Matt Martin, Đồng sáng lập & CEO của Clockwise – Loạt phỏng vấn

Matt Martin, Đồng sáng lập & CEO của Clockwise là một luật sư đã chuyển sang làm kỹ sư và doanh nhân, người đã xây dựng một trong những nền tảng lập lịch trình AI tiên tiến nhất trên thế giới. Kể từ khi thành lập Clockwise vào năm 2016, ông đã lãnh đạo công ty trên một nhiệm vụ nhằm tưởng tượng lại cách các công nhân tri thức quản lý thời gian của họ, giúp hơn 40.000 công ty – bao gồm Atlassian (TEAM ), Asana và Uber. Với sự nghiệp đã bao gồm luật, lãnh đạo sản phẩm và kỹ sư phần mềm, Matt kết hợp một hỗn hợp độc đáo của sự nghiêm ngặt phân tích và chuyên môn kỹ thuật để giải quyết một trong những thách thức bị bỏ qua nhất trong nơi làm việc: tạo thời gian cho những gì thực sự quan trọng.

Bạn đã có một con đường độc đáo từ luật sư đến kỹ sư phần mềm và sau đó là người sáng lập – điều gì cuối cùng đã dẫn bạn đến việc thành lập Clockwise vào năm 2016, và nền tảng đó đã định hình nhiệm vụ của công ty như thế nào?

Có một mối liên hệ không rõ ràng: Tôi luôn là một người rất yêu thích công nghệ! Từ việc xây dựng trang web trên web sớm đến xây dựng đội ngũ, khi tôi thấy một vấn đề thú vị, tôi sẽ bị thu hút vào. Việc chuyển từ luật sang công nghệ ở khu vực Vịnh đã cho tôi một quan điểm độc đáo về một vấn đề phổ biến: cách quản lý lịch trình đã trở nên tồi tệ như thế nào.

Tôi đánh giá cao nền giáo dục pháp lý của mình, nhưng tôi không thể tuyên bố rằng nó có liên quan trực tiếp đến công việc hàng ngày của tôi nữa. Đó thực sự là những năm khởi nghiệp, làm việc tại các công ty không thể mở rộng quy mô hiệu quả một phần vì mọi người đều bị mắc kẹt trong địa ngục họp, điều đó đã làm cho cơ hội trở nên rõ ràng.

Điều gì đã định hình nhiệm vụ của Clockwise – giúp mọi người tạo thời gian cho những gì quan trọng nhất trong ngày của họ – là việc nhận ra, trái với niềm tin phổ biến, rằng năng suất không phải là một vấn đề cá nhân, mà là một vấn đề hiệu quả kinh doanh cơ bản. Các công ty tốt nhất trên thế giới có những người tài năng, nhưng nếu những người đó không thể tìm thấy thời gian để suy nghĩ và sáng tạo vì họ liên tục chuyển đổi ngữ cảnh giữa các cuộc họp, thì đó là một lực cản lớn đối với sự đổi mới và tăng trưởng.

Chúng tôi đã xây dựng Clockwise để trả lại cho các công ty những gì quan trọng nhất: thời gian tập trung cho nhân viên của họ để làm việc tốt nhất.

Bạn đã nhìn thấy khoảng trống nào trong năng suất và lập lịch trình nơi làm việc mà đã thuyết phục bạn rằng nó đáng để dành gần một thập kỷ để giải quyết?

Tôi đang điều hành một đội kỹ sư front-end, và tôi đã mệt mỏi khi dành hàng trăm giờ để tuyển dụng, đào tạo và tích hợp các kỹ sư mới chỉ để họ đến với tôi vài tháng sau đó và than thở về việc họ có bao nhiêu thời gian trong tuần để mã hóa. Như, điều này là gì!? Họ muốn làm việc tuyệt vời, chúng tôi trả tiền cho họ (nhiều) để làm việc tuyệt vời, và thế nhưng không ai trong công ty chịu trách nhiệm về tác động khủng khiếp mà lịch trình tồi tệ đang gây ra cho những người này. Điều đó chỉ cảm thấy điên rồ.

Chúng tôi đối xử với quản lý thời gian như một gánh nặng cá nhân, nhưng đó là một cách thoát khỏi trách nhiệm. Cách tiếp cận “chìm hoặc bơi” này đối với quản lý thời gian đại diện cho sự thất bại của tổ chức một cách có hệ thống ngụy trang thành trách nhiệm cá nhân. Trên thực tế, nhân viên không kiểm soát nhiều thời gian của họ! Đó là vì thời gian là một hệ thống được kết nối mạng. Khi một người lên lịch một cuộc họp, tác động của nó sẽ lan rộng trên lịch của mọi người tham dự, cộng với mọi người họ cũng đang gặp. Một thay đổi lịch trình đơn lẻ có thể ảnh hưởng đến năng suất trên toàn bộ đội.

