progettato l’architettura di Warp all’opposto, predisponendo fin dall’inizio l’API, le autorizzazioni e il registro di controllo, in modo che l’agente possa svolgere il lavoro e le persone possano intervenire quando serve.

Immagina di essere il responsabile delle risorse umane di un’azienda con 350 dipendenti e che vengano firmate quattro offerte di lavoro, due in Oregon e due in Colorado, stati in cui l’azienda non ha mai avuto dipendenti. Prima di poter pagare qualcuno, occorre registrarsi presso i dipartimenti delle entrate di entrambi gli stati, aprire conti per l’assicurazione contro la disoccupazione, iscriversi al programma di congedo retribuito di ciascuno stato, calcolare le imposte locali per ogni indirizzo e impostare le trattenute. Un normale assistente IA può dirti quali moduli servono, ma il nostro agente li compila e li invia; se gli hai dato l’autorizzazione ad agire autonomamente, ne vieni informato solo a lavoro concluso.

I nostri agenti dispongono del contesto, delle autorizzazioni e dell’infrastruttura necessari per svolgere più passaggi nei sistemi aziendali, dalla gestione delle buste paga e dei benefit agli adempimenti fiscali, senza che qualcuno debba supervisionare manualmente ogni attività. Aggiungere un agente a una piattaforma legacy può aiutare gli utenti a orientarsi nel software, ma non cambia il modo in cui viene svolto il lavoro sottostante. Gli agenti di Warp cambiano davvero il modo in cui si lavora.

Warp descrive i propri agenti come capaci di gestire in autonomia interi flussi di lavoro, comprese l’apertura di conti fiscali statali, la presentazione delle dichiarazioni, la gestione delle comunicazioni degli enti pubblici e l’amministrazione dei benefit. Come stabilite quali azioni un agente può eseguire autonomamente e quali invece richiedono l’approvazione di una persona?

Warp definisce i limiti esterni, mentre ogni azienda decide quanta autonomia concedere ai propri agenti entro questi limiti. Alcune azioni, come i pagamenti, sono soggette a limiti inderogabili che nessuna impostazione del cliente può rimuovere. All’interno di questi vincoli, le aziende stabiliscono il livello di autonomia per ciascun flusso di lavoro: in un ambito l’agente potrebbe limitarsi a suggerire un’azione, in un altro attendere l’approvazione e in un altro ancora agire autonomamente. La maggior parte dei clienti inizia approvando ogni azione e amplia l’autonomia man mano che acquista fiducia nel lavoro dell’agente. Quando una decisione spetta al cliente, l’agente la sottopone al suo amministratore. Quando un’attività richiede l’intervento di una persona, perché lo impone la legge o perché un ente non lavora con i software, se ne occupa uno specialista di Warp.

La gestione delle paghe e la conformità fiscale non lasciano praticamente spazio ad allucinazioni o risposte probabilistiche. Warp opera in migliaia di giurisdizioni fiscali, soggette a normative in continua evoluzione. Come basate i vostri sistemi di IA su informazioni autorevoli, ne misurate l’affidabilità e gestite le situazioni in cui un agente non è sicuro di quale sia l’azione corretta?

Da tre anni mettiamo alla prova i nostri controlli sulla conformità fiscale delle paghe, l’ambito più rigoroso delle risorse umane. Warp monitora oltre 10.000 giurisdizioni fiscali e l’agente non risponde mai a una domanda fiscale affidandosi alla memoria. Ogni aliquota, modulo e scadenza su cui interviene proviene direttamente dagli enti competenti; inoltre, il nostro team fiscale esamina ogni modifica normativa prima che venga introdotta nel sistema. Siamo sulla buona strada per elaborare oltre 2 miliardi di dollari in paghe quest’anno e, nel frattempo, i nostri clienti hanno evitato sanzioni per oltre 200 milioni di dollari.

Prima di ogni elaborazione delle paghe, l’agente verifica che non ci siano anomalie, come un aumento inatteso dello stipendio di qualcuno o la mancanza di una configurazione fiscale in un nuovo Stato. Se non è sicuro di cosa fare o non ha l’autorizzazione per intervenire, si ferma e affida l’attività all’amministratore, invece di tirare a indovinare.

Le comunicazioni fiscali mostrano come funziona il sistema. Gli agenti ne gestiscono automaticamente l’80%, basandosi sui dati delle paghe dell’azienda e sulle linee guida dell’ente interessato; le altre vengono affidate a uno specialista fiscale di Warp, così tutte le comunicazioni vengono gestite. Nella gestione delle paghe, una risposta sbagliata può costare molto, quindi preferiamo sempre che l’agente passi il compito a una persona anziché tirare a indovinare.

