टीमवर्क का भविष्य: कैसे एआई-ड्रिवन टूल्स सहयोग को फिर से परिभाषित कर रहे हैं

जब 2013 में फिल्म हेर रिलीज़ हुई, तो एआई-पावर्ड असिस्टेंट के साथ एक मानव का संबंध बनाने का विचार कल्पना करना मुश्किल था, और यह थोड़ा दुर्योगी भी था। 11 साल बाद, एआई टूल्स रोमांटिक साथियों की जगह नहीं ले रहे हैं (अभी तक), लेकिन वे कार्यस्थल में महत्वपूर्ण भूमिका निभा रहे हैं। वास्तव में, शोधकर्ता एआई के प्रति अपने दृष्टिकोण को बदल रहे हैं, एक उपकरण से एक सहयोगी टीम के सदस्य की ओर। शोध में पाया गया है, हालांकि, कि एक एआई टीम के सदस्य को जोड़ने से समन्वय, संचार और विश्वास कम हो सकता है। इन चुनौतियों के बावजूद, कई संगठन अपने संचालन में एआई को शामिल करने के तरीके ढूंढ रहे हैं जो टीम के सहयोग को नुकसान नहीं पहुंचाते हैं। प्रशिक्षण और एआई का उपयोग करने के तरीके को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है।

जोटफ़ॉर्म में, हमने अपने व्यवसाय के हर कार्य में एआई को एकीकृत किया है। इससे हमारी टीम की गतिविधियों में परिवर्तन आया है, जिससे संचार में सुधार हुआ है और महत्वपूर्ण कार्यों पर उत्पादकता बढ़ी है। आइए एक नज़दीकी देखें कि यह कैसे हुआ।

धैर्य की आवश्यकता के बिना परियोजना प्रबंधन

कुछ लोग कहते हैं कि धैर्य एक गुण है, लेकिन टीम परियोजना प्रबंधन के संदर्भ में, धैर्य अधिक मूल्य नहीं रखता। बोतलनेक गति को नष्ट कर देते हैं और प्रेरणा को कम कर देते हैं। कुछ भी नहीं है जो इतना बुरा हो कि आप प्रेरित और ऊर्जावान महसूस कर रहे हों, लेकिन एक टीम सदस्य की प्रतिक्रिया की उत्सुकता से इंतजार कर रहे हैं। इसके अलावा, कीमती समय बर्बाद हो जाता है।

एआई-पावर्ड टास्क प्रबंधन टूल्स टीम परियोजना की गतिविधियों को बदल सकते हैं जो प्रगति को रोकने वाली कई निर्भरताओं को समाप्त करके। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो एक एआई-ड्रिवन परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग करके आप एक कर्मचारी के कार्य प्रवाह में अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकते हैं बिना उनसे पूछे। एआई टूल समय बचाने और सामूहिक उत्पादकता बढ़ाने के तरीके खोज सकते हैं।

एक कार्य प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म जैसे आसाना पर विचार करें: इसकी एआई सुविधाएं परियोजना में अगले चरणों का सुझाव दे सकती हैं, संभावित बोतलनेक को झंडा दिखा सकती हैं, और एक टीम के कार्यभार और उत्पादकता में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकती हैं। यह एक अतिरिक्त टीम सदस्य की तरह है जो लॉजिस्टिक्स का विश्लेषण और सुधार करने के लिए समर्पित है, ताकि मानव टीम के सदस्य अधिक अर्थपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

अनुसंधान और सूचना साझा करने को सुव्यवस्थित करना

एक वकील मित्र ने मुझे बताया कि कानूनी अनुसंधान पाठ्यक्रम के बारे में जो उन्होंने कानून के दौरान पूरा किया था। उन दिनों में, कानूनी अनुसंधान विशेषज्ञ खोज इंजन पर बहुत अधिक निर्भर था, और आश्चर्य की बात नहीं है, यह एक पूरे सेमेस्टर ले लिया उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग करने की कला को सीखने के लिए।

आज, एआई-पावर्ड टूल्स जैसे कि चैटजीपीटी ऑनलाइन अनुसंधान के तरीके को बदल रहे हैं। इसकी अनुसंधान और सूचना साझा करने की क्षमता को देखते हुए, यह समझ में आता है कि चैटजीपीटी तेजी से टीमों के लिए सामान्य खोज इंजन की जगह ले रहा है।

चैटजीपीटी के साथ, आप प्राकृतिक भाषा का उपयोग करके अपने अनुसंधान प्रश्नों को परिष्कृत कर सकते हैं और आवश्यक परिणामों तक तेजी से पहुंच सकते हैं। चैटजीपीटी लंबे अनुसंधान लेखों, रिपोर्टों और डेटा सेटों को लगभग तुरंत सारांशित कर सकता है। कभी-कभी, इन दस्तावेजों को आपका पूरा ध्यान देने की आवश्यकता होगी। लेकिन जब आपको केवल मुख्य बिंदु चाहिए, तो आप समझने के कार्य को चैटजीपीटी को सौंप सकते हैं और अंतर्दृष्टि को अपने साथियों के साथ साझा कर सकते हैं।

