symplr lancerer AI-baseret tidsregistrering og vagtplanlægning for at forudsige behovet for bemanding i sundhedsvæsenet

Mangel på hospitalsbemanding bliver ofte dyrest, når der er meget lidt tid tilbage til at løse problemet. Ledere kæmper for at finde dækning, sygeplejersker får hasteforespørgsler i sidste øjeblik, og overarbejde eller dyrere arbejdskraft udfylder de resterende huller. symplr forsøger at rykke disse beslutninger frem i tiden med lanceringen af symplr Time and Scheduling, en integreret løsning til arbejdsstyring, der kombinerer AI-baseret vagtplanlægning med tidsregistrering.

Produktet, der blev annonceret den 26. oktober, samler det forventede bemandingsbehov, tilgængeligt personale på tværs af et sundhedssystem og lønomkostninger i ét fælles overblik. De nye AI-arbejdsgange anbefaler ændringer i vagtplanen, som ledere kan godkende, og tager højde for personalets præferencer, regler for vagtplanlægning, forventede behov og historiske mønstre.

Lanceringen forbinder symplrs funktioner til forudsigende vagtplanlægning med tidsregistreringsteknologi, der er udviklet til sundhedsvæsenets komplekse lønregler og krav til overholdelse af regler. Den danner også grundlag for en bredere strategi for arbejdsstyring, der omfatter planlægning, bemanding og analyse.

AI-anbefalinger skal afhjælpe flaskehalsen i balanceringen af vagtplaner

At lægge en vagtplan er kun begyndelsen på bemandingen af et hospital. Derefter skal lederne afveje medarbejdernes præferencer mod behovet for dækning, løse mangler og reagere, når balancen ændrer sig. En vagtplan, der ser komplet ud i et regneark, kan stadig efterlade en afdeling uden det nødvendige antal medarbejdere på et bestemt tidspunkt.

Det nye produkts AI-baserede balancering af vagtplaner skal mindske det manuelle arbejde med at justere dem. I stedet for at bede en leder om at udarbejde hver ændring fra bunden foreslår systemet justeringer på baggrund af de relevante bemandingsbegrænsninger og mønstre. Lederen har fortsat ansvaret for at godkende dem.

Det er en vigtig skelnen i en situation, hvor en bemandingsbeslutning påvirker både medarbejderne og den kliniske drift. En anbefaling kan hjælpe en leder med hurtigere at sammenligne muligheder, samtidig med at vedkommende fortsat er ansvarlig for at vurdere, om den foreslåede dækning passer til afdelingen.

»Sygeplejeledere bør ikke være nødt til at bruge timevis på at lægge vagtplaner og kæmpe for at besætte ledige vagter, når de i stedet kunne støtte deres teams og patienter,« sagde Ali Morin, symplrs chef for sygeplejeinformatik.

Virksomheden fremhæver også, at sygeplejersker får større fleksibilitet. Den forventede fordel er en vagtplan, der tager højde for personalets præferencer tidligere, med færre hasteforespørgsler og mindre administrativt besvær med at finde passende vagter.

Sådan fungerer forudsigende bemanding bag vagtplanen

Den eksisterende Smart Square-teknologi sætter lanceringen i perspektiv. Dokumentationen beskriver en forudsigelsesmodel, der kombinerer proprietær matematisk modellering med maskinlæring. Forudsigelserne opdateres ugentligt og behandles gennem bemandingsmatricer for de enkelte afdelinger eller serviceområder, så den forventede patientefterspørgsel kan sammenholdes med det tilgængelige personale.

Den aktuelle produktside beskriver prognoser, der rækker op til 120 dage frem. Formålet er i praksis at synliggøre sandsynlige bemandingsmangler, mens lederne stadig har tid til at håndtere dem, i stedet for at vente, til en ubesat vagt bliver et akut driftsproblem.

Smart Square omfatter også håndtering af ledige vagter med en variabel incitamentsmodel, overblik over bemandingsressourcer på tværs af hele organisationen, selvplanlægning samt integrationer med HR-, løn-, tidsregistrerings- og elektroniske patientjournalsystemer. Disse funktioner viser, hvordan en prognose kan omsættes til handling: Lederne skal kunne se både den forventede mangel og de muligheder for at løse den, som arbejdsstyrken giver.

At forudsige efterspørgslen og balancere en vagtplan er beslægtede, men forskellige opgaver. Prognosen anslår, hvilken dækning der bliver behov for. Balanceringen af vagtplanen tager derefter højde for tilgængelighed, præferencer og regler, når den anbefaler, hvordan behovet kan dækkes. Tidsregistreringen dokumenterer, hvad der faktisk skete.

