Veřejné záznamy jsou skutečnou krizí. Zpoplatňování občanů není správným řešením.

Tichá krize se rozvíjí v městských síních a okresních úřadech po celé zemi.

Veřejnost je více zapojena než kdykoli předtím. Lidé chtějí vědět, jak jsou jejich daňové dolary vynakládány a jak je vytvářena politika, a mají každé právo se ptát. Ale nová realita činí obtížnější pro místní vlády držet krok: příliv žádostí o veřejné záznamy generovaných umělou inteligencí.

Generativní umělá inteligence učinila to snadným poslat masivní, rozsáhlé žádosti o záznamy s jedním kliknutím. A to již není pouze jednotlivci. Celé společnosti nyní vytvořily týmy, jejichž jediným úkolem je podávat žádosti o veřejné záznamy ve velkém měřítku, a poté prodávat tyto informace dodavatelům a soukromému sektoru. Pro vládní zaměstnance na příjmu je výsledkem drtivá zátěž.

To nebude zmizet. Žádosti poháněné umělou inteligencí budou pouze častější a agresivnější.

Úředníci se topí

Stále čelí této zátěži, někteří zákonodárci se snaží zpoplatnit přístup. Kalifornský Assembly Bill 1821, předložený poslancem Blanca Pacheco a nedávno přezkoumaný CalMatters, je jedním z prvních příkladů. Tento návrh zákona by umožnil veřejným agenturám účtovat nezpoplatněné poplatky, pokud žádost vyžaduje od zaměstnanců více než dvě hodiny výzkumu, plus další poplatek, pokud zaměstnanci stráví více než 10 hodin v jednom měsíci žádostmi od stejné osoby.

Kalifornie není sama. Jakmile žádosti o otevřené záznamy vzrostou na celostátní úrovni, agentury všude zvažují, jak pokrýt náklady.

A pokud víte, jak místní vláda skutečně funguje, motivace je snadná pochopit. Každá hodina strávená žádostmi o záznamy je jednou hodinou odňatou od jiné nezbytné práce: zpracování obchodních povolení, údržba veřejných archivů, vedení voleb.

Čísla jsou ohromující.

Jedna žádost v Chula Vista, Kalifornie, vyžadovala 150 až 300 hodin práce zaměstnanců. V Fontana jeden člověk podal více než 100 žádostí s uvedeným cílem narušit provoz, což stálo město více než 300 000 dolarů v právních a personálních nákladech.

Verze této příběhu se odehrávají v komunitách po celé zemi. Nazvěme to, co to je: administrativní válka, vedena jednou žádostí o záznamy.

Zpoždění není pouze drahé. Je to riziko dodržování předpisů.

Náklady a vyhoření jsou pouze částí příběhu. Větším rizikem je dodržování předpisů.

Zákony o veřejných záznamech nevybízejí pouze agentury k odpovědi. Vyžadují to, na čas. Podle kalifornského zákona o veřejných záznamech má agentura obecně 10 dní na to, aby rozhodla, zda poskytne záznamy, a podobné lhůty existují téměř ve všech státech. Tyto lhůty byly stanoveny pro svět papírových souborů a příležitostných žádostí, ne pro poštovní schránku zaplavenou umělou inteligencí.

Když objem převyšuje personál, lhůty začínají sklouzávat. A zmeškaná lhůta není malou administrativní chybou. Je to právní expozice. Žadatelé, kteří žalují, aby donutili produkci a uspějí, jsou pravidelně odměňováni soudními poplatky, takže jeden zpožděný termín se může stát soudním příkazem plus právním účtem, který nakonec zaplatí daňoví poplatníci.

To zanechává agentury v opravdovém dilematu. Když nebudou nic dělat, riskují, že se dostanou do rozporu s právními předpisy, které mají zajistit otevřenost vlády. Když zaplatí poplatek, riskují, že budou odrazovat obyvatele od přístupu. Žádná z těchto cest ve skutečnosti nechrání veřejnost.

Návrhy zákonů, jako je AB 1821, jsou pochopitelnou odpovědí z vyčerpaného systému, který se snaží chránit sám sebe. Úmysl je hodný, a odškodnění, které nabízí, je spravedlivé. Ale existuje rychlejší a účinnější řešení.

Upgrade nástrojů, ne cla

Stejná technologie, která zvyšuje objem záznamů, může také tyto žádosti vyřešit za zlomek nákladů. Místo zpoplatňování občanů za přístup můžeme uzavřít provozní mezeru pomocí lepších nástrojů.

To je přesně to, co jsme postavili v Madison AI. Naše model plnění veřejných záznamů bezpečně získá, seřadí a odstraní městské záznamy, mění pracovní postup, který dříve trval několik dní, na jeden, který trvá asi hodinu.

Zpracovává těžkou práci od začátku do konce: automatizované označování, detekce téměř duplicit, asistovaná redakce pomocí umělé inteligence a kompletní auditní stopy, které udržují agentury v souladu se zákony o uchovávání a ochraně soukromí.

Preliminary výsledky jsou ohromující. V okrese Washoe, Nevada, náš partner vývoje, asistent veřejných záznamů, dodává až 90% úspory času, snižuje až 9 až 10 hodin práce zaměstnanců na jednu žádost. Žádost, která dříve stála přibližně 1 000 dolarů nebo více na dokončení pomocí softwaru a práce zaměstnanců, může být nyní splněna za přibližně 150 dolarů, včetně práce zaměstnanců, s umělou inteligencí, která zajišťuje těžkou práci. Palm Springs a Culver City v Kalifornii budou nasazovat stejný model příště.

A toto není univerzální produkt. Přizpůsobujeme každého asistenta specifickým pracovním postupům a údajům agentury, postavenému společně s lidmi, kteří žijí tyto provozní reality každý den. Stejný přístup funguje pro malé město nebo velký okres, ve kterémkoli státě.

Zpoplatňování transparentnosti není správným řešením

Počítejme si to: je to neuvěřitelně tvrdý problém, a zákonodárci nemají mnoho dobrých možností. Když jsou zaměstnanci utopeni a rozpočty jsou tenké, zpoplatnění nejextrémnějších žádostí může vypadat jako jediná páka, kterou lze stisknout.

Ale poplatek je stále placená zeď. A placená zeď pro veřejné záznamy činí přesně to, co zákon o veřejných záznamech existuje, aby tomu zabránil: snižuje přístup veřejnosti k informacím. Lidé, kteří jsou odrazováni, nejsou obvykle ti, kteří hrají systém. Jsou to obyčejní obyvatelé, rodiče a sousedé, kteří se snaží porozumět své vlastní vládě.

Protože na konci dne chce každý totéž: vládu, která je otevřená, zodpovědná a transparentní. Nemusíme si vybrat mezi ochranou veřejných zaměstnanců před vyhořením a ochranou tohoto přístupu.

Takže vyzýváme zákonodárce, v Kalifornii a jinde, aby zvažovali jinou cestu. Co kdyby stát vytvořil bezpečný přístav pro agentury, které přijmou model první odpovědi umělých inteligencí? Co kdyby žadatelé použili automatizovaný portál, než podají následné žádosti? Co kdyby agentury, které nasadily důvěryhodné platformy umělé inteligence, splnily základní kritéria veřejných záznamů v dobré víře a vyřešily většinu veřejných dotazů, získaly více prostoru pro načasování a úhradu nákladů?

Tento přístup odměňuje skutečnou transparentnost místo toho, aby ji zpoplatňoval. Udržíme ducha otevřené vlády a dáme místním vládám technologii, aby transparentnost byla výchozím stavem.