AI untuk Kebaikan: Meningkatkan Perjalanan Pendidikan Global

Meskipun telah ada kemajuan selama beberapa dekade, 251 juta pemuda masih belum bersekolah di seluruh dunia. Salah satu penyebab utama adalah underinvestasi dalam pendidikan, terutama di negara-negara berpenghasilan rendah.

Perkembangan teknologi, bagaimanapun, telah membuka kemungkinan baru untuk mendukung pendidikan global. AI secara khusus meningkatkan akses ke pendidikan untuk semua, terutama di daerah-daerah kemiskinan, di mana pendidikan berkontribusi pada pertumbuhan ekonomi lokal.

Chorkor, Ghana, adalah sebuah daerah kemiskinan yang parah yang kekurangan kehadiran nonprofit yang diperlukan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. BASICS International, sebuah organisasi nonprofit yang menyediakan pendidikan, makanan, dan perawatan kesehatan untuk anak-anak di Chorkor dan masyarakat sekitarnya, telah berkontribusi pada inisiatif pendidikan dan telah melihat keberhasilan yang signifikan dengan bantuan teknologi AI.

Kebutuhan: kekuatan AI

BASICS yang bermarkas di Queens, New York, dengan kantor di Chorkor, mengelola lebih dari 1.000 relawan di kedua negara untuk mengakhiri siklus kemiskinan, buta huruf, kelaparan, dan pekerja anak di Afrika. Inisiatif BASICS fokus pada membantu seluruh masyarakat keluar dari kemiskinan, mengalokasikan dana untuk mensubsidi biaya sekolah sehingga anak-anak dapat bersekolah, dan tidak bekerja untuk mendukung rumah tangga.

Seiring BASICS tumbuh sebagai organisasi dan lebih banyak anak-anak mendaftar di sekolah karena pekerjaan mereka, mereka menyadari bahwa mereka memerlukan bantuan untuk memajukan dan menskala proses mereka. Di AWS re:Invent 2023, mereka memiliki kesempatan untuk mempresentasikan pekerjaan mereka, di mana mereka bertemu dengan Vasion.

Setelah konferensi, Vasion menciptakan perangkat lunak yang didorong oleh AI yang memenuhi tantangan, kebutuhan, dan tujuan jangka panjang BASICS. Solusi ini telah berhasil menjembatani kesenjangan digital mereka sambil drastis meningkatkan efisiensi, akhirnya membantu memajukan dan menskala organisasi.

Tantangan: proses yang ketinggalan zaman dan tidak memadai

Sejak didirikan pada tahun 2000, BASICS bergantung pada proses berbasis kertas di dalam organisasi, dan proses manual ini telah menghasilkan kesalahan dan ketidakefisienan. Semuanya, dari pergi ke komunitas, mendaftarkan siswa, dan melacak informasi tentang anak, bergantung pada jam-jam yang dihabiskan untuk mengisi formulir yang sering hilang, akhirnya mempengaruhi kesempatan seorang anak untuk mendapatkan pendidikan yang dibutuhkan untuk kualitas hidup yang lebih baik.

Lagipula, BASICS kekurangan teknologi dasar di kantornya dan daerah sekitar Chorkor, yang menyebabkan tantangan komunikasi yang signifikan. Kantor Chorkor dan kantor pusat sering tidak dapat berkomunikasi tentang masalah-masalah yang sensitif waktu.

BASICS menghasilkan sebagian besar pendapatannya dengan berbagi kisah pribadi dari siswa-siswanya dengan sponsor. Siswa-siswa bertukar surat, foto, laporan, dan prestasi lainnya dengan sponsor mereka. Semua korespondensi awalnya ditulis tangan dan dikirim melalui layanan pos, yang sering menunda respons dan memakan waktu berbulan-bulan.

Proses kertas ini juga membuktikan bahwa organisasi tidak mampu berbagi pembaruan tentang kemajuan seorang anak dan sponsor. Staf menghabiskan banyak waktu untuk menjaga informasi mengalir, dan dalam banyak kasus, membutuhkan rata-rata satu tahun untuk seorang anak dan sponsor untuk berkomunikasi. Akhirnya, komunikasi yang tertunda mempengaruhi donasi dan, seringkali, kurangnya minat dari seorang sponsor. Karena kurangnya komunikasi yang cepat, BASICS harus mengubah struktur, beralih dari donor individu ke pendanaan dari sponsor perusahaan.

Selain komunikasi yang tertunda, pendaftaran siswa adalah sebuah tugas yang memakan waktu. Relawan memasuki komunitas dengan hanya kertas dan klip papan untuk mengumpulkan informasi dari beberapa keluarga. Organisasi juga menghadapi tantangan dengan dokumen fisik yang hilang, yang memerlukan pekerjaan ganda atau menghasilkan kehilangan kesempatan bagi seorang siswa.

