لنظمك لم تُصمم لكي تتكلم إليها

عندما يتحدث الناس عن الذكاء الاصطناعي في العمل، هناك تركيز قابل للتنبؤ على المخاطر. هلوسات، تسرب البيانات، فجوات في الامتثال، حقن البرومت. تتشكل صناعات كاملة حول توثيق كل ما يمكن أن ي goes wrong عندما تتيح نموذجًا لبيانات حساسة.

ذلك النقاش يفوت النقطة.

التغيير الحقيقي ليس حول المخاطر أو التأتمات. إنه حول كيفية حدوث العمل في الواقع. واجهات الدردشة تصبح الطريقة الافتراضية التي يتفاعل بها الناس مع برامج المؤسسة. السؤال ليس حول ما إذا كان هذا التحول قادمًا. إنه بالفعل هنا. ماذا يحدث لنظم المؤسسات التي لم تُصمم أبدًا للكلام إليها؟

Clawdbot هو الطائر الأصفر، وليس الأزمة

فكر في Clawdbot، المساعد المخترع الذي انتشر داخل الشركات قبل أن تعرف حتى إنه موجود.

في أحد المعاني، هذه قصة مألوفة. كل موجة من تكنولوجيا المؤسسات أنتجت أدواتها الخاصة: Dropbox قبل تخزين السحابة المعتمدة، Slack قبل الرسائل المعتمدة، Notion قبل قواعد المعرفة الرسمية. Clawdbot هو ببساطة الإصدار الجديد من ذلك النمط. أداة مفيدة تم تبنيها من الأسفل لأنها حلت مشكلة حقيقية بشكل أسرع من الأنظمة الرسمية.

ما يختلف هذه المرة هو مدى لزوجة أدوات الدردشة. بمجرد أن يعتاد الموظفون على سؤال بوت للحصول على إجابات (“قم بتلخيص هذا العقد”، “ابحث عن أرقام الربع الأخير”، “إعداد رد على هذا العميل”)، من الصعب العودة إلى النقر عبر المجلدات واللوحات.

النقطة ليست Clawdbot نفسه. إنه كيف يضمن مساعدي الدردشة أنفسهم بسرعة في سير العمل اليومي، وجلسوا بهدوء بين الناس والنظم الأساسية. لم تختف Shadow IT. تغيرت الشكل. بدلاً من التطبيقات غير المعتمدة، لدينا الآن واجهات غير معتمدة تسهل الوصول إلى بيانات المؤسسة.

الدردشة تصبح واجهة العمل

لمعظم تاريخ برامج المؤسسات، افترض العالم شاشات وقوائم وتنسيقات منظمات. إذا كنت تريد شيئًا من نظام، سوف تنتقل إليه: افتح نظام إدارة علاقات العملاء، ابحث عن الحساب، افلتر العرض، استخرج البيانات. تدفق العمل عبر خطوات صريحة ومرئية.

الدردشة تقلب ذلك النموذج رأسًا على عقب.

تكون واجهات الدردشة أصبحت الطريقة الأساسية التي يتفاعل بها الناس مع المعلومات المؤسسية. لا يريد المستخدمون الآن “فتح” نظام إدارة علاقات العملاء، نظام التخطيط الموارد، نظام الموارد البشرية، أو مستودعات الوثائق. يريدون أن يسألوا أسئلة ويصدر أوامر باللغة الطبيعية. يجب على النظام أن يحدد ما يجب فعله.

هذا ليس تعديل واجهة المستخدم. إنه إعادة تعيين سير العمل يمكن مقارنته بالتحول من سطح المكتب إلى الهاتف المحمول. كما غير الهاتف المحمول كيفية تصميم المنتجات وإدارتها، فإن الدردشة تعيد تشكيل ما يعني “استخدام” برامج المؤسسات.

داخل العديد من الشركات، يمكنك رؤية ذلك يحدث بالفعل. يعيش الموظفون في Slack، Teams، أو مساعد الذكاء الاصطناعي. كل شيء آخر يصبح شيئًا يقع خلف ذلك الطبقة الدردشة. انتقل مركز الجاذبية من التطبيقات إلى الدفعات.

