Smartsheet ra mắt vsActual và Đồ thị thực thi dành cho AI doanh nghiệp

AI có thể giúp một nhóm hoàn thành công việc nhanh hơn mà vẫn không giúp tổ chức thực hiện được chiến lược của mình. Smartsheet đang giải quyết khoảng cách đó bằng vsActual, một sản phẩm lập kế hoạch và thực thi độc lập, được thiết kế lấy AI làm nền tảng, vừa được giới thiệu tại hội nghị khách hàng ENGAGE 2026.

Cùng với vsActual, công ty công bố các tác tử chuyên biệt, quy trình làm việc định kỳ do tác tử thực hiện, các tích hợp mới và những biện pháp kiểm soát bảo mật bổ sung. Nhìn chung, những cập nhật này nhằm giúp AI hiểu rõ hơn mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa dự án, con người, ngân sách và ưu tiên kinh doanh, đồng thời phát hiện khi công việc thực tế bắt đầu chệch khỏi kế hoạch đã được phê duyệt.

vsActual kết nối chiến lược với công việc đang triển khai

vsActual được thiết kế để hoạt động trên các hệ thống mà nhóm đang sử dụng, thay vì yêu cầu họ chuyển mọi hoạt động sang một công cụ quản lý dự án mới. Smartsheet nêu tên các nền tảng tài chính, nhân sự, khách hàng và dịch vụ như Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira và ServiceNow trong số các hệ thống mà sản phẩm được thiết kế để kết nối và khai thác dữ liệu.

Điểm khởi đầu chính là bản thân chiến lược. Sản phẩm tiếp nhận kế hoạch từ bản trình bày, tài liệu ngân sách hoặc bảng tính, rồi chuyển chúng thành một kế hoạch linh hoạt, bao gồm mục tiêu, tiến độ và các giới hạn như mức chi tiêu và năng lực nhân sự. Sau đó, các yêu cầu mới có thể được đánh giá dựa trên những ưu tiên này.

Các tính năng lập kế hoạch theo kịch bản của sản phẩm nhằm cho thấy tác động của một quyết định đối với ngân sách và năng lực trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi một kịch bản được chọn, kịch bản đó trở thành kế hoạch chính thức. Sau đó, các tác tử đối chiếu công việc đang diễn ra với kế hoạch, xác định những chậm trễ hoặc xung đột nguồn lực có thể phát sinh, đồng thời tổng hợp báo cáo tóm tắt dành cho lãnh đạo từ dữ liệu nền.

“Công ty nào cũng có chiến lược. Những công ty thành công là những công ty có công việc thực sự giúp hiện thực hóa chiến lược đó,” Rajeev Singh, CEO của Smartsheet, cho biết. Ông mô tả vsActual là một cách thu hẹp khoảng cách giữa kế hoạch và kết quả thực tế.

Một giới hạn quan trọng vẫn do con người kiểm soát: công ty cho biết các tác tử không thể tự ý thay đổi kế hoạch, còn các đề xuất đều kèm theo phần giải thích để lãnh đạo xem xét. Thông báo khuyến khích khách hàng đăng ký nhận cập nhật, nhưng không nêu thời điểm vsActual được cung cấp rộng rãi hoặc mức giá của sản phẩm.

Đồ thị thực thi cung cấp bối cảnh kinh doanh

Nền tảng của vsActual là Đồ thị thực thi của Smartsheet, mô hình hóa các mối liên hệ từ từng nhiệm vụ, qua các dự án và chương trình, đến những mục tiêu chiến lược. Công ty cho biết đồ thị này được xây dựng dựa trên 20 năm dữ liệu chuyên sâu về quy trình làm việc, hàng triệu dự án và 9 petabyte dữ liệu.

Giải pháp kỹ thuật này không chỉ dừng ở việc tập hợp tài liệu cho chatbot. Một mô hình thực thi hữu ích phải thể hiện được các mối liên hệ: sáng kiến nào phụ thuộc vào một dự án bị trì hoãn, những nhóm nào cùng sử dụng nguồn năng lực khan hiếm, ai chịu trách nhiệm đưa ra quyết định, và những quyền hạn hoặc bước phê duyệt nào chi phối bước tiếp theo. Smartsheet cho biết đồ thị tích hợp các mối liên hệ trong hoạt động và yêu cầu quản trị đó.

Ví dụ, một cột mốc bị chậm có thể vẫn nằm trong tầm kiểm soát nếu xét riêng lẻ, nhưng trở thành vấn đề nghiêm trọng khi nhiều sáng kiến đã được cấp ngân sách cùng phụ thuộc vào một nhóm. Việc kết nối tiến độ, năng lực và ưu tiên chiến lược có thể giúp phát hiện xung đột đó sớm hơn so với khi sử dụng các bảng điều khiển riêng biệt. Tuy nhiên, tính hữu ích của đề xuất vẫn phụ thuộc vào mức độ đầy đủ và cập nhật của các hồ sơ được kết nối.

