يجب أن يجعل الذكاء الاصطناعي عملك أسهل في التشغيل

يجب أن يجعل الذكاء الاصطناعي عملك أسهل في الإدارة. وهذا يستحق أن يكون هدفًا صريحًا عندما تقرر أين تستخدمه.

المزيد من الإنتاجية مفيد عندما يحتاج العمل إلى المزيد من الإنتاجية. لكن هناك قيمة أيضًا في تقليل الأمور المتبقية التي تحتاج إلى تذكرها، وتقليل العمل الإداري الذي يثقل المساء، وتوفير المزيد من الانتباه للعمل الذي أردت القيام به في الأصل.

استخدام الذكاء الاصطناعي في الأعمال الإدارية جعل إدارة أعمالي أكثر متعة. وهذا يهمني. الاستمتاع بالعمل الذي بنيته هو عائد معقول تمامًا على الجهد الذي بذلته لتحسينه.

مع تزايد قدرة الوكلاء، يحصل المالكون على مزيد من الخيارات حول المسؤوليات التي يمكن تفويضها. ونحن بحاجة إلى أن نكون حذرين بنفس القدر بشأن ما نريد استعادته.

يمكن للأعمال أن تنجح وما زالت مرهقة في الإدارة

تخيل مصممًا لديه عدد كافٍ من العملاء، وعمل جيد يتدفق، وخدمة يسر الناس دفع ثمنها. الجانب التجاري يعمل. ومع ذلك قد يشعر الأسبوع لا يزال مجزأً بسبب العروض، وتحديثات المشاريع، والملفات المفقودة، والفواتير، وكل القرارات الصغيرة اللازمة للحفاظ على سير الالتزام.

كل مهمة قد تكون قابلة للإدارة. ومعًا، تشكل عملًا يحتاج انتباه المالك تقريبًا في كل مكان. إكمال التصميم لا يعني إكمال المهمة. لا يزال هناك ما يجب إرساله أو التحقق منه أو تسجيله أو متابعته.

هذا مكان مفيد لتقييم الذكاء الاصطناعي. ما هو الالتزام المتكرر الذي تود أن يتم التعامل معه بمزيد من الموثوقية؟ أي جزء من الأسبوع يستمر في سحب الانتباه بعيدًا عن العمل الذي يهمك؟

الأدوات الحالية تُبنى بشكل متزايد حول تلك الأسئلة. Anthropic’s توسعة سبتمبر لـ Claude للأعمال الصغيرة تربط سير العمل بالبرمجيات التي يستخدمها المالكون للمبيعات والمالية والعمليات اليومية. كما تدعم العمل المجدول، مع طلب الموافقة بشكل افتراضي قبل إجراءات مثل الإرسال أو النشر أو الدفع.

الجزء المثير هو العمل العادي الذي صُممت هذه الأنظمة للتعامل معه. لا يحتاج صاحب العمل إلى قصة تحول درامية للاستفادة من وجود مسؤولية متكررة تحت سيطرة أفضل.

أكمل المسؤولية وراء المهمة

تخيل مالكًا يرغب في الحصول على مساعدة لمتابعة الفواتير المتأخرة. طلب كتابة تذكيرات الدفع من الوكيل سهل. لكن كتابة الرسائل ليست سوى جزء واحد من المسؤولية.

يحتاج أحد إلى تحديد أي الفواتير متأخرة فعليًا، والتحقق مما إذا كان الدفع قد وصل، ومراعاة أي ترتيب تم بالفعل مع العميل، وتحديد أي التذكيرات مناسبة. بعد إرسال الرسالة، لا يزال هناك من يحتاج إلى معرفة ما حدث بعد ذلك.

سير عمل مفيد سيُعد قائمة مراجعة، ويُعد مسودات المتابعات المناسبة للموافقة، ويحافظ على ظهور العناصر غير المحلولة. إذا تعارضت السجلات أو اعترض عميل على رسوم، فسيُظهر هذا الاستثناء للمالك مع ما يكفي من السياق لاتخاذ قرار.

لا يزال للمالك عمل. يمكنه مراجعة القرار المُعدّ والتعامل مع الاستثناءات بدلاً من إعادة بناء الوضع من سجلات مبعثرة في كل مرة.

