أفضل 5 حلول لإدارة المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي (مايو 2024)

في العصر الرقمي سريع الخطى، تبحث الشركات باستمرار عن حلول مبتكرة لتبسيط عمليات إدارة المستندات الخاصة بها. مع استمرار الذكاء الاصطناعي (AI) في تحويل جوانب مختلفة من العمل الحديث، ظهرت أنظمة إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي كبديل لقواعد اللعبة، حيث توفر كفاءة ودقة وأمانًا لا مثيل لهما. تستغل هذه الأدوات قوة تعلم الآلة، معالجة اللغة الطبيعيةوالأتمتة الذكية لتبسيط إنشاء مستندات الأعمال المهمة وتخزينها واسترجاعها.

بدءًا من التصنيف الذكي للمستندات واستخراجها وحتى التكامل السلس مع سير العمل الحالي، توفر أفضل أدوات إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مجموعة واسعة من الميزات المصممة لتلبية احتياجات الأعمال المتنوعة. في هذه المقالة، سنستكشف أفضل حلول إدارة المستندات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي والتي تعيد تعريف الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع أصولها الرقمية، مما يمكّنك من اتخاذ قرار مستنير عند اختيار النظام الأساسي المثالي لمتطلبات إدارة المستندات في مؤسستك.

1. فابسوفت ديسك كونيكت

FabSoft DeskConnect هو حل برمجي قوي لالتقاط المستندات والتعرف البصري على الأحرف (OCR) يعمل على تبسيط عملية التقاط المستندات ومعالجتها وتوزيعها من مجموعة متنوعة من المصادر. تم تصميم البرنامج للتكامل بسلاسة مع سير العمل الحالي، ودعم مجموعة واسعة من أنواع المستندات ومصادرها، مثل برامج تشغيل الطباعة والمجلدات ومتصفحات الويب وأنظمة البريد الإلكتروني.

من خلال الاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، يقوم DeskConnect بأتمتة عملية التقاط البيانات من خلال التعرف على المعلومات ذات الصلة واستخراجها من المستندات. تقلل هذه الميزة بشكل كبير من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء. تضمن إمكانيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المتقدمة للبرنامج دقة عالية عند معالجة المستندات النقطية، مما يجعله خيارًا موثوقًا للشركات التي تتعامل مع مجموعة متنوعة من تنسيقات المستندات.

تقدم FabSoft أيضًا رفيق المستندات مع تكامل AI Chat المتقدم المدعوم من ChatGPT. يعيد هذا التحسين المتطور تعريف إدارة المستندات من خلال تبسيط استيراد المستندات ودمجها، وتوفير الوصول الفوري إلى الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتحليل المستندات بكفاءة، وضمان الدقة باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المتطورة.

الميزات الرئيسية لبرنامج FabSoft DeskConnect:

• دعم المستندات المتنوعة: يستوعب برامج تشغيل الطباعة والمجلدات ومتصفحات الويب وأنظمة البريد الإلكتروني والمزيد.
• الاستخراج الذكي للبيانات: يستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي للتعرف تلقائيًا على البيانات واستخراجها من المستندات.
• أداء التعرف الضوئي على الحروف الفائق: يوفر دقة رائدة في الصناعة للمستندات النقطية.
• توزيع المستندات بشكل مبسط: أتمتة التقاط المستندات وتوزيعها على الحلول السحابية أو المحلية، بما في ذلك Microsoft OneDrive وSharePoint وPower Apps.
• واجهة برمجة التطبيقات القابلة للتخصيص: يوفر واجهة برمجة تطبيقات سهلة الاستخدام تمكن المكونات الإضافية من التحكم في تسليم المستندات وأتمتة الإجراءات وطرق الإرسال.
• إجراءات أمنية صارمة: يطبق ميزات أمان عالية المستوى لحماية سرية المستندات وتقييد الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم.

تعمل واجهة برمجة التطبيقات سهلة الاستخدام الخاصة بـ FabSoft DeskConnect على تمكين الشركات من إنشاء عمليات سير عمل وتكاملات مخصصة، مما يزيد من تحسين عمليات معالجة المستندات واستخراج البيانات. تضمن الإجراءات الأمنية القوية للبرنامج أن تظل المستندات الحساسة سرية ولا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين المصرح لهم بذلك.

