12 सप्ताह का एआई परिवर्तन: एजेंट हर कार्यप्रवाह में शामिल होने पर क्या बदलता है

जब व्यवसाय को एआई के साथ निर्बाध रूप से परिवर्तित करने की बात आती है, तो अधिकांश कार्यकारी तकनीकों के बारे में सोचते हैं – प्रौद्योगिकियों का एक सूट, नए सब्सक्रिप्शन, और कर्मचारियों के लिए कॉर्पोरेट प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों का आयोजन। लेकिन हम एक ऐसी दुनिया में रहते हैं जहां एक व्यक्ति को अपने सामान्य तरीके से काम करने के लिए राजी करना पर्याप्त चुनौतीपूर्ण है, और दर्जनों या सैकड़ों को राजी करना एक अलग स्तर की चुनौती है। पिछले कुछ वर्षों में, मैंने 100 से अधिक लोगों की एक टीम के साथ इस प्रक्रिया से गुजरा है, और मैं साझा करना चाहता हूं कि वास्तव में क्या काम करता है – सिद्धांत में कैसा दिखता है, इसके बजाय।

परिवर्तन नेता से शुरू होता है, टीम से नहीं

सबसे आम गलती यह है कि कंपनियां एक परामर्शदाता को नियुक्त करती हैं या एक आंतरिक विशेषज्ञ को एआई को शीर्ष-नीचे तरीके से लागू करने के लिए नियुक्त करती हैं। जिन कंपनियों में नेता स्वयं अपने दैनिक कार्य में एआई का सक्रिय रूप से उपयोग करते हैं प्राप्त टीम व्यवहार में स्थायी परिवर्तन बहुत तेजी से प्राप्त करते हैं जिन कंपनियों में परिवर्तन को कर्मचारी स्तर पर प्रतिनिधित्व किया जाता है। परिवर्तन फाउंडर और प्रत्येक प्रबंधक से शुरू होता है जो एजेंटों के साथ दैनिक आधार पर अपने कार्यों पर काम करता है – रणनीतिक योजना से लेकर पाइपलाइन विश्लेषण तक।
मेरे अनुभव में, 12 सप्ताह के एआई परिवर्तन के दौरान, हमने नियमित बैठकों में 20% से 30% समय एक ही विषय के लिए समर्पित किया: जिसने क्या कोशिश की, क्या काम किया, और क्या नहीं। ये वास्तविक जीवन के मामले थे जिन लोगों को उनके साथी जानते थे और भरोसा करते थे। यह प्रारूप मूल रूप से गतिविधियों को बदलता है क्योंकि हर कोई देखता है कि उपकरण उनके विशिष्ट कार्य के लिए कैसे लागू होते हैं, सिर्फ सिद्धांतिक उदाहरणों में नहीं।

व्यक्तिगत “आहा” क्षण किसी भी कार्यान्वयन योजना से अधिक महत्वपूर्ण है

प्रत्येक कर्मचारी का अपना एआई कार्यप्रवाह में प्रवेश बिंदु है, और यह प्रबंधक का काम है कि वे उस बिंदु को खोजने में उनकी मदद करें। डेवलपर्स के लिए, मोड़ आया जब एजेंट ने परीक्षण लिखना और निर्देशिका और विशिष्टताओं को एक ही चरण में अद्यतन करना शुरू किया। बिक्री कर्मचारियों के लिए, यह तब था जब उन्होंने सहयोगियों से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करना बंद कर दिया और लगभग सभी जानकारी तुरंत प्राप्त करना शुरू कर दिया। विश्लेषकों के लिए, यह तब था जब पहली दिनचर्या कार्यप्रवाह – जो पहले घंटों लेता था – स्वचालित हो गया था।

