आपके सिस्टम बातचीत करने के लिए नहीं बनाए गए थे

जब लोग काम पर एआई के बारे में बात करते हैं, तो जोखिम पर एक भविष्यवाणी करने वाला फिक्सेशन होता है। हॉलुसिनेशन, डेटा लीक, कॉम्प्लायंस गैप, प्रॉम्प्ट इंजेक्शन। एआई के आसपास संवेदनशील जानकारी के साथ क्या गलत हो सकता है, इसके बारे में सब कुछ कैटलॉग करने के लिए पूरे उद्योग बन रहे हैं।

यह बहस बिंदु से चूक जाती है।

वास्तविक परिवर्तन जोखिम या स्वचालन के बारे में नहीं है। यह वास्तव में कैसे काम होता है इसके बारे में है। चैट इंटरफेस उद्यम सॉफ्टवेयर के साथ लोगों की बातचीत का डिफ़ॉल्ट तरीका बन रहे हैं। प्रश्न यह नहीं है कि यह परिवर्तन आ रहा है या नहीं। यह पहले से ही यहाँ है। जो होता है जब उद्यम प्रणालियों को बातचीत करने के लिए नहीं बनाया गया था?

क्लॉडबोट संकट नहीं है, बल्कि यह एक चेतावनी है

क्लॉडबोट पर विचार करें, जो एक चतुर सहायक है जो कंपनियों के अंदर फैल गया था जब तक कि आईटी यहां तक कि इसके अस्तित्व को जानता नहीं था।

एक अर्थ में, यह एक परिचित कहानी है। प्रत्येक उद्यम प्रौद्योगिकी लहर ने अपने स्वयं के शैडो टूल्स का उत्पादन किया है: ड्रॉपबॉक्स से पहले स्वीकृत क्लाउड स्टोरेज, स्लैक से पहले अनुमोदित मैसेजिंग, नोटियन से पहले आधिकारिक ज्ञान आधार। क्लॉडबोट बस इस पैटर्न का नवीनतम संस्करण है। एक सहायक उपकरण जो आधिकारिक प्रणालियों की तुलना में तेजी से एक वास्तविक समस्या का समाधान करता है।

इस बार क्या अलग है यह है कि चैट-आधारित टूल्स कितने चिपचिपे हो जाते हैं। एक बार कर्मचारी बॉट से प्रश्न पूछने की आदत डाल लेते हैं (“इस अनुबंध को सारांशित करें”, “पिछली तिमाही के नंबर ढूंढें”, “इस ग्राहक के लिए एक प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें”), तो यह वापस जाना मुश्किल हो जाता है फ़ोल्डर और डैशबोर्ड के माध्यम से क्लिक करने के लिए।

बात यह नहीं है कि क्लॉडबोट स्वयं। यह है कि कैसे तेजी से चैट सहायक दैनिक कार्य प्रवाह में शामिल हो जाते हैं, शांति से लोगों और उनके मूल प्रणालियों के बीच बैठे हैं। शैडो आईटी गायब नहीं हुआ। यह रूप बदल गया। शैडो ऐप्स के बजाय, हमें अब शैडो इंटरफेस मिले हैं जो उद्यम डेटा तक पहुंच को मध्यस्थ करते हैं।

चैट काम का इंटरफेस बन जाता है

दशकों से, उद्यम सॉफ्टवेयर ने एक स्क्रीन, मेनू और संरचित फॉर्म की दुनिया का अनुमान लगाया। यदि आप किसी प्रणाली से कुछ चाहते थे, तो आप इसके लिए नेविगेट करते थे: सीआरएम खोलें, खाता खोजें, दृश्य फिल्टर करें, डेटा निर्यात करें। काम स्पष्ट, दृश्य चरणों के माध्यम से प्रवाहित हुआ।

चैट इस मॉडल को उलट देता है।

चैट इंटरफेस कॉर्पोरेट जानकारी के साथ बातचीत करने का प्राथमिक तरीका बन रहे हैं। उपयोगकर्ता अब सीआरएम, ईआरपी, एचआर सिस्टम या दस्तावेज़ रिपॉजिटरी “खोलना” नहीं चाहते हैं। वे प्राकृतिक भाषा में प्रश्न पूछना और आदेश देना चाहते हैं। प्रणाली को यह तय करना चाहिए कि क्या करना है।

यह एक यूआई ट्वीक नहीं है। यह एक कार्यप्रवाह रीसेट है जो डेस्कटॉप से मोबाइल में परिवर्तन के समान है। जैसे मोबाइल ने उत्पादों को कैसे डिज़ाइन और शासित किया जाता है, इसे बदल दिया, वैसे ही चैट उद्यम सॉफ्टवेयर का उपयोग क्या मतलब है इसको फिर से आकार दे रहा है।

