Matt Martin, Đồng sáng lập & CEO của Clockwise – Loạt phỏng vấn

Matt Martin, Đồng sáng lập & CEO của Clockwise là một luật sư chuyển sang kỹ sư và doanh nhân, người đã xây dựng một trong những nền tảng lập lịch tự động hóa tiên tiến nhất trên thế giới. Kể từ khi thành lập Clockwise vào năm 2016, ông đã lãnh đạo công ty trên một sứ mệnh tái tưởng tượng cách nhân viên tri thức quản lý thời gian của họ, giúp hơn 40.000 công ty – bao gồm Atlassian, Asana và Uber. Với một sự nghiệp đã bao gồm pháp luật, lãnh đạo sản phẩm và kỹ thuật phần mềm, Matt kết hợp một hỗn hợp độc đáo của sự nghiêm ngặt phân tích và chuyên môn kỹ thuật để giải quyết một trong những thách thức bị bỏ qua nhất trong nơi làm việc: tạo thời gian cho những gì thực sự quan trọng.

Bạn đã có một con đường độc đáo từ luật sư đến kỹ sư phần mềm đến người sáng lập — điều gì cuối cùng đã dẫn bạn đến việc thành lập Clockwise vào năm 2016, và cách nền tảng đó đã định hình sứ mệnh của công ty?

Có một đường dây không rõ ràng: Tôi luôn là một kẻ nerd lớn! Từ xây dựng trang web trên web sơ khai đến xây dựng đội ngũ, khi tôi thấy một vấn đề thú vị, tôi sẽ bị hút vào. Chuyển từ luật sang công nghệ ở khu vực Vịnh cho phép tôi có một quan điểm độc đáo về một vấn đề phổ quát: cách quản lý lịch đã bị hỏng. Các cuộc họp liên tiếp, đặt lịch trùng lặp và hoàn toàn không có thời gian để thực sự làm việc có ý nghĩa.

Tôi đánh giá cao giáo dục pháp lý của mình, nhưng tôi không thể tuyên bố rằng nó có liên quan trực tiếp đến công việc hàng ngày của tôi nữa. Đó thực sự là những năm khởi nghiệp của tôi, khi làm việc tại các công ty không thể mở rộng quy mô hiệu quả một phần vì mọi người bị mắc kẹt trong địa ngục họp, điều đó đã làm rõ cơ hội.

Điều đã định hình sứ mệnh của Clockwise — giúp mọi người tạo thời gian cho những gì quan trọng nhất trong ngày của họ — là nhận ra, trái ngược với niềm tin phổ biến, rằng năng suất không phải là một vấn đề cá nhân, mà là một vấn đề hiệu quả kinh doanh cơ bản. Những công ty tốt nhất trên thế giới có những người tài giỏi, nhưng nếu những người đó không thể tìm thấy thời gian để suy nghĩ và tạo ra vì họ liên tục chuyển đổi ngữ cảnh giữa các cuộc họp, đó là một lực cản lớn đối với sự đổi mới và tăng trưởng.

Chúng tôi xây dựng Clockwise để đưa cho các công ty lại những gì quan trọng nhất: thời gian tập trung cho nhân viên của họ để làm công việc tốt nhất.

Bạn đã nhìn thấy khoảng trống nào trong năng suất và lập lịch tại nơi làm việc mà thuyết phục bạn rằng nó đáng để dành gần một thập kỷ để giải quyết?

Tôi đang điều hành một đội kỹ sư front-end, và tôi đã mệt mỏi với việc dành hàng giờ để tuyển dụng, đào tạo và tích hợp các kỹ sư mới chỉ để họ đến với tôi vài tháng sau khi phàn nàn về việc họ có rất ít thời gian trong tuần để mã hóa. Như, điều này là gì!? Họ muốn làm việc tuyệt vời, chúng tôi trả tiền cho họ (nhiều) để làm việc tuyệt vời, và yet không ai trong công ty chịu trách nhiệm về tác động khủng khiếp của lịch trình xấu đối với những người này. Nó chỉ cảm thấy điên rồ.

