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इस वर्ष लगभग हर एआई शीर्षक काम के डिजिटल स्तर के किसी न किसी पहलू के बारे में रहा है, चाहे वह कोड लिखने वाले एजेंट हों या कॉन्फ्रेंस कॉल पर नोट्स लेने वाले मॉडल। इसी बीच, वही कर्मचारी जो एआई का उपयोग करके अपने लैपटॉप पर उल्लेखनीय रूप से कुशल हो रहे हैं, वास्तविक कार्यालयों में प्रवेश कर रहे हैं जहाँ ऐसी कोई दक्षता मौजूद नहीं है।
पिछले कुछ वर्षों में एआई चर्चा की समस्या यह है कि यह लगभग पूरी तरह से इनडोर ही रही है, और मेरा मतलब बहुत शाब्दिक है। यह स्क्रीन, चैट विंडो और दस्तावेज़ों के बारे में रहा है—वह सब जो व्यक्ति और मॉनीटर के बीच होता है। और इस दौरान, भौतिक कार्यालय बस वहीं खड़ा रहा, जिसे प्रबंधित करने के लिए एक स्थिर लागत के रूप में देखा गया, बजाय एक ऐसे सिस्टम के जिसे वास्तव में समझा और सुधारा जा सके।
आधुनिक लचीले कार्यस्थलों को विशेष रूप से इस असंगति से पीड़ित होना पड़ता है कि कौन अंदर होना चाहिए और वास्तव में कौन आता है, जिससे सब कुछ प्रबंधित करना कठिन हो जाता है। जब कर्मचारी आते हैं, तो उन्हें बैठक कक्ष नहीं मिल सकता, या वे खुले डेस्क की तलाश में फ़्लोर पर इधर‑उधर घूम सकते हैं, जैसे वे क्रिसमस ईव को मॉल में पार्किंग स्थान खोज रहे हों। फ़्लोर प्लान संभवतः किसी की सर्वश्रेष्ठ अनुमान पर बनाया गया था, न कि इस बात के वास्तविक प्रमाण पर कि लोग स्थान का कैसे उपयोग करते हैं।
स्थान का कुशल उपयोग न कर पाने की यह अक्षमता जितनी दिखती है उससे बड़ी समस्या है। रियल एस्टेट अक्सर कंपनी की दूसरी सबसे बड़ी लागत होती है, लोगों के बाद। और, एक हालिया सर्वेक्षण The Collab Collective द्वारा किया गया, दस में से छह कार्यस्थल संचालन पेशेवरों ने कहा कि इस प्रकार का कार्यस्थल घर्षण — डेस्क और बैठक कक्ष जैसी कार्यालय संसाधनों का कुशल प्रबंधन न कर पाना — वास्तव में पिछले वर्ष में और बिगड़ गया है।
उस घर्षण की भी एक कीमत है, और यह महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों को स्थान की तलाश, सहयोगियों का पीछा करने और विभिन्न कार्यालय प्रणालियों के साथ काम करने में सप्ताह में दो से चार घंटे तक का समय खोना पड़ता है। मानक वेतन आंकड़ों के साथ गणना करें, तो हजार कर्मचारियों वाली कंपनी केवल कार्यस्थल घर्षण के कारण सालाना $9 मिलियन तक खो सकती है।
रियल एस्टेट योजना में अंधा बिंदु
एआई के पास इन चुनौतियों को संबोधित करने की महत्वपूर्ण क्षमता है। जैसे एआई मांग का पूर्वानुमान लगा सकता है या समर्थन टिकटों को रूट कर सकता है, वैसे ही यह सीख सकता है कि कौन से डेस्क और कमरे किसके द्वारा और कब उपयोग किए जा रहे हैं। यह यह भी नोटिस कर सकता है कि एवी उपकरण अक्सर कहाँ विफल होते हैं और कौन से फ़्लोर या बैठक स्थान उपयोग नहीं हो रहे हैं।
एक कार्यालय को प्रबंधित करने के पुराने प्लेबुक ने यह भी माना था कि कार्यबल अधिकांशतः पूर्वानुमानित शेड्यूल पर आता है। आज के हाइब्रिड कार्यस्थल में, यह दुर्लभ है। अधिभोग डेटा दर्शाता है कि यह उतार‑चढ़ाव वास्तव में कितना व्यापक है। वाणिज्यिक रियल एस्टेट फर्म CBRE ने पाया है कि अधिकांश संगठनों का सबसे व्यस्त कार्यालय दिन पूरी क्षमता पर चलता है, पर औसत दिन में केवल लगभग एक‑तीहाई क्षमता पर. यह अंतर ठीक वही कारण है कि केवल कर्मचारियों की संख्या स्थान की योजना बनाने के लिए इतनी अविश्वसनीय विधि है। सोमवार के शिखर के लिए बनाया गया फ़्लोर गुरुवार तक अधिकांशतः खाली रहता है, और कोई भी अंतर्ज्ञान उस पैटर्न को उपयोग डेटा की तरह नहीं पकड़ पाता।
