Intelligenza Artificiale e Automazione: Armi nella Battaglia contro la Frode AP

Di Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

La frode costa alle imprese circa il 5% del fatturato annuo, come ha notato l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in un recente rapporto. I truffatori guardano al reparto Accounts Payable (AP) e vedono segni di dollaro perché di solito ci sono controlli scadenti in atto per prevenire gli attacchi. Poiché questa funzione aziendale elabora i pagamenti, è ampiamente aperta alle azioni di attori malintenzionati.

La frode AP si divide in alcuni modelli tipici, che esamineremo di seguito. La buona notizia è che ci sono passi che le organizzazioni possono intraprendere per ridurre il rischio che si verifichino.

Fornitori che non esistono

La maggior parte delle imprese conduce attività con un gruppo di fornitori. Effettuano acquisti di routine e i pagamenti sono spesso preapprovati senza molta ispezione e scrutinio. Ma le società false possono imitare i fornitori reali e inviare fatture false, e questa fatturazione falsa può essere difficile da rilevare. È anche costosa – può costare 100.000 dollari per ogni caso, secondo AC.

Minacce di questo tipo possono provenire anche dall’interno. È possibile che un dipendente crei fornitori falsi e invii fatture false. Un esempio è una donna dell’Oregon che ha dirottato milioni di dollari dalla sua azienda nel corso di quasi 15 anni.

Bollette per beni che non esistono

In un senso simile, i truffatori possono collaborare con i dipendenti per creare richieste di pagamento per beni/servizi che l’azienda non ha ricevuto e poi tenere per sé il pagamento elaborato. È ciò che è successo con un ex dipendente Honda dell’Ohio, che ha truffato l’azienda di 750.000 dollari.

Addebitare per nulla

A volte, un fornitore aggiunge intenzionalmente nuovi elementi di riga per gonfiare l’importo dovuto. Quando un processo AP è guidato manualmente e subisce un aumento del volume di fatture, questi elementi di riga aggiunti in modo errato possono passare inosservati. E ciò si traduce nel fatto che l’azienda viene addebitata in eccesso.

A volte, vengono elaborati numerosi pagamenti di fornitori in base alla stessa fattura, il che può accadere quando ci sono più di due copie della stessa fattura all’interno del sistema e un membro del team AP (inavvertitamente) avvia il pagamento per tutte le copie. Ciò può accadere per vari motivi, che vanno da un semplice errore a un’intenzione maliziosa. Indipendentemente dalla causa, può avere un impatto negativo sull’azienda.

Combattere la frode con l’automazione

Una tendenza sfortunata è l’emergere rapido di nuovi modi per truffare i reparti AP. Fortunatamente, con i progressi nelle tecnologie alimentate da intelligenza artificiale, è diventato possibile per le aziende sviluppare strategie preventive e mitigare i rischi. L’automazione e l’AI/ML possono affrontare la frode con diverse funzioni chiave. Queste includono:

Automazione del flusso di lavoro di approvazione

L’automazione garantisce la conformità lasciando una traccia digitale delle azioni eseguite in ogni fase. Le approvazioni automatizzate riducono i processi di approvazione manuali che richiedono molto tempo. La formazione e la generazione di consapevolezza possono aiutare a contrastare qualsiasi intento malizioso.

Automazione della revisione delle fatture alimentata da AI

La corrispondenza dei documenti chiave generati nelle fasi di acquisto è necessaria per sviluppare una protezione essenziale contro la frode dei pagamenti. Ciò include la corrispondenza delle informazioni relative alle righe di fattura con i dettagli dell’ordine di acquisto, la revisione delle ricevute per assicurarsi che i beni e i servizi siano stati consegnati e spesso coinvolge la scansione di altre comunicazioni con il fornitore. Ciò può richiedere giorni quando viene fatto manualmente, ma con il dispiegamento dell’automazione alimentata da AI, l’intero ciclo di riconciliazione può verificarsi in pochi minuti.

Monitoraggio e tracciamento dell’intento malizioso dei dipendenti

Gli insider che commettono frode AP tendono a lavorare da soli o in piccoli gruppi dopo aver ottenuto informazioni strategiche sulle operazioni. Utilizzare sistemi tecnologici che possano tracciare e monitorare gli impegni dei dipendenti in tempo reale può contrastare il comportamento e l’intento maliziosi grazie a funzionalità come la rilevazione delle anomalie. La formazione dei dipendenti in questo ambito è anche importante per aumentare la consapevolezza. La creazione di un programma di fedeltà può anche aiutare a tracciare un percorso verso azioni etiche.

Applicare la conformità con soluzioni digitali

Le organizzazioni possono ridurre la frode AP digitalizzando l’intero flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. La digitalizzazione calibra le azioni con i timestamp, che possono essere utilizzati in seguito per condurre audit di sistema. Tali sistemi possono essere progettati per generare report automatizzati – dove le attività dei dipendenti possono essere monitorate e le aree di miglioramento successive possono essere identificate. Inoltre, gli avvisi in tempo reale forniscono agli amministratori informazioni olistiche sulle operazioni del processo.

Creare la funzionalità di corrispondenza dei fornitori

È sempre più importante rilevare le fatture generate da società false nelle fasi iniziali, prima che si verifichino danni. La rilevazione può essere effettuata attraverso la tecnologia di corrispondenza fuzzy, in cui il sistema scansiona più repository, esamina il database dei fornitori esistenti e controlla vari documenti per rilevare i falsi.

Soluzioni moderne a un problema antico

In termini di frode, dove c’è la volontà, c’è la strada. Gli insider e gli outsider intenzionati a rubare denaro alle aziende continueranno a escogitare nuovi modi per farlo. Ma le aziende possono trovare conforto nel sapere che l’AI e l’automazione sono all’altezza del compito di estirpare la frode. L’aggiunta di queste tecnologie al reparto AP aiuterà a scoprire e prevenire la frode. Il team AP può spostarsi verso attività meno monotone e più focalizzate sull’azienda e l’organizzazione risparmierà denaro e problemi.