Solusi: AI khusus untuk kebutuhan mereka

Langkah pertama dalam mengatasi tantangan BASICS adalah mengidentifikasi kelemahan dan tujuan mereka, yang diikuti dengan menciptakan perangkat lunak khusus untuk kebutuhan mereka. Mengubah proses menjadi tanpa kertas dengan AI untuk meningkatkan kekuatan organisasi dan mengurangi usaha manusia juga diperlukan.

Ketika proses berpindah ke tanpa kertas, beban kerja dan alur kerja perlu dikelola. Mengimplementasikan AWS dalam platform otomatisasi Vasion membantu meningkatkan kemampuan AI dan mengurangi alur kerja untuk staf. Teknologi AWS membantu mengurangi 90% alur kerja dengan menggunakan AI untuk membersihkan dan menangkap ketidakefisienan.

Solusi ini bekerja dengan menyediakan alur kerja seperti sistem cek. Dengan setiap alur kerja, tim BASICS menyelesaikan setiap langkah sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya. Desain ini membantu memastikan semua tugas diarahkan dengan benar untuk sistem dan pengalaman yang lancar – tanpa kertas.

Hasil: operasi yang lancar untuk perjalanan pendidikan yang lancar

Dengan semua dokumen dan proses yang diubah menjadi digital, 10 karyawan BASICS telah menjadi sama produktifnya dengan 30 karyawan.

Staf dan relawan BASICS sekarang dapat pergi ke komunitas dengan tablet untuk mengumpulkan informasi siswa, dan semua data tersedia untuk staf akses di seluruh kantor. Karena AI membantu menyederhanakan proses, pekerja sosial terlatih tidak lagi diperlukan untuk mendaftarkan, memungkinkan lebih banyak staf dan relawan untuk terlibat dan memperluas jangkauan di komunitas dan daerah sekitarnya.

Penghapusan proses berbasis kertas juga telah mengurangi pendaftaran siswa dari minimal lima hari menjadi dua jam atau kurang. Dana yang terkait dengan kegiatan ini telah memungkinkan BASICS untuk mengalokasikan dana ke pengeluaran lain yang lebih berharga seperti makanan.

Yang paling penting, waktu komunikasi antara siswa dan sponsor telah meningkat secara dramatis. Di awal tahun ajaran, sponsor menerima kartu sponsorship digital mereka, yang merangkum siswa dan di mana mereka dapat mengakses semua informasi dari laporan kemajuan, prestasi, foto, dan di mana mereka dapat mengirim dan menerima surat.

Berkat AI, sponsor menerima pembaruan teratur selama semester akademik, memastikan komunikasi yang konsisten tanpa tambahan beban. Apa yang sebelumnya membutuhkan jam-jam untuk seorang anak untuk berbagi pembaruan sekarang dapat dilakukan dalam beberapa detik. Pada saat yang sama, sponsor mendapatkan visibilitas lebih besar tentang kekuatan koneksi mereka dan bagaimana bantuan mereka mengubah kehidupan siswa.

Akhirnya, semuanya lebih aman. Misalnya, file yang berisi informasi siswa yang sensitif, foto, dan surat sekarang disimpan di cloud dan dilindungi dengan kontrol akses dan jejak audit, menggantikan file yang sebelumnya disimpan di lemari arsip dan rentan hilang.

Janji AI: meningkatkan pendidikan untuk kebaikan yang lebih besar

Kekuatan transformasi digital tidak dapat diabaikan ketika Anda menyadari potensinya untuk menginspirasi mimpi dan meningkatkan seluruh komunitas – terutama mereka yang kurang beruntung. AI memainkan peran penting dalam memfasilitasi pengalaman yang lebih inklusif dan mendorong kemajuan, dan ketika aplikasi matang, kita akan terus melihat pendidikan menjadi lebih terjangkau untuk semua orang.

Integrasi AI sebagai bagian dari proyek ini telah memungkinkan Vasion untuk membangunnya ke dalam fondasi solusi otomatisasi mereka. Vasion sekarang dapat menyediakan layanan ini kepada organisasi nonprofit lain yang menghadapi tantangan organisasi dan komunikasi yang serupa dengan mengaktifkan proses seperti formulir, alur kerja, dan pelaporan.

Sebagai contoh bagaimana AI memungkinkan perubahan positif, membuat proses menjadi sangat sederhana sehingga siapa pun pada usia dan tingkat pendidikan apa pun dapat terlibat dan mengakses pengalaman digital akan secara dramatis mengubah cara kita mendekati inklusivitas di seluruh dunia.