AI by měla usnadnit řízení vašeho podniku

AI by měla usnadnit provoz vašeho podniku. To si zaslouží být explicitním cílem, když rozhodujete, kde ji použít.

Vyšší výstup je užitečný, když podnik potřebuje více výstupu. Ale je také cenné mít méně volných konců, na které si musíte pamatovat, méně administrativní práce visící nad večerem a více pozornosti věnované práci, kterou jste chtěli dělat od samého začátku.

Používání AI pro administrativní práci učinilo provoz mých podniků příjemnějším. To pro mě má význam. Užívání si podniku, který jste vybudovali, je naprosto rozumnou návratností úsilí, které jste do jeho zlepšování vložili.

Jakmile se agenti stávají schopnějšími, majitelé získávají více možností, které povinnosti předat. Musíme být stejně záměrní ohledně toho, co chceme zpět.

Podnik může být úspěšný a přesto vyčerpávající na provozování

Zvažte designéra, který má dostatek klientů, přichází dobrá práce a nabízí službu, za kterou jsou lidé ochotni platit. Komerční stránka funguje. Týden může i přesto působit roztříštěně kvůli nabídkám, aktualizacím projektů, chybějícím souborům, fakturám a všem malým rozhodnutím potřebným k udržení probíhajícího zapojení.

Každý úkol může být zvládnutelný. Společně však vytvářejí podnik, který vyžaduje pozornost vlastníka téměř všude. Dokončení designu nedokončuje práci. Stále je něco k odeslání, kontrole, zaznamenání nebo dohánění.

To je užitečné místo, kde zhodnotit AI. Jakou opakující se povinnost byste uvítali, kdyby byla řešena spolehlivěji? Která část týdne neustále odvádí pozornost od práce, na které vám záleží?

Současné nástroje jsou čím dál více budovány kolem těchto otázek. Anthropic’s září rozšíření Claude pro malé podniky propojuje pracovní postupy se softwarem, který vlastníci již používají pro prodej, finance a každodenní operace. Také podporuje naplánovanou práci, přičemž schválení je ve výchozím nastavení vyžadováno před akcemi, jako je odesílání, zveřejňování nebo placení.

Zajímavá část je běžná práce, pro kterou jsou tyto systémy navrženy. Majitel podniku nepotřebuje dramatický transformační příběh, aby měl prospěch z toho, že opakující se povinnost je pod lepší kontrolou.

Dokončete odpovědnost za úkol

Představte si vlastníka, který chce pomoc s následným upomínáním po splatých fakturách. Požádat agenta, aby napsal platební upomínky, je snadné. Ale psaní zpráv je jen jednou částí odpovědnosti.

Někdo musí zjistit, které faktury jsou skutečně po splatnosti, ověřit, zda platba přišla, započítat jakékoli již dohodnuté ujednání se zákazníkem a rozhodnout, které upomínky jsou vhodné. Po odeslání zprávy stále někdo musí vědět, co se následně stalo.

Užitečný pracovní postup by připravil kontrolní seznam, vytvořil vhodné následné kroky ke schválení a ponechal nevyřešené položky viditelné. Pokud záznamy nesouhlasí nebo zákazník zpochybní poplatek, přineslo by to výjimku majiteli s dostatečným kontextem pro rozhodnutí.

Majitel stále má práci. Může přezkoumat připravené rozhodnutí a řešit výjimky místo toho, aby pokaždé rekonstruoval situaci z rozptýlených záznamů.

Anthropic’s srpnové vydání počítačového využití, Skills API a Files API popisuje komponenty stojící za tímto typem pracovního postupu: provozování softwaru, následování uloženého postupu, čtení dokumentů a vracení dokončených souborů. Propojení těchto schopností poskytuje vývojářům více možností, jak přenést úkol skrze aplikace, kde práce probíhá.

Zda to pomůže, závisí na tom, co od systému požadujete. Složka plná vyladěných upomínek může zanechat odpovědnost zcela na vás. Jasný přehled toho, co potřebuje vaše schválení a co zůstává nevyřízené, může usnadnit řízení.

Zde promptování se stává manažerskou dovedností. Definujte výsledek v termínech odpovědnosti, kterou chcete řešit. Dejte agentovi standard dokončení, který pro podnikání něco znamená.

Spočítejte práci, kterou vám AI vrací

Buďte upřímní ohledně toho, co je potřeba k využití výsledku.

Agent může rychle připravit zprávu, ale pokud musíte znovu otevřít každý zdroj, opravit výpočty a rozluštit, co zpráva chce sdělit, patří tato námaha do vašeho hodnocení. Stejně tak oprava poškozeného spojení nebo opětovné vysvětlení stejné výjimky příští týden.

Recenze je nutná u mnoha úkolů. Otázkou je, zda je recenze zvládnutelná a zda celý proces zlepšuje to, co jste dříve dělali. Pracovní postup může ponechat konečné rozhodnutí na vás a zároveň odstranit velkou část přípravy kolem něj.

Podívejte se na několik skutečných běhů. Jak často jste museli zasáhnout? Dokázali jste pochopit výjimky? Přišel výsledek ve vhodný okamžik? Zůstalo ještě něco důležitého, co jste museli pamatovat mimo systém?

Tyto odpovědi vám řeknou více o hodnotě pracovního postupu než sledování, jak přináší působivý první výsledek. Také vám ukážou, co zjednodušit. Možná je úkol příliš široký. Možná agent potřebuje lepší zdroj. Možná je jedna opakující se výjimka snadno řešitelná, jakmile učiníte základní obchodní rozhodnutí.

Systém, který rozumíte a můžete jej udržovat, má větší hodnotu než propracovaný, ke kterému se zdráháte sáhnout. Jeho údržba se také stane součástí vašeho pracovního týdne.

Rozhodněte, k čemu je obnovená kapacita určena

Argumentoval jsem, že lepší AI učiní milionové jednojmenné podniky snadněji dosažitelné. Rozšíření toho, co může vlastník dodat, vytváří prostor pro růst. To zůstává vzrušující možností.

Co s tímto prostorem uděláte, je stále vaše rozhodnutí.

Můžete přijmout dalšího zákazníka. Můžete věnovat více času zlepšování služby pro stávající zákazníky. Můžete konečně vyvinout produkt, který neustále odkládáte, nebo si nechat v týdnu dostatek prostoru přemýšlet o tom, kam se podnik ubírá.

Můžete také dokončit práci dříve. Neexistuje povinnost zaplnit každou získanou hodinu dalším závazkem. Podnik, který podporuje váš život a zůstává zvládnutelný, je stojí za vybudování.

Zařaďte tento záměr do úkolu. Pokud je cílem udržet páteční odpoledne bez rutinní administrativy, zhodnoťte, zda vám systém v tom pomáhá. Pokud je cílem věnovat zákaznické práci plnou pozornost, podívejte se na přerušení a nevyřešené závazky, které odstraňuje.

AI nám poskytuje více způsobů, jak formovat práci kolem podniku. Využijte tuto schopnost k vytvoření podniku, který chcete nadále provozovat.