عندما تتغير الواجهات، تُترك الأنظمة وراءها

هنا يصبح عدم التطابق المعماري مرئيًا.

معظم أنظمة المؤسسات التقليدية، خاصةً أنظمة إدارة الوثائق، تم بناؤها لمعرفة التصفح البشري. افترضوا مجلدات، تسجيل الدخول / تسجيل الخروج، إصدار يدوي، وتصريحات محددة من خلال واجهة مستخدم تقليدية. تم تحسينها للامتثال وإدارة السجلات، وليس للوصول البرمجي بواسطة وكلاء الذكاء الاصطناعي.

الدردشة لا “تتنقل” بالمعنى التقليدي. لا ينقر عبر شجرة المجلدات أو يفهم التصنيف الداخلي. يتوقع واجهات برمجة تطبيقات نظيفة، بيانات وصفية غنية، بحث دلالي، واسترجاع موثوق. يتوقع أنظمة يمكن فهرستها، ويمكن استخلاصها، ويمكن ربطها بآلات أخرى في الوقت الفعلي.

إذا كان نظام إدارة الوثائق الخاص بك يفتقر إلى تلك القدرات، فلن تحصل على دمج سلس مع مساعدي الذكاء الاصطناعي الحديثين. ستحصل على كود لاصق. يبدأ الفريق بتحويل موصلات هشة، وبرامج مخصصة، وبرامج وسيطة فقط لجعل التفاعلات الأساسية تعمل. على الورق، نظام “يدعم الذكاء الاصطناعي”. في الممارسة، بنيت كومة فرانكشتاين هشة، باهظة التكلفة، وصعبة الصيانة.

الموظفون يلاحظون.

إذا كان نظام الوثائق الرسمي لا يستطيع التحدث إلى واجهة الدردشة المفضلة لديهم، لا يقدمون تذكرة. يعملون حولها. تبدأ الوثائق بالت漂 في سلاسل Slack، وحدات مشتركة، حسابات سحابية شخصية، أو أي بيئة تدمج مع مساعدتهم. لا تتآكل ضوابط الوثائق الرسمية بسبب النية السيئة. تتآكل من خلال الراحة.

إذا كان سؤال البوت أسرع من التنقل في نظام إدارة الوثائق الخاص بك، فإن نظام إدارة الوثائق الخاص بك سيفقد.

هل نظام الوثائق الخاص بك جاهز للدردشة؟

هذا يأتي بنا إلى أسئلة لم تكن معظم المنظمات على دراية بها بعد.

هل يمكن لنظام الوثائق الخاص بك فرض التصريحات عند الوصول إليه بشكل دردشي؟ ليس فقط من خلال المتصفح، ولكن من خلال وكيل الذكاء الاصطناعي يتصرف باسم المستخدم؟

هل ي暴 نظام الوثائق الخاص بك واجهات برمجة تطبيقات حديثة وموثوقة تسمح لأدوات الذكاء الاصطناعي بفهرسة واسترجاع و تلخيص و استخلاص بدون حيل لاصقة؟

هل يعالج نظام الوثائق الخاص بك الوثائق كبيانات منظمات قابلة للقراءة آليًا، مع بيانات وصفية متسقة، وتراث، وعلاقات، بدلاً من مجرد ملفات في المجلدات؟

ومaybe الأكثر أهمية: هل يمكنه تفسير إجاباته؟ إذا استرجع وكيل الذكاء الاصطناعي المعلومات من نظام إدارة الوثائق الخاص بك، هل يمكنك تتبع الوثائق التي أبلغت عن تلك الاستجابة، والنسخة المستخدمة، والسبب؟

لم تكن العديد من الأنظمة التقليدية مصممة لهذا النوع من الوساطة الآلية. افترضوا وجود إنسان في الحلقة النقر والقراءة والتفسير. ذلك الافتراض ينهار.