2. DocuPhase

المصدر: دوكيوفاس

DocuPhase هو حل برمجي شامل لإدارة المستندات مصمم لتحسين عمليات تخزين المستندات ومسحها ضوئيًا واسترجاعها وأرشفتها للشركات من أي حجم. تتجاوز هذه المنصة قدرات خزانة الملفات الرقمية البسيطة، حيث تقدم ميزات لإدارة وتتبع وإكمال العمل الجاري، مما يعزز الإنتاجية بشكل كبير.

إحدى ميزات DocuPhase البارزة هي إمكانات التقاط البيانات واسترجاع المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي. تعمل هذه الأدوات الذكية على تبسيط عملية استخراج المعلومات المهمة من المستندات المختلفة واسترداد البيانات من الملفات القديمة. يمكن للوظيفة المعتمدة على الذكاء الاصطناعي إجراء فحص سريع للمستندات متعددة الصفحات، وتحديد المعلومات ذات الصلة واستخراجها، وبالتالي القضاء على الحاجة إلى عمليات البحث اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً. علاوة على ذلك، تتيح قدرات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي للمنصة توجيه الملفات وفهرستها تلقائيًا، مما يوفر للمستخدمين الوقت والجهد الثمين.

الميزات الرئيسية لبرنامج DocuPhase:

• التقاط البيانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي: استخراج ذكي للمعلومات الأساسية من وثائق متنوعة.
• استرجاع المستندات بكفاءة: استرجاع سريع ودقيق للبيانات من الملفات القديمة باستخدام قدرات الذكاء الاصطناعي المتقدمة.
• التوجيه التلقائي للملفات وفهرستها: الذكاء الاصطناعي والتشغيل الآلي القائم على التعلم الآلي لتنظيم المستندات بشكل مبسط.
• تكامل سلس: التوافق مع الأنظمة الأساسية الشائعة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لتحسين تعدد الاستخدامات وتقليل تبديل البرامج.
• الحل الآمن القائم على السحابة: واجهة بديهية لتخزين المستندات الرقمية والتخلص من الأعمال الورقية غير الضرورية.
• وظائف البحث المتقدم: الكلمات الرئيسية وأدوات البحث القابلة للتكوين لاسترجاع المستندات بسرعة.
• واجهة سهلة الاستخدام: برنامج سهل التعلم مع تدريب موجه للتأهيل السلس وتكامل سير العمل.

تسمح طبيعة DocuPhase الصديقة للتكامل بالاتصال بسلاسة مع الأنظمة الأساسية الشائعة الأخرى، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يجعلها أداة متعددة الاستخدامات للتعامل مع العمليات اليومية. يقلل هذا التكامل من الوقت الذي يقضيه المستخدمون في التبديل بين البرامج، مما يؤدي إلى تبسيط سير العمل. يوفر الحل القائم على السحابة الخاص بالبرنامج واجهة آمنة وبديهية لتخزين المستندات الرقمية، والقضاء بشكل فعال على الأعمال الورقية غير الضرورية.

3. فلويكس

Fluix عبارة عن منصة لإدارة المستندات وسير العمل على الهاتف المحمول أولاً ومصممة خصيصًا لإدارة الخدمة الميدانية. يعمل هذا البرنامج المبتكر على تمكين الشركات من تخزين المستندات والنماذج الهامة والوصول إليها بشكل آمن داخل مستودع مركزي. من خلال تزويد فنيي ومديري الخدمة الميدانية بسهولة الوصول إلى الملفات الأساسية، حتى في المواقع ذات الاتصال المحدود أو المنعدم بالإنترنت، يعمل Fluix على تبسيط العمل عن بعد وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.

إحدى الميزات الرئيسية لـ Fluix هي سير العمل المخصص، الذي يعزز التواصل الفعال والمساءلة بين أعضاء الفريق. تتيح المنصة التحديثات والإشعارات في الوقت الفعلي للمهام الجديدة أو التغييرات أو الرسائل المهمة، مما يضمن بقاء جميع أصحاب المصلحة على علم ومتوافقين. تعمل إمكانات التوجيه والفهرسة التلقائية للملفات الخاصة بـ Fluix على تقليل الجهد اليدوي بشكل كبير، مما يسمح للشركات بتحسين سير العمل وتعزيز الكفاءة.