कई कंपनियों के अंदर, आप पहले से ही यह होते हुए देख सकते हैं। कर्मचारी स्लैक, टीम या अपने एआई सहायक में रहते हैं। सब कुछ उस चैट लेयर के पीछे बैठता है। गुरुत्वाकर्षण का केंद्र अनुप्रयोगों से प्रॉम्प्ट में स्थानांतरित हो गया है।

जब इंटरफेस बदलते हैं, तो प्रणालियां पीछे रह जाती हैं

यह वह जगह है जहां वास्तुकला मेल नहीं खाती है।

अधिकांश विरासत उद्यम प्रणालियों, विशेष रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों, को मानव नेविगेशन की दुनिया के लिए बनाया गया था। वे मानते हैं कि फ़ोल्डर, चेक-इन/चेक-आउट, मैनुअल संस्करण, और पारंपरिक उपयोगकर्ता इंटरफेस के माध्यम से अनुमतियां लागू की जाती हैं। वे अनुपालन और रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए, प्रोग्रामेटिक रूप से एआई एजेंटों द्वारा पूछताछ के लिए नहीं बनाए गए थे।

चैट पारंपरिक अर्थों में “नेविगेट” नहीं करता है। यह फ़ोल्डर के पेड़ के माध्यम से क्लिक नहीं करता है या आपकी आंतरिक टैक्सोनॉमी को नहीं समझता है। यह स्वच्छ एपीआई, समृद्ध मेटाडेटा, सेमांटिक खोज, और विश्वसनीय पुनर्प्राप्ति की अपेक्षा करता है। यह प्रणालियों की अपेक्षा करता है जो सूचीबद्ध, तर्कसंगत, और वास्तविक समय में अन्य उपकरणों से जुड़े हों।

यदि आपका डीएमएस उन क्षमताओं की कमी है, तो आपको आधुनिक एआई सहायकों के साथ चिकनी एकीकरण नहीं मिलती है। आपको ग्लू कोड मिलता है। टीमें बुनियादी इंटरैक्शन को काम करने के लिए जोड़-तोड़ कनेक्टर, कस्टम स्क्रिप्ट और मध्यवर्ती सॉफ़्टवेयर को एक साथ जोड़ना शुरू कर देती हैं। कागज़ पर, प्रणाली “एआई” का समर्थन करती है। अभ्यास में, आपने एक फ्रैंकस्टीन स्टैक बनाया है जो नाजुक, महंगा और बनाए रखने में मुश्किल है।

कर्मचारी नोटिस।

यदि आधिकारिक दस्तावेज़ प्रणाली उनके पसंदीदा चैट इंटरफ़ेस से बात नहीं कर सकती है, तो वे एक टिकट दर्ज नहीं करते हैं। वे इसके चारों ओर काम करते हैं। दस्तावेज़ स्लैक थ्रेड, साझा ड्राइव, व्यक्तिगत क्लाउड खातों या जो भी वातावरण उनके सहायक के साथ एकीकृत करता है, में ड्रिफ्ट करना शुरू कर देते हैं। औपचारिक दस्तावेज़ नियंत्रण बुरे इरादे से नहीं टूटते हैं। वे सुविधा के माध्यम से खराब हो जाते हैं।

यदि एक बॉट से पूछना आपके डीएमएस को नेविगेट करने से तेज़ है, तो आपका डीएमएस हार जाएगा।

क्या आपकी दस्तावेज़ प्रणाली चैट-तैयार है?

यह हमें उन प्रश्नों तक ले जाता है जिन्हें अधिकांश संगठन अभी तक पूछने के लिए तैयार नहीं हैं।

क्या आपकी दस्तावेज़ प्रणाली बातचीत के माध्यम से एक्सेस होने पर अनुमतियां लागू कर सकती है? न केवल एक ब्राउज़र के माध्यम से, बल्कि एक उपयोगकर्ता की ओर से कार्य करने वाले एक एआई एजेंट के माध्यम से?

क्या यह एआई टूल्स को सामग्री को सूचीबद्ध करने, पुनर्प्राप्त करने, सारांशित करने और बिना ब्रिटल वर्कअराउंड के तर्क करने की अनुमति देने के लिए आधुनिक, विश्वसनीय एपीआई का खुलासा करता है?

क्या यह दस्तावेज़ों को संरचित, मशीन-Readable डेटा के रूप में मानता है, जिसमें सुसंगत मेटाडेटा, वंशावली और संबंध हैं, न कि केवल फ़ोल्डर में फ़ाइलें?

और शायद सबसे महत्वपूर्ण बात: क्या यह अपने उत्तरों की व्याख्या कर सकता है? यदि एक एआई सहायक आपके डीएमएस से जानकारी पुनर्प्राप्त करता है, तो क्या आप उन दस्तावेज़ों का पता लगा सकते हैं जिन्होंने उस प्रतिक्रिया को सूचित किया, जिस संस्करण का उपयोग किया गया और क्यों?

