पुरानी प्रणालियों की छिपी लागत: निर्णयों की गुणवत्ता

पुरानी प्रणाली को बनाए रखने के फैसले के पीछे एक जाना-पहचाना तर्क होता है। वह काम करती है। टीम उसे इस्तेमाल करना जानती है। उसे बदलने से लागत, व्यवधान और जोखिम पैदा होते हैं, और इनमें से कोई बात खास तौर पर जरूरी नहीं लगती। कई कंपनियों के शीर्ष प्रबंधन में „जो टूटा नहीं है, उसे मत सुधारो“ वाली सोच हावी रहती है, भले ही संगठन के भीतर के पहिए घिसने और जाम होने लगे हों।

इसलिए प्रणाली बनी रहती है, तिमाही दर तिमाही, साल दर साल। कभी यह तर्क उचित था। लेकिन नवाचार की गति लगातार दस गुनी होने के साथ अब ऐसा नहीं है। आधुनिक बाजार की रफ्तार ने कभी भरोसेमंद रहे इन साधनों को आगे बढ़ने में बाधा बना दिया है।

जिसे कभी स्थिरता माना जाता था, वह अब संरचनात्मक सीमा और बोझ बन चुका है। इंजीनियरिंग के काम में, जहां निर्णयों के वास्तविक परिचालन, वित्तीय और नियामक परिणाम होते हैं, यह सीमा अब केवल सैद्धांतिक नहीं है। इसे मापा जा सकता है। यह तकनीकी गुरुत्वाकर्षण के रूप में सामने आती है: पुराने कोड का भार हर नई परियोजना को विफलता की ओर खींचता है।

अधिकांश संगठन अब भी पुरानी प्रणालियों को लागत की समस्या मानते हैं। रखरखाव, लाइसेंस, बुनियादी ढांचे और सहायता पर काफी खर्च होता है। ये लागतें वास्तविक हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण नहीं। असली कीमत निर्णयों की गुणवत्ता में दिखाई देती है।

दिखने वाली लागतें और वह कीमत जो वास्तव में मायने रखती है

पुरानी प्रणालियों का वित्तीय बोझ अच्छी तरह समझा जाता है। Gartner के अनुसार, संगठन अपने आईटी बजट का 40% तक तकनीकी ऋण के प्रबंधन पर खर्च करते हैं। यह निवेश नहीं, बल्कि लगातार होने वाला अप्रत्यक्ष खर्च है। वैश्विक अर्थव्यवस्था में इसका अर्थ है हर साल अरबों के संभावित मूल्य का नुकसान।

लेकिन अधिक महत्वपूर्ण प्रभाव उतना दिखाई नहीं देता।

जब जानकारी अलग-अलग खानों में बंटी हो, उस तक पहुंच मुश्किल हो और वह निर्णय लेने की कार्यप्रक्रियाओं से कटी हो, तो लोगों को इन कमियों की भरपाई करनी पड़ती है। वे ऐसी प्रणालियों में जानकारी खोजते, जांचते और मिलान करते हैं जिन्हें कभी साथ काम करने के लिए बनाया ही नहीं गया। हाथ से जानकारी जोड़ने का यह काम हर कर्मचारी की रचनात्मकता पर एक अदृश्य कर है।

McKinsey के शोध के अनुसार कर्मचारी हर दिन लगभग दो घंटे जानकारी खोजने में बिताते हैं। IDC का अनुमान है कि ज्ञान-आधारित काम करने वालों के लिए यह समय 2.5 घंटे के अधिक करीब है।

अलग से देखने पर यह उत्पादकता की समस्या लगती है। लेकिन व्यवहार में यह निर्णयों की गुणवत्ता की समस्या है।

इंजीनियरिंग टीमों के लिए खोज में लगा समय, विश्लेषण, सत्यापन और पेशेवर विवेक के इस्तेमाल से लिया गया समय है। नियमन वाले या बड़े जोखिम वाले वातावरण में इस समझौते के परिणाम होते हैं। निर्णय अधूरे संदर्भ में लिए जाते हैं। आवश्यकताएं छूट जाती हैं और जोखिम चुपचाप जमा होता रहता है, जब तक वह बाद के चरणों में सामने न आए, अक्सर तब जब उसे सुधारना सबसे महंगा होता है। उपयोग के दौरान दोष मिलने पर उसे ठीक करने की लागत, डिजाइन के समय मिलने की तुलना में 100 गुनी हो सकती है।

कुछ न करना सुरक्षित विकल्प क्यों नहीं है

यह धारणा बनी हुई है कि यथास्थिति बनाए रखना कम जोखिम वाला विकल्प है। ऐसा नहीं है, खासकर उन कंपनियों के लिए जो प्रतिस्पर्धी बने रहना चाहती हैं।

पुरानी प्रणालियां बिल्कुल अलग परिचालन मॉडल के लिए बनी थीं: बदलाव के धीमे चक्र, कम जटिल जानकारी और एकीकरण की कम मांग। आज उन्हें चलाने का मतलब आधुनिक कार्यप्रक्रियाओं को पुरानी सीमाओं में ठूंसना है।

परिणाम केवल अक्षमता नहीं है। निर्णय लेना भी कमजोर होता है।

Gartner का अनुमान है कि पुराने बुनियादी ढांचे पर बहुत अधिक निर्भर 85% उद्यमों को अपनी डिजिटल रणनीतियां पूरी तरह लागू करने में कठिनाई होगी। कई संगठनों में यह पहले से दिख रहा है। बदलाव के प्रयास अटक रहे हैं। मूल डेटा अब भी बिखरा होने के कारण एआई पहल बड़े पैमाने पर नहीं बढ़ पा रही हैं। एकीकरण की लागत बढ़ती जा रही है क्योंकि प्रणालियां जोड़ने के लिए बनाई ही नहीं गई थीं। अव्यवस्थित डेटा की दलदली नींव पर कृत्रिम बुद्धिमत्ता की गगनचुंबी इमारत नहीं बनाई जा सकती।

