symplr Meluncurkan AI untuk Mengatur Waktu dan Jadwal guna Memprediksi Kebutuhan Tenaga Kerja Layanan Kesehatan

Kesenjangan tenaga kerja di rumah sakit sering kali menimbulkan biaya paling besar ketika waktu untuk mengatasinya sudah sangat terbatas. Para manajer bergegas mencari tenaga pengganti, perawat menerima permintaan mendadak, dan lembur atau tenaga kerja dengan tarif premium digunakan untuk mengisi kekurangan yang tersisa. symplr berupaya mengambil keputusan tersebut lebih awal melalui peluncuran symplr Time and Scheduling, solusi manajemen tenaga kerja terpadu yang menggabungkan penjadwalan berbasis AI dengan pencatatan waktu kerja.

Produk ini diumumkan pada 26 Oktober dan menyatukan perkiraan kebutuhan tenaga kerja, personel yang tersedia di seluruh sistem kesehatan, serta biaya tenaga kerja dalam satu tampilan. Alur kerja AI baru di dalamnya merekomendasikan penyesuaian jadwal untuk disetujui manajer dengan mempertimbangkan preferensi staf, aturan penjadwalan, perkiraan kebutuhan, dan pola historis.

Peluncuran ini menghubungkan kemampuan penjadwalan prediktif symplr dengan teknologi pencatatan waktu kerja yang dirancang untuk menangani aturan penggajian dan persyaratan kepatuhan yang kompleks di sektor layanan kesehatan. Peluncuran ini juga menjadi landasan bagi strategi operasional tenaga kerja yang lebih luas, mencakup perencanaan, penempatan staf, dan analitik.

Rekomendasi AI Menyasar Hambatan dalam Penyeimbangan Jadwal

Menyusun jadwal hanyalah langkah awal dalam mengatur tenaga kerja rumah sakit. Manajer kemudian harus menyelaraskan preferensi karyawan dengan kebutuhan cakupan, mengatasi kekurangan, dan merespons perubahan keseimbangan. Jadwal yang tampak lengkap di lembar kerja masih dapat membuat suatu unit kekurangan tenaga pada waktu tertentu.

Fitur penyeimbangan jadwal berbasis AI dalam produk baru ini dirancang untuk mengurangi pekerjaan penyesuaian manual tersebut. Alih-alih meminta manajer menyusun setiap perubahan dari awal, fitur ini mengusulkan penyesuaian berdasarkan batasan dan pola penempatan staf yang relevan. Manajer tetap menjadi pihak yang menyetujui perubahan.

Hal ini penting dalam situasi ketika keputusan penempatan staf berdampak pada karyawan sekaligus operasional klinis. Rekomendasi dapat membantu pimpinan membandingkan pilihan lebih awal, sementara tanggung jawab untuk menilai apakah cakupan yang diusulkan sesuai dengan kebutuhan unit tetap berada pada mereka.

“Para pimpinan perawat seharusnya tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyusun jadwal dan bergegas mengisi sif kosong, padahal waktu itu dapat digunakan untuk mendukung tim dan pasien,” kata Ali Morin, Chief Nursing Informatics Officer di symplr.

Perusahaan ini juga menekankan fleksibilitas yang lebih besar bagi perawat. Manfaat yang diharapkan adalah jadwal yang mempertimbangkan preferensi staf sejak awal, disertai lebih sedikit permintaan mendesak dan hambatan administratif dalam mencari sif yang sesuai.

Cara Kerja Penempatan Staf Prediktif di Balik Jadwal

Peluncuran ini dilatarbelakangi oleh teknologi Smart Square yang sudah ada. Dokumentasinya menjelaskan model prediktif yang memadukan pemodelan matematika proprieter dengan pembelajaran mesin. Prediksi diperbarui setiap minggu dan diproses melalui matriks penempatan staf untuk setiap unit atau area layanan guna membandingkan perkiraan kebutuhan pasien dengan ketersediaan staf.

Halaman produk saat ini menjelaskan bahwa perkiraan dapat dibuat hingga 120 hari ke depan. Tujuannya adalah mengungkap kemungkinan kekurangan saat manajer masih memiliki waktu untuk mengatasinya, alih-alih menunggu sampai sif yang belum terisi menjadi masalah operasional mendesak.

Smart Square juga mencakup pengelolaan sif kosong dengan model insentif variabel, visibilitas sumber daya tenaga kerja di seluruh perusahaan, penjadwalan mandiri, serta koneksi ke sistem SDM, penggajian, pencatatan waktu kerja, dan rekam medis elektronik. Kemampuan-kemampuan ini menjelaskan bagaimana perkiraan dapat menjadi dasar tindakan: manajer perlu melihat kekurangan yang diproyeksikan sekaligus pilihan tenaga kerja yang tersedia untuk mengatasinya.

Memprediksi kebutuhan dan menyeimbangkan jadwal merupakan dua tugas yang berkaitan, tetapi berbeda. Perkiraan menghitung cakupan tenaga kerja yang akan dibutuhkan. Penyeimbangan jadwal kemudian mempertimbangkan ketersediaan, preferensi, dan aturan untuk merekomendasikan cara memenuhi kebutuhan tersebut. Pencatatan waktu kerja merekam apa yang akhirnya terjadi.