الدردشة لا تحل محل الأنظمة. إنها تكشف عنها.

مفهوم خاطئ شائع هو أن الدردشة ستجعل الأنظمة الأساسية غير ذات صلة. العكس هو الصحيح. الدردشة تجعلها أكثر أهمية.

عندما يتم توجيه كل شيء عبر واجهة دردشة، يعتمد جودة الإجابات تمامًا على جودة الأنظمة أسفلها. بيانات وصفية سيئة، وتنسيق إصدارات متضارب، وتصريحات غير متسقة، ومستودعات متجزئة. لا تختفي هذه الأشياء. تتم 증폭.

إذا كانت وثائقك متفرقة عبر أدوات خمس مختلفة، لن يوحيد مساعد الذكاء الاصطناعيها سحريًا. إذا كان نظام إدارة الوثائق الخاص بك يفتقر إلى بحث جيد أو صلاحيات وصول ضعيفة، فإن الدردشة سوف تعكس بدقة تلك القيود. أو أسوأ، تشجع الناس على تجاوزها.

الدردشة تعمل مثل اختبار إجهاد للبنية التحتية للمؤسسة. تكشف عن أي أنظمة حقيقية ومتطورة وأيها مجرد دعم بالعادات التقليدية.

هذه مشكلة وثائق، وليست فقط مشكلة الذكاء الاصطناعي

من الم诱ي أن نطرح كل هذا كـ “مشكلة الذكاء الاصطناعي”. ولكن في جوهره، هذه مشكلة وثائق.

الوثائق هي كيفية تشغيل معظم المؤسسات في الواقع: عقود، سياسات، تصاميم، ملفات قانونية، سجلات مالية، اتفاقيات العملاء. إذا عاشت تلك الوثائق في أنظمة لا يمكن الوصول إليها برمجيًا وإدارتها في عالم الدردشة، لن يصلح أي ابتكار في الذكاء الاصطناعي الفجوة.

بعض المنظمات بدأت في إعادة التفكير في بنية الوثائق لا كخلفية للامتثال، ولكن كطبقة أساسية في كومة الذكاء الاصطناعي. يسألون: كيف يجب هيكلة نظام إدارة الوثائق إذا كانت الدردشة هي الواجهة الأساسية؟ ما هي البيانات الوصفية التي نحتاجها؟ ما هي واجهات برمجة التطبيقات التي يجب أن نكشفها؟ كيف يمكننا ضمان الثقة والقابلية للتتبع على نطاق واسع؟

ذلك هو المحادثة الصحيحة.

Shadow IT كانت حول الأدوات. هذا حول الواجهات.

قبل عقد من الزمن، Shadow IT كانت تعني تطبيقات غير معتمدة. فريق التسويق يستخدم Mailchimp، مهندسون يستخدمون GitHub، ممثلي المبيعات يديرون خطوط أنابيب في جداول البيانات.

Shadow الحالي أكثر دقة. إنه ليس فقط الأدوات التي يستخدمها الناس. إنه كيف يتفاعلون مع كل شيء.

مساعدي الدردشة وواجهات الدردشة تصبح الطريقة الافتراضية التي يحصل بها الموظفون على العمل. يجلسون أمام الأنظمة الأساسية مثل طبقة تحكم جديدة، ويتحولون اللغة الطبيعية إلى إجراءات عبر الكومة.

الشركات التي تعاني لن تكون تلك التي لا تمتلك مساعدي الذكاء الاصطناعي. سيكونون الذين لم يصمموا الأنظمة الأساسية لتنجو من الكلام إليها.

المنتصرون سيعاملون الدردشة ليس كخاصية لتثبيتها، ولكن كواجهة يجب تصميم هيكل المؤسسة حولها. سيعملون على تحديث بنية الوثائق، ويعتنقون الوصول البرمجي، ويعملون على جعل الحوكمة تعمل مع الذكاء الاصطناعي الدردشي، وليس ضده. السيطرة لا تختفي. تتطور.