Tương lai của Làm việc Nhóm: Cách các Công cụ Được Động bởi Trí tuệ Nhân tạo Đang Thay đổi Sự hợp tác

Khi bộ phim Her được phát hành vào năm 2013, ý tưởng về việc một con người có thể hình thành mối quan hệ với một trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo là khó tưởng tượng, không chỉ vậy, nó còn có chút u ám. 11 năm sau, các công cụ trí tuệ nhân tạo không thay thế các đối tác lãng mạn (chưa), nhưng chúng đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nơi làm việc. Trên thực tế, các nhà nghiên cứu đang thay đổi nhận thức của họ về trí tuệ nhân tạo, từ một công cụ thành một thành viên trong nhóm. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc thêm một thành viên trí tuệ nhân tạo vào nhóm có thể giảm sự phối hợp, giao tiếp và tin tưởng. Mặc dù những thách thức này, nhiều tổ chức đang tìm cách tích hợp trí tuệ nhân tạo vào hoạt động của họ mà không làm tổn hại đến sự hợp tác trong nhóm. Việc đào tạo và xác định cách sử dụng trí tuệ nhân tạo là chìa khóa.

Tại Jotform, chúng tôi đã tích hợp trí tuệ nhân tạo vào các quy trình trên mọi chức năng kinh doanh. Nó đã thay đổi động lực của nhóm chúng tôi, cải thiện giao tiếp và tăng cường năng suất trên các nhiệm vụ quan trọng. Dưới đây là một cái nhìn gần hơn về cách nó hoạt động.

Quản lý Dự án Không Cần Kiên nhẫn

Một số người nói rằng sự kiên nhẫn là một đức tính, nhưng trong bối cảnh quản lý dự án nhóm, sự kiên nhẫn là không cần thiết. Các nút thắt làm hỏng động lực và làm cạn kiệt động lực. Không có gì tồi tệ hơn cảm giác được truyền cảm hứng và đầy năng lượng, chỉ để chờ đợi một thành viên trong nhóm trả lời. Không kể đến: thời gian quý báu bị lãng phí.

Các công cụ quản lý nhiệm vụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo có thể thay đổi động lực của dự án nhóm thông thường bằng cách loại bỏ nhiều sự phụ thuộc mà thường làm chậm tiến độ. Ví dụ, nếu bạn là một người quản lý, sử dụng một công cụ quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc vào luồng công việc của một nhân viên mà không cần phải hỏi. Các công cụ trí tuệ nhân tạo có thể tìm cách tiết kiệm thời gian và tăng năng suất tập thể.

Hãy xem xét một nền tảng quản lý công việc như Asana: các tính năng trí tuệ nhân tạo của nó có thể đề xuất các bước tiếp theo trong một dự án, đánh dấu các nút thắt tiềm năng và tạo ra cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc và năng suất của nhóm. Nó giống như có một thành viên nhóm thêm dành để phân tích và cải thiện hậu cần, vì vậy các thành viên nhóm con người có thể tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

Tối ưu hóa Nghiên cứu và Chia sẻ Thông tin

Một người bạn luật sư từng kể cho tôi về khóa học nghiên cứu pháp lý mà cô ấy đã hoàn thành trong trường luật. Vào những ngày đó, nghiên cứu pháp lý phụ thuộc nhiều vào các công cụ tìm kiếm chuyên dụng, và không ngạc nhiên, nó mất gần một học kỳ để掌握 nghệ thuật sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Ngày nay, các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo như ChatGPT đang thay đổi cách chúng ta thực hiện nghiên cứu trực tuyến. Với khả năng tối ưu hóa nghiên cứu và chia sẻ thông tin, nó có ý nghĩa khi ChatGPT đang thay thế các công cụ tìm kiếm thông thường cho các nhóm nhanh chóng.

Với ChatGPT, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tinh chỉnh các câu hỏi nghiên cứu và truy cập vào kết quả bạn cần nhanh hơn. ChatGPT có thể tóm tắt gần như tức thời các bài nghiên cứu dài, báo cáo và tập dữ liệu. Đôi khi, những tài liệu này sẽ yêu cầu sự chú ý đầy đủ của bạn. Nhưng khi bạn chỉ cần các điểm chính, bạn có thể ủy thác nhiệm vụ hiểu cho ChatGPT và phân phối cái nhìn sâu sắc cho các thành viên trong nhóm.