Chúng tôi đối xử với quản lý thời gian như một gánh nặng cá nhân, nhưng đó là một cách thoát khỏi trách nhiệm. Cách tiếp cận “chìm hoặc bơi” này đối với quản lý thời gian đại diện cho sự thất bại của tổ chức có hệ thống được ngụy trang thành trách nhiệm cá nhân. Trên thực tế, nhân viên không thực sự kiểm soát nhiều thời gian của họ! Đó là vì thời gian là một hệ thống được kết nối mạng. Khi một người sắp xếp một cuộc họp, tác động của nó lan rộng trên toàn bộ lịch của người tham gia, cộng với mọi người họ gặp, quá. Một thay đổi lịch đơn lẻ có thể ảnh hưởng đến năng suất trên toàn bộ đội.

Đầu vào chính cho một nền kinh tế tri thức là thời gian và sự chú ý của nhân viên cá nhân. Một công ty có thể tăng số lượng thời gian có tác động của nhân viên sẽ có một lợi thế đáng kinh ngạc trên thị trường. Và bất kỳ phần mềm nào có thể kích hoạt năng suất đó sẽ vô cùng có giá trị. Đó là vấn đề đáng để dành gần một thập kỷ để giải quyết.

Clockwise hiện được sử dụng bởi hơn 40.000 tổ chức, bao gồm tên như Atlassian, Uber và Netflix. Bạn nghĩ gì đã được các khách hàng doanh nghiệp lớn tiếp nhận?

Khi các đội phát triển, việc ra quyết định, tiến bộ và năng suất giảm. Không kể đến việc lập lịch trở nên phức tạp hơn.

Các công ty như Uber và Atlassian ngay lập tức hiểu rằng ít thời gian dành cho việc phối hợp lịch trình có nghĩa là nhiều thời gian hơn cho công việc có tác động – đó là lý do họ dựa vào chúng tôi để xử lý các phức tạp của việc tối ưu hóa lịch toàn tổ chức.

Hãy nói rằng tôi muốn sắp xếp một cuộc đồng bộ hóa một giờ với đội của tôi. Trên bề mặt, dường như khá đơn giản, đúng không? Nhưng có một số ràng buộc cần xem xét khi tìm thời gian sẽ hoạt động cho mọi người:

• 8 người trên 3 múi giờ
• 2 người có sở thích “không có cuộc họp trước 10 giờ sáng”
• 1 người đang đi du lịch vào tuần tới
• 3 người tham gia cần thời gian chuẩn bị

Clockwise nội hóa tất cả các yêu cầu và di chuyển các sự kiện mâu thuẫn để tạo không gian cho cuộc họp mới. Điều mà khách hàng tiếp nhận là họ không phải xử lý các vấn đề về lịch phức tạp. Họ biết rằng các cuộc họp quan trọng sẽ diễn ra, các mục không quan trọng sẽ được sắp xếp lại và các xung đột sẽ được giải quyết – tất cả đều tự động.

Đến nay, chúng tôi đã tạo ra hơn 7 triệu giờ thời gian cho công việc sâu và sắp xếp lại hơn 18 triệu cuộc họp. Đối với các doanh nghiệp, đó là một ROI có thể đo lường được về năng suất.

Tuần này bạn đang công bố một thế hệ mới của bộ não lập lịch và máy chủ MCP. Những khía cạnh nào của việc ra mắt này bạn cảm thấy sẽ có tác động lớn nhất đến người dùng?

Khi hệ sinh thái AI bùng nổ, dường như mọi công ty dưới ánh mặt trời đã phát hành một trợ lý, nhưng sau đó thất bại trong nhiệm vụ trợ lý cơ bản nhất: sắp xếp các cuộc họp. Chúng tôi đang sửa chữa điều đó.

Clockwise MCP cho phép các tác nhân AI truy cập vào bộ não lập lịch tiên tiến nhất trên thế giới (điều mà chúng tôi đã dành 9 năm để xây dựng), cho phép họ suy nghĩ về thời gian với sự tinh tế của con người. Lần đầu tiên, AI sẽ có thể đưa ra quyết định về việc sắp xếp và thực hiện các thay đổi lịch dựa trên sự hiểu biết ngữ cảnh sâu sắc, không chỉ dựa trên thời gian có sẵn.

Tác động ngay lập tức là bạn có thể nói với Claude, ChatGPT hoặc Cursor: “Sắp xếp một cuộc xem xét sản phẩm 90 phút với đội phân tán của tôi trong tuần này, tôn trọng các khối tập trung và múi giờ của mọi người” và nó thực sự hoạt động như bạn mong đợi một trợ lý con người sẽ xử lý nó.

