5 个最佳 AI 文档管理解决方案（2024 年 XNUMX 月）

在快节奏的数字时代，企业不断寻求创新的解决方案来简化其文档管理流程。随着人工智能 (AI) 不断改变现代工作的各个方面，人工智能驱动的文档管理系统已成为游戏规则改变者，提供无与伦比的效率、准确性和安全性。这些工具利用了 机器学习 自然语言处理和智能自动化，以简化关键业务文档的创建、存储和检索。

从智能文档分类和提取到与现有工作流程的无缝集成，这些顶级人工智能文档管理工具提供了广泛的功能，旨在满足不同的业务需求。在本文中，我们将探索最佳的人工智能文档管理解决方案，这些解决方案正在重新定义组织处理数字资产的方式，使您能够在选择适合组织文档管理要求的理想平台时做出明智的决策。

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect 是一款功能强大的文档捕获和光学字符识别 (OCR) 软件解决方案，可简化从各种来源捕获、处理和分发文档的过程。该软件旨在与现有工作流程无缝集成，支持多种文档类型和来源，例如打印驱动程序、文件夹、网络浏览器和电子邮件系统。

DeskConnect 利用人工智能和机器学习技术，通过识别和提取文档中的相关信息来自动化数据捕获过程。此功能显着减少了手动数据输入的需要，节省了时间并最大限度地降低了错误风险。该软件先进的 OCR 功能可确保处理光栅化文档时的高精度，使其成为处理各种文档格式的企业的可靠选择。

FabSoft 还提供具有由 ChatGPT 支持的高级 AI 聊天集成的文档伴侣。这一尖端增强功能通过简化文档导入和合并、提供对人工智能支持的聊天的即时访问以实现高效文档分析以及通过最先进的 OCR 技术确保准确性，重新定义了文档管理。

FabSoft DeskConnect 的主要特点：

• 多功能文档支持： 容纳打印驱动程序、文件夹、网络浏览器、电子邮件系统等。
• 智能数据提取： 利用人工智能和机器学习自动识别和提取文档中的数据。
• 卓越的 OCR 性能： 为光栅化文档提供业界领先的准确性。
• 简化的文档分发： 自动捕获文档并将其分发到云或本地解决方案，包括 Microsoft OneDrive、SharePoint 和 Power Apps。
• 可定制的API： 提供用户友好的 API，使插件能够控制文档交付并自动化操作和提交方法。
• 强大的安全措施： 实施顶级安全功能以保护文档机密性并限制授权用户的访问。

FabSoft DeskConnect 的用户友好 API 使企业能够创建自定义工作流程和集成，进一步优化其文档处理和数据提取流程。该软件强大的安全措施可确保敏感文档保密，并且只有授权人员才能访问。

2. 文档阶段

资料来源：DocuPhase

DocuPhase 是一款包罗万象的文档管理软件解决方案，旨在优化任何规模企业的文档存储、扫描、检索和归档流程。该平台超越了简单的数字文件柜的功能，提供管理、跟踪和完成正在进行的工作的功能，从而显着提高生产力。

DocuPhase 的突出功能之一是其人工智能驱动的数据捕获和文档检索功能。这些智能工具简化了从各种文档中提取关键信息以及从旧文件中检索数据的过程。人工智能驱动的功能可以快速扫描多页文档，识别和提取相关信息，从而消除耗时的手动搜索。此外，该平台的人工智能和机器学习功能可实现自动文件路由和索引，从而节省用户宝贵的时间和精力。

DocuPhase 的主要特点：

• 人工智能驱动的数据采集： 从不同文档中智能提取重要信息。
• 高效的文档检索： 使用先进的人工智能功能快速准确地从旧文件中检索数据。
• 自动文件路由和索引： 人工智能和机器学习驱动的自动化可简化文档组织。
• 无缝整合： 与企业资源规划 (ERP) 系统等通用平台兼容，以增强多功能性并减少程序切换。
• 基于云的安全解决方案： 用于存储数字文档并消除不必要的文书工作的直观界面。
• 高级搜索功能： 用于快速文档检索的关键字和可配​​置搜索工具。
• 用户友好界面： 易于学习的软件，具有指导培训，可实现顺利的入职和工作流程集成。

DocuPhase 的集成友好性使其能够与其他通用平台（例如 ERP 系统）无缝连接，使其成为处理日常运营的多功能工具。这种集成减少了用户在程序之间切换所花费的时间，从而简化了他们的工作流程。该软件基于云的解决方案提供了安全直观的界面来存储数字文档，有效消除了不必要的文书工作。

3. 流体

Fluix 是专为现场服务管理量身定制的移动优先文档和工作流程管理平台。这种创新软件使企业能够在集中存储库中安全地存储和访问关键文档和表格。即使在互联网连接有限或没有互联网连接的地方，Fluix 也能让现场服务技术人员和管理人员轻松访问重要文件，从而简化远程工作并提高整体生产力。

Fluix 的主要功能之一是其自定义工作流程，可促进团队成员之间的有效沟通和问责制。该平台支持新任务、变更或重要消息的实时更新和通知，确保所有利益相关者保持知情并保持一致。 Fluix 的自动文件路由和索引功能显着减少了手动工作量，使企业能够优化其工作流程并提高效率。

