Další hranice AI? Sedíte v ní

Téměř každé AI titulky letos se týkaly nějakého aspektu digitální vrstvy práce, od agentů, kteří píší kód, po modely, které dělají poznámky během konferenčních hovorů. Mezitím ti samí zaměstnanci, kteří používají AI k dosažení pozoruhodné efektivity na svých laptopech, vstupují do svých reálných kanceláří, kde tato efektivita vůbec neexistuje. 

Problém s AI konverzací za poslední pár let je, že zůstala téměř výhradně uvnitř, a myslím tím doslova. Šlo o obrazovky, chatová okna a dokumenty – to, co se děje mezi člověkem a monitorem. A po celou tu dobu fyzická kancelář jen tak seděla, považována za fixní náklad, který se má spravovat, místo systému, který by mohl být skutečně pochopen a zlepšen.

Moderní flexibilní pracoviště, zejména, trpí tímto nesouladem mezi tím, kdo by měl být přítomen, a tím, kdo se skutečně objeví, což vše ztěžuje řídit. Když zaměstnanci dorazí, možná nebudou schopni najít zasedací místnost, nebo budou bloudit po patře hledajíc volný stůl, jako by hledali parkovací místo v obchodním centru na Štědrý večer. Samotný půdorys byl pravděpodobně vytvořen na základě něčích nejlepších odhadů, nikoli na základě skutečných důkazů o tom, jak lidé prostor využívají.

Tato neschopnost využívat prostor efektivně je větší problém, než se zdá. Nemovitosti jsou často druhým největším výdajem společnosti, hned po lidech. A v nedávném průzkumu provedeném společností The Collab Collective uvedlo šest z deseti odborníků na provoz pracovišť, že tento typ tření na pracovišti – neschopnost efektivně řídit kancelářské zdroje, jako jsou stoly a zasedací místnosti – se ve skutečnosti za poslední rok zhoršil. 

Toto tření má také cenovku a je významné. Zaměstnanci ztrácejí někde mezi dvěma a čtyřmi hodinami týdně při hledání prostoru, honení kolegů a obcházení různých kancelářských systémů. Vypočítejte to proti standardním číslům odměňování a společnost s tisíci zaměstnanci může ztratit až $9 milion ročně jen na tření na pracovišti. 

Slepá skvrna v plánování nemovitostí

AI má značný potenciál tyto výzvy řešit. Stejně jako AI dokáže předpovídat poptávku nebo směrovat podporné tikety, může se naučit, které stoly a místnosti používají kdo a kdy. Může si všimnout, kde AV vybavení pravidelně selhává, a identifikovat, které patra nebo zasedací prostory nejsou využívány. 

Starý návod na řízení kanceláře také předpokládal pracovní sílu, která se většinou objevuje podle předvídatelného rozvrhu. V dnešním hybridním pracovišti se to jen zřídka děje. Data o obsazenosti ukazují, jak široký tento výkyv ve skutečnosti je. Komerční realitní firma CBRE zjistila, že většina organizací funguje na plnou kapacitu v jejich nejrušnějším kancelářském dni, ale jen asi třetinu této kapacity v průměrném dni. Tento rozdíl je přesně důvod, proč je samotný počet zaměstnanců tak nespolehlivý způsob, jak plánovat prostor. Patro postavené pro pondělní špičku zůstává většinou prázdné do čtvrtka a žádná intuice nezachytí tento vzorec tak, jak to dělají data o využití.

Nástroje samotné to zhoršují, protože většina společností provozuje rezervace, přihlášení návštěvníků, plánování prostoru, služby schůzek a analytiku jako oddělené systémy, které nikdy nebyly navrženy tak, aby spolu komunikovaly. Plánovací nástroj, který netuší, jak se místnost skutečně používá, nemůže řídit oddělení údržby nic užitečného, když nastane čas vyjednávat nájem. Analytika, která sedí v jednom dashboardu, nemůže přejít a přerezervovat někoho do jiné místnosti, když jejich rezervace selže.

Fakt je, že většina rozhodnutí o nemovitostech dnes je stále převážně založena na intuici a na aktuálním zaměstnaneckém stavu, ne na skutečném využití. Tento přístup byl udržitelný, když kanceláře fungovaly s konzistentní, předvídatelnou obsazeností. V hybridním světě, kde dochází k výkyvům v docházce podle dne v týdnu a podle týmu, je to mnohem těžší ospravedlnit.

Při správném nasazení AI na pracovišti plní dvě úlohy najednou. Pro zaměstnance řeší logistiku práce tím, že automaticky přiřazuje lidi k dostupnému prostoru, ukazuje, jaké zdroje jsou volné v reálném čase, a eliminuje potřebu přesouvat schůzky na poslední chvíli. Pro provozní a údržbové týmy, které řídí rozpočet, může AI analyzovat všechny ty malé signály – kdo co rezervoval, kdy, jak často a které místnosti zůstávají prázdné – a vytvořit jasný obrázek o tom, jak prostor skutečně funguje. 

Ještě lépe, jakmile společnost vidí, jak je prostor skutečně využíván, mohou manažeři zakládat své rozhodnutí o nemovitostech na skutečné poptávce, stejně jako by to dělali u jakéhokoli jiného rozhodování o zdrojích. S těmito informacemi v ruce mohou konsolidovat patra, která nikdo nepoužívá, vstoupit do obnovení nájmu s reálnou vyjednávací silou a přetvořit uspořádání kanceláře podle toho, jak jejich týmy skutečně spolupracují.

Když jsou data sjednocena, výnos se rychle specifikuje. Řekněme, že organizace zjistila, že 40 % jejich schůzek probíhá v malé části jejich konferenčních místností. S těmito informacemi mohou provozní manažeři například snadno určit, které místnosti by měly mít prioritu při modernizaci AV, a které z ostatních potřebují spíše redesign než rutinní údržbu.

Společnosti, které již nasadily AI na svůj kód, své podpůrné fronty a své e‑mailové schránky, už viděly, co se stane, když dobrá data nahradí odhadování. Kancelář je prostě dalším místem, kde lze tuto lekci uplatnit. Ještě lépe, organizace, které to udělají jako první, nebudou jen utrácet méně za nevyužitý prostor, ale také vrátí zaměstnancům hodiny, které tiše ztráceli kvůli tření na pracovišti po celou dobu.