Ngoài việc sắp xếp trực tiếp, việc tận dụng các khả năng độc đáo của LLMs cùng với Clockwise MCP cũng mở khóa các quy trình làm việc hoàn toàn mới. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Claude hiển thị cho bạn xem năng suất của đội của bạn trông như thế nào trong tháng qua, tối ưu hóa lịch của bạn theo phương pháp luận Deep Work của Cal Newport hoặc xem xét bản tin trường học của con bạn và chặn tất cả các ngày quan trọng trên lịch của bạn.

Đó là sự khác biệt giữa AI có thể đọc lịch của bạn và AI có thể suy nghĩ như một trợ lý có kinh nghiệm. Sự khác biệt đó biến những công cụ này từ các bản demo ấn tượng thành các trợ lý làm việc thực sự hữu ích.

Nhiều trợ lý AI có thể tạo văn bản hoặc mã nhưng vấp phải việc sắp xếp. Tại sao thời gian lại là một vấn đề khó khăn cho AI để xử lý?

Thao túng thời gian là điều mà con người xử lý một cách trực giác với sự tinh tế. Nhưng hãy hỏi một trợ lý AI sắp xếp một cuộc họp nhóm vào tuần tới, và nó sẽ đề xuất một thời gian khi nửa đội đang ngủ hoặc trong các khối tập trung sâu.

Điều đó là vì hầu hết các tích hợp lịch đều xử lý việc sắp xếp như các truy vấn cơ sở dữ liệu. Chúng có thể tìm thấy các khe thời gian trống và lấp đầy chúng, nhưng chúng không thể đưa ra các quyết định thông minh mà việc sắp xếp thực sự đòi hỏi.

Vấn đề là ngữ cảnh. Việc sắp xếp hiệu quả đòi hỏi phải hiểu các mẫu làm việc của con người ngoài sự sẵn có đơn giản. AI cần biết rằng Alex thích uống cà phê sau khi đưa con đến trường, khiến cho cửa sổ thời gian đó hoàn hảo cho một cuộc gọi điện thoại không chính thức nhưng không phải là một cuộc trình bày Zoom. Hoặc rằng Johanna cần 10 phút giữa các cuộc họp để xử lý các mục hành động, và việc đi lại thường xuyên của cô ấy đòi hỏi các định dạng họp không đồng bộ.

Quan điểm gây tranh cãi: nhưng tôi không nghĩ rằng việc ném nhiều dữ liệu và tính toán hơn vào vấn đề này sẽ dẫn đến một giải pháp tốt trong thời gian gần.

Trái ngược với các phiên bản trước của Clockwise, bộ não lập lịch mới khác biệt như thế nào, và người dùng có thể mong đợi những cải tiến nào?

Chúng tôi luôn làm việc để cải thiện bộ não lập lịch của mình, và thế hệ thông minh này đáng chú ý trong khả năng nhận thức ngữ cảnh và có sẵn theo yêu cầu.

Sự thay đổi lớn nhất là chuyển từ sắp xếp phản ứng sang sắp xếp chủ động. Trước đây, Clockwise sẽ tối ưu hóa lịch của bạn trên một lịch trình cố định hàng ngày; bây giờ bạn có thể tạo ra các tối ưu hóa theo yêu cầu, bất cứ khi nào bạn cần.

Chúng tôi cũng đã cho phép bộ não suy nghĩ một cách toàn diện hơn về toàn bộ khối lượng công việc của bạn. Tích hợp Công việc mới cho phép Clockwise phối hợp thời gian cho các việc cần làm của bạn cùng với các cuộc họp, đồng thời tôn trọng các khối tập trung và sở thích của bạn. Nó không chỉ là quản lý các cuộc họp nữa; nó là quản lý tất cả công việc quan trọng bạn cần hoàn thành giữa những cuộc họp đó.

Và chúng tôi đã cải thiện đáng kể khả năng của thuật toán để xử lý nhiều thay đổi lịch cùng một lúc. Hãy nói rằng bạn muốn sắp xếp lại tất cả các cuộc họp 1:1 của mình trong tuần. Yêu cầu đơn này sẽ nhắc Clockwise thực hiện hành động trên nhiều sự kiện lịch khác nhau. Những cải tiến thuật toán này dẫn đến tỷ lệ thành công cao hơn trong việc tạo thời gian tập trung và cải thiện kết quả cho người dùng.