Sammenhæng mellem planlagt dækning og arbejdstid

Ved at integrere vagtplanlægning og tidsregistrering kan man afhjælpe en anden kilde til administrativt arbejde: forskellen mellem en planlagt vagt og de timer, der ender på lønsedlen. Når aktiviteterne foregår i adskilte systemer, skal lederne afstemme ændringer og timesedler, efter at bemandingsbeslutningen allerede er truffet.

symplr Time and Scheduling samler de to funktioner, så sygeplejeledere kan tage højde for bemanding og lønomkostninger i samme arbejdsgang. Tidsregistreringsdelen er udviklet til at håndtere sundhedsvæsenets lønregler og krav til overholdelse af regler, frem for at behandle alle vagter som ensartede blokke af timer.

symplr henviser til tidligere rapporterede resultater fra virksomhedens funktioner til vagtplanlægning og tidsregistrering af fremmøde: cirka 50 % mindre tid brugt på bemanding og opgaver knyttet til timesedler samt mulighed for at frigøre op til 75 % af lønafdelingens kapacitet. Det er potentielle fordele ved de samlede funktioner, som virksomheden selv har rapporteret om, og ikke en ny, uafhængig evaluering af det produkt, der blev lanceret i dag.

Denne skelnen er vigtig, når lanceringen skal vurderes. Muligheden består i at reducere antallet af manuelle trin mellem forudsigelsen af et bemandingsbehov, besættelsen af en vagt og afstemningen af de arbejdstimer, der er registreret. Resultaterne for det enkelte sundhedssystem afhænger af dets arbejdsgange, eksisterende integrationer og implementering.

En manuel proces består trods stigende investeringer i AI

Virksomhedens Compass-undersøgelse for 2026 bidrager til at forklare markedets behov. 41 % af respondenterne sagde, at vagtplanlægningen for læger og sygeplejersker i deres organisationer stadig foregik helt manuelt. Yderligere 35 % beskrev den som kun i begrænset omfang automatiseret, mens blot 4 % oplyste, at den var fuldt automatiseret.

Undersøgelsen, der blev gennemført sammen med CHIME, omfattede 146 respondenter fra kliniske, it-faglige og operationelle funktioner på amerikanske hospitaler og i sundhedssystemer. Den blev gennemført fra 1. juni til 17. juli 2026. Resultaterne beskriver denne gruppe af respondenter og er ikke en optælling af alle hospitaler.

Den samme undersøgelse viste, at 21 % af respondenterne sagde, at deres organisation havde indført AI uden at fastlægge målepunkter til at evaluere teknologien. Det gør måling til en implementeringsprioritet på linje med automatisering. For vagtplanlægning omfatter relevante målepunkter den tid, der bruges på at administrere vagtplanen, ubesatte vagter, overarbejde, medarbejdertilfredshed og nøjagtigheden af efterspørgselsprognoser.

Det er kun nyttigt at automatisere en proces mere, hvis den resulterende vagtplan fungerer for de mennesker, der skal levere plejen. Ved at inddrage sygeplejerskeledere og medarbejdere i frontlinjen i implementeringen får et sundhedssystem mulighed for at afprøve, om anbefalingerne tager fat på de faktiske årsager til problemer med vagtplanlægningen.

Hvad er tilgængeligt nu, og hvad kommer senere

Den aktuelle lancering fokuserer på integreret vagtplanlægning og tidsregistrering med AI-anbefalinger, når vagtplanen afbalanceres. symplr planlægger yderligere AI-funktioner til rettelser af timesedler og konfiguration af vagtplanlægningsregler i 2027. Disse funktioner er fortsat på køreplanen.

Virksomhedens bredere AI-strategi for sundhedsvæsenet omfatter prædiktiv intelligens, intelligent selvplanlægning og værktøjer, der er integreret i operationelle arbejdsgange. Virksomheden fremhæver sporbarhed til kilderne og datastyring som prioriteter for platformen. Denne bredere strategi bør adskilles fra de konkrete funktioner, der er tilgængelige i Time and Scheduling ved lanceringen.

Chief Product Officer Scott Sbihli sagde, at symplrs planer rækker ud over traditionel vagtplanlægning og skal forbinde arbejdsstyrkeplanlægning, bemanding og analyse på tværs af indlagte patienter og ambulant behandling, med mere avancerede funktioner til læger og andre behandlere.

symplr vil demonstrere Time and Scheduling på ANCC Magnet Conference i Chicago fra 29. til 31. oktober på stand 631. Den umiddelbare prøve bliver, om et mere sammenhængende overblik over behov, tilgængeligt personale og arbejdstid kan give sygeplejerskeledere færre problemer, der skal løses i sidste øjeblik — og mere tid til at støtte deres teams.