Menghubungkan Cakupan yang Direncanakan dengan Waktu Kerja Aktual

Integrasi penjadwalan dan pencatatan waktu kerja mengatasi sumber pekerjaan administratif lainnya: kesenjangan antara sif yang direncanakan dan jam kerja yang tercatat untuk penggajian. Jika kedua aktivitas tersebut menggunakan perangkat yang tidak terhubung, manajer harus merekonsiliasi perubahan dan kartu waktu setelah keputusan penempatan staf dibuat.

symplr Time and Scheduling menyatukan kedua fungsi tersebut agar pimpinan perawat dapat mempertimbangkan cakupan dan biaya tenaga kerja dalam alur kerja yang sama. Komponen pencatatan waktu kerjanya dirancang untuk menangani aturan penggajian dan persyaratan kepatuhan di sektor layanan kesehatan, bukan memperlakukan setiap sif sebagai blok jam yang dapat dipertukarkan.

symplr merujuk pada hasil yang sebelumnya dilaporkan dari kemampuan penjadwalan serta pencatatan waktu dan kehadirannya: waktu yang dihabiskan untuk tugas penempatan staf dan kartu waktu berkurang sekitar 50%, dengan potensi membebaskan hingga 75% kapasitas tim penggajian. Angka-angka ini merupakan potensi manfaat yang dilaporkan perusahaan terkait kemampuan gabungan tersebut, bukan hasil evaluasi independen baru atas produk yang diluncurkan hari ini.

Perbedaan ini penting saat menilai peluncuran tersebut. Peluangnya terletak pada pengurangan jumlah langkah manual antara memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, mengisi sif, dan merekonsiliasi jam kerja. Hasil yang dicapai oleh suatu sistem kesehatan akan bergantung pada alur kerja, integrasi yang sudah ada, dan penerapannya.

Proses Manual Tetap Bertahan meski Investasi AI Terus Meningkat

Survei perusahaan tersebut, Survei Compass 2026, membantu menjelaskan kebutuhan pasar. Sebanyak 41 persen responden mengatakan bahwa penjadwalan tenaga kerja dokter dan perawat di organisasi mereka masih sepenuhnya dilakukan secara manual. Sebanyak 35% lainnya menyebut proses tersebut hanya sedikit terotomatisasi, sementara hanya 4% melaporkan bahwa proses itu sepenuhnya terotomatisasi.

Survei yang dilakukan bersama CHIME ini melibatkan 146 responden dari bidang klinis, TI, dan operasional di rumah sakit serta sistem kesehatan di AS. Survei ini dilaksanakan pada 1 Juni hingga 17 Juli 2026. Temuannya menggambarkan kelompok responden tersebut, bukan sensus seluruh rumah sakit.

Penelitian yang sama menemukan bahwa 21% responden mengatakan organisasi mereka telah menerapkan AI tanpa menetapkan metrik untuk mengevaluasinya. Karena itu, pengukuran menjadi prioritas penerapan, sejajar dengan otomatisasi. Untuk penjadwalan, metrik yang relevan mencakup waktu yang dihabiskan untuk mengelola jadwal, giliran kerja yang belum terisi, kerja lembur, kepuasan staf, dan akurasi prakiraan kebutuhan.

Meningkatkan otomatisasi suatu proses hanya bermanfaat jika jadwal yang dihasilkan sesuai bagi orang-orang yang harus memberikan layanan. Melibatkan pimpinan perawat dan staf garis depan dalam penerapan memberi sistem kesehatan cara untuk menguji apakah rekomendasi tersebut mengatasi sumber kendala penjadwalan yang sebenarnya.

Fitur yang Tersedia Saat Ini dan Langkah Berikutnya

Peluncuran saat ini berpusat pada penjadwalan dan pencatatan waktu yang terintegrasi, dengan rekomendasi AI saat menyeimbangkan jadwal. symplr berencana menambahkan kemampuan AI untuk koreksi kartu waktu dan konfigurasi aturan penjadwalan pada 2027. Fungsi-fungsi tersebut masih tercantum dalam peta jalan produk.

Strategi AI perusahaan yang lebih luas untuk layanan kesehatan mencakup kecerdasan prediktif, penjadwalan mandiri cerdas, dan perangkat yang tertanam dalam alur kerja operasional. Perusahaan menyebut ketertelusuran sumber dan data yang dikelola dengan tata kelola yang baik sebagai prioritas platform. Strategi yang lebih luas ini perlu dibedakan dari fungsi spesifik yang tersedia pada Time and Scheduling saat peluncuran.

Chief Product Officer Scott Sbihli mengatakan bahwa rencana symplr melampaui penjadwalan tradisional, dengan menghubungkan perencanaan tenaga kerja, penempatan staf, dan analitik di layanan rawat inap maupun rawat jalan, serta menyediakan kemampuan yang lebih mendalam bagi dokter dan penyedia layanan lainnya.

symplr akan mendemonstrasikan Time and Scheduling di ANCC Magnet Conference di Chicago pada 29 hingga 31 Oktober, di stan 631. Ujian langsungnya adalah apakah pandangan yang lebih terpadu mengenai kebutuhan, staf yang tersedia, dan jam kerja dapat membantu pimpinan perawat mengatasi lebih sedikit masalah di saat-saat terakhir—dan memberi mereka lebih banyak waktu untuk mendukung tim.