5 मिनट का प्रतिक्रिया चक्र पुराने प्रतिनिधित्व मॉडल को प्रतिस्थापित करता है

पारंपरिक प्रबंधन मॉडल में, एक प्रबंधक एक कार्य पर विचार करता है, एक असाइनमेंट बनाता है, इसे प्रतिनिधित्व करता है, और एक दिन या एक सप्ताह प्रतीक्षा करता है। एआई-मूल मोड में, यह चक्र एक से दस मिनट तक कम हो जाता है। अपने वास्तविक कार्यप्रवाह में एजेंटों का उपयोग करने वाली टीमें भी आंतरिक बैठकों को कम से कम 15% और सूचनात्मक स्लैक संचार को 50% तक कम कर देती हैं।
इसका अर्थ है कि प्रबंधक एजेंट के साथ परिणाम की आवश्यक गुणवत्ता मानकों को पूरा करने तक काम करता है, और फिर एक टीम के सदस्य को विशेषज्ञता की आवश्यकता वाले कार्यों के लिए लाता है। यह परिवर्तन नेता की भूमिका को ही बदलता है: वह एक प्रक्रिया वास्तुकार बन जाता है जो इरादा निर्धारित करता है और गुणवत्ता की निगरानी करता है जबकि एआई कार्य करता है।

एक साझा कार्यस्थान एक कंपनी का दूसरा मस्तिष्क है

तकनीकी रूप से, यह एक सरल सेटअप है – प्रत्येक कर्मचारी के कंप्यूटर पर एक सिंक्रोनाइज़ फ़ोल्डर: रणनीति, उत्पाद, ग्राहक डेटा, बिक्री पाइपलाइन, वित्त, और संचालन। प्रत्येक फ़ोल्डर को एक विशिष्ट प्रबंधक को सौंपा जाता है, जो इसे अद्यतन रखने के लिए जिम्मेदार है, जबकि कंपनी में सभी एजेंटों को पूरे फ़ोल्डर संरचना तक पहुंच प्राप्त है।
गोद लेने को तेज करने वाला मुख्य निर्णय पूरे कॉर्पोरेट ज्ञान आधार को एक साझा कार्यस्थान में स्थानांतरित करना और इसे किसी अन्य माध्यम से पहुंच को अवरुद्ध करना था। पहले यह प्रबंधन से कुछ दबाव की आवश्यकता होती है, लेकिन एक बार जब लोग देखते हैं कि एजेंट आवश्यक जानकारी को मैनुअल खोज से अधिक तेजी से और व्यापक रूप से प्राप्त करता है, तो प्रतिरोध स्वतः ही गायब हो जाता है।

3 महीने बाद परिणाम कैसा दिखता है?

12 सप्ताह के बाद, परिवर्तन को अब सक्रिय प्रबंधन की आवश्यकता नहीं है। टीमें स्वतंत्र रूप से नए कौशल और उपकरण विकसित करती हैं, उन्हें साझा करती हैं, और प्रक्रियाओं में सुधार करती हैं। आंतरिक बैठकें व्यावहारिक रूप से अद्यतन और समाचार की समीक्षा के उद्देश्य के लिए अस्तित्व में नहीं रहती हैं – वे निर्णय लेने, व्यापार-बंद और रणनीतिक चर्चाओं के लिए एक स्थान बन जाती हैं। असिंक्रोनस संचार लगभग आधा कम हो जाता है क्योंकि कर्मचारी अब काम से संबंधित प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करने के लिए एक दूसरे की प्रतीक्षा नहीं करते हैं।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि लोग प्रक्रिया से गायब नहीं होते हैं। वे नए भूमिकाएं लेते हैं; उदाहरण के लिए, जिन लोगों ने पहले मैनुअल रूप से कार्य किया था, वे सिस्टम के लिए वास्तुकार और गुणवत्ता नियंत्रण विशेषज्ञ बन जाते हैं जो उस कार्य को स्वचालित करते हैं। हर समस्या का समाधान और हर तरीका जो कार्यप्रवाह में सुधार करने के लिए पाया जाता है, एजेंटों के निर्देशों में शामिल किया जाता है और प्रणाली में रहता है, न कि जब एक कर्मचारी छोड़ देता है।

एआई-चालित टीम परिवर्तन, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, एक प्रबंधन चुनौती है, न कि एक तकनीकी एक। उपकरण गौण हैं; जो सबसे ज्यादा मायने रखता है वह यह है कि नेता कैसे सोचते हैं, निर्णय लेते हैं, और एक ऐसा वातावरण बनाते हैं जिसमें एआई एजेंट प्रत्येक कार्य प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग बन जाते हैं।