Đầu vào chính cho một nền kinh tế dựa trên kiến thức là thời gian và sự chú ý của nhân viên cá nhân. Một công ty có thể tăng số lượng thời gian có tác động của nhân viên sẽ có một lợi thế đáng kinh ngạc trên thị trường. Và bất kỳ phần mềm nào có thể kích hoạt năng suất đó sẽ vô cùng quý giá. Đó là vấn đề đáng để dành gần một thập kỷ để giải quyết.

Clockwise hiện đang được hơn 40.000 tổ chức sử dụng, bao gồm các tên tuổi như Atlassian, Uber và Netflix. Bạn nghĩ gì đã tạo ra sự cộng hưởng nhất với khách hàng doanh nghiệp?

Khi các đội phát triển, việc ra quyết định, tiến bộ và năng suất sẽ chậm lại. Không kể đến việc lập lịch trình trở nên phức tạp hơn.

Các công ty như Uber và Atlassian ngay lập tức hiểu rằng thời gian ít hơn được dành cho việc phối hợp lịch trình có nghĩa là nhiều thời gian hơn cho công việc có tác động – đó là lý do họ dựa vào chúng tôi để xử lý các phức tạp của việc tối ưu hóa lịch toàn tổ chức.

Hãy nói rằng tôi muốn lên lịch một cuộc đồng bộ hóa một giờ với đội của tôi. Trên bề mặt, có vẻ khá đơn giản, đúng không? Nhưng có một số ràng buộc cần xem xét khi tìm thời gian phù hợp với mọi người:

• 8 người trên 3 múi giờ
• 2 người có sở thích “không có cuộc họp trước 10 giờ sáng”
• 1 người đang đi du lịch tuần tới
• 3 người tham gia cần thời gian chuẩn bị

Clockwise nội hóa tất cả các yêu cầu và di chuyển các sự kiện mâu thuẫn để tạo không gian cho cuộc họp mới. Điều gì tạo ra sự cộng hưởng với khách hàng là họ không phải đối phó với “trò chơi lịch” bắt buộc.

Tính đến nay, chúng tôi đã tạo ra hơn 7 triệu giờ thời gian cho công việc sâu và đã lên lịch lại hơn 18 triệu cuộc họp. Đối với các doanh nghiệp, đó là một ROI có thể đo lường được về năng suất.

Tuần này bạn đang công bố một thế hệ mới của bộ não lập lịch trình và máy chủ MCP. Những khía cạnh nào của việc ra mắt này bạn cảm thấy sẽ tạo ra tác động lớn nhất cho người dùng?

Khi hệ sinh thái AI bùng nổ, dường như mọi công ty dưới ánh mặt trời đều đã phát hành một trợ lý, nhưng sau đó thất bại trong nhiệm vụ trợ lý cơ bản nhất: lên lịch cuộc họp. Chúng tôi đang sửa đổi điều đó.

Clockwise MCP cung cấp cho các tác nhân AI quyền truy cập vào bộ não lập lịch trình tiên tiến nhất trên thế giới (mà chúng tôi đã dành 9 năm để xây dựng), cho phép họ suy nghĩ về thời gian với sự tinh tế của con người. Lần đầu tiên, AI sẽ có thể đưa ra quyết định lên lịch và thực hiện thay đổi lịch dựa trên sự hiểu biết ngữ cảnh sâu sắc, không chỉ là thời gian có sẵn.

Tác động ngay lập tức là bạn có thể nói với Claude, ChatGPT hoặc Cursor: “Lên lịch một cuộc xem xét sản phẩm 90 phút với đội phân tán của tôi trong tuần này, tôn trọng các khối tập trung và múi giờ của mọi người” và nó thực sự hoạt động như bạn mong đợi một trợ lý con người sẽ xử lý nó.

Ngoài việc lên lịch đơn giản, việc tận dụng các khả năng độc đáo của LLMs cùng với Clockwise MCP cũng mở ra các quy trình làm việc hoàn toàn mới. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Claude hiển thị cho bạn xem năng suất của đội như thế nào trong tháng qua, tối ưu hóa lịch của bạn theo phương pháp luận Deep Work của Cal Newport hoặc xem xét bản tin trường học của con bạn và chặn tất cả các ngày quan trọng trên lịch của bạn.