उपकरण स्वयं इस समस्या को और बढ़ाते हैं, क्योंकि अधिकांश कंपनियां बुकिंग, विज़िटर चेक‑इन, स्पेस प्लानिंग, मीटिंग सर्विसेज और एनालिटिक्स को अलग‑अलग सिस्टम के रूप में चलाती हैं जो कभी एक‑दूसरे से संवाद करने के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए थे। एक शेड्यूलिंग टूल जो नहीं जानता कि कमरे का वास्तविक उपयोग कैसे होता है, लीज़ पर बातचीत के समय सुविधाओं को कोई उपयोगी जानकारी नहीं दे सकता। एक डैशबोर्ड में बैठा एनालिटिक्स किसी की बुकिंग टूटने पर उसे किसी अन्य कमरे में पुनः बुक करने तक नहीं पहुँच सकता।
वास्तव यह है कि आज अधिकांश रियल एस्टेट निर्णय अभी भी मुख्यतः अंतर्ज्ञान और वर्तमान रोजगार पर आधारित होते हैं, वास्तविक उपयोग पर नहीं। जब कार्यालय स्थिर, पूर्वानुमानित अधिभोग पर चलते थे, तब यह तरीका टिकाऊ था। हाइब्रिड दुनिया में जहाँ उपस्थिति सप्ताह के दिन और टीम के अनुसार बदलती है, इसे उचित ठहराना बहुत कठिन है।
यदि सही तरीके से लागू किया जाए, तो कार्यस्थल में एआई दो काम एक साथ करता है। कर्मचारियों के लिए, यह लोगों को उपलब्ध स्थान से स्वचालित रूप से मिलाकर काम की लॉजिस्टिक्स को हल करता है, वास्तविक समय में कौन से संसाधन मुक्त हैं यह दिखाता है और अल्प नोटिस पर मीटिंग्स को स्थानांतरित करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। बजट प्रबंधित करने वाली संचालन और सुविधाओं की टीमों के लिए, एआई उन सभी छोटे संकेतों — कौन क्या बुक किया, कब, कितनी बार, और कौन से कमरे खाली हैं — का विश्लेषण कर सकता है, जिससे स्थान के वास्तविक प्रदर्शन की स्पष्ट तस्वीर बनती है।
और भी बेहतर, एक बार कंपनी यह देख लेती है कि स्थान वास्तव में कैसे उपयोग हो रहा है, तो प्रबंधक अपने रियल एस्टेट निर्णय वास्तविक मांग पर आधारित कर सकते हैं, जैसे वे किसी अन्य संसाधन निर्णय के साथ करते हैं। इस जानकारी के साथ, वे उन फ़्लोरों को समेकित कर सकते हैं जो कोई उपयोग नहीं कर रहा है, वास्तविक लेवरेज के साथ लीज़ नवीनीकरण में प्रवेश कर सकते हैं और अपने टीमों के वास्तविक सहयोग के अनुसार कार्यालय लेआउट को पुनः डिज़ाइन कर सकते हैं।
जब डेटा एकीकृत हो जाता है, तो लाभ जल्दी ही स्पष्ट हो जाता है। मान लीजिए किसी संगठन ने पाया कि उनके 40% मीटिंग्स एक छोटे हिस्से के कॉन्फ़्रेंस रूम से होकर गुजरती हैं। इस जानकारी के साथ, संचालन प्रबंधक उदाहरण के लिए आसानी से तय कर सकते हैं कि कौन से कमरे एवी अपग्रेड के लिए प्राथमिकता प्राप्त करें, और बाकी में से कौन से कमरे नियमित रखरखाव के बजाय डिज़ाइन पुनर्विचार की आवश्यकता रखते हैं।
जो कंपनियाँ पहले ही अपने कोड, सपोर्ट कतारों और इनबॉक्स में AI का उपयोग कर रही हैं, उन्होंने देखा है कि जब सही डेटा अनुमान को बदल देता है तो क्या होता है। कार्यालय अगला स्थान है जहाँ इस सीख को लागू किया जा सकता है। यहाँ तक कि बेहतर बात यह है कि जो संगठन पहले इस चरण तक पहुँचेंगे, वे न केवल उन अनावश्यक स्थानों पर कम खर्च करेंगे, बल्कि कर्मचारियों को वह समय भी वापस देंगे जो वे कार्यस्थल की बाधाओं के कारण चुपचाप खो रहे थे।