Hãy nói rằng bạn đang tìm kiếm một giải pháp và không biết bắt đầu từ đâu. ChatGPT có thể là một công cụ hữu ích trong quá trình suy nghĩ, tạo ra ý tưởng và phương pháp thay thế cho bạn và các thành viên trong nhóm. Không còn phải ngồi nhìn một trang giấy trắng chờ cảm hứng đến. Ví dụ, một trong các nhóm của chúng tôi đang tạo nội dung về thế hệ Z trong nơi làm việc và cần một cái nhìn tổng quan nhanh về các xu hướng hàng đầu. ChatGPT đã giúp chúng tôi bắt đầu, để lại cho các thành viên trong nhóm nhiều năng lượng hơn để dành cho việc chọn và phát triển chiến lược nội dung tốt nhất.

Khi bạn sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo để tạo ra và nghiên cứu ý tưởng, bạn tạo ra nhiều thời gian hơn cho việc suy nghĩ sáng tạo và xem xét các quan điểm đa dạng của các thành viên trong nhóm. Trong kỷ nguyên của trí tuệ nhân tạo, đây là công việc định hình nên các nhân viên và tổ chức thành công.

Làm cho Các Cuộc Họp Được Đánh Giá Cao

Các cuộc họp có thể là một sự lãng phí thời gian. Trong một khảo sát gần đây của 5.000 người lao động tri thức trên bốn lục địa, 78% người được hỏi cho biết họ phải tham gia quá nhiều cuộc họp đến mức khó hoàn thành công việc. Các cuộc họp cũng có thể làm cạn kiệt năng lượng. Trong cùng một khảo sát, 76% cho biết họ cảm thấy kiệt sức vào những ngày có nhiều cuộc họp.

Tôi là người ủng hộ việc giữ các cuộc họp ở mức tối thiểu và cắt giảm các cập nhật trạng thái không cần thiết. Tôi muốn nhân viên có nhiều khoảng thời gian để dành cho công việc khiến họ hứng thú. Họ cần có nhiều thời gian để vào chế độ “luồng” (flow). Nhưng khi nói đến các cuộc họp quan trọng, tôi muốn mọi người có thể tập trung hoàn toàn. Đó là nơi các công cụ tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo phát huy tác dụng, để lắng nghe và ghi chú các cuộc họp và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua. Các nhóm của chúng tôi tích hợp một ứng dụng nhận dạng giọng nói trí tuệ nhân tạo trực tiếp vào nền tảng hội nghị trực tuyến của chúng tôi. Các ghi chú cuộc họp được lưu tự động dưới dạng văn bản trong một tài liệu Google. Nếu sau đó, một trong những người tham dự cần nhớ lại điều gì đó được thảo luận trong cuộc họp, nó chỉ là một tìm kiếm nhanh trong Google Drive.

Công cụ trí tuệ nhân tạo đơn giản này cho phép chúng tôi tập trung vào nội dung thực sự của cuộc họp, thay vì nhiệm vụ nhàm chán của việc ghi chú. Khi chúng tôi hoàn toàn hiện diện, chúng tôi có những cuộc trò chuyện phong phú hơn, những ý tưởng tốt hơn và tìm ra những giải pháp tốt hơn – một ví dụ về cách trí tuệ nhân tạo thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới.

Phối hợp Lịch trình

Một trong những vẻ đẹp của trí tuệ nhân tạo là khả năng tự động hóa giao tiếp của bạn – và sự yên tâm của bạn. Lập lịch là một lĩnh vực khác nơi thời gian và năng lượng thường bị lãng phí một cách không cần thiết. Với các công cụ lập lịch trí tuệ nhân tạo, bạn có thể bỏ qua việc đi lại tốn thời gian khi cố gắng phối hợp nhiều lịch và không bao giờ phải lo lắng về việc quên ghi lại một sự kiện trong lịch của bạn. Bộ nhớ ngắn hạn lưu trữ trung bình 7 mảnh thông tin tại bất kỳ thời điểm nào. Tại sao lại lãng phí không gian quý giá đó cho thời gian và ngày của một cuộc họp khi một công cụ trí tuệ nhân tạo có thể xử lý việc đó cho bạn?

Các công cụ trí tuệ nhân tạo như Clara sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để thiết lập các cuộc họp và đàm phán thời gian với những người tham dự. Bạn có thể tích hợp nó vào email và lịch của mình, và thiết lập thông báo và theo dõi. Clara có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các cuộc trò chuyện email của bạn để quản lý lịch trình của bạn một cách hiệu quả hơn.

Với Clara và các công cụ lập lịch trí tuệ nhân tạo tương tự, mọi người trong tổ chức của bạn, từ nhân viên mới đến cấp lãnh đạo, có thể có một trợ lý cá nhân, giải phóng họ để tập trung vào công việc quan trọng hơn. Trong ý nghĩa đó, thật khó không phải yêu thích trí tuệ nhân tạo. Bạn có thể nói rằng Her không quá xa vời sau tất cả.