आपके सिस्टम बोले जाने के लिए नहीं बनाए गए थे

जब लोग काम पर एआई के बारे में बात करते हैं, तो जोखिम पर एक भविष्यवाणी करने वाला फिक्सेशन होता है। हॉलुसिनेशन, डेटा लीक, अनुपालन अंतराल, प्रॉम्प्ट इंजेक्शन। पूरे कॉटेज उद्योग संवेदनशील जानकारी के पास एक मॉडल को देने के लिए गलत हो सकती है जब सब कुछ कैटलॉगिंग के आसपास बन रहे हैं।

यह बहस बिंदु को याद करती है।

वास्तविक परिवर्तन जोखिम या स्वचालन के बारे में नहीं है। यह वास्तव में कैसे काम होता है के बारे में है। चैट इंटरफेस उद्यम सॉफ्टवेयर के साथ लोगों के बातचीत करने का डिफ़ॉल्ट तरीका बन रहे हैं। प्रश्न यह नहीं है कि क्या यह बदलाव आ रहा है। यह पहले से ही यहाँ है। जो कुछ भी होता है जब उद्यम प्रणालियों को कभी भी बोले जाने के लिए नहीं बनाया गया था?

क्लॉडबोट कैनरी है, संकट नहीं

क्लॉडबोट पर विचार करें, जो चतुर सहायक जो कंपनियों के अंदर फैल गया था जब आईटी यहां तक कि इसका अस्तित्व जानता था।

एक अर्थ में, यह एक परिचित कहानी है। प्रत्येक उद्यम प्रौद्योगिकी के तरंग ने अपने स्वयं के छाया उपकरण उत्पादित किए हैं: ड्रॉपबॉक्स से पहले स्वीकृत क्लाउड स्टोरेज, स्लैक से पहले अनुमोदित संदेश, नोटियन से पहले आधिकारिक ज्ञान आधार। क्लॉडबोट बस इस पैटर्न का नवीनतम संस्करण है। एक सहायक उपकरण जो वास्तविक समस्या को अधिकारिक प्रणालियों की तुलना में तेजी से हल करने के लिए अपनाया गया था।

जो इस बार अलग है वह यह है कि चैट-आधारित उपकरण कितने चिपचिपे हो जाते हैं। एक बार कर्मचारी किसी बॉट से प्रश्न पूछने की आदत डाल लेते हैं (“इस अनुबंध को सारांशित करें”, “मुझे पिछली तिमाही की संख्या खोजें”, “इस ग्राहक को एक प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें”), तो फ़ोल्डर और डैशबोर्ड के माध्यम से क्लिक करने के लिए वापस जाना मुश्किल हो जाता है।

बिंदु क्लॉडबोट खुद नहीं है। यह है कि कैसे तेजी से सहायक चैट दैनिक कार्य प्रवाह में एम्बेडेड हो जाते हैं, शांति से लोगों और उनके मूल प्रणालियों के बीच बैठे हैं। छाया आईटी गायब नहीं हुआ। यह रूप बदल गया। उपकरणों के बजाय, हम अब छाया इंटरफेस को प्राप्त कर रहे हैं जो उद्यम डेटा तक पहुंच को मध्यस्थ करते हैं।

चैट काम का इंटरफेस बन जाता है

दशकों से, उद्यम सॉफ्टवेयर ने एक स्क्रीन, मेनू और संरचित फॉर्म की दुनिया को माना। यदि आप किसी प्रणाली से कुछ चाहते थे, तो आप इसके लिए नेविगेट करते थे: सीआरएम खोलें, खाते के लिए खोजें, दृश्य को फिल्टर करें, डेटा निर्यात करें। काम स्पष्ट, दृश्यमान चरणों के माध्यम से प्रवाहित हुआ।

चैट उस मॉडल को उल्टा कर देता है।

चैट इंटरफेस कॉर्पोरेट जानकारी के साथ बातचीत करने का प्राथमिक तरीका बन रहा है। उपयोगकर्ता अब सीआरएम, ईआरपी, एचआर सिस्टम, या दस्तावेज़ रिपॉजिटरी “खोलना” नहीं चाहते हैं। वे प्राकृतिक भाषा में प्रश्न पूछना और आदेश देना चाहते हैं। प्रणाली को यह तय करना चाहिए कि क्या करना है।

यह एक यूआई ट्वीक नहीं है। यह एक कार्यप्रवाह रीसेट है जो डेस्कटॉप से मोबाइल में बदलाव के समान है। जैसे मोबाइल ने उत्पादों को कैसे डिज़ाइन और शासित किया जाता है, वैसे ही चैट उद्यम सॉफ्टवेयर का उपयोग क्या मतलब है इसे फिर से आकार दे रहा है।

कई कंपनियों के अंदर, आप पहले से ही यह होते हुए देख सकते हैं। कर्मचारी स्लैक, टीम या अपने एआई सहायक में रहते हैं। सब कुछ उस चैट लेयर के पीछे कुछ बन जाता है। गुरुत्वाकर्षण का केंद्र अनुप्रयोगों से प्रॉम्प्ट में स्थानांतरित हो गया है।

