Heimstaden uudistaa asuntojen vuokrausta ja kiinteistötoimintoja OpenAI:n avulla

Heimstaden hyödyntää ChatGPT Enterprisea ja Codexia asuntojen vuokrauksen, ympäristöriskien analysoinnin ja kiinteistötoimintojen uudistamiseen. OpenAI ilmoitti 3. marraskuuta 2026, että kiinteistökuvien tuotantokustannukset Alankomaissa olivat laskeneet yli 99 prosenttia.

Eurooppalainen asuinkiinteistöalan toimija vauhditti tekoälyohjelmaansa kesäkuussa 2025 ja valitsi OpenAI:n arvioituaan useita alustoja. Strategiaan kuuluvat työntekijöiden koulutus ja työkalujen saatavuus, keskitetty muutosyksikkö, jota tukee tekoälylähettiläiden verkosto, sekä kiinteistönhallintajärjestelmien ja datamallien valmistelu tekoälyn käyttöä varten. Tavoitteena on uudistaa kokonaisia liiketoimintaprosesseja niin, että päätöksenteko säilyy työntekijöillä.

Tekoäly osana koko vuokrausprosessia

Kun asunto vapautuu, Heimstadenin vuokraustyöhön kuuluu vuokran määrittäminen, valokuvaus, ilmoitusten laatiminen ja markkinoiden kysyntään vastaaminen. Tekoäly tukee nyt vuokran suositushinnan määrittämistä ChatGPT Sites -palvelussa rakennettujen työkalujen avulla, muokkaa kiinteistökuvien tyyliä ja kirjoittaa asuntoesittelyjä. Tekoälyagentti tarkistaa julkaistut ilmoitukset yhtiön laatustandardeja vasten, ja tekoälyn tuottama markkinapalaute auttaa vuokraustiimejä tekemään korjaavia toimia ja mukauttamaan hinnoittelua joustavammin.

Työntekijät tekevät edelleen päätökset, kun taas tekoäly hoitaa yhä suuremman osan hyväksyntää edeltävästä analyysi- ja tuotantotyöstä. Tämä muuttaa vapautuvan asunnon ympärillä kulkevaa työnkulkua poistamatta työntekijän tekemää tarkistusta prosessista.

Heimstadenin mukaan virtuaalisesti stailatun kiinteistökuvan tuottamisen kustannukset laskivat Alankomaissa noin 50 eurosta alle 0,10 euroon. Yhtiö arvioi vuotuisten säästöjen voivan olla pelkästään kyseisillä markkinoilla 130 000 euroa. Säästö on osa laajempaa vuokraustoiminnan uudistusta, jossa hinnoittelu, mainonta, ilmoitusten tarkistus ja markkinapalaute nivoutuvat yhteen erillisten tehtävien sijaan.

Codex tukee ympäristöriskien analysointia

Vuokraustoiminnan lisäksi ympäristökestävyyden analyytikko Julia Erlandsen käytti Codexia koko kiinteistösalkun ympäristöriskien arviointiin, vaikka hänellä ei ollut ohjelmistokehityksen taustaa. Arvioinnissa tarvittavat tiedot olivat hajallaan julkisissa lähteissä, eri tiedostomuodoissa ja tietoaineistoissa.

Erlandsen käytti Codexia tietojen etsimiseen, puhdistamiseen ja yhtenäistämiseen, niiden laadun tarkistamiseen sekä toistuvasti suoritettavien tietojenkäsittelyputkien luomiseen. Hän hallitsi menetelmää ja validoi työn itse, joten analyysiin liittyvät päätökset pysyivät alan asiantuntijalla.

OpenAI kertoi, että hankkeessa arvioitiin 20 112 omaisuuserää ja tuotettiin yli kuusi miljoonaa riviä käyttökelpoista dataa. Arvioitu toteutustarve pieneni viidestä henkilöstä vuoden ajaksi kahteen henkilöön kahdeksi kuukaudeksi, eikä Heimstadenin tarvinnut palkata ulkopuolisia konsultteja. Hankkeesta on muodostumassa toistettava valmius ilmastoriskien arviointiin, raportointivaatimusten täyttämiseen ja sijoittajien päätöksenteon tukemiseen. Heimstaden omistaa menetelmän ja voi kehittää sitä edelleen.

Työntekijöiden ohjaus muovaa seuraavia järjestelmiä

ChatGPT Enterprise otettiin Heimstadenissa käyttöön syyskuussa 2025. OpenAI:n mukaan puolet työntekijöistä käytti sitä kahden tai kolmen kuukauden kuluessa. Keskitetty muutosyksikkö ylläpitää käyttötapausten kirjastoa, jotta henkilöstö voi oppia muualla yhtiössä toteutetuista esimerkeistä. Työntekijät käyttävät hyväksyttyjä työkaluja tietoturvasääntöjen mukaisesti, ja heidän on tarkistettava tekoälyn tuottama sisältö ennen sen lähettämistä.

Tekoälyn käyttö ulottuu myös toimistotyötä laajemmalle. Norjassa kiinteistönhoitaja käytti ChatGPT:tä hoitamattoman asunnon arviointiin ja havaintojen muuntamiseen tärkeysjärjestykseen asetetuksi kunnostussuunnitelmaksi, jota hän pystyi tarkistamaan ja täydentämään. Esimerkki havainnollistaa Heimstadenin tavoittelemaa työnjakoa: tekoäly järjestää tietoja ja ehdottaa suunnitelmaa, mutta työntekijä vastaa edelleen lopputuloksesta.

Heimstadenin etenemissuunnitelmassa tämä toimintamalli tuodaan keskeisiin liiketoimintajärjestelmiin. Käyttöönottovaiheessa oleva Procurement Intelligence Platform yhdistää työnkulkujen automatisoinnin OpenAI-malleihin, joita käytetään rajapintojen kautta. Outlookissa, SharePointissa ja Teamsissa toimivaksi suunniteltu alusta tukee sopimusten analysointia, neuvotteluihin valmistautumista ja sopimusten koko elinkaaren hallintaa. Työntekijät vastaavat edelleen kaupallisista päätöksistä ja hyväksynnöistä.

Heimstaden kehittää myös yhdessä muiden kanssa Amplio Estatea, kiinteistönhallintajärjestelmää, jonka tarkoituksena on tukea MCP:n kautta tekoälypohjaisia työnkulkuja. Tavoitteena on, että työntekijät voivat käyttää ChatGPT:n kaltaista tekoälyä kiinteistötietojen hakemiseen ja toimien tekemiseen keskeisissä liiketoimintajärjestelmissä ihmisen valvonnassa. Työ tukee yhtiön pitkän aikavälin tavoitetta rakennuksista, jotka toimivat yhä itsenäisemmin: tekoäly auttaa ennakoimaan tarpeita, koordinoimaan työtä ja tukemaan päätöksentekoa kiinteistön koko elinkaaren ajan.

Etenemissuunnitelmassa tekoälyn rooli laajenee ilmoitusten ja analyysien tuottamisesta toimien tekemiseen operatiivisissa järjestelmissä. Siksi työntekijöiden valvonta on Heimstadenin suunnitelmissa keskeistä: yhtiön näkemyksessä yhä itsenäisemmin toimivista rakennuksista asuntojen ja asiakkaiden hoidosta vastaavat ihmiset tarkistavat, validoivat ja hyväksyvät edelleen työn.