Hyphenate huy động 45 triệu USD trong vòng Series A để mở rộng các tác nhân tài chính tự chủ

Một phòng tài chính có thể mua phần mềm hiện đại mà vẫn phải dựa vào nhân viên để chuyển thông tin giữa hợp đồng, tài khoản ngân hàng, bảng tính và sổ cái tổng hợp. Hyphenate đang huy động 45 triệu USD để giao cho các tác nhân AI xử lý nhiều khâu bàn giao như vậy hơn, trong khi các nhóm tài chính rà soát những trường hợp ngoại lệ và quyết định cần đến phán đoán của con người.

Công ty có trụ sở tại New York công bố vòng Series A do Nexus Venture Partners dẫn đầu, với sự tham gia của B Capital cùng các nhà đầu tư hiện hữu, trong đó có Foundation Capital, BoldCap và Gaia Ventures. Khoản vốn mới nâng tổng số tiền huy động được lên 54 triệu USD, sau đợt đổi thương hiệu gần đây của công ty từ Maximor.

Hyphenate cho biết doanh thu tăng gấp 86 lần và số lượng khách hàng tăng gấp 11 lần trong năm qua, trong đó có sáu công ty đại chúng. Công ty đã đạt mức doanh thu định kỳ hằng năm lên tới nhiều triệu đô la, dù thông báo không tiết lộ con số chính xác cũng như mức doanh thu ban đầu làm cơ sở cho mức tăng trưởng đó.

Nguồn vốn sẽ được dùng để mở rộng hoạt động trên toàn bộ chức năng tài chính và sang cả lĩnh vực tài chính chiến lược. Mục tiêu lớn hơn là biến thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện các công việc kế toán thường nhật thành nền tảng được cập nhật liên tục để hỗ trợ dự báo và quyết định về vốn.

Chuyển từ hỗ trợ tài chính sang trực tiếp thực hiện công việc tài chính

Hyphenate hoạt động trên lớp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), ngân hàng và các ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Những hệ thống đó vẫn được giữ nguyên. Các tác nhân của Hyphenate kết nối thông tin từ những hệ thống này và thực hiện công việc xuyên suốt các quy trình từ đơn hàng đến thu tiền, quản lý ngân quỹ, kế toán sổ cái tổng hợp, từ mua hàng đến thanh toán, cũng như lập báo cáo và cung cấp thông tin chuyên sâu.

Phạm vi công việc này bao gồm đối soát tiền mặt, xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn, thu hồi công nợ, ghi nhận doanh thu, duy trì sổ cái phụ, lập bút toán trích trước và đẩy nhanh tiến độ khóa sổ. Sản phẩm được thiết kế để thực hiện quy trình xuyên suốt nhiều hệ thống, thay vì để nhân viên tài chính tự xử lý từng bước trung gian.

“Mỗi nhóm tài chính đều có một danh sách dài những việc họ làm chỉ vì phải có người làm,” Ramnandan Krishnamurthy, đồng sáng lập kiêm CEO của Hyphenate, cho biết. “Khách hàng của chúng tôi đang chứng kiến danh sách đó ngắn lại trong môi trường vận hành thực tế.”

Công ty cho biết các tác nhân hiện xử lý 90% công việc tài chính thường lệ trên nền tảng. Công ty cũng báo cáo số trường hợp ngoại lệ trong kiểm toán tại khách hàng giảm 75%. Đây là kết quả vận hành do công ty tự báo cáo, chứ không phải mức hiệu quả đã được xác lập độc lập cho mọi trường hợp triển khai.

Huấn luyện tác nhân nắm được logic kế toán riêng của công ty

Phần khó nhất trong tự động hóa tài chính thường là những kiến thức nằm ngoài hệ thống chính thức: vì sao một khoản thanh toán được xử lý theo một cách cụ thể, một hợp đồng bất thường được giải quyết ra sao, hoặc khi nào kế toán viên chuyển một sai lệch lên cấp cao hơn.

Theo thông cáo, Hyphenate học từ các bảng tính, email và nhật ký hệ thống trong quá khứ, sau đó chạy lại dữ liệu của những tháng trước để ghi nhận các trường hợp ngoại lệ đó. Một vấn đề đã được giải quyết có thể trở thành tiền lệ cho kỳ khóa sổ tiếp theo, trong khi một quyết định về chính sách có thể định hướng cách xử lý lại tình huống tương tự.

Tài liệu về nền tảng của công ty mô tả một ngữ cảnh dùng chung, kết hợp dữ liệu doanh nghiệp với các chính sách kế toán riêng của từng công ty. Các tác nhân sử dụng ngữ cảnh đó để xử lý, đối chiếu, đối soát và ghi sổ các bút toán. Sổ cái vẫn là hệ thống ghi nhận chính thức; các bút toán đã được phê duyệt sẽ được ghi trở lại hệ thống, còn các số liệu có thể truy xuất về thông tin nguồn.

Nhờ vậy, việc ghi nhận chính sách, thực thi và lưu bằng chứng trở thành các phần của cùng một quy trình. Kết quả đối chiếu hữu ích hơn khi người rà soát có thể hiểu những hồ sơ và quy tắc nào làm căn cứ cho kết quả đó. Nền tảng cũng chuyển cấp các tình huống cần phán đoán của con người, thay vì xem quyền tự chủ là thẩm quyền vô hạn đối với sổ sách.

Công nghệ kết nối hợp đồng, dòng tiền và quy trình khóa sổ như thế nào

Sản phẩm từ đơn hàng đến thu tiền của Hyphenate là một ví dụ cụ thể. Sản phẩm trích xuất các điều khoản về doanh thu và lập hóa đơn từ hợp đồng trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, sau đó duy trì riêng biệt quy trình ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn. Điều này quan trọng vì thời điểm công ty lập hóa đơn cho khách hàng có thể khác với thời điểm ghi nhận doanh thu.

Theo mô tả về sản phẩm, các điều khoản được ánh xạ tới nghĩa vụ thực hiện theo ASC 606 và IFRS