Noe Ramos, Phó Chủ tịch Vận hành tại Agiloft – Loạt Phỏng vấn

Noe Ramos, Phó Chủ tịch Vận hành tại Agiloft, đã xây dựng sự nghiệp tại giao điểm của vận hành doanh nghiệp, chiến lược AI và chuyển đổi số quy mô lớn, tiến bộ qua các vai trò trong thành công khách hàng, chương trình chiến lược và lãnh đạo CNTT để giúp định hình sự chuyển đổi của công ty towards một tổ chức được thúc đẩy bởi AI. Với nền tảng trải rộng qua phần mềm doanh nghiệp, IoT và lãnh đạo sản phẩm, cô tập trung vào việc nhúng trí tuệ vào mọi lớp của doanh nghiệp – từ quy trình làm việc và dữ liệu đến văn hóa và quyết định – đồng thời đảm bảo AI tăng cường khả năng của con người thay vì thay thế chúng. Công việc của cô tập trung vào việc sắp xếp công nghệ, vận hành và con người thông qua các khuôn khổ quản trị, các tác nhân thông minh và thực hiện chức năng chéo, định vị Agiloft để vận hành như một tổ chức học tập liên tục tận dụng AI để cải thiện hiệu quả, quyết định và giá trị doanh nghiệp.

Agiloft là một nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), cung cấp một nền tảng dựa trên dữ liệu được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình hợp đồng – từ tạo và đàm phán đến thực hiện, tuân thủ và gia hạn. Nền tảng của nó tích hợp với một loạt các hệ thống doanh nghiệp và kết hợp tùy chỉnh không cần mã với các khả năng AI nhúng, cho phép các tổ chức giảm rủi ro, tăng tốc chu kỳ giao dịch và chuyển đổi hợp đồng thành dữ liệu có cấu trúc, có thể hành động. Bằng cách hiện đại hóa các quy trình làm việc thủ công và phân mảnh truyền thống, Agiloft giúp các nhóm pháp lý, tài chính và vận hành cộng tác hiệu quả hơn trong khi có được thông tin chi tiết theo thời gian thực hỗ trợ quyết định nhanh hơn, thông minh hơn trên toàn doanh nghiệp.

Bạn đã có một quỹ đạo phi thường, từ tốt nghiệp trung học tại 14 tuổi và học ba chuyên ngành tại đại học đến trở thành nhà phát triển tại 17 tuổi và hiện đang lãnh đạo chuyển đổi AI doanh nghiệp. Những kinh nghiệm nào trong cuộc sống sớm đã định hình cách tiếp cận của bạn về công nghệ và lãnh đạo, và chúng ảnh hưởng như thế nào đến cách bạn nghĩ về AI trong doanh nghiệp ngày nay? 

Con đường của tôi vào công nghệ không truyền thống. Khi còn thiếu niên, tôi đã được giáo dục vượt quá tuổi của mình, nhưng giáo dục thực sự đến từ các môi trường tôi đã đi qua sau đó. Tôi đã dành nhiều năm làm việc với các tổ chức lớn thực hiện công việc có ý nghĩa, phức tạp, nhưng thường trong các vai trò không phản ánh phạm vi của những gì tôi thực sự đang làm. Những năm đó đã dạy tôi cách dịch công việc kỹ thuật sâu sắc thành thông tin kinh doanh có thể đọc được, và cách điều hướng các không gian không luôn được thiết kế cho người như tôi. Sự kết hợp giữa kỹ năng kỹ thuật và dịch con người là nền tảng của mọi thứ tôi mang đến cho chuyển đổi AI ngày nay. Khoảng cách giữa những gì tôi làm và những gì tiêu đề của tôi nói đã dạy tôi nhiều hơn về trí tuệ tổ chức so với bất kỳ bằng cấp nào có thể.

Là Phó Chủ tịch Vận hành AI tại Agiloft, bạn đang lãnh đạo một nỗ lực toàn doanh nghiệp để nhúng trí tuệ vào mọi quy trình, vai trò và tương tác. Vận hành AI có nghĩa là gì trong thực tế, và nó khác với chiến lược AI truyền thống hoặc vai trò đổi mới như thế nào? 

