टीमवर्क का भविष्य: कैसे एआई-ड्रिवन टूल्स सहयोग को फिर से परिभाषित कर रहे हैं

जब 2013 में फिल्म हेर रिलीज़ हुई, तो एक मानव का एक एआई-पावर्ड सहायक के साथ संबंध बनाना कल्पना करना मुश्किल था, और यह थोड़ा दुर्योगी भी था। 11 साल बाद, एआई टूल्स रोमांटिक साथियों की जगह नहीं ले रहे हैं (अभी तक), लेकिन वे कार्यस्थल में बढ़ती महत्वपूर्ण भूमिका निभा रहे हैं। वास्तव में, शोधकर्ता एआई की अपनी धारणा को बदल रहे हैं, एक टूल से एक सहयोगी टीम के सदस्य तक। शोध में पाया गया है, हालांकि, कि एक एआई टीम के सदस्य को जोड़ने से समन्वय, संचार और विश्वास कम हो सकता है। इन चुनौतियों के बावजूद, कई संगठन एआई को अपने संचालन में शामिल करने के तरीके खोज रहे हैं जो टीम सहयोग को नुकसान नहीं पहुंचाते हैं। एआई का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण और परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। जोटफ़ॉर्म में, हमने एआई को प्रत्येक व्यवसायिक कार्य में एकीकृत किया है। यह हमारी टीम की गतिविधियों को बदल दिया है, संचार में सुधार किया है और उन कार्यों पर उत्पादकता बढ़ा दी है जो महत्वपूर्ण हैं। यहाँ एक नज़दीकी नज़र है।

धैर्य की आवश्यकता के बिना परियोजना प्रबंधन

कुछ लोग कहते हैं कि धैर्य एक गुण है, लेकिन टीम परियोजना प्रबंधन के संदर्भ में, धैर्य अतिरंजित है। रुकावटें गति को नष्ट कर देती हैं और प्रेरणा को कम कर देती हैं। कुछ भी नहीं है जो प्रेरित और ऊर्जावान महसूस करने से बदतर हो, केवल एक टीम सदस्य की प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने के लिए। यह तो छोड़ दें, कीमती समय बर्बाद हो जाता है।

एआई-पावर्ड टास्क मैनेजमेंट टूल्स टीम परियोजना गतिविधियों को बदल सकते हैं जो प्रगति को रोकने के लिए जाने जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो एक एआई-ड्रिवन परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग करके आप एक कर्मचारी के कार्य प्रवाह में अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकते हैं بدون उनसे पूछे। एआई टूल समय बचाने और सामूहिक उत्पादकता बढ़ाने के तरीके खोज सकते हैं।

एक वर्क मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म जैसे आसाना पर विचार करें: इसकी एआई सुविधाएँ परियोजना में अगले चरणों का सुझाव दे सकती हैं, संभावित रुकावटों को झंडा दिखा सकती हैं, और एक टीम के कार्यभार और उत्पादकता में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकती हैं। यह एक अतिरिक्त टीम सदस्य की तरह है जो लॉजिस्टिक्स का विश्लेषण और सुधार करने के लिए समर्पित है, ताकि मानव टीम के सदस्य अधिक अर्थपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

अनुसंधान और सूचना साझा करने को सुव्यवस्थित करना

एक वकील मित्र ने मुझे बताया कि कानूनी अनुसंधान पाठ्यक्रम के बारे में जो उन्होंने कानून स्कूल के दौरान पूरा किया था। उन दिनों में, कानूनी अनुसंधान विशेषज्ञ खोज इंजन पर बहुत अधिक निर्भर था, और आश्चर्य की बात नहीं है, यह लगभग एक पूरा सेमेस्टर ले लिया उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग करने की कला में महारत हासिल करने के लिए।

आज, एआई-पावर्ड टूल्स जैसे कि चैटजीपीटी ऑनलाइन अनुसंधान के तरीके को बदल रहे हैं। इसकी अनुसंधान और सूचना साझा करने को सुव्यवस्थित करने की क्षमता को देखते हुए, यह समझ में आता है कि चैटजीपीटी तेज़-तर्रार टीमों के लिए सामान्य खोज इंजनों की जगह ले रहा है।

चैटजीपीटी के साथ, आप प्राकृतिक भाषा का उपयोग करके अपने अनुसंधान प्रश्नों को परिष्कृत कर सकते हैं और आवश्यक परिणामों तक तेजी से पहुंच सकते हैं। चैटजीपीटी लंबे अनुसंधान लेखों, रिपोर्टों और डेटा सेटों को लगभग तुरंत सारांशित कर सकता है। कभी-कभी, इन दस्तावेजों को आपका पूरा ध्यान देने की आवश्यकता होगी। लेकिन जब आपको केवल मुख्य बिंदु चाहिए, तो आप समझने के कार्य को चैटजीपीटी को सौंप सकते हैं और अपने साथियों के साथ अंतर्दृष्टि साझा कर सकते हैं।