流体的主要特点：

• 移动优先设计： 针对现场服务管理进行了优化，可实现安全的文档存储和移动访问。
• 集中文档存储库： 为重要的现场相关文档提供一个易于访问的单一位置。
• 自定义工作流程： 通过实时更新和通知促进团队成员之间的沟通和问责。
• 无缝整合： 与 ERP 系统等通用平台兼容，简化日常操作并最大限度地减少程序切换。
• 文字识别技术： 支持光学字符识别，将文本图像准确转换为机器编码文本。
• 人工智能聊天功能： 由 ChatGPT 提供支持，可即时访问文档相关信息，无需手动搜索。
• 用户友好的设置： Document Companion 中 OpenAI 聊天功能的直接配置。

Fluix 的集成友好架构使其能够与其他流行平台无缝连接，例如 ERP 系统。这种集成使企业能够更有效地处理日常运营，并减少程序之间切换所花费的时间。此外，Fluix支持OCR技术，确保传输到AI聊天功能的数据准确、全面，以便进行详细分析。

4. M文件

M-Files 是一个智能信息管理平台，提供更智能的方法来管理内容的整个生命周期。通过无缝连接内容并利用智能自动化，M-Files 在正确的时间向正确的人员提供正确的信息，从而使知识工作者能够提高工作效率。

该平台提供整个组织内容的全面视图，无需复杂且昂贵的迁移到单个存储库。 M-Files 的数字文档管理解决方案拥有强大的搜索和检索功能，使用户能够快速轻松地定位文档，而无需浪费时间搜索放错位置的文件或费力记住某些内容的存储位置。该平台还通过提供模板、轻松命名和保存功能以及通过人工智能技术发现隐藏文档和暗数据的能力来简化文档创建。

M 文件的主要特点：

• 智能信息管理： 将互联内容和智能自动化相结合，提高生产力并提供 360 度内容视图。
• 快速搜索和检索： 使用户能够快速轻松地查找文档，节省时间和精力。
• 简化文档创建： 提供模板、轻松命名和保存文档以及发现隐藏文档和暗数据。
• 自动化合规性和安全性： 确保遵守公司政策和法规，并通过访问权限和加密提供数据安全。
• 无缝协作： 允许同时共同创作、评论和注释文档。
• 与流行工具集成： 提供与 Microsoft Teams、Salesforce、SharePoint、Outlook 和其他广泛使用的应用程序的集成。
• 人工智能驱动的流程： 利用 M-Files Aino 等人工智能来组织信息、理解文档上下文并使用自然语言与知识进行交互。

M-Files 的自动化功能简化了对公司政策和法规的遵守，通过严格的访问权限和企业级加密确保数据安全，并通过同时共同创作、评论和注释文档实现简单的协作。 M-Files 建立在高度可配置的平台上，可以通过 API、解决方案模板和第三方插件轻松定制以满足特定业务需求。

5. 共享点人工智能

来源：微软

Microsoft SharePoint 是一个功能强大的协作和文档管理平台，与 AI 技术集成后，可以转变工作流程、增强协作并提高组织的生产力。通过将 AI 功能整合到 SharePoint 中，企业可以实现流程自动化、简化文档管理、改进搜索功能并从数据中获得有价值的见解。

SharePoint AI 使员工能够更智能、更快速地工作，同时减少手动工作并提高生产力。该平台提供各种优势，包括智能文档管理、工作流程自动化、聊天机器人集成和预测分析，使组织能够优化运营、增强协作并在当今的环境中保持竞争力。 SharePoint Premium 是先进的内容管理和体验平台，为内容体验、处理和治理带来了人工智能、自动化和更高的安全性，帮助组织在整个生命周期中管理和保护关键内容。

SharePoint AI 的主要特点：

• 智能文档管理： 基于人工智能的文档处理，自动分类、提取和标记文档中的信息，从而提高效率并简化工作流程。
• 工作流程自动化：人工智能增强的工作流程自动化分析历史数据，从过去的决策中学习，并在自动化任务和路由文档方面做出明智的选择。
• 聊天机器人集成： 与 SharePoint 集成的人工智能聊天机器人使员工能够通过自然语言与系统交互，提供即时答案和支持。
• 预测分析： 利用人工智能分析数据并提供有价值的见解，使组织能够做出数据驱动的决策并保持领先地位。
• 高级内容管理： 人工智能、自动化以及内容体验、处理和治理的附加安全性，帮助组织在整个生命周期中管理和保护关键内容。
• 高价值文档解决方案：提供处理高价值文档的解决方案，例如合同、工作说明书、订单和发票。

SharePoint AI 的智能文档管理功能可以自动分类、提取和标记文档中的信息，从而提高效率并简化工作流程。该平台的预测分析功能利用人工智能来分析数据并提供有价值的见解，使组织能够做出数据驱动的决策并保持领先地位。

使用 AI 文档管理解决方案简化您的工作流程

在当今快节奏的商业环境中，人工智能驱动的文档管理解决方案已成为寻求简化工作流程、增强协作和提高生产力的组织的重要工具。本文讨论的人工智能文档管理解决方案提供了广泛的特性和功能，旨在满足不同的业务需求。

从智能文档分类和提取到与现有工作流程的无缝集成，这些工具利用人工智能的力量来简化关键业务文档的创建、存储和检索。通过自动化手动流程、改进搜索功能并提供有价值的见解，这些解决方案使组织能够优化其运营、降低成本并推动更好的决策。