Vận hành AI, đối với tôi, là một vai trò lai: tôi là một phần chiến lược, một phần tư duy hệ thống và một phần tác nhân thay đổi. Chiến lược AI truyền thống thường tập trung vào các trường hợp sử dụng riêng lẻ: tự động hóa này, tăng tốc đó. Sự tiến hóa lớn nhất tôi tập trung vào là chuyển từ các trường hợp sử dụng bị cô lập sang các khả năng kết nối. Tôi đang cho phép tổ chức của chúng tôi xây dựng một mô hình hoạt động mà các công cụ AI của mọi chức năng làm việc cùng nhau thay vì ngồi trong các silo. Cách tiếp cận của tôi là thực dụng, lấy con người làm trung tâm và hoài nghi về các từ ngữ thời thượng. Chiến lược AI cho bạn biết điều gì là có thể. Vận hành AI là điều làm cho nó trở thành hiện thực.

Bạn thường nói về việc lãnh đạo với chức năng hơn vai trò và nâng cao năng lực của con người thay vì thay thế họ. Bạn đảm bảo AI tăng cường khả năng của con người thay vì thay thế họ như thế nào, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp hiệu suất cao? 

Cách tôi nhìn nhận là thành công không được đo lường bởi tốc độ alone vì bất cứ điều gì cũng có thể được thực hiện nhanh, điều đó không có nghĩa là nó đã được thực hiện tốt. Thay vào đó, thành công nên được xếp chồng lên nhau chống lại tính bền vững và ý nghĩa thực sự. Xây dựng AI tăng cường khả năng của con người thay vì thay thế họ đòi hỏi sự tinh tế và ý định. Tại Agiloft, điều khiến chúng tôi khác biệt là cách nhân viên của chúng tôi thực sự cảm thấy được hỗ trợ, và điều đó không xảy ra bằng cách tình cờ. Chúng tôi đã chủ động xây dựng một văn hóa khám phá, hợp tác chặt chẽ với nhóm Vận hành của chúng tôi, nơi thử nghiệm, học hỏi và điều chỉnh là tiêu chuẩn, không phải là ngoại lệ. Chúng tôi thấy điều này trong thực tế trong các buổi trình diễn hàng tuần, nơi các cá nhân được khuyến khích chia sẻ cách họ làm việc với AI. Khi bạn xây dựng môi trường đó, chuyển đổi trở thành điều mà mọi người tự hào là một phần của chứ không phải là trải nghiệm họ e ngại – và đó là khi sự đổi mới và đột phá thực sự xảy ra. Mục tiêu là định vị AI như một thứ cho phép con người trở nên con người hơn trong công việc: sáng tạo hơn, chiến lược hơn, hiện diện hơn và sẵn sàng chấp nhận rủi ro hơn. AI nên khuếch đại các phần của công việc mà chỉ con người mới có thể làm.

Bạn đã giám sát việc thiết kế mô hình quản trị AI của Agiloft trên toàn công nghệ, dữ liệu, vận hành và con người. Những thay đổi cấu trúc và văn hóa quan trọng nhất mà các tổ chức phải thực hiện để mở rộng AI một cách có trách nhiệm là gì? 

Mở rộng AI một cách có trách nhiệm bắt đầu bằng việc mà hầu hết các tổ chức bỏ qua: sắp xếp AI với cách công ty thực sự hoạt động, cả về văn hóa và vận hành. Điều tôi đã học được là được đúng về mặt kỹ thuật không đủ nếu mọi người không cảm thấy được включ vào hành trình. Đó là lý do cách tiếp cận của tôi đã tiến hóa thành việc đưa mọi người vào “tại sao” trước khi chúng tôi bao giờ đến “làm thế nào.” Những năm nghiên cứu tâm lý đã định hình cách tôi làm việc – sự rõ ràng và an toàn tâm lý phải là không thể thương lượng, đầy đủ dừng. Quản trị mà không có niềm tin chỉ là kịch nghệ tuân thủ. Trong ngắn hạn, điều đó có nghĩa là xác định nơi AI có thể giảm ma sát và cải thiện việc ra quyết định trên các phòng ban. Về lâu dài, đó là về việc xây dựng một mô hình hoạt động nhất quán: cơ sở hạ tầng được chia sẻ, quản trị mạnh mẽ và một lực lượng lao động có hiểu biết về AI, không chỉ về công cụ mà còn về cách họ suy nghĩ.