मान लें कि आप एक समाधान की तलाश में हैं और नहीं जानते कि कहां से शुरू करें। चैटजीपीटी विचारों और आपके और आपकी टीम के सदस्यों के लिए विकल्पिक दृष्टिकोण उत्पन्न करने में एक उपयोगी उपकरण हो सकता है। अब आपको प्रेरणा की प्रतीक्षा करने के लिए एक खाली पृष्ठ को देखने की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, हमारी एक टीम कार्यस्थल में जेन जेड पर सामग्री बना रही थी और उन्हें अग्रणी रुझानों का एक त्वरित अवलोकन चाहिए था। चैटजीपीटी ने गेंद को रोल करने में मदद की, जिससे हमारी टीम के सदस्यों को अधिक ऊर्जा मिली ताकि वे सर्वोत्तम सामग्री रणनीति चुनने और विकसित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

जब आप एआई टूल्स का उपयोग विचारों को उत्पन्न करने और अनुसंधान करने के लिए करते हैं, तो आप रचनात्मक सोच और अन्य टीम के सदस्यों की विविध दृष्टिकोण पर विचार करने के लिए अधिक समय बनाते हैं। एआई के युग में, यह काम सफल कर्मचारियों और संगठनों को परिभाषित करता है।

बैठकों को गिनती करना

बैठकें समय की बर्बादी हो सकती हैं। एक हाल के सर्वेक्षण में 5,000 ज्ञान कर्मचारियों ने चार महाद्वीपों में भाग लिया, 78% उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्हें इतनी सारी बैठकों में भाग लेने की अपेक्षा की जाती है कि उन्हें अपना काम करना मुश्किल हो जाता है। बैठकें थका देने वाली भी हो सकती हैं। उसी सर्वेक्षण में, 76% ने कहा कि उन्हें बहुत सारी बैठकों वाले दिनों में थकान महसूस होती है।

मैं बैठकों को कम से कम रखने और अनावश्यक स्थिति अपडेट को खत्म करने का समर्थक हूं। मैं चाहता हूं कि कर्मचारियों के पास अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए बड़े समय के खंड हों। उन्हें “फ्लो” मोड में प्रवेश करने के लिए पर्याप्त समय की आवश्यकता है। लेकिन जब यह आवश्यक बैठकों की बात आती है, तो मैं चाहता हूं कि हर कोई अपना पूरा ध्यान दे सके। यहीं पर एआई-पावर्ड ऑटोमेशन टूल्स काम आते हैं, जो बैठक नोट्स सुनने और लिखने के लिए आते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि कुछ भी भूल न जाए। हमारी टीमें सीधे हमारे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म में एक एआई स्पीच रिकग्निशन ऐप एकीकृत करती हैं। बैठक नोट्स एक गूगल डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के रूप में स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं। यदि बाद में किसी भी भाग लेने वाले को बैठक में चर्चा की गई किसी चीज़ को याद करने की आवश्यकता होती है, तो यह केवल एक गूगल ड्राइव खोज दूर है।

यह सरल एआई टूल हमें बैठक की वास्तविक सामग्री पर अपना ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है, नोट्स लेने के थकाऊ कार्य के बजाय। जब हम पूरी तरह से उपस्थित होते हैं, तो हमारे पास समृद्ध बातचीत, बेहतर विचार और बेहतर समाधान होते हैं – यह एक उदाहरण है कि एआई कैसे सहयोग और नवाचार को बढ़ावा देता है।

कार्यक्रम का समन्वय

एआई की एक सुंदरता यह है कि यह आपके संचार – और आपके शांति को स्वचालित कर सकती है। अनुसूची यह एक और क्षेत्र है जहां समय और ऊर्जा अनावश्यक रूप से खो जाती है। एआई अनुसूची टूल्स के साथ, आप कई कैलेंडर को समन्वय करने की थकाऊ आगे-पीछे को छोड़ सकते हैं, जिसे कम-मूल्य वाले संचार कहा जाता है, और कभी भी अपने कैलेंडर में एक घटना को दर्ज करना भूलने के बारे में चिंतित न हों। अल्पकालिक स्मृति किसी भी समय सात टुकड़ों की जानकारी संग्रहीत करती है। जब एक एआई टूल इसे आपके लिए संभाल सकता है, तो क्यों न एक बैठक का समय और तारीख इस मूल्यवान स्थान पर बर्बाद करें?

एआई-पावर्ड टूल्स जैसे क्लारा प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण का उपयोग बैठकों का आयोजन करने और भाग लेने वालों के साथ समय पर बातचीत करने के लिए करते हैं। आप इसे अपने ईमेल और कैलेंडर में एकीकृत कर सकते हैं और सूचनाएं और अनुवर्ती कार्रवाई सेट कर सकते हैं। क्लारा आपके ईमेल वार्ता में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है ताकि आप अपने कार्यक्रम का अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधन कर सकें।

क्लारा और इसी तरह के एआई अनुसूची टूल्स के साथ, आपके संगठन में हर कोई, नए भर्ती से लेकर सी-सूट तक, एक व्यक्तिगत सहायक हो सकता है, जो उन्हें अधिक महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र कर सकता है। इस अर्थ में, यह एआई के लिए गिरना मुश्किल नहीं है। आप कह सकते हैं कि हेर वास्तव में इतना दूर नहीं है।