Cập nhật này giới thiệu các tính năng như tối ưu hóa theo yêu cầu, tích hợp công việc và phân tích. Những cải tiến này thay đổi cách các cá nhân và nhóm có thể làm việc với lịch của họ như thế nào?

Tối ưu hóa theo yêu cầu là một yếu tố thay đổi trò chơi cho các cá nhân muốn thực hiện hành động ngay lập tức, thay vì chờ hệ thống quyết định khi nào giúp. Tích hợp công việc là rất quan trọng vì nó cuối cùng đã bắc cầu khoảng cách giữa lịch họp và tạo thời gian cho công việc thực sự được thực hiện.

Đối với các đội, khả năng phân tích là biến đổi. Các nhà quản lý hiện có thể nhận thấy các mẫu mà họ chưa từng thấy trước đây – như xác định khi nào ai đó liên tục trong các cuộc họp liên tiếp hoặc khi thời gian tập trung chung của đội bị xói mòn bởi các cuộc họp. Bây giờ các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về phân phối khối lượng công việc và vệ sinh họp thay vì chỉ hy vọng mọi người quản lý thời gian của mình tốt.

Sự kết hợp của những cải tiến này có nghĩa là các đội có thể chuyển từ quản lý lịch phản ứng sang chiến lược thời gian chủ động.

Vai trò của dữ liệu – như 17 triệu sự kiện lịch hàng tháng mà Clockwise phân tích – trong việc cho phép trí tuệ lập lịch cấp độ con người?

Có hai lớp trong câu trả lời này.

Trước hết, theo một cách trực tiếp, lượng dữ liệu khổng lồ mà chúng tôi xử lý và phân tích cho phép chúng tôi cung cấp một bộ não lập lịch tốt hơn, tinh tế hơn. Clockwise phân tích hơn 160 triệu điểm dữ liệu lịch mỗi ngày, kiểm tra hàng triệu sắp xếp lịch và dàn xếp tối ưu hóa để giữ cho các đội sản xuất. Hệ thống tổng hợp thông tin đó để hiểu tốt hơn cách và khi nào các cá nhân, đội và toàn bộ tổ chức thực sự làm việc tốt nhất. Điều này sau đó được tái kết hợp vào sản phẩm trong mọi thứ, từ cải tiến thuật toán đến UI/UX tốt hơn.

Thứ hai, chogiven quy mô của dữ liệu lịch – cả dữ liệu cứng từ API, nhưng cũng quan trọng không kém, dữ liệu mềm dưới dạng sở thích cá nhân – trong các tổ chức hiện đại khiến nó trở nên gần như không thể cho bất kỳ con người nào để điều hướng.

Trong khi các trợ lý con người tốt nhất rất giỏi trong việc ra quyết định dựa trên kiến thức ngữ cảnh, họ thực sự chỉ có thể tối ưu hóa cho một, hai, có thể ba cá nhân cùng một lúc. Nó thực sự quá phức tạp để điều hướng các ràng buộc kết hợp của tất cả những người tham gia. Một trợ lý lịch AI, mặt khác, có thể sắp xếp lịch tại quy mô doanh nghiệp bằng cách kết hợp hệ thống với kiến thức lĩnh vực và xử lý lượng lớn dữ liệu một cách hiệu quả.

Sắp xếp truyền thống hỏi: “Khi nào mọi người đều có sẵn?” Nhưng câu hỏi tốt hơn là: “Khi nào là thời gian tốt nhất để công việc này được thực hiện, và làm thế nào chúng ta có thể thực hiện điều đó?” Bạn thực sự chỉ có thể xử lý câu hỏi đó cho mọi người nếu bạn hoạt động trên mạng của lịch của mọi người đồng thời.

Bạn nhìn thấy các công ty tận dụng Clockwise MCP với các tác nhân từ Anthropic, OpenAI và những công ty khác như thế nào? Chúng ta có đang tiến tới mỗi doanh nghiệp chạy trợ lý điều hành AI của riêng mình không?

Nó là bất kỳ ai đoán được bây giờ, nhưng tôi đặt cược rằng chúng ta sẽ thấy một số thay đổi.

