एआई और स्वचालन: एपी धोखाधड़ी के खिलाफ लड़ाई में हथियार

अखिल साहाई, मुख्य उत्पाद अधिकारी, कन्वर्स द्वारा

धोखाधड़ी की लागत उद्यमों को लगभग 5% वार्षिक राजस्व की लागत आती है, प्रमाणित धोखाधड़ी परीक्षक संघ (एसीएफई) ने एक हालिया रिपोर्ट में उल्लेख किया है। धोखेबाज खातों के भुगतान (एपी) विभाग को देखते हैं और डॉलर के संकेत देखते हैं क्योंकि धोखाधड़ी को रोकने के लिए आमतौर पर खराब नियंत्रण होते हैं। चूंकि यह व्यावसायिक कार्य भुगतान संसाधित करता है, यह बुरे अभिनेताओं द्वारा लक्ष्यीकरण के लिए खुला है।

एपी धोखाधड़ी कुछ आम पैटर्न में टूट जाती है, जिन्हें हम नीचे देखेंगे। अच्छी खबर यह है कि संगठन ऐसे कदम उठा सकते हैं जो इन घटनाओं के जोखिम को कम कर सकते हैं।

मौजूदा विक्रेता नहीं

अधिकांश उद्यम एक स्थिर आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के साथ व्यवसाय करते हैं। वे नियमित खरीदारी करते हैं, और भुगतान अक्सर बहुत अधिक निरीक्षण और जांच के बिना पूर्व-अनुमोदित होते हैं। लेकिन नकली कंपनियां वास्तविक विक्रेताओं की नकल कर सकती हैं और नकली बिल भेज सकती हैं, और यह नकली बिलिंग का पता लगाना मुश्किल हो सकता है। यह भी महंगा है – यह प्रति उदाहरण 100,000 डॉलर की लागत आ सकती है, एसी के अनुसार।

इस प्रकार के खतरे अंदर से भी आ सकते हैं। यह संभव है कि एक कर्मचारी नकली विक्रेताओं को बना सकता है और नकली बिल भेज सकता है। एक उदाहरण एक ओरेगन महिला है जिसने लगभग 15 वर्षों में अपनी कंपनी से लाखों डॉलर की धोखाधड़ी की।

माल के लिए बिल जो मौजूद नहीं हैं

एक समान धारा में, धोखेबाज कर्मचारियों के साथ मिलकर भुगतान अनुरोध बना सकते हैं जो कंपनी द्वारा प्राप्त नहीं किए गए माल/सेवाओं के लिए हैं और फिर संसाधित भुगतान को अपने लिए रख सकते हैं। यह एक पूर्व होंडा कर्मचारी के साथ हुआ, जिसने कंपनी को 750,000 डॉलर की धोखाधड़ी की।

कुछ नहीं के लिए शुल्क

कभी-कभी, एक विक्रेता जानबूझकर नए आइटम जोड़कर बकाया राशि को बढ़ा देता है। जब एक एपी प्रक्रिया मैन्युअल रूप से संचालित होती है और चालान की मात्रा में वृद्धि का अनुभव करती है, तो ये गलत तरीके से जोड़े गए आइटम अनदेखे हो सकते हैं। और इसका परिणाम यह होता है कि कंपनी को अधिक बिल दिया जाता है।

कभी-कभी, कई विक्रेता भुगतान एक ही चालान पर आधारित होते हैं, जो तब हो सकता है जब प्रणाली के अंदर एक ही चालान की दो से अधिक प्रतियां होती हैं और एक एपी टीम के सदस्य (अनजाने में) सभी प्रतियों के लिए भुगतान शुरू करते हैं। यह कई कारणों से हो सकता है, जिसमें एक सरल गलती से लेकर दुर्भावनापूर्ण इरादे तक। कारण की परवाह किए बिना, इसका कंपनी पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है।

स्वचालन के साथ धोखाधड़ी से लड़ना

एक दुर्भाग्यपूर्ण रुझान है एपी विभागों को धोखा देने के नए तरीकों का तेजी से उदय। सौभाग्य से, एआई-संचालित प्रौद्योगिकियों में प्रगति के साथ, यह संभव हो गया है कि कंपनियां रोकथाम रणनीतियों को विकसित करें और जोखिमों को कम करें। स्वचालन और एआई/एमएल कई कुंजी कार्यों के साथ धोखाधड़ी का सामना कर सकते हैं। इनमें शामिल हैं:

