AI a automatizace: Zbraně v boji proti AP podvodům

Autor: Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Podvody stojí podniky přibližně 5 % ročního výnosu, uvádí Asociace certifikovaných zkoušejících podvodů (ACFE) ve své nedávné zprávě. Podvodníci pohlížejí na oddělení účetnictví (AP) a vidí dolarové znaky, protože zde obvykle chybí špatné kontroly, které by zabránily útokům. Protože tato obchodní funkce zpracovává platby, je široce otevřena pro cílené útoky ze strany špatných aktérů.

Podvody v AP se obvykle dělí do několika typických vzorců, které budeme níže zkoumat. Dobrou zprávou je, že existují kroky, které organizace mohou podniknout, aby snížily riziko těchto událostí.

Fiktivní dodavatelé

Většina podniků vede podnikání se stabilním dodavatelským řetězcem a dodavateli. Často provádějí rutinní nákupy a platby jsou často předem schváleny bez přílišné kontroly a prohlídky. Ale fiktivní společnosti mohou napodobovat skutečné dodavatele a zasílat fiktivní faktury, a tato fiktivní fakturace může být obtížně detekovatelná. Je to také drahé – může stát 100 000 dolarů za případ, podle AC.

Tato hrozba může pocházet i z vnitřku. Je možné, že zaměstnanec vytvoří fiktivní dodavatele a pošle fiktivní fakturu. Příkladem je žena z Oregonu, která okradla svou společnost o miliony dolarů během téměř 15 let.

Faktury za neexistující zboží

Podobně mohou podvodníci spolupracovat se zaměstnanci na vytvoření platebních požadavků za zboží a služby, které společnost neobdržela, a poté si ponechat zpracované platby pro sebe. To se stalo u bývalého zaměstnance Hondy v Ohiu, který okradl společnost o 750 000 dolarů.

Náklady za nic

Čas od času může dodavatel úmyslně přidat nové položky do faktury, aby zvýšil částku, která má být uhrazena. Když je proces AP řízen manuálně a zažívá nápor faktur, tyto chybně přidávané položky mohou zůstat nezjištěny. A to vede k tomu, že společnost je přeplacena.

Čas od času jsou zpracovávány opakované platby dodavatelům na základě stejné faktury, což může nastat, když jsou v systému více než dvě kopie stejné faktury a člen týmu AP (neúmyslně) zahájí platbu za všechny kopie. Může k tomu dojít z různých důvodů, od jednoduché chyby až po zlou vůli. Bez ohledu na příčinu to může mít negativní dopad na společnost.

Boj proti podvodům s automatizací

Škodlivý trend je rychlý vznik nových způsobů, jak okrást oddělení AP. Naštěstí díky pokrokům v AI poháněných technologiích se stalo možné pro společnosti vyvinout preventivní strategie a snížit rizika. Automatizace a AI/ML mohou řešit podvody několika klíčovými funkcemi. Tyto zahrnují:

Automatizace schvalovacího workflow

Automatizace zajišťuje dodržování předpisů tím, že ponechává digitální stopu akcí provedených v jednotlivých fázích. Automatizované schvalování snižuje časově náročné manuální schvalovací procesy. Školení a vytváření povědomí může pomoci odvrátit jakoukoli zlou vůli.

Automatizace kontroly faktur s využitím AI

Porovnávání klíčových dokumentů vygenerovaných v jednotlivých fázích nákupu je nezbytné pro vytvoření základních ochranných opatření proti podvodům v AP. Zahrnuje to porovnávání informací o fakturovaných položkách s podrobnostmi o objednávce, kontrolu dodávek, aby se zajistilo, že zboží a služby byly dodány, a často zahrnuje skenování dalších komunikací s dodavatelem. Může to trvat dny, když se provádí manuálně, ale s nasazením AI poháněné automatizace může celý proces smíření probíhat během několika minut.

Sledování a sledování zaměstnanecké zlé vůle

Interní podvodníci, kteří spáchají podvody v AP, obvykle pracují sami nebo v malých skupinách po získání strategických informací o operacích. Používání technických systémů, které mohou sledovat a monitorovat zaměstnanecké aktivity v reálném čase, může odvrátit zlou vůli a záměr díky funkcím, jako je detekce anomálií. Školení zaměstnanců v této oblasti je také důležité pro zvýšení povědomí. Vytvoření programu loajality může také pomoci nastavit směr k etickému jednání.

Vynucení dodržování předpisů pomocí digitálních řešení

Organizace mohou snížit podvody v AP digitalizací celého procesu zpracování faktur. Digitalizace kalibruje akce s časovými razítky, které lze později použít k provedení systémových auditů. Takové systémy lze navrhnout tak, aby generovaly automatizované zprávy – kde lze monitorovat činnosti zaměstnanců a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. Rovněž poskytují správcům komplexní přehled o provozních procesech.

Vytvoření funkce pro kontrolu dodavatelů

Je stále důležitější detekovat faktury vygenerované fiktivními společnostmi v počáteční fázi, předtím, než dojde k poškození. Detekce lze provést pomocí technologie fuzzy matching, ve které systém prohledává multiple repozitáře, prohlíží existující databázi dodavatelů a kontroluje různé dokumenty, aby detekoval fiktivní faktury.

Moderní řešení starého problému

Co se týče podvodů, tam, kde je vůle, je cesta. Interní i externí pachatelé, kteří mají v úmyslu ukrást od vás, budou i nadále vyvíjet nové způsoby, jak to udělat. Ale společnosti si mohou být jisté, že ML a automatizace jsou schopny odhalit a eliminovat podvody. Přidání těchto technologií do svého oddělení AP pomůže při objevování a prevenci podvodů. Tým AP se může soustředit na méně rutinní a více obchodně zaměřené úkoly, a vaše organizace ušetří peníze a starosti.