Kiến trúc AI hiện có của Smartsheet đã kết hợp lớp trí tuệ và đồ thị tri thức với các mô hình nền được cung cấp thông qua Azure OpenAI và Amazon Bedrock. Tài liệu công khai của công ty mô tả cách làm này là bổ sung bối cảnh đặc thù của công việc lên trên các mô hình tổng quát. Đồ thị thực thi mới mở rộng trọng tâm của công ty về bối cảnh sang khâu lập kế hoạch và thực thi; thông báo không đề cập đến mô hình nền mới được huấn luyện hay công bố các số liệu chuẩn so sánh hiệu suất.

Các tác tử mới đảm nhận việc thiết lập dự án và kiểm tra định kỳ

Bản phát hành nền tảng đi kèm giới thiệu Quy trình làm việc theo tác tử, chuyển chỉ dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên thành các công việc định kỳ, chẳng hạn như chuẩn bị bản tóm tắt dự án hằng tuần hoặc kiểm tra rủi ro và các mối phụ thuộc. Kết quả được gửi đến những người phù hợp mà không cần ai phải lặp lại yêu cầu mỗi lần.

Hai tác tử chuyên biệt cũng được liệt kê là đã sẵn sàng khi ra mắt. Tác tử tạo lập xây dựng cấu trúc dự án, bao gồm trang tính, bảng điều khiển, báo cáo và quy trình tự động hóa, dựa trên mục tiêu được diễn đạt bằng ngôn ngữ thông thường. Tác tử chất lượng dữ liệu kiểm tra trang tính và đánh dấu vấn đề theo mức độ nghiêm trọng, theo yêu cầu hoặc theo lịch định sẵn.

Những khả năng này được phát triển dựa trên Smart Assist và máy chủ Model Context Protocol của Smartsheet. Tài liệu hiện có giải thích cách trợ lý tích hợp sẵn và các công cụ AI bên ngoài tương thích có thể truy vấn dữ liệu dự án trực tiếp cũng như thực hiện hành động khi được người dùng đồng ý. MCP cung cấp một giao diện kết nối chung; ứng dụng sử dụng giao diện này vẫn phải cung cấp bối cảnh phù hợp và kiểm soát quyền truy cập.

Smartsheet cũng công bố các tích hợp gốc với ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot và Workday. Một Tác tử tích hợp riêng đang được cung cấp quyền truy cập sớm, ban đầu nhắm đến GitHub, Zendesk, Airtable và Monday.com. Tác tử này được thiết kế để khách hàng có thể yêu cầu kết nối dữ liệu bên ngoài bằng cách trò chuyện.

Quản trị trở thành một phần của lớp thực thi

Khi các tác nhân có thêm khả năng hành động, quyền hạn cũng quan trọng không kém chất lượng câu trả lời của chúng. Smartsheet cho biết con người và các tác nhân cùng sử dụng một đồ thị được quản trị, trong đó tác nhân chỉ được phép truy cập và thực hiện những thay đổi mà người mà chúng đại diện được phép.

Các biện pháp kiểm soát mới bao gồm Security Event Streaming, tính năng gửi nhật ký sự kiện kiểm tra đến những công cụ như Splunk và Microsoft Sentinel gần như theo thời gian thực. Phân loại dữ liệu, được cung cấp cùng Smartsheet Safeguard, cho phép quản trị viên xác định nhãn độ nhạy và theo dõi việc sử dụng các nhãn này thông qua báo cáo tập trung và nhật ký kiểm tra.

Công ty cũng công bố chứng nhận ISO/IEC 42001 về quản lý AI và một cuộc đánh giá an ninh IRAP của Úc. Hai hoạt động này lần lượt đề cập đến công tác quản lý AI của tổ chức và các biện pháp kiểm soát an ninh đã được đánh giá; chúng không đảm bảo mọi đề xuất do AI tạo ra đều chính xác.

Trung tâm Tin cậy của Smartsheet cung cấp thêm thông tin về quyền hạn ở cấp mục, các biện pháp kiểm soát danh tính và khả năng kiểm tra, đồng thời nêu rõ dữ liệu khách hàng không được dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng của bên thứ ba. Những cam kết này cung cấp bối cảnh liên quan, trong khi các bản phát hành mới bổ sung những biện pháp kiểm soát nhắm riêng đến việc mở rộng hoạt động của tác nhân.

Đối với các doanh nghiệp, câu hỏi cốt lõi là liệu AI có thể duy trì hiểu biết hữu ích, được quản trị tốt về hoạt động triển khai trên các hệ thống rời rạc hay không. Smartsheet đặt cược rằng lịch sử quản lý công việc của mình mang lại bối cảnh cần thiết để làm được điều đó. Tầm quan trọng của vsActual sẽ phụ thuộc vào mức độ hiệu quả mà sản phẩm này chuyển hóa bối cảnh ấy thành các quyết định kịp thời về thứ tự ưu tiên, nguồn lực và biện pháp khắc phục.