जब इंटरफेस बदल जाते हैं, तो सिस्टम पीछे रह जाते हैं

यह वह जगह है जहां वास्तुकला असंगति दिखाई देने लगती है।

अधिकांश विरासत उद्यम प्रणाली, विशेष रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, मानव नेविगेशन की दुनिया के लिए बनाई गई थीं। वे मानते हैं कि फ़ोल्डर, चेक-इन/चेक-आउट, मैनुअल संस्करण, और पारंपरिक उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के माध्यम से अनुमतियां लागू की जाती हैं। वे अनुपालन और रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए अनुकूलित किए गए थे, एआई एजेंटों द्वारा प्रोग्रामेटिक रूप से पूछताछ किए जाने के लिए नहीं।

चैट पारंपरिक अर्थ में “नेविगेट” नहीं करता है। यह फ़ोल्डर के पेड़ के माध्यम से क्लिक नहीं करता है या आपकी आंतरिक टैक्सोनॉमी को समझता है। यह स्वच्छ एपीआई, समृद्ध मेटाडेटा, सेमेंटिक खोज, और विश्वसनीय पुनर्प्राप्ति की अपेक्षा करता है। यह अपेक्षा करता है कि प्रणालियों को सूचीबद्ध किया जा सकता है, उन पर तर्क किया जा सकता है, और अन्य उपकरणों से वास्तविक समय में जुड़ा हुआ है।

यदि आपका डीएमएस उन क्षमताओं की कमी है, तो आपको आधुनिक एआई सहायकों के साथ चिकनी एकीकरण नहीं मिलता है। आपको ग्लू कोड मिलता है। टीमें बुनियादी बातचीत को काम करने के लिए जोड़तोड़ कनेक्टर, कस्टम स्क्रिप्ट और मिडलवेयर को एक साथ जोड़ना शुरू कर देती हैं। कागज़ पर, प्रणाली “एआई” का समर्थन करती है। व्यवहार में, आपने एक फ्रैंकस्टीन स्टैक बनाया है जो नाजुक, महंगा और बनाए रखने में मुश्किल है।

कर्मचारी नोटिस करते हैं।

यदि आधिकारिक दस्तावेज़ प्रणाली उनके पसंदीदा चैट इंटरफ़ेस से बात नहीं कर सकती है, तो वे एक टिकट दर्ज नहीं करते हैं। वे इसके चारों ओर काम करते हैं। दस्तावेज़ स्लैक थ्रेड, साझा ड्राइव, व्यक्तिगत क्लाउड खातों या किसी भी वातावरण में ड्रिफ्ट करना शुरू कर देते हैं जो उनके सहायक के साथ एकीकृत होता है। औपचारिक दस्तावेज़ नियंत्रण बुरे इरादे से नहीं टूटते हैं। वे सुविधा के माध्यम से क्षय करते हैं।

यदि किसी बॉट से पूछना आपके डीएमएस को नेविगेट करने से तेज़ है, तो आपका डीएमएस हार जाएगा।

क्या आपकी दस्तावेज़ प्रणाली चैट-तैयार है?

यह हमें उन प्रश्नों पर ले जाता है जिनसे अधिकांश संगठन अभी तक सहज नहीं हैं।

क्या आपकी दस्तावेज़ प्रणाली बातचीत के माध्यम से एक्सेस होने पर अनुमतियां लागू कर सकती है? न केवल एक ब्राउज़र के माध्यम से, बल्कि एक उपयोगकर्ता की ओर से कार्य करने वाले एक एआई एजेंट के माध्यम से?

क्या यह आधुनिक, विश्वसनीय एपीआई को उजागर करता है जो एआई टूल्स को सामग्री को सूचीबद्ध करने, पुनर्प्राप्त करने, सारांशित करने और बिना किसी भी काम के बिना सामग्री पर तर्क करने की अनुमति देता है?

क्या यह दस्तावेज़ों को संरचित, मशीन-Readable डेटा के रूप में मानता है, जिसमें संगत मेटाडेटा, वंशावली और संबंध हैं, न कि केवल फ़ोल्डर में फ़ाइलें?

और शायद सबसे महत्वपूर्ण बात: क्या यह अपने उत्तरों की व्याख्या कर सकता है? यदि एक एआई सहायक आपके डीएमएस से जानकारी पुनर्प्राप्त करता है, तो क्या आप उन दस्तावेज़ों का पता लगा सकते हैं जिन्होंने उस प्रतिक्रिया को सूचित किया, जिस संस्करण का उपयोग किया गया था, और क्यों?