Anthropic’s إصدار أغسطس لاستخدام الحاسوب، وSkills API، وFiles API يصف المكونات وراء هذا النوع من سير العمل: تشغيل البرمجيات، اتباع إجراء محفوظ، قراءة المستندات، وإرجاع الملفات المكتملة. ربط تلك القدرات يمنح المُنشئين طرقًا أكثر لنقل المهمة عبر التطبيقات التي يحدث فيها العمل.

ما إذا كان ذلك يساعد يعتمد على ما تطلبه من النظام لإنجازه. قد يترك مجلد مليء بالتذكيرات المصقولة المسؤولية بالكامل لك. يمكن أن يجعل حساب واضح لما يحتاج إلى موافقتك وما يزال معلقًا من السهل إدارته.

هذا هو المكان الذي يصبح التوجيه مهارة إدارية. عرّف النتيجة من حيث المسؤولية التي تريد أن تُدار. أعطِ الوكيل معيارًا للإنجاز يعني شيئًا للعمل.

احسب العمل الذي يعيده لك الذكاء الاصطناعي

كن صادقًا بشأن ما يتطلبه استخدام النتيجة.

قد يُعد الوكيل تقريرًا بسرعة، لكن إذا كان عليك إعادة فتح كل مصدر، وإصلاح الحسابات، وفهم ما يحاول التقرير إبلاغك به، فإن هذا الجهد يندرج ضمن تقييمك. وكذلك إصلاح اتصال معطّل أو شرح الاستثناء نفسه مرة أخرى الأسبوع المقبل.

المراجعة ضرورية للعديد من المهام. السؤال هو ما إذا كانت المراجعة قابلة للإدارة وما إذا كانت العملية بأكملها تحسّن ما كنت تقوم به سابقًا. يمكن لسير العمل ترك القرار النهائي لك مع إزالة معظم التحضيرات المحيطة به.

انظر إلى بعض التجارب الفعلية. كم مرة اضطررت للتدخل؟ هل تمكنت من فهم الاستثناءات؟ هل وصل الناتج عندما كان مفيدًا؟ هل كان لا يزال هناك شيء مهم يجب أن تتذكره خارج النظام؟

تلك الإجابات تخبرك أكثر عن قيمة سير العمل من مجرد مشاهدتها تنتج نتيجة أولية مثيرة للإعجاب. كما أنها تخبرك بما يجب تبسيطه. ربما تكون المهمة واسعة جدًا. ربما يحتاج الوكيل إلى مصدر أفضل. ربما يمكن حل أحد الاستثناءات المتكررة بسهولة بمجرد اتخاذ القرار التجاري الأساسي.

النظام الذي يمكنك فهمه وصيانته يساوي أكثر من نظام معقد تتردد في لمسه. صيانته تصبح جزءًا من أسبوع عملك أيضًا.

حدد ما هو الغرض من السعة المستعادة

لقد جادلت بأن الذكاء الاصطناعي الأفضل سيجعل الأعمال الفردية التي تبلغ قيمتها مليون دولار أكثر قابلية للتحقيق. توسيع ما يمكن للمالك تقديمه يخلق مساحة للنمو. لا يزال ذلك احتمالًا مثيرًا.

ما تفعله بهذه المساحة لا يزال قرارك.

قد تتولى عميلًا آخر. قد تقضي وقتًا أطول في تحسين الخدمة للعملاء الذين لديك بالفعل. قد تطور أخيرًا المنتج الذي كنت تؤجله، أو تترك مساحة كافية في الأسبوع للتفكير في اتجاه الأعمال.

يمكنك أيضًا إنهاء العمل مبكرًا. لا يوجد إلزام بملء كل ساعة مستعادة بالتزام آخر. الأعمال التي تدعم حياتك وتظل قابلة للإدارة شيء جدير بالبناء.

اجعل هذا النية جزءًا من المهمة. إذا كان الهدف هو إبقاء ظهر الجمعة خالٍ من الأعمال الإدارية الروتينية، فقيّم ما إذا كان النظام يساعدك على ذلك. إذا كان الهدف هو إعطاء عمل العملاء انتباهك الكامل، فانظر إلى الانقطاعات والالتزامات غير المحلولة التي يزيلها.

يمنحنا الذكاء الاصطناعي طرقًا أكثر لتشكيل العمل حول الأعمال. استخدم هذه القدرة لبناء عمل تريد الاستمرار في تشغيله.