मान लें कि आप एक समाधान की तलाश में हैं और नहीं जानते कि कहां से शुरू करें। चैटजीपीटी विचार-विमर्श प्रक्रिया में एक उपयोगी उपकरण हो सकता है, जो आपके और आपके टीम के सदस्यों के लिए विचार और वैकल्पिक दृष्टिकोण प्रदान कर सकता है। अब आपको खाली पृष्ठ पर प्रेरणा की प्रतीक्षा नहीं करनी होगी। उदाहरण के लिए, हमारी एक टीम ने कार्यस्थल में जेन जेड के बारे में सामग्री बनाई और अग्रणी रुझानों का एक त्वरित अवलोकन चाहिए। चैटजीपीटी ने इसे शुरू करने में मदद की, जिससे हमारी टीम के सदस्यों को सर्वोत्तम सामग्री रणनीति चुनने और विकसित करने के लिए अधिक ऊर्जा मिली।

जब आप एआई टूल्स का उपयोग करके विचारों और अनुसंधान को उत्पन्न करते हैं, तो आप रचनात्मक सोच और अन्य टीम के सदस्यों के विविध दृष्टिकोण पर विचार करने के लिए अधिक समय बनाते हैं। एआई के युग में, यह काम सफल कर्मचारियों और संगठनों को परिभाषित करता है।

बैठकों को महत्वपूर्ण बनाना

बैठकें समय की बर्बादी हो सकती हैं। एक हाल के सर्वेक्षण में 5,000 ज्ञान कार्यकर्ताओं को चार महाद्वीपों में शामिल किया गया, 78% उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्हें इतनी सारी बैठकों में भाग लेने की अपेक्षा की जाती है कि उन्हें अपना काम करना मुश्किल हो जाता है। बैठकें थका देने वाली भी हो सकती हैं। उसी सर्वेक्षण में, 76% ने कहा कि वे उन दिनों में थके हुए महसूस करते हैं जब उनकी कई बैठकें होती हैं।

मैं बैठकों को कम से कम रखने और अनावश्यक स्थिति अद्यतन को समाप्त करने का समर्थक हूं। मैं चाहता हूं कि कर्मचारियों के पास अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए बड़े समय के हिस्से हों। उन्हें “फ्लो” मोड में प्रवेश करने के लिए पर्याप्त समय की आवश्यकता है। लेकिन जब यह आवश्यक बैठकों की बात आती है, तो मैं चाहता हूं कि हर कोई अपना पूरा ध्यान दे सके। यहीं पर एआई-पावर्ड ऑटोमेशन टूल्स काम आते हैं, जो बैठक नोट्स सुनने और लिखने के लिए आते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि कुछ भी खो न जाए। हमारी टीमें अपने वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म में सीधे एक एआई भाषण मान्यता ऐप एकीकृत करती हैं। बैठक के नोट्स स्वचालित रूप से एक गूगल डॉक्यूमेंट में पाठ के रूप में सहेजे जाते हैं। यदि बाद में किसी भागीदार को बैठक में चर्चा की गई किसी बात को याद करने की आवश्यकता होती है, तो यह केवल एक गूगल ड्राइव खोज दूर है।

यह सरल एआई टूल हमें बैठक की वास्तविक सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है, नोट्स लेने के कठिन कार्य के बजाय। जब हम पूरी तरह से उपस्थित होते हैं, तो हम समृद्ध बातचीत, बेहतर विचार और बेहतर समाधान पाते हैं – एक उदाहरण कि एआई सहयोग और नवाचार को कैसे बढ़ावा देता है।

कार्यक्रम का समन्वय

एआई की एक सुंदरता इसकी अपनी संचार और शांति को स्वचालित करने की क्षमता है। अनुसूची निर्धारण एक और क्षेत्र है जहां समय और ऊर्जा अक्सर अनावश्यक रूप से खो जाते हैं। एआई अनुसूची टूल्स के साथ, आप अनेक कैलेंडर को समन्वयित करने के लिए तेज़-तेज़ प्रयासों को छोड़ सकते हैं, जिसे कम-मूल्य वाला संचार कहा जाता है, और कभी भी अपने कैलेंडर में एक घटना को पेंसिल करना भूलने के बारे में चिंता नहीं करें। अल्पकालिक स्मृति एक समय में औसतन सात टुकड़ों की जानकारी संग्रहीत करती है। क्यों न उस कीमती स्थान को एक बैठक के समय और तारीख पर बर्बाद किया जाए जब एक एआई टूल इसका ध्यान रख सकता है?

एआई-पावर्ड टूल्स जैसे क्लारा प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण का उपयोग करके बैठकों का आयोजन करते हैं और भागीदारों के साथ समय पर बातचीत करते हैं। आप इसे अपने ईमेल और कैलेंडर में एकीकृत कर सकते हैं और सूचनाएं और अनुवर्ती कार्रवाई सेट कर सकते हैं। क्लारा आपके ईमेल वार्ता में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है ताकि आप अपने कार्यक्रम का प्रबंधन अधिक प्रभावी ढंग से कर सकें।

क्लारा और इसी तरह के एआई अनुसूची टूल्स के साथ, आपके संगठन में हर कोई, नए भर्ती से लेकर सी-सूट तक, एक व्यक्तिगत सहायक हो सकता है, जो उन्हें अधिक महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त कर देता है। इस意义 में, एआई के लिए गिरना मुश्किल नहीं है। आप कह सकते हैं कि हेर उतना दूर की बात नहीं है।