कई विरासत प्रणालियों को इस तरह के मशीन मध्यस्थता के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था। वे मानते हैं कि लूप में एक मानव है जो क्लिक कर रहा है, पढ़ रहा है और व्याख्या कर रहा है। यह धारणा टूट रही है।

चैट सिस्टम को प्रतिस्थापित नहीं करता है। यह उन्हें उजागर करता है।

एक सामान्य गलत धारणा यह है कि चैट अंतर्निहित प्रणालियों को अप्रासंगिक बना देगा। इसका विपरीत सच है। चैट उन्हें और भी महत्वपूर्ण बनाता है।

जब सब कुछ एक चैट इंटरफ़ेस के माध्यम से निकलता है, तो आपके उत्तरों की गुणवत्ता पूरी तरह से नीचे की प्रणालियों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। खराब मेटाडेटा, गंदा संस्करण नियंत्रण, असंगत अनुमतियां, खंडित भंडार। वे गायब नहीं होते हैं। वे बढ़ जाते हैं।

यदि आपके दस्तावेज़ पांच अलग-अलग उपकरणों में बिखरे हुए हैं, तो आपका एआई सहायक उन्हें जादू से एकजुट नहीं करेगा। यदि आपका डीएमएस कमजोर खोज या खराब पहुंच नियंत्रण है, तो चैट उन सीमाओं को वफादारी से प्रतिबिंबित करेगा। या बदतर, लोगों को उन्हें बायपास करने के लिए प्रोत्साहित करेगा।

चैट उद्यम बुनियादी ढांचे के लिए एक तनाव परीक्षण के रूप में कार्य करता है। यह बताता है कि कौन से सिस्टम वास्तव में आधुनिक हैं और कौन से केवल विरासत आदतों द्वारा समर्थित हैं।

यह एक दस्तावेज़ समस्या है, एआई समस्या नहीं

यह इसे एक “एआई समस्या” के रूप में फ्रेम करने के लिए प्रलोभन दे सकता है। लेकिन इसके मूल में, यह एक दस्तावेज़ समस्या है।

दस्तावेज़ हैं जो अधिकांश उद्यम वास्तव में चलाते हैं: अनुबंध, नीतियां, डिज़ाइन, कानूनी फाइलिंग, वित्तीय रिकॉर्ड, ग्राहक समझौते। यदि वे दस्तावेज़ प्रणालियों में रहते हैं जो चैट-फर्स्ट दुनिया में प्रोग्रामेटिक रूप से एक्सेस और शासित नहीं की जा सकती हैं, तो एआई नवाचार की कोई मात्रा उस अंतर को ठीक नहीं करेगी।

कुछ संगठन अपने एआई स्टैक के एक मूलभूत परत के रूप में दस्तावेज़ बुनियादी ढांचे को फिर से सोचना शुरू कर रहे हैं। वे पूछ रहे हैं: चैट प्राथमिक इंटरफेस होने पर हमारी डीएमएस को कैसे संरचित किया जाना चाहिए? हमें कौन से मेटाडेटा की आवश्यकता है? हमें कौन से एपीआई उजागर करने हैं? हम बड़े पैमाने पर विश्वास और ट्रेसबिलिटी कैसे सुनिश्चित करें?

यह सही बातचीत है।

छाया आईटी उपकरण के बारे में थी। यह इंटरफेस के बारे में है

एक दशक पहले, छाया आईटी ने अस्वीकृत ऐप्स का मतलब किया। एक मार्केटिंग टीम मेलचिम्प का उपयोग कर रही थी, इंजीनियर गिटहब का उपयोग कर रहे थे, बिक्री प्रतिनिधि स्प्रेडशीट में पाइपलाइनों का प्रबंधन कर रहे थे।

आज का छाया अधिक सूक्ष्म है। यह नहीं है कि लोग कौन से उपकरण का उपयोग करते हैं। यह है कि वे सब कुछ कैसे इंटरैक्ट करते हैं।

चैट एजेंट और चैट इंटरफेस कर्मचारियों के लिए काम पूरा करने का डिफ़ॉल्ट तरीका बन रहे हैं। वे कोर प्रणालियों के सामने एक नई नियंत्रण परत के रूप में बैठते हैं, प्राकृतिक भाषा को स्टैक भर में क्रियाओं में अनुवाद करते हैं।

जो कंपनियां संघर्ष करेंगी वे वे नहीं होंगी जिनके पास एआई सहायक नहीं हैं। वे वे होंगे जिनकी मूल प्रणालियों को बोले जाने के लिए नहीं बनाया गया था।

विजेता चैट को एक फीचर के रूप में नहीं मानते हैं जिसे बोल्ट करना है, लेकिन इंटरफेस के रूप में जिसके चारों ओर उद्यम वास्तुकला को डिज़ाइन किया जाना चाहिए। वे अपने दस्तावेज़ बुनियादी ढांचे को आधुनिक बनाएंगे, प्रोग्रामेटिक एक्सेस को अपनाएंगे और चैट के साथ, न कि इसके खिलाफ, शासन को काम करेंगे।

नियंत्रण गायब नहीं होता है। यह विकसित होता है।