الميزات الرئيسية لفلوكس:

• التصميم المحمول أولاً: مُحسّن لإدارة الخدمة الميدانية، مما يتيح تخزينًا آمنًا للمستندات والوصول إليها أثناء التنقل.
• مستودع الوثائق المركزي: يوفر موقعًا واحدًا يسهل الوصول إليه للمستندات المهمة ذات الصلة بالميدان.
• سير العمل المخصص: يسهل التواصل والمساءلة بين أعضاء الفريق من خلال التحديثات والإشعارات في الوقت الحقيقي.
• تكامل سلس: متوافق مع الأنظمة الأساسية الشائعة مثل أنظمة ERP، مما يؤدي إلى تبسيط العمليات اليومية وتقليل تبديل البرامج.
• تقنية التعرف الضوئي على الحروف: يدعم التعرف البصري على الأحرف من أجل التحويل الدقيق للصور النصية إلى نص مشفر آليًا.
• ميزة الدردشة بالذكاء الاصطناعي: مدعوم من ChatGPT، يوفر إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات المتعلقة بالمستندات، مما يلغي عمليات البحث اليدوية.
• إعداد سهل الاستخدام: تكوين مباشر لميزة OpenAI Chat في Document Companion.

تسمح بنية Fluix سهلة التكامل بالاتصال بسلاسة مع الأنظمة الأساسية الأخرى السائدة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يمكّن هذا التكامل الشركات من التعامل مع العمليات اليومية بشكل أكثر كفاءة ويقلل من الوقت المستغرق في التبديل بين البرامج. علاوة على ذلك، يدعم Fluix تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، مما يضمن أن تكون البيانات المرسلة إلى ميزة الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي دقيقة وشاملة للتحليل التفصيلي.

4. ملفات م

M-Files عبارة عن نظام أساسي ذكي لإدارة المعلومات يوفر أسلوبًا أكثر ذكاءً لإدارة المحتوى طوال دورة حياته بأكملها. من خلال ربط المحتوى بسلاسة والاستفادة من الأتمتة الذكية، تعمل M-Files على تمكين العاملين في مجال المعرفة من أن يكونوا أكثر إنتاجية من خلال تقديم المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

توفر المنصة رؤية شاملة للمحتوى عبر المؤسسة دون الحاجة إلى ترحيل معقد ومكلف إلى مستودع واحد. يتميز حل إدارة المستندات الرقمية من M-Files بقدرات بحث واسترجاع قوية، مما يمكّن المستخدمين من تحديد موقع المستندات بسرعة وسهولة دون إضاعة الوقت في البحث عن الملفات في غير مكانها أو صعوبة تذكر مكان تخزين شيء ما. تعمل المنصة أيضًا على تبسيط إنشاء المستندات من خلال تقديم القوالب ووظائف التسمية والحفظ السهلة والقدرة على الكشف عن المستندات المخفية والبيانات المظلمة من خلال التكنولوجيا المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

الميزات الرئيسية لملفات M:

• إدارة المعلومات الذكية: يجمع بين المحتوى المتصل والأتمتة الذكية لزيادة الإنتاجية وتوفير عرض 360 درجة للمحتوى.
• البحث السريع والاسترجاع: تمكن المستخدمين من العثور على المستندات بسرعة وسهولة، مما يوفر الوقت والجهد.
• إنشاء المستندات بطريقة مبسطة: يقدم القوالب وسهولة تسمية المستندات وحفظها واكتشاف المستندات المخفية والبيانات المظلمة.
• الامتثال والأمن الآلي: يضمن الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها، ويوفر أمان البيانات من خلال حقوق الوصول والتشفير.
• التعاون السلس: يسمح بالتأليف المشترك والتعليق والتعليق على المستندات في وقت واحد.
• التكامل مع الأدوات الشعبية: يوفر التكامل مع Microsoft Teams وSalesforce وSharePoint وOutlook والتطبيقات الأخرى المستخدمة على نطاق واسع.
• العمليات المدعومة بالذكاء الاصطناعي: يستخدم الذكاء الاصطناعي، مثل M-Files Aino، لتنظيم المعلومات وفهم سياق المستند والتفاعل مع المعرفة باستخدام اللغة الطبيعية.

تعمل إمكانات التشغيل الآلي لـ M-Files على تبسيط الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها، وضمان أمان البيانات من خلال حقوق الوصول الصارمة والتشفير على مستوى المؤسسة، وتمكين التعاون البسيط من خلال التأليف المشترك والتعليق والتعليق على المستندات في وقت واحد. تم بناء ملفات M-Files على نظام أساسي قابل للتكوين بدرجة عالية، ويمكن تخصيصها بسهولة لتلبية احتياجات العمل المحددة من خلال واجهات برمجة التطبيقات وقوالب الحلول والوظائف الإضافية التابعة لجهات خارجية.

