AI и автоматизация: оръжия в битката срещу измамите с AP

От Akhil Sahai, главен продуктов директор, Kanverse

Измамите струват на предприятията около 5% от годишните приходи Асоциация на сертифицирани проверяващи за измами (ACFE), отбелязано в скорошен доклад. Измамниците поглеждат към отдела за задължения (AP) и виждат знаци за долар, защото там обикновено има слаб контрол за предотвратяване на атаки. Тъй като тази бизнес функция обработва плащания, тя е широко отворена за насочване от лоши участници.

Измамите с AP се разделят на няколко типични модела, които ще разгледаме по-долу. Добрата новина е, че има стъпки, които организациите могат да предприемат, за да намалят риска от това да се случи.

Доставчици, които не съществуват

По-голямата част от предприятията извършват бизнес със стабилен брой доставчици и търговци. Те правят рутинни покупки и плащанията често са предварително одобрени без много проверка и контрол. Но фалшивите компании могат да имитират действителните доставчици и да изпращат фалшиви фактури и това фалшиво фактуриране може да бъде трудно за откриване. Освен това е скъпо – може да струва $100,000 XNUMX на екземпляр, според AC.

Заплахи от този вид могат да идват и отвътре. Възможно е служител да създаде фалшиви доставчици и да изпрати фалшиви фактури. Пример за това е жена от Орегон, която е присвоила милиони долари от компанията си за почти 15 години.

Сметки за стоки, които не съществуват

По подобен начин измамниците могат да си сътрудничат със служители, за да създават заявки за плащане за стоки/услуги, които компанията не е получила, и след това да задържат обработеното плащане за себе си. Това се случи с един бивш служител на Honda в Охайо, който измами компанията със 750,000 XNUMX долара.

Зареждане за нищо

Понякога продавачът умишлено добавя нови позиции, за да увеличи дължимата сума. Когато процес на AP се управлява ръчно и претърпи скок в обема на фактурите, тези неправилно добавени редове могат да останат незабелязани. И това води до свръхфактуриране на компанията.

Понякога множество плащания на доставчици се обработват въз основа на една и съща фактура, което може да се случи, когато има повече от две копия на една и съща фактура, плаващи в системата и член на екипа на AP (по невнимание) инициира плащане за всички копия. Това може да се случи по различни причини, вариращи от обикновена грешка до злонамерено намерение. Независимо от причинно-следствената връзка, това може да има отрицателно въздействие върху компанията.

Борба с измамите с автоматизация

Нещастна тенденция е бързото появяване на нови начини за измама на отделите на AP. За щастие, с напредъка в технологиите, задвижвани от AI, стана възможно компаниите да разработват превантивни стратегии и да смекчават рисковете. Автоматизацията и AI/ML могат да се справят с измамите с няколко ключови функции. Те включват:

Автоматизиране на работния процес на одобрение

Автоматизацията гарантира съответствие, като оставя цифрова следа на действията, извършени на всеки етап. Автоматизираните одобрения намаляват отнемащите време процеси на ръчно одобрение. Обучението и генерирането на осведоменост може да помогне за предотвратяване на всякакви злонамерени намерения.

Автоматизация на прегледа на фактури, задвижвана от AI

Съпоставянето на ключови документи, генерирани през етапите на възлагане на обществени поръчки, е необходимо за разработване на основна защита срещу измами със задължения. Това включва съпоставяне на информацията за редови артикули във фактурата с подробности за поръчката за покупка, преглед на разписките, за да се гарантира, че стоките и услугите са доставени, и често включва сканиране на други комуникации с продавача. Може да отнеме дни, когато се извършва ръчно, но с внедряването на автоматизация, задвижвана от AI, целият цикъл на съгласуване може да се случи за минути.

Мониторинг и проследяване за злонамерени служители

Вътрешните хора, които извършват измами с AP, обикновено работят сами или в малки групи, след като получат стратегическа информация за операциите. Използването на технологични системи, които могат да проследяват и наблюдават ангажираността на служителите в реално време, може да осуети злонамерено поведение и намерения благодарение на възможности като откриване на аномалии. Обучението на служителите в тази област също е важно за повишаване на информираността. Изграждането на програма за лоялност също може да помогне за насочване на курс към етични действия.

Налагане на съответствие с цифровите решения

Организациите могат да намалят AP измамите чрез дигитализиране на целия работен процес за обработка на фактури. Дигитализацията калибрира действията с времеви отпечатъци, които по-късно могат да се използват за извършване на системни одити. Такива системи могат да бъдат проектирани да генерират автоматизирани отчети – където дейностите на служителите могат да бъдат наблюдавани и последващите области на подобрение могат да бъдат идентифицирани. Освен това предупрежденията в реално време предоставят на администраторите цялостна представа за операциите на процеса.

Възможност за съвпадение на доставчици на сгради

Все по-важно е да се откриват фактури, генерирани от фалшиви компании, в началните им етапи, преди да бъдат нанесени щети. Откриването може да се извърши чрез технология за размито съпоставяне, при която системата сканира множество хранилища, преглежда съществуващата база данни на доставчиците и проверява различни документи, за да открие фалшификати.

Модерни решения на вековен проблем

По отношение на измамите, където има желание, има и начин. Вътрешни и външни хора, които имат намерение да крадат от вас, ще продължат да измислят нови начини за това. Но компаниите могат да се успокоят, като знаят, че машинното обучение и автоматизацията се справят със задачата да изкоренят измамите. Добавянето на тези технологии към вашия AP отдел ще помогне за откриването и предотвратяването на измами. Екипът на AP може да се насочи към по-малко светски и по-фокусирани върху бизнеса задачи и вашата организация ще спести пари и караница.