لا يُستخدم الذكاء الاصطناعي إذا كانت وثائقك في حالة من الفوضى

تخيل شركة كبيرة تنشر مساعد ذكاء اصطناعي لتحسين الوصول إلى المعلومات. بعد ثلاثة أشهر، يكتشفون أن بعض الموظفين قد طبقوا سياسات قديمة، مضللين من الإجابات المقدمة من الدردشة. يتحدث الذكاء الاصطناعي بثقة لا تقل عنها، لكنه يستمد هذه المعلومات من وثائق قديمة مدفونة في قاعدة المعرفة.

لسوء الحظ، هذا هو سيناريو شائع جدًا. دراسة最近 من مركز تاو التي اختبرت八 أدوات بحثية توليدية ذكاء اصطناعي وجدت أن الدردشة كانت مخطئة بثقة أكبر من 60٪ من الوقت عند الاستشهاد بالمعلومات. حتى أكثر من ذلك، فإن هذه الأنظمة نادرًا ما أعربت عن عدم اليقين. على عكس محركات البحث التقليدية التي توجيه المستخدمين إلى المصادر، فإن أدوات الذكاء الاصطناعي إعادة حزمة المعلومات نفسها، مما قد يؤدي إلى نشر بيانات أو معلومات خاطئة. وكشفت الاختبارات أن خدمات الاشتراك أحيانًا أداء أسوأ من خدمات مجانية.

随着 الشركات تنشر الدردشة و المساعدين الذكاء الاصطناعي، فإنهم يكتشفون أن الذكاء الاصطناعي يزيد من مشاكل إدارة المعلومات الحالية. العجلة للنشر هذه التكنولوجيا غالبًا ما تتجاهل خطوة حاسمة – ضمان جودة وحوكمة المعلومات التي يصل إليها هذه الأنظمة. بينما يعد الذكاء الاصطناعي وعدًا بتحسين الإنتاجية والميزة التنافسية، يمكن أن يصبح آلية متقدمة لنشر المعلومات الخاطئة في جميع أنحاء المنظمة.

تتميز أدوات الدردشة الذكاء الاصطناعي بالعثور على المعلومات وتقديمها بلغة طبيعية. ومع ذلك، فإنها تفتقر إلى القدرة على التمييز بين المحتوى الصحيح والمتوافق والمعلومات القديمة أو الخاطئة. هذا يخلق مخاطر أعمال كبيرة، حيث يمكن أن تقدم الدردشة إجابات خاطئة بثقة مطلقة، مما يؤدي إلى الأخطاء المكلفة.

الآن تخيل هذا الحدث ست مرات من كل عشرة مرات عندما تعتمد شركتك على الدردشة للحصول على معلومات حاسمة من قاعدة البيانات. يمكن أن يتحول بونanza الذكاء الاصطناعي بسرعة إلى كابوس أعمال.

عندما يلتقي الذكاء الاصطناعي بإدارة المعلومات السيئة

تظهر أدوات البحث التقليدية للمستخدمين قائمة بالنتائج ذات الصلة، مما يسمح لهم بتقدير يدوي لموثوقية الوثيقة. أدوات الدردشة الذكاء الاصطناعي، على العكس من ذلك، تقدم إجابات مباشرة – مما يعني أن المستخدمين قد لا يدركون حتى أنه قد يكون هناك مصادر متعددة، بعضها قد يكون قديمًا أو غير دقيق.

هذا ما يحدث في الممارسة: يحتاج محلل مالي إلى آخر توقعات ربع السنوية للعرض التقديمي المقبل للمجلس. في نظام تقليدي، يعود بحثه بعدد من الوثائق – التوقعات الحالية، تقرير الربع الماضي، المسودات الأولية، والتوقعات القديمة. يمكن للمحلل تحديد على الفور أي وثيقة تحتوي على المعلومات الموثوقة المطلوبة.

ومع ذلك، عند استخدام مساعد ذكاء اصطناعي، يسأل المحلل ببساطة “ما هي توقعات إيراداتنا للربع الثاني؟” يرد الذكاء الاصطناعي برقم دقيق و تفاصيل – لكنه في الواقع استمد هذه البيانات من مسودة قديمة تم تعديلها لاحقًا. يثق المحلل، الذي يثق في العرض الموثوق، ويضم هذه الأرقام الخاطئة في مواد العرض التقديمي للمجلس، مما قد يؤدي إلى قرارات استراتيجية خاطئة.

هذا هو كيف يمكن للذكاء الاصطناعي، بدلاً من حل تحديات إدارة الوثائق، أن يزيد بشكل حقيقي من هذه التحديات إذا فشلت الشركات في تنفيذ الحوكمة المناسبة.

