AI a automatizace: zbraně v boji proti AP podvodům

By Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Podvody stojí podniky asi 5 % ročního příjmu, uvedla Asociace certifikovaných zkoumajících podvodů (ACFE) ve své nedávné zprávě. Podvodníci se dívají na oddělení účtů zaplacených (AP) a vidí dolarové znaky, protože zde jsou obvykle špatně nastavené kontroly, které by zabránily útokům. Protože tato obchodní funkce zpracovává platby, je otevřená pro cílené útoky ze strany zlodějů.

Podvody AP se obvykle vyskytují v několika typech, které budeme dále zkoumat. Dobrou zprávou je, že existují kroky, které organizace mohou podniknout, aby snížily riziko těchto událostí.

Fiktivní dodavatelé

Většina podnikůconducts obchod s určitým počtem dodavatelů. Často provádějí rutinní nákupy a platby jsou často předem schváleny bez přílišného zkoumání a prověřování. Ale fiktivní společnosti mohou napodobit skutečné dodavatele a zasílat fiktivní faktury, a toto fiktivní fakturace může být obtížné odhalit. Je to také drahé – může stát 100 000 dolarů za případ, podle AC.

Tento typ hrozeb může pocházet i z vnitřku. Je možné, že zaměstnanec vytvoří fiktivní dodavatele a pošle fiktivní faktury. Příkladem je žena z Oregonu, která ukradla miliony dolarů od své společnosti během téměř 15 let.

Faktury za zboží, které neexistuje

Podobně mohou podvodníci spolupracovat se zaměstnanci, aby vytvořili požadavky na platbu za zboží/služby, které společnost neobdržela, a poté si ponechali zpracované platby pro sebe. To se stalo u bývalého zaměstnance Hondy v Ohiu, který ukradlo společnosti 750 000 dolarů.

Náklady za nic

Někdy dodavatel úmyslně přidá nové položky, aby zfalšoval výši dlužné částky. Když je proces AP řízen ručně a dochází k náhlému nárůstu objemu faktur, tyto chybně přidávané položky mohou zůstat nezjištěny. A to vede k tomu, že společnost je přeplacena.

Někdy jsou zpracovány několik plateb od dodavatelů na základě stejné faktury, což může nastat, když existuje více než dvě kopie stejné faktury uvnitř systému a člen týmu AP (neúmyslně) zahájí platbu za všechny kopie. To může nastat z různých důvodů, od jednoduché chyby až po zlou vůli. Bez ohledu na příčinu to může mít negativní dopad na společnost.

Boj proti podvodům s automatizací

Špatným trendem je rychlý vznik nových způsobů, jak okrást oddělení AP. Naštěstí díky pokrokům v technologiích s umělou inteligencí (AI) je možné pro společnosti vyvinout preventivní strategie a snížit rizika. Automatizace a AI/ML mohou řešit podvody několika klíčovými funkcemi. Tyto zahrnují:

Automatizace schvalovacího workflow

Automatizace zajišťuje dodržování předpisů tím, že vytváří digitální stopu akcí provedených v jednotlivých fázích. Automatizované schvalování snižuje časově náročné manuální schvalovací procesy. Školení a vytváření povědomí mohou pomoci odvrátit jakoukoli zlou vůli.

Automatizace kontroly faktur s využitím AI

Porovnávání klíčových dokumentů vygenerovaných během fází nákupu je nezbytné pro vytvoření základní ochrany proti podvodům s účty zaplacených. To zahrnuje porovnávání informací o položkách faktur s podrobnostmi o objednávce, kontrolu příjmů, aby se zajistilo, že zboží a služby byly dodány, a často zahrnuje skenování dalších komunikací s dodavatelem. To může trvat dny, pokud se provádí ručně, ale s nasazením automatizace s umělou inteligencí může celý proces smíření trvat pouze několik minut.

Sledování a sledování zaměstnanecké zlé vůle

Uvnitř působící osoby, které spáchají podvod s AP, obvykle pracují samostatně nebo ve skupině po získání strategických informací o operacích. Používání technologických systémů, které mohou sledovat a monitorovat zaměstnanecké aktivity v reálném čase, může odvrátit zlou vůli a záměr díky funkcím, jako je detekce anomálií. Školení zaměstnanců v této oblasti je také důležité pro zvýšení povědomí. Vytvoření programu loajality může také pomoci nastavit směr k etickému jednání.

Vynucení dodržování předpisů pomocí digitálních řešení

Organizace mohou snížit podvody s AP digitalizací celého workflow zpracování faktur. Digitalizace kalibruje akce s časovými razítky, která lze později použít pro provádění systémových auditů. Takové systémy lze navrhnout tak, aby generovaly automatizované zprávy – kde lze monitorovat činnosti zaměstnanců a identifikovat následující oblasti pro zlepšení. Také se poskytují administrátorům přehledné informace o provozu procesů v reálném čase.

Vytvoření funkce pro porovnávání dodavatelů

Je stále důležitější detekovat faktury vygenerované fiktivními společnostmi v počátečních fázích, předtím, než dojde k újmě. Detekce lze provést pomocí technologie fuzzy matching, ve které systém prohledává několik repozitářů, prohlíží existující databázi dodavatelů a kontroluje různé dokumenty, aby detekoval fiktivní.

Moderní řešení starého problému

Pokud jde o podvody, kde je vůle, tam je cesta. Uvnitř a vně působící osoby, které mají v úmyslu ukrást, budou i nadále vyvíjet nové způsoby, jak to udělat. Ale společnosti mohou mít útěchu v tom, že ML a automatizace jsou schopny vykořenit podvody. Přidání těchto technologií do oddělení AP pomůže při odhalování a prevenci podvodů. Tým AP se může soustředit na méně monotónní a více obchodně zaměřené úkoly, a vaše organizace bude šetřit peníze a starosti.