Đó là sự khác biệt giữa AI có thể đọc lịch của bạn và AI có thể suy nghĩ như một trợ lý hành chính có kinh nghiệm. Sự khác biệt đó biến những công cụ này từ các bản demo ấn tượng thành các trợ lý nơi làm việc thực sự hữu ích.

Nhiều trợ lý AI có thể tạo văn bản hoặc mã nhưng vấp phải việc lên lịch. Tại sao thời gian lại là một vấn đề khó khăn đối với AI để xử lý?

Thao túng thời gian là điều mà con người xử lý một cách trực giác với sự tinh tế. Nhưng hãy hỏi một trợ lý AI lên lịch một cuộc họp nhóm vào tuần tới, và nó sẽ đề xuất một thời gian khi nửa đội đang ngủ hoặc đang tập trung sâu.

Điều đó là vì hầu hết các tích hợp lịch đều coi việc lên lịch như các truy vấn cơ sở dữ liệu. Họ có thể tìm thấy các khe thời gian trống và lấp đầy chúng, nhưng họ không thể đưa ra những quyết định thông minh mà việc lên lịch thực sự yêu cầu.

Vấn đề là ngữ cảnh. Việc lên lịch hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về các mẫu làm việc của con người vượt ra ngoài sự có sẵn đơn giản. AI cần biết rằng Alex thích uống cà phê sau khi đưa con đến trường, khiến cho cửa sổ đó hoàn hảo cho một cuộc gọi điện thoại không chính thức nhưng không phải là một cuộc trình bày Zoom. Hoặc rằng Johanna cần 10 phút giữa các cuộc họp để xử lý các hành động và việc đi lại thường xuyên của cô ấy đòi hỏi các định dạng họp không đồng bộ.

Quan điểm gây tranh cãi: nhưng tôi không nghĩ rằng việc ném nhiều dữ liệu và tính toán hơn vào vấn đề này sẽ dẫn đến một giải pháp tốt trong thời gian gần.

Làm thế nào bộ não lập lịch trình mới khác với các phiên bản trước của Clockwise, và người dùng có thể mong đợi những cải tiến gì?

Chúng tôi luôn làm việc để cải thiện bộ não lập lịch trình của mình, và thế hệ thông minh này đáng chú ý về khả năng nhận thức ngữ cảnh và có sẵn theo yêu cầu.

Sự thay đổi lớn nhất là chuyển từ lên lịch phản ứng sang lên lịch chủ động. Trước đây, Clockwise sẽ tối ưu hóa lịch của bạn trên một lịch trình hàng ngày cố định; bây giờ bạn có thể tạo tối ưu hóa theo yêu cầu, bất cứ khi nào bạn cần.

Chúng tôi cũng đã cho phép bộ não suy nghĩ một cách toàn diện hơn về toàn bộ khối lượng công việc của bạn. Tích hợp Tasks mới cho phép Clockwise phối hợp thời gian cho các việc cần làm của bạn cùng với các cuộc họp, đồng thời tôn trọng các khối tập trung và sở thích về thời hạn.

Và chúng tôi đã cải thiện đáng kể khả năng của thuật toán cơ bản để xử lý nhiều thay đổi lịch trình đồng thời. Hãy nói rằng bạn muốn lên lịch lại tất cả các cuộc họp 1:1 của mình trong tuần. Yêu cầu đơn này sẽ khiến Clockwise thực hiện hành động trên nhiều sự kiện lịch khác nhau.

Cập nhật này giới thiệu các tính năng như tối ưu hóa theo yêu cầu, tích hợp nhiệm vụ và phân tích. Những cải tiến này thay đổi cách các cá nhân và đội ngũ làm việc với lịch của họ như thế nào?

Tối ưu hóa theo yêu cầu là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho những người muốn hành động ngay lập tức, thay vì chờ hệ thống quyết định khi nào giúp đỡ. Tích hợp nhiệm vụ là rất quan trọng vì nó cuối cùng đã bắc cầu giữa lịch trình họp và việc tạo thời gian cho công việc thực sự được thực hiện.

Đối với các đội, khả năng phân tích là biến đổi. Các nhà quản lý hiện có thể phát hiện ra các mẫu mà họ chưa từng thấy trước đây – như xác định khi ai đó liên tục có các cuộc họp liên tiếp hoặc khi Thời gian tập trung tập thể của đội bị xói mòn bởi sự xâm lấn của các cuộc họp. Bây giờ, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về phân phối khối lượng công việc và vệ sinh họp thay vì chỉ hy vọng mọi người quản lý thời gian của mình tốt.