I sistemi HR contengono alcune delle informazioni più sensibili di un’azienda: dagli stipendi e numeri di previdenza sociale ai dati bancari e relativi ai benefit. In che modo l’avvento degli agenti autonomi cambia il modello di sicurezza per questi dati? Ci sono categorie di informazioni sui dipendenti a cui, secondo voi, l’IA non dovrebbe mai poter accedere autonomamente?

Gli agenti cambiano il modo di affrontare la sicurezza perché possono spostarsi nei sistemi aziendali molto più rapidamente di qualsiasi persona; di conseguenza, una lacuna nelle autorizzazioni può essere sfruttata altrettanto in fretta. Il rischio maggiore è che qualcuno usi un agente per accedere a dati che non potrebbe mai consultare autonomamente. Abbiamo progettato il sistema tenendo conto di questo fin dall’inizio: ogni agente Warp eredita esattamente le autorizzazioni della persona per conto della quale opera. Quindi, se un dipendente non può visualizzare i dati retributivi, non può neanche chiedere all’agente di mostrarglieli. I dati dei singoli dipendenti restano all’interno dell’account dell’azienda interessata e non vengono mai condivisi con altri clienti. Warp è conforme allo standard SOC 2 Type II, applica l’autenticazione a più fattori e stipula accordi con i Business Associate per i clienti Enterprise che necessitano della conformità HIPAA.

Quanto a ciò che l’IA non dovrebbe mai gestire autonomamente, per noi il limite riguarda tutto ciò che è difficile da annullare. Il trasferimento di denaro è l’esempio più evidente: i pagamenti sono quindi soggetti a limiti inderogabili che l’agente non può superare, indipendentemente da chi lo richieda. Lo stesso vale per qualsiasi attività per cui la legge impone l’intervento di una persona: in questi casi se ne occupa sempre uno specialista di Warp.

C’è una differenza sostanziale tra un’IA che consiglia un’azione e un’IA che trasferisce effettivamente denaro, presenta una dichiarazione fiscale o modifica i privilegi di accesso di un dipendente. Quali misure di protezione, registri di controllo, meccanismi di ripristino e sistemi di escalation diventano necessari quando gli agenti di IA passano dal fornire consigli alle persone all’esecuzione di processi aziendali con conseguenze rilevanti?

Nel momento in cui un agente inizia ad agire invece di limitarsi a fornire suggerimenti, occorre poter rispondere a queste domande: per conto di chi stava agendo, a quali risorse era autorizzato ad accedere, perché ha preso quella decisione e come annullarla se qualcosa va storto. Ogni azione eseguita tramite Warp riporta queste informazioni, perciò nulla di ciò che fa l’agente avviene senza lasciare traccia.

La maggior parte del lavoro dell’agente avviene tramite routine, ovvero attività che esegue secondo una pianificazione o al verificarsi di un evento, come la firma di un’offerta da parte di una nuova assunzione. Ogni routine mantiene un registro aggiornato con il nome di chi l’ha creata, la data di approvazione e tutti i passaggi eseguiti dall’agente, offrendo ai team HR e ai revisori un tracciato chiaro da seguire.

Il modo in cui annulliamo un’azione dipende dalla sua natura. Le modifiche, come l’aggiornamento degli accessi di una persona o la scelta dei benefit, prevedono una procedura di ripristino e possono quindi essere annullate. Le elaborazioni delle paghe e i pagamenti sono le operazioni più difficili da annullare, perciò sono soggetti ai controlli più rigorosi, compresi limiti inderogabili che l’agente non può modificare. Qualsiasi attività che esuli dalle autorizzazioni dell’agente viene sottoposta direttamente all’amministratore del cliente, che prende la decisione.

Alcune situazioni richiedono ancora l’intervento di una persona, per esempio quando un ufficio tributario statale è disposto a parlare con te solo al telefono. Quando l’agente si trova davanti a uno di questi ostacoli, uno specialista di Warp porta a termine il lavoro, così le attività proseguono invece di restare bloccate nella casella di posta di qualcuno.

Warp ha recentemente raccolto 60 milioni di dollari in un round di serie B, portando i finanziamenti complessivi a 85 milioni di dollari, e intende investire ulteriormente negli agenti IA e nelle proprie infrastrutture fiscali e di conformità. Quali problemi tecnici legati all’automazione agentica delle risorse umane non sono ancora stati risolti e a quali ambiti prevedete di destinare la quota maggiore di questo investimento?