Bạn có thể chia sẻ các ví dụ cụ thể về các sáng kiến AI tại Agiloft đã mang lại tác động kinh doanh có thể đo lường được, cho dù trong hiệu quả, ra quyết định, kết quả khách hàng hay trải nghiệm nhân viên? 

Tác động tức thì và có ý nghĩa nhất mà chúng tôi đã thấy thông qua việc sử dụng AI của riêng chúng tôi trong các quy trình làm việc nội bộ là trong bán hàng và tiếp thị. Sự thay đổi đến từ việc suy nghĩ lại cơ bản về cách các nhóm này làm việc, không chỉ mở rộng ngăn xếp. Chúng tôi đang sử dụng AI để cắt giảm thời gian nghiên cứu, làm sắc nét sự liên quan của bản trình bày trước khi cuộc trò chuyện đầu tiên thậm chí xảy ra, và xây dựng đào tạo trực tiếp từ dữ liệu hiệu suất để mọi người có thể nâng cao kỹ năng nhanh hơn và trong ngữ cảnh (điều này rất quan trọng!). Chúng tôi cũng đã thực hiện công việc thực sự về tình cảm khách hàng: tóm tắt vé, ánh xạ vòng lặp phản hồi, và đánh dấu các tài khoản rủi ro cao nhất của chúng tôi trước khi chúng xuất hiện như vấn đề – và thực tế là 95% khách hàng của chúng tôi gia hạn với Agiloft mỗi năm là một minh chứng cho việc quá trình này đang hoạt động! Chúng tôi đang sống với tầm nhìn này, và trách nhiệm đó định hình cách chúng tôi xây dựng. Chúng tôi không chỉ xây dựng với AI – chúng tôi đang sống bằng chứng khái niệm.

Là người luôn đề cao tính xác thực trong lãnh đạo, làm thế nào việc chấp nhận bản dạng thực sự của bạn đã định hình cách bạn xây dựng đội ngũ và hướng dẫn chuyển đổi AI? 

Tôi công khai là người tự kỷ và có ADHD – và sự đa dạng thần kinh của tôi định hình mọi thứ về cách tôi lãnh đạo. Sớm trong sự nghiệp, tôi đã dành nhiều năng lượng để cố gắng phù hợp với môi trường chuyên nghiệp; che giấu, quá trình, luôn phải chứng minh điều gì đó với cấp trên của tôi cũng như với chính mình. Che giấu là tốn kém. Tính xác thực có thể mở rộng. Đó không phải là cho đến khi tôi cam kết một hành trình phát triển cá nhân thực sự của sự tỉnh thức, thiền và phản ánh bản thân rằng tôi tìm thấy một cách để trở thành chính mình và là một nhà lãnh đạo hiệu quả cho những người xung quanh tôi. Điều tôi đã tìm thấy là khi các nhà lãnh đạo mô hình hóa tính xác thực, nó không chỉ giảm bớt sự stigmatization; nó xây dựng niềm tin theo cách mà hiệu suất alone không thể. Tính nhất quán và诚 thực kiếm được sự tôn trọng theo thời gian, và tôi lãnh đạo với nguyên tắc này không chỉ trong vai trò của tôi tại Agiloft mà còn trong cuộc sống của tôi nói chung.

Nhiều tổ chức gặp khó khăn khi chuyển từ các dự án thí điểm AI sang việc áp dụng trên toàn doanh nghiệp. Những điểm hỏng hóc phổ biến nhất mà bạn thấy là gì, và các nhà lãnh đạo có thể tránh chúng như thế nào? 

Điểm hỏng hóc phổ biến nhất cũng thường là điểm hỏng hóc có thể tránh được nhất: các tổ chức cố gắng triển khai AI mà không thực sự biết mình. Nếu bạn không thể mô tả quy trình làm việc của mình, bạn không thể cho hệ thống biết trí tuệ trong đó trông như thế nào. Điều tôi đã tìm thấy là sự kháng cự đối với việc áp dụng thường đến từ sợ hãi, bản dạng hoặc thiếu ngữ cảnh xung quanh lý do tại sao điều này đang xảy ra và nó có ý nghĩa gì đối với vai trò của mọi người. Bạn không thể áp đặt chuyển đổi; bạn phải đồng tạo ra nó, và điều đó có nghĩa là phát triển AI phải được định hình bởi nhu cầu thực chất nhất trong phòng, không phải là giọng nói lớn nhất. Các tổ chức đang gặp khó khăn hiện nay có thể là những tổ chức đã đầu tư nhiều vào các công cụ sáng bóng nhưng bỏ qua công việc nền tảng. Bạn có thể mua công nghệ và triển khai nó, nhưng nếu bạn không thể làm cho nó trở nên cá nhân hóa cho đội ngũ của mình, bạn sẽ va vào tường cuối cùng.