Sự kết hợp của những cải tiến này có nghĩa là các đội có thể chuyển từ quản lý lịch phản ứng sang chiến lược thời gian chủ động.

Vai trò của dữ liệu – như 17 triệu sự kiện lịch hàng tháng mà Clockwise phân tích – trong việc cho phép trí tuệ lập lịch trình cấp độ con người?

Có hai lớp trong câu trả lời này.

Trước hết, theo một cách rất trực tiếp, số lượng lớn dữ liệu mà chúng tôi xử lý và phân tích cho phép chúng tôi cung cấp một bộ não lập lịch trình tốt hơn, tinh tế hơn. Clockwise phân tích hơn 160 triệu điểm dữ liệu lịch mỗi ngày, kiểm tra hàng triệu sắp xếp lịch và dàn xếp tối ưu hóa để giữ cho các đội năng suất.

Thứ hai, xét đến quy mô của dữ liệu lịch – cả dữ liệu cứng từ các API, nhưng cũng quan trọng không kém, dữ liệu mềm dưới dạng sở thích cá nhân – trong các tổ chức hiện đại khiến nó trở nên gần như không thể cho bất kỳ con người nào để điều hướng.

Trong khi các trợ lý con người giỏi nhất rất giỏi trong việc đưa ra quyết định dựa trên kiến thức ngữ cảnh, họ thực sự chỉ có thể tối ưu hóa cho một, hai, có thể ba người cùng một lúc. Điều đó thực sự quá phức tạp để điều hướng các ràng buộc kết hợp của tất cả những người tham dự. Một trợ lý lịch AI, mặt khác, có thể lên lịch tại quy mô doanh nghiệp bằng cách kết hợp hệ thống với kiến thức lĩnh vực và xử lý một lượng lớn dữ liệu một cách hiệu quả.

Lập lịch truyền thống hỏi: “Khi nào mọi người đều có sẵn?” Nhưng câu hỏi tốt hơn là: “Khi nào là thời gian tốt nhất để công việc này được thực hiện, và làm thế nào chúng ta có thể thực hiện điều đó?” Bạn thực sự chỉ có thể xử lý câu hỏi đó cho mọi người nếu bạn hoạt động trên mạng của lịch của mọi người đồng thời.

Bạn nhìn thấy các công ty tận dụng Clockwise MCP với các tác nhân từ Anthropic, OpenAI và những công ty khác như thế nào? Chúng ta có đang tiến tới một tương lai mà mọi doanh nghiệp đều chạy trợ lý điều hành AI của riêng họ không?

Điều đó là ai cũng có thể đoán được ngay bây giờ, nhưng tôi đặt cược rằng sẽ có hai lớp trợ lý trong doanh nghiệp: một lớp sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên một tác nhân dàn xếp – điều này có thể tương tự như một trợ lý hành chính hoặc trưởng bộ phận – sẽ gọi vào nhiều tác nhân khác nhau là chuyên gia trong các lĩnh vực cụ thể.

Tôi nghĩ có khả năng một số nhà cung cấp khác sẽ xuất hiện cho tác nhân dàn xếp. Không giống như không gian tiêu dùng nơi ChatGPT đang nổi lên như một giải pháp thống trị, doanh nghiệp có xu hướng phân mảnh dựa trên nhu cầu cụ thể của các tổ chức khác nhau.

Không gian tác nhân chuyên môn sẽ đa dạng và thú vị hơn nhiều. Giống như bạn không nhất thiết muốn Microsoft (MSFT ) cung cấp mọi phần mềm cho tổ chức của mình (mặc dù Microsoft chắc chắn muốn!), rõ ràng chúng tôi sẽ muốn sự giúp đỡ của các tác nhân cụ thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm cụ thể để xử lý các nhiệm vụ chuyên biệt

Lập lịch và quản lý thời gian chắc chắn là một trong những trường hợp chuyên biệt đó. Để làm đúng, AI cần có kỹ năng cung cấp những gì mọi người thực sự cần để làm cho ngày làm việc của họ trở nên năng suất hơn. Hãy tưởng tượng một tác nhân lịch biết tất cả các giao hàng của đội, mẫu năng lượng cá nhân và ưu tiên tổ chức của họ, và sau đó tự động dàn xếp lịch của mọi người để tối ưu hóa kết quả.