Un agente IA potrebbe rendere una persona più efficiente del 20%, il che è utile, ma l’opportunità più grande è un agente che porti a termine il lavoro. La difficoltà è che le risorse umane non si trovano in un unico sistema. In genere, buste paga, benefit, dispositivi e account IT sono gestiti da sistemi separati; un agente può agire efficacemente solo se riesce a consultarli tutti insieme. Un’altra sfida è la lunga coda di eccezioni: ogni ente statale, compagnia assicurativa e ufficio tributario ha le proprie particolarità, e molti di questi enti non sono mai stati progettati per interagire con il software. È qui che vediamo le maggiori opportunità e a cui destineremo i finanziamenti.

Spesso i nostri clienti hanno una o due persone che gestiscono le risorse umane per centinaia di dipendenti, quindi, man mano che l’azienda cresce, gli agenti devono assumersi maggiori responsabilità. Ci concentriamo sull’integrare tutto in un unico sistema su cui l’agente possa intervenire e sul rendere più semplice per i clienti creare procedure su misura per il modo in cui opera la loro azienda. Stiamo inoltre ampliando il team che assiste i clienti, rafforzando le nostre infrastrutture fiscali e di conformità e ampliando le attività che i nostri agenti possono gestire durante l’intero ciclo di vita dei dipendenti.

Uno dei vantaggi promessi dal software agentico è che le aziende possono operare con team amministrativi molto più ridotti, mentre i professionisti delle risorse umane dedicano più tempo alle attività strategiche e alle persone. Quali ambiti delle risorse umane, secondo lei, saranno in gran parte automatizzati dagli agenti IA nei prossimi anni e quali decisioni resteranno fondamentalmente di competenza umana?

Le attività delle risorse umane che richiedono capacità di giudizio resteranno affidate alle persone: scegliere chi assumere, contribuire a definire la cultura aziendale, sostenere qualcuno in un momento difficile o riconoscere quando un dipendente è pronto per affrontare nuove sfide. Sono queste le ragioni per cui esistono i team delle risorse umane e sono gli aspetti del lavoro per cui la maggior parte dei responsabili HR vorrebbe avere più tempo.

Gli agenti possono farsi carico delle attività amministrative che occupano silenziosamente gran parte della settimana: dalla verifica voce per voce delle buste paga e dai solleciti agli enti tributari alla risposta alle domande su ferie e permessi retribuiti, alla gestione delle iscrizioni ai benefit e alla configurazione o disattivazione di computer portatili e account ogni volta che qualcuno entra o lascia l’azienda. In una grande azienda, queste attività tengono impegnato un intero reparto; in una piccola, spesso finiscono per ricadere sul fondatore a tarda notte, quando tutti gli altri sono già tornati a casa.

L’inserimento dei nuovi assunti è un buon esempio del tempo che si può recuperare. Secondo le nostre stime, le aziende in rapida crescita impiegano in genere dalle 10 alle 20 ore per gestire ogni nuovo assunto durante il primo mese; i nostri clienti ci dicono che ora la stessa attività richiede meno di due ore, lasciando ai team delle risorse umane molto più tempo da dedicare alle persone.

Guardando ai prossimi cinque anni, pensa che i software per le risorse umane continueranno a ruotare attorno a dashboard, moduli e flussi di lavoro con cui i dipendenti interagiscono direttamente, oppure l’interfaccia finirà per scomparire, mentre gli agenti IA gestiranno in background la maggior parte delle operazioni relative ai dipendenti?

Entro il prossimo anno, prevediamo che gli agenti eseguiranno la maggior parte delle operazioni su Warp, andando ben oltre gli adempimenti fiscali. Tra queste rientrano l’inserimento dei nuovi assunti, l’elaborazione delle buste paga e le attività quotidiane delle risorse umane che oggi richiedono ancora di fare clic. Questo cambia ciò di cui le persone hanno bisogno dal software che usano. Invece di accedere per controllare l’avanzamento di una procedura o farla proseguire, i team delle risorse umane riceveranno per lo più comunicazioni da Warp quando qualcosa richiede la loro attenzione, per esempio una decisione che solo loro possono prendere o un rapido aggiornamento che conferma che un nuovo assunto in un altro Stato è stato configurato correttamente ed è pronto a ricevere lo stipendio. Il resto del lavoro si svolgerà silenziosamente in background, proprio come la maggior parte delle persone si aspetta già che le email vengano recapitate o che la propria banca elabori un pagamento, senza dover seguire ogni passaggio.

Quasi ogni settore del software aziendale ha già un nuovo concorrente progettato per l’IA, e la gestione dei dipendenti è uno degli ultimi ambiti in attesa di questa trasformazione. Crediamo di stare costruendo ciò che verrà dopo Workday.

Grazie per la splendida intervista. I lettori che desiderano saperne di più possono visitare Warp.