Các kỹ năng và vai trò mới nào bạn tin sẽ định hình thế hệ doanh nghiệp được kích hoạt bởi AI tiếp theo, và các nhà lãnh đạo nên chuẩn bị đội ngũ của mình như thế nào ngày nay? 

Sự khác biệt không phải là ai có thể sử dụng AI nhanh nhất. Đó là ai biết khi nào không nên tin tưởng nó. Sự hiểu biết về mặt kỹ thuật quan trọng, nhưng kỹ năng mềm là những yếu tố khác biệt. Các đội ngũ thành công là những đội ngũ mà mọi người không chỉ biết cách sử dụng một công cụ, mà còn biết cách đặt câu hỏi tốt hơn cho nó, và khi nào nên đẩy lùi lại những gì nó trả về. Điều tôi thấy một cách nhất quán là mọi người muốn là một phần của chuyển đổi, nhưng họ cần hơn là chỉ truy cập – họ yêu cầu cấu trúc và hướng dẫn. Vai trò của các nhà lãnh đạo hiện nay là đầu tư vào phán quyết cũng như khả năng, xây dựng loại tư duy批判 mà làm cho AI hiệu quả hơn trên toàn bảng, và các đội ngũ thoải mái và thành công hơn khi tham gia vào nó.

Đ δεδο đến sự tập trung của Agiloft vào quản lý vòng đời hợp đồng phức tạp và tự động hóa quy trình làm việc, bạn nhìn thấy AI định hình lại cách các tổ chức quản lý rủi ro, tuân thủ và tốc độ quyết định như thế nào? 

Hợp đồng là tài sản thông minh đã từng bị sử dụng dưới mức do các tổ chức không thể xử lý chúng ở quy mô lớn. AI thay đổi điều đó hoàn toàn. Mục tiêu của chúng tôi tại Agiloft là giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp biến hợp đồng thành kết quả có thể hành động, đưa ra dữ liệu sống trong chúng và cho phép ra quyết định thông minh hơn trên toàn doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là bắt các điều khoản không chuẩn hoặc các điều khoản rủi ro cao sớm, và di chuyển nhanh hơn mà không hy sinh chất lượng. Mục tiêu là tăng cường phán quyết của các đội ngũ pháp lý, mua sắm và vận hành, chỉ đạo AI xử lý việc nhận dạng mẫu và để con người xử lý sự tinh tế.

Nhìn về tương lai, một tổ chức lấy con người làm trung tâm, được kích hoạt bởi AI thực sự trông như thế nào trong thực tế, và những gì các nhà lãnh đạo phải làm đúng ngay bây giờ để xây dựng tương lai đó một cách có trách nhiệm? 

Chúng tôi đã thấy mọi chức năng nhúng các công cụ AI. Câu hỏi là liệu những công cụ đó sẽ làm việc cùng nhau hay chỉ cùng tồn tại, và mô hình kết nối đó là điều mà Vận hành AI thực sự quan tâm. Tuy nhiên, cơ sở hạ tầng chỉ là một nửa. Văn hóa theo đuổi lãnh đạo, và sự nhất quán mà các nhà lãnh đạo mô hình hóa tính minh bạch, sự tò mò và đồng cảm, tổ chức sẽ trở nên thích ứng như thế nào theo mặc định. Điều mà các nhà lãnh đạo cần làm đúng – ngay bây giờ – là xây dựng khả năng AI trong tâm trí, không chỉ trong công cụ. Các tổ chức sẽ thắng không phải là những tổ chức có nhiều công cụ nhất. Họ là những tổ chức có sự rõ ràng nhất.

Cảm ơn cuộc phỏng vấn tuyệt vời, độc giả muốn tìm hiểu thêm nên truy cập Agiloft.