Trước hết, khi các luồng công việc của tác nhân trở nên đáng tin cậy và phổ biến hơn – một xu hướng hiện đang bắt đầu, nhưng vẫn còn một chặng đường dài – chúng ta sẽ thấy sự tiến hóa từ các luồng công việc phản ứng sang các luồng công việc chủ động. Ví dụ, khi bộ não lập lịch của Clockwise đã tiến bộ trong độ tin cậy của nó, chúng tôi đã có thể thực hiện các can thiệp chủ động và hung hăng hơn thay mặt người dùng. Để làm điều này, công nghệ phải mạnh mẽ, tự tin và tinh tế đủ để hoạt động mà không cần đầu vào của con người. Khi các tác nhân AI nói chung trở nên ít bị làm phiền, ít quyết đoán và ít dễ bị tổn thương hơn, tôi nghĩ họ sẽ thực hiện cùng một sự thay đổi.

Thứ hai, chúng ta sẽ thấy sự ổn định của các nền tảng. Hiện tại, có một cuộc đua mở để trở thành tác nhân dàn xếp trong doanh nghiệp. Như tôi đã đề cập trước đó, tôi nghĩ có chỗ cho nhiều hơn một người chơi thống trị trong doanh nghiệp, nhưng như chúng ta đã thấy trong các thay đổi công nghệ trước đây, nó khó cho người dùng cuối để truy cập công nghệ mới cho đến khi các cuộc chiến nền tảng đã ổn định một chút. Là một nhà cung cấp phần mềm của bên thứ ba, bạn cần biết nền tảng nào đáng để đầu tư, và như một người mua phần mềm, bạn cần có niềm tin rằng lựa chọn bạn đưa ra sẽ là một khoản đầu tư tốt. Vì vậy, cho đến khi điều đó được giải quyết, chúng tôi sẽ tất cả đều chi tiêu một số tài nguyên khởi nghiệp để đặt cược và thử nghiệm. Theo cách của nó, điều đó cũng có nghĩa là một chu kỳ bong bóng và xây dựng lại.

Thứ ba, chúng ta sẽ thấy sự tiến hóa của các tiêu chuẩn hiện tại theo hướng làm cho các nền tảng thực sự có thể xảy ra. Hiện tại, MCP là một giải pháp đủ tốt cho các công cụ của bên thứ ba gọi, nhưng nó có rất nhiều nếp nhăn cần làm mịn. Trên hết điều đó, tôi nghĩ chúng ta sẽ cần thấy một tiêu chuẩn cho việc tiêm các giao diện của bên thứ ba vào các luồng công việc của tác nhân và giao diện trò chuyện. Con người là những sinh vật trực quan và các nhà cung cấp phần mềm là chuyên gia trong cách người dùng tương tác hiệu quả nhất với phần mềm của họ (tốt, họ thường là chuyên gia…).

Hãy tưởng tượng một AI không chỉ phân tích các xung đột lịch mà tự động hóa trực quan hóa sự sẵn có của đội và các tùy chọn lập lịch trong công cụ quản lý dự án của bạn, hoặc một AI biến các cuộc thảo luận về ngân sách trong Slack thành bảng điều khiển tài chính thời gian thực mà các bên liên quan có thể khám phá cùng nhau. Những loại hệ thống kết nối phức tạp này sẽ hiểu ngữ cảnh sâu sắc đến mức biết khi nào nên ở vô hình và khi nào nên hiển thị thông tin qua phương tiện hiệu quả nhất – cho dù đó là một thông báo, giao diện trực quan hoặc hành động trực tiếp. Trong tương lai này, AI trở thành cơ sở hạ tầng chứ không phải là điểm đến.

Tầm nhìn cuối cùng: AI khuếch đại sự sáng tạo của con người bằng cách loại bỏ ma sát giữa ý định và thực hiện. Khi trí tuệ lập lịch trở thành cơ sở hạ tầng vô hình, mọi người tập trung hoàn toàn vào công việc mà chỉ con người mới có thể làm. Thành công sẽ không được đo lường bởi mức độ ấn tượng của AI, mà bằng cách phối hợp phức tạp trở nên dễ dàng như thế nào – công nghệ biến mất vào nền tảng trong khi tiềm năng của con người chuyển sang tâm điểm.

Cảm ơn bạn vì cuộc phỏng vấn tuyệt vời, những người đọc muốn tìm hiểu thêm nên truy cập Clockwise.