5. شيربوينت الذكاء الاصطناعي

المصدر: مايكروسوفت

يعد Microsoft SharePoint نظامًا أساسيًا قويًا للتعاون وإدارة المستندات، والذي، عند دمجه مع تقنيات الذكاء الاصطناعي، يعمل على تحويل سير العمل وتعزيز التعاون وتعزيز إنتاجية المؤسسات. من خلال دمج إمكانات الذكاء الاصطناعي في SharePoint، يمكن للشركات أتمتة العمليات وتبسيط إدارة المستندات وتحسين وظائف البحث والحصول على رؤى قيمة من البيانات.

يعمل SharePoint AI على تمكين الموظفين من العمل بشكل أكثر ذكاءً وأسرع مع تقليل الجهود اليدوية وتحسين الإنتاجية. توفر المنصة فوائد متنوعة، بما في ذلك إدارة المستندات الذكية، وأتمتة سير العمل، وتكامل روبوتات الدردشة، والتحليلات التنبؤية، مما يمكّن المؤسسات من تحسين العمليات، وتعزيز التعاون، والبقاء قادرًا على المنافسة في مشهد اليوم. يوفر SharePoint Premium، النظام الأساسي المتقدم لإدارة المحتوى والتجارب، الذكاء الاصطناعي والأتمتة والأمان الإضافي لتجارب المحتوى ومعالجته وإدارته، مما يساعد المؤسسات على إدارة المحتوى المهم وحمايته طوال دورة حياته.

الميزات الرئيسية لـ SharePoint AI:

• إدارة المستندات الذكية: معالجة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتصنيف التلقائي واستخراج المعلومات ووضع علامات عليها من المستندات، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتبسيط سير العمل.
• أتمتة سير العمل: تعمل أتمتة سير العمل المعززة بالذكاء الاصطناعي على تحليل البيانات التاريخية، والتعلم من القرارات السابقة، واتخاذ خيارات ذكية في أتمتة المهام وتوجيه المستندات.
• تكامل الشات بوت: تعمل روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والمتكاملة مع SharePoint على تمكين الموظفين من التفاعل مع النظام من خلال اللغة الطبيعية، مما يوفر إجابات ودعمًا فوريًا.
• التحليلات التنبؤية: يستفيد من الذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات وتقديم رؤى قيمة، مما يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات والبقاء في الطليعة.
• إدارة المحتوى المتقدمة: الذكاء الاصطناعي والأتمتة والأمان الإضافي لتجارب المحتوى ومعالجته وإدارته، مما يساعد المؤسسات على إدارة المحتوى المهم وحمايته طوال دورة حياته.
• حلول المستندات عالية القيمة: تقدم حلولاً للعمل مع المستندات عالية القيمة، مثل العقود وبيانات العمل والأوامر والفواتير.

تسمح إمكانات إدارة المستندات الذكية في SharePoint AI بالتصنيف التلقائي للمعلومات من المستندات واستخراجها ووضع علامات عليها، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتبسيط سير العمل. تستفيد قدرات التحليلات التنبؤية للمنصة من الذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات وتوفير رؤى قيمة، مما يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات والبقاء في الطليعة.

قم بتبسيط سير عملك باستخدام حلول إدارة المستندات المدعمة بالذكاء الاصطناعي

في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم، أصبحت حلول إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي أدوات أساسية للمؤسسات التي تتطلع إلى تبسيط سير العمل وتعزيز التعاون وزيادة الإنتاجية. توفر حلول إدارة المستندات بالذكاء الاصطناعي التي تمت مناقشتها في هذه المقالة مجموعة واسعة من الميزات والإمكانيات المصممة لتلبية احتياجات الأعمال المتنوعة.

بدءًا من التصنيف الذكي للمستندات واستخراجها وحتى التكامل السلس مع مسارات العمل الحالية، تستغل هذه الأدوات قوة الذكاء الاصطناعي لتبسيط إنشاء مستندات الأعمال المهمة وتخزينها واسترجاعها. من خلال أتمتة العمليات اليدوية، وتحسين وظائف البحث، وتوفير رؤى قيمة، تمكن هذه الحلول المؤسسات من تحسين عملياتها، وخفض التكاليف، ودفع عملية صنع القرار بشكل أفضل.