Các công ty cam kết tích hợp lý lẽ thời gian vào các quy trình làm việc AI của họ sẽ không chỉ cứu chúng ta khỏi những cuộc họp tồi tệ; họ sẽ mở ra một biên giới mới của năng suất được cung cấp bởi sự hợp tác giữa con người và AI.

Các biện pháp phòng ngừa hoặc xem xét đạo đức nào được đưa vào chơi khi xây dựng một AI suy nghĩ về cách mọi người sử dụng thời gian của họ?

Trước hết, từ quan điểm riêng tư, chúng tôi không bao giờ cho phép các mô hình truy cập vào dữ liệu khách hàng để đào tạo. Không bao giờ. Và chúng tôi đi đến rất nhiều độ dài để đảm bảo rằng điều này là trường hợp. Niềm tin của khách hàng là tối quan trọng không chỉ đối với thành công thương mại của chúng tôi, mà còn là trung tâm của các giá trị công ty.

Thứ hai, chúng tôi tối ưu hóa cho sự thịnh vượng của con người (như các khối tập trung, thời gian nghỉ giữa các cuộc họp và giờ ăn trưa) hơn là các chỉ số năng suất truyền thống. Chúng tôi tránh rõ ràng các tính năng cho phép quản lý vi mô hoặc giám sát nơi làm việc: không có bảng điều khiển về thói quen lập lịch của nhóm, không có “điểm năng suất” cho các đánh giá hiệu suất. Mặc dù các sở thích của người dùng thông báo các tối ưu hóa của Clockwise, nhưng mọi người vẫn giữ quyền kiểm soát lịch của mình trong khi nhận được các khuyến nghị thông minh mà họ có thể chấp nhận hoặc bỏ qua.

Chúng tôi đang giảm thiểu sự ma sát lập lịch trong khi duy trì quyền lực của con người đối với tài nguyên quý giá nhất của họ: thời gian.

Nhìn về tương lai, bạn thấy mối quan hệ giữa các trợ lý AI và năng suất của con người sẽ phát triển như thế nào trong năm năm tới, và Clockwise phù hợp với tương lai đó như thế nào?

Ở mức độ cao, tôi cơ bản xem AI là một công cụ khác. Các khả năng mà nó cho phép sẽ tăng cường và trao quyền cho hàng triệu người, nhưng cũng sẽ thay đổi không thể tránh khỏi nơi con người có giá trị nhất. Tôi hy vọng rằng chúng tôi, như một xã hội, có thể được suy nghĩ nhiều hơn về tác động của con người đối với những thay đổi lớn trong nền kinh tế của chúng tôi hơn là chúng tôi đã làm trong quá khứ.

Ở mức độ chiến thuật, tôi nghĩ chúng ta sẽ thấy một số thay đổi.

Trước hết, khi các quy trình làm việc của tác nhân trở nên đáng tin cậy và phổ biến hơn – một xu hướng đang bắt đầu, nhưng vẫn còn một chặng đường dài – chúng ta sẽ thấy sự tiến hóa từ các quy trình làm việc phản ứng sang các quy trình làm việc chủ động.

Thứ hai, chúng ta sẽ thấy sự ổn định của các nền tảng. Hiện tại, có một cuộc đua mở để ai có thể trở thành tác nhân dàn xếp trong doanh nghiệp.

Thứ ba, chúng ta sẽ thấy sự tiến hóa của các tiêu chuẩn hiện tại theo hướng tạo điều kiện cho các nền tảng thực sự có thể xảy ra.

Hãy tưởng tượng một AI không chỉ phân tích các cuộc họp lịch nhưng cũng tự động hóa các tùy chọn và lịch trình nhóm trong công cụ quản lý dự án của bạn, hoặc một AI biến các cuộc thảo luận ngân sách trong Slack thành bảng điều khiển tài chính thời gian thực nơi các bên liên quan có thể khám phá các kịch bản cùng nhau.

Tương lai cuối cùng: AI khuếch đại sự sáng tạo của con người bằng cách loại bỏ sự ma sát giữa ý định và thực hiện. Khi trí tuệ lập lịch trở thành cơ sở hạ tầng vô hình, mọi người tập trung hoàn toàn vào công việc mà chỉ con người mới có thể làm. Thành công sẽ không được đo lường bởi việc AI cảm thấy ấn tượng, mà bằng cách phức tạp như thế nào sự phối hợp trở nên dễ dàng – công nghệ biến mất vào nền trong khi tiềm năng của con người chuyển sang trung tâm sân khấu. Thank bạn cho cuộc phỏng vấn tuyệt vời, những người đọc muốn tìm hiểu thêm nên truy cập Clockwise.