कई विरासत प्रणालियों को इस तरह के मशीन मध्यस्थता के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था। वे मानते हैं कि लूप में एक मानव है। यह धारणा टूट रही है।

चैट प्रणालियों को प्रतिस्थापित नहीं करता है। यह उन्हें उजागर करता है

एक सामान्य गलत धारणा यह है कि चैट अंतर्निहित प्रणालियों को अप्रासंगिक बना देगा। विपरीत सच है। चैट उन्हें अधिक महत्वपूर्ण बनाता है।

जब सब कुछ एक चैट इंटरफ़ेस के माध्यम से निकलता है, तो आपके उत्तरों की गुणवत्ता पूरी तरह से नीचे की प्रणालियों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। खराब मेटाडेटा, गंदा संस्करण नियंत्रण, असंगत अनुमतियां, खंडित भंडार। वे गायब नहीं हो जाते हैं। वे बढ़ जाते हैं।

यदि आपके दस्तावेज़ पांच अलग-अलग टूल में बिखरे हुए हैं, तो आपका एआई सहायक उन्हें जादू से एकजुट नहीं करेगा। यदि आपका डीएमएस कमजोर खोज या खराब पहुंच नियंत्रण है, तो चैट उन सीमाओं को वफादारी से प्रतिबिंबित करेगा या उन्हें बायपास करने के लिए प्रोत्साहित करेगा।

चैट उद्यम बुनियादी ढांचे के लिए एक तनाव परीक्षण के रूप में कार्य करता है। यह बताता है कि कौन सी प्रणालियां वास्तव में आधुनिक हैं और कौन सी केवल विरासत आदतों द्वारा समर्थित हैं।

यह एक दस्तावेज़ समस्या है, न कि केवल एक एआई समस्या

यह सब कुछ एक “एआई समस्या” के रूप में फ्रेम करने के लिए प्रलोभन है। लेकिन इसके मूल में, यह एक दस्तावेज़ समस्या है।

दस्तावेज़ हैं जो अधिकांश उद्यमों को वास्तव में चलाते हैं: अनुबंध, नीतियां, डिज़ाइन, कानूनी फाइलिंग, वित्तीय रिकॉर्ड, ग्राहक समझौते। यदि वे दस्तावेज़ प्रणालियों में रहते हैं जो चैट-फर्स्ट दुनिया में प्रोग्रामेटिक रूप से एक्सेस और शासित नहीं की जा सकती हैं, तो एआई नवाचार की कोई मात्रा अंतर को ठीक नहीं करेगी।

कुछ संगठन अपने दस्तावेज़ बुनियादी ढांचे को एक अनुपालन पिछवाड़े के रूप में नहीं, बल्कि अपने एआई स्टैक के एक मूलभूत स्तर के रूप में पुनः सोच रहे हैं। वे पूछ रहे हैं: चैट प्राथमिक इंटरफेस होने पर हमारी डीएमएस को कैसे संरचित किया जाना चाहिए? हमें कौन से मेटाडेटा की आवश्यकता है? हमें कौन से एपीआई एक्सपोज़ करने हैं? हम बड़े पैमाने पर विश्वास और ट्रेसबिलिटी कैसे सुनिश्चित करें?

यह सही बातचीत है।

शैडो आईटी टूल्स के बारे में थी। यह इंटरफेस के बारे में है

एक दशक पहले, शैडो आईटी ने अस्वीकृत ऐप्स का मतलब किया। एक मार्केटिंग टीम मेलचिम्प का उपयोग कर रही थी, इंजीनियर गिटहब का उपयोग कर रहे थे, बिक्री प्रतिनिधि स्प्रेडशीट में पाइपलाइन प्रबंधन कर रहे थे।

आज का शैडो अधिक सूक्ष्म है। यह सिर्फ उन टूल्स के बारे में नहीं है जिनका लोग उपयोग करते हैं। यह है कि वे सब कुछ के साथ कैसे बातचीत करते हैं।

चैट सहायक और चैट इंटरफेस कर्मचारियों के लिए काम पूरा करने का डिफ़ॉल्ट तरीका बन रहे हैं। वे कोर सिस्टम के सामने एक नया नियंत्रण परत के रूप में बैठते हैं, प्राकृतिक भाषा को स्टैक भर में कार्यों में अनुवाद करते हैं।

जो कंपनियां संघर्ष करेंगी वे वे नहीं होंगी जिनके पास एआई सहायक नहीं हैं। वे वे होंगी जिनकी मूल प्रणालियां बातचीत करने के लिए नहीं बनाई गई थीं।

विजेता चैट को एक फीचर के रूप में नहीं बल्कि एक इंटरफेस के रूप में मानेंगे जिसके चारों ओर उद्यम वास्तुकला को डिज़ाइन किया जाना चाहिए। वे अपने दस्तावेज़ बुनियादी ढांचे को आधुनिक बनाएंगे, प्रोग्रामेटिक एक्सेस को अपनाएंगे और संवादात्मक एआई के साथ शासन को काम करेंगे, इसके खिलाफ नहीं। नियंत्रण गायब नहीं होता है। यह विकसित होता है।