इसके विपरीत, आधुनिकीकरण कर चुके संगठन केवल तेजी से नहीं, बल्कि कहीं बेहतर ढंग से भी काम कर रहे हैं। डिजिटल क्षेत्र में अग्रणी संगठनों ने 55% तक अधिक उत्पादकता हासिल की है, लेकिन अधिक महत्वपूर्ण यह है कि वे अधिक तेजी से, अधिक संदर्भ के साथ और अधिक भरोसे से निर्णय लेते हैं।

अंतर अब केवल क्रमिक नहीं रहा। वह संरचनात्मक है।

आधुनिक प्रणालियां वास्तव में क्या संभव बनाती हैं

आधुनिकीकरण को अक्सर तकनीकी उन्नयन के रूप में पेश किया जाता है। यह नजरिया हो रहे बदलावों को बहुत कम करके आंकता है। आधुनिक प्रणालियां लोगों और जानकारी के बीच एक बुनियादी रूप से अलग संबंध संभव बनाती हैं।

वे दस्तावेजों के बजाय उत्तर और बिखराव के बजाय संदर्भ देती हैं। जानकारी के स्रोत और इतिहास का पता लगाने की क्षमता शुरू से मौजूद होती है, बाद में दोबारा नहीं बनानी पड़ती। इससे प्रमाण देने का भार व्यक्ति से प्रणाली पर चला जाता है।

इंजीनियरिंग टीमों के लिए यह केवल सुविधा नहीं है। यह जानकारी की बाधाओं से बचकर काम करने और जानकारी का उपयोग करके काम करने का अंतर है।

जब सही जानकारी सही संदर्भ में उपलब्ध हो, तो निर्णय लेना बेहतर होता है। थोड़ा नहीं, बल्कि ठोस रूप से।

टीमें तेजी से काम करती हैं।

कम आवश्यकताएं छूटती हैं।

काम दोबारा करने की जरूरत घटती है।

ऑडिट की तैयारी सुधरती है।

ये परिणाम केवल आकांक्षाएं नहीं हैं। वे ऐसी प्रणालियों का सीधा परिणाम हैं जो आज काम वास्तव में जिस तरह होता है, उसका समर्थन करती हैं। जब इंजीनियर डेटा खोजने की नीरस मेहनत से मुक्त होते हैं, तो वे उस उच्चस्तरीय समस्या-समाधान पर लौटते हैं जिसके लिए उन्हें नियुक्त किया गया था।

वह निर्णय जिसे संगठन लगातार टालते हैं

आधुनिकीकरण की चर्चा अक्सर लागत और व्यवधान पर अटक जाती है। दोनों वास्तविक हैं। लेकिन दूसरे विकल्प से तुलना करने पर इनमें से कोई बाधा उतनी बड़ी नहीं रहती जितनी दिखती है।

IDC के अनुसार, पुरानी प्रणालियां बनाए रखने वाले संगठन आधुनिकीकरण कर चुके संगठनों से परिचालन के अप्रत्यक्ष खर्चों पर 42% तक अधिक खर्च करते हैं। निर्णय जितने साल टलता है, यह अतिरिक्त कीमत हर साल चुकानी पड़ती है।

अधिक महत्वपूर्ण सवाल यह नहीं है कि आधुनिकीकरण व्यवधान पैदा करता है या नहीं।

बल्कि यह है कि बदलाव का व्यवधान रोजमर्रा के काम में पहले से मौजूद व्यवधान से बड़ा है या नहीं।

अधिकांश संगठनों के लिए उत्तर है: नहीं।

पुरानी प्रणालियों की अड़चनें, देरी, हाथ का काम और संदर्भ की कमी पहले से बाधा पैदा कर रहे हैं। बस उन्हें सामान्य मान लिया गया है। हम अपनी टीमों की रोज की परेशानियां देखना भूल गए हैं और किसी तरह काम चलने को स्थिरता समझ लेते हैं।

अभी कदम उठाने की वजह

पुराने बुनियादी ढांचे पर बीतने वाली हर तिमाही, मौजूदा क्षमता और आधुनिक इंजीनियरिंग की जरूरतों का अंतर बढ़ाती है।

आगे बढ़ने वाले संगठन वे नहीं हैं जिनका रास्ता सबसे आसान है। वे हैं जो समझते हैं कि इंतजार तटस्थ नहीं है। यह बढ़ते परिणामों वाला निर्णय है। तकनीकी ऋण का ब्याज बाजार हिस्सेदारी खोकर चुकाया जाता है।

वास्तविक समय की अंतर्दृष्टि, संदर्भानुकूल उत्तर और जानकारी का इतिहास खोजने की अंतर्निहित क्षमता देने वाली प्रणालियां दक्षता बढ़ाने से कहीं अधिक करती हैं। वे बेहतर निर्णय संभव बनाती हैं।

इंजीनियरिंग के वातावरण में बेहतर निर्णय केवल मामूली बढ़त नहीं हैं। वे प्रदर्शन, अनुपालन और दीर्घकालिक प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता की नींव हैं।

अब सवाल यह नहीं है कि संगठन आधुनिकीकरण का खर्च उठा सकते हैं या नहीं।

बल्कि यह है कि क्या वे इसे लगातार टालने की कीमत उठा सकते हैं। समय बीत रहा है और देरी की कीमत बढ़ती ही जा रही है।