अनुमोदन प्रवाह का स्वचालन

स्वचालन प्रत्येक चरण में किए गए कार्यों की एक डिजिटल ट्रेल छोड़कर अनुपालन सुनिश्चित करता है। स्वचालित अनुमोदन समय लेने वाली मैनुअल अनुमोदन प्रक्रियाओं को कम करते हैं। प्रशिक्षण और जागरूकता पैदा करने से किसी भी दुर्भावनापूर्ण इरादे को रोका जा सकता है।

एआई द्वारा संचालित चालान समीक्षा का स्वचालन

खरीद प्रक्रिया के चरणों में उत्पन्न किए गए प्रमुख दस्तावेजों का मिलान करना खातों के भुगतान की धोखाधड़ी के खिलाफ आवश्यक सुरक्षा विकसित करने के लिए आवश्यक है। इसमें चालान लाइन-आइटम जानकारी को खरीद आदेश विवरण के साथ मिलाना शामिल है, यह जांचने के लिए रसीदों की समीक्षा करना कि सामान और सेवाएं वितरित की गई हैं, और अक्सर विक्रेता के साथ अन्य संचार की जांच करना शामिल है। यह मैन्युअल रूप से किया जाने पर दिनों तक चल सकता है, लेकिन एआई-संचालित स्वचालन के तैनाती के साथ, पूरी पुनर्मिलन चक्र मिनटों में हो सकता है।

कर्मचारी दुर्भावना के लिए निगरानी और ट्रैकिंग

अंदरूनी लोग जो एपी धोखाधड़ी करते हैं अक्सर एक छोटे समूह में या अकेले काम करते हैं जो संचालन के बारे में रणनीतिक जानकारी प्राप्त करने के बाद। वास्तविक समय में कर्मचारी जुड़ाव को ट्रैक और मॉनिटर करने वाली प्रौद्योगिकी प्रणालियों का उपयोग करके दुर्भावनापूर्ण व्यवहार और इरादे को रोका जा सकता है, जैसे कि विचलन पता लगाने जैसी क्षमताएं। इस क्षेत्र में कर्मचारी प्रशिक्षण भी जागरूकता बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण है। एक वफादारी कार्यक्रम बनाने से भी नैतिक कार्यों की ओर एक पाठ्यक्रम चार्टर करने में मदद मिल सकती है।

डिजिटल समाधानों के साथ अनुपालन लागू करना

संगठन पूरे चालान प्रसंस्करण प्रवाह को डिजिटल करके एपी धोखाधड़ी को कम कर सकते हैं। डिजिटलीकरण समय के साथ कार्यों को कैलिब्रेट करता है, जो बाद में सिस्टम ऑडिट करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। ऐसी प्रणालियों को डिज़ाइन किया जा सकता है ताकि स्वचालित रिपोर्ट उत्पन्न की जा सकें – जहां कर्मचारी गतिविधियों की निगरानी की जा सकती है और बाद के सुधार के क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है। इसके अलावा, वास्तविक समय के अलर्ट प्रशासकों को प्रक्रिया संचालन में समग्र अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं।

विक्रेता मिलान क्षमता का निर्माण

यह तेजी से महत्वपूर्ण हो गया है कि नकली कंपनियों द्वारा उत्पन्न चालान का पता लगाने के लिए प्रारंभिक चरणों में, इससे पहले कि नुकसान हो। पता लगाने को फजी मैचिंग प्रौद्योगिकी के माध्यम से किया जा सकता है, जिसमें प्रणाली कई भंडारों को स्कैन करती है, मौजूदा विक्रेता डेटाबेस को देखती है, और विभिन्न दस्तावेजों की जांच करती है ताकि नकली का पता लगाया जा सके।

एक पुरानी समस्या के लिए आधुनिक समाधान

धोखाधड़ी के संदर्भ में, जहां एक इच्छा है, वहां एक तरीका है। अंदरूनी और बाहरी दोनों जो आपको चोरी करने का इरादा रखते हैं, वे ऐसा करने के नए तरीके खोजना जारी रखेंगे। लेकिन कंपनियां इस बात से संतुष्ट हो सकती हैं कि एमएल और स्वचालन धोखाधड़ी को जड़ से उखाड़ फेंकने के लिए काम करते हैं। अपने एपी विभाग में इन प्रौद्योगिकियों को जोड़ने से धोखाधड़ी का पता लगाने और रोकने में मदद मिलेगी। एपी टीम कम मोनोटोनस और अधिक व्यावसायिक-केंद्रित कार्यों पर स्विच कर सकती है, और आपका संगठन पैसे और परेशानी बचा सकता है।