بدون حوكمة معلومات مناسبة، لا تحل أنظمة الذكاء الاصطناعي فوضى الوثائق – بل تزيدها، مما يؤدي إلى انتشار المعلومات الخاطئة بفعالية وثقة أكبر من أي وقت مضى

وكلاء وثائق الذكاء الاصطناعي يعملون بالفعل

تحرك الوثائق قرارات الأعمال. عندما يمكن للموظفين العثور على معلومات دقيقة بسرعة، تتحرك الشركات بسرعة أكبر. عندما لا يستطيعون ذلك، تعاني الإنتاجية، وتفوت الفرص، وتحدث الأخطاء المكلفة.

أدوات وثائق الذكاء الاصطناعي تحل مشاكل محددة بنتائج ملموسة. استعراض العقود الذي استغرق فرق القانون أيامًا يحدث الآن في ساعات. يجد ممثلو خدمة العملاء تفاصيل السياسة الدقيقة في ثوانٍ بدلاً من دقائق. تعمل فرق المالية على استخراج البيانات من آلاف الفواتير تلقائيًا بدلاً من إدخال الأرقام يدويًا.

عندما يقضي الناس وقتًا أقل في البحث عن المعلومات، يقضون وقتًا أكثر في استخدامها. يتخذ الفرق قرارات أفضل لأن لديهم جميع المعلومات. يستجيبون بسرعة أكبر لأنهم لا ينتظرون معالجة الوثائق. يحددون أنماطًا عبر آلاف الوثائق التي لن يربطها المراجعون البشر أبدًا.

نظم وثائق الذكاء الاصطناعي تزيل الحواجز بين الناس والمعلومات التي يحتاجونها، مما يسمح للموظفين بالتركيز على العمل ذي القيمة العالية بدلاً من البحث في الملفات.

من مصدر الوقت إلى الأصول الاستراتيجية – نتائج قابلة للقياس

تقدّم أنظمة الوثائق القائمة على الذكاء الاصطناعي عوائد ملموسة. تقارير المنظمات التي تنفذ هذه الأدوات التحسينات التالية:

• يعيد فريقك استعادة وقته. الأشخاص الحقيقيون – المحللون والمديرون والمتخصصون الذين يديرون عملك – يستعيدون جزءًا كبيرًا من أسبوع العمل لأن الذكاء الاصطناعي يعالج مشقة الوثائق التي كانت تستهلك ساعات من يومهم. هذا ليس فقط حول مقاييس الكفاءة؛ إنه عن إعادة الناس الوقت للعمل الذي يلهمهم: حل المشكلات الإبداعي، بناء العلاقات، والتفكير الاستراتيجي – العناصر الفريدة التي تدفع الأعمال حقًا إلى الأمام.
• تنخفض المصاريف التشغيلية دون التضحية بالجودة. مع حدوث أخطاء أقل، وإعادة عمل أقل، وسرعات معالجة أسرع بشكل كبير، تشهد المنظمات انخفاضًا في التكاليف في الإدارات التي تثقلها الوثائق مثل القانون والمالية والامتثال.
• تصبح الاتساق هو القاعدة وليس الاستثناء. لا توجد اختلافات في طريقة معالجة الوثائق حسب من قام بها. تحصل المنظمات على نتائج موثوقة ومتسقة بغض النظر عن معالجة दस दस أو عشرة آلاف في جميع الإدارات.
• يتغير الامتثال من القلق المستمر إلى عملية الخلفية. مسارات التدقيق الواضحة، وتنفيذ السياسات التلقائي، وعمليات فحص الامتثال النشطة تضمن أن تتم تلبية المتطلبات التنظيمية دون الرقابة البشرية المستمرة.
• تتحول مستودعات الوثائق من مراكز التكلفة إلى أصول استراتيجية. يساعد الذكاء الاصطناعي في الكشف عن الاتصالات والرؤى التي لن تظهر خلاف ذلك، مما يتحول إلى مصادر قيمة من ذكاء الأعمال والميزة التنافسية.
• يصبح التوسع سلسًا. يمكن للمنظمات توسيع قدرات معالجة الوثائق جنبًا إلى جنب مع توسع الأعمال دون التحديات المعتادة في الأزمات التجنيدية أو أزمات الميزانية عند حدوث زيادات فجائية في حجم الوثائق.

فصل جديد في المعلومات التجارية

تجاوزت تأثير إدارة الوثائق الحديثة مقاييس الكفاءة. اسأل أي شخص قضى ساعات في البحث عن شروط العقد الحاسمة أو انتظار الموافقات – الفرق في العمل اليومي كبير.

وكلاء وثائق الذكاء الاصطناعي يغيرون طريقة عملنا مع المعلومات والتواصل واتخاذ القرارات التي تؤثر على الأشخاص داخل وخارج منظماتنا. سواء كانت هذه التحول ستقضي على الوظائف أو إعادة تعريفها – كما تفعل التكنولوجيا عادة – يبقى مجهولًا. لكن طريقة التعامل مع المعلومات في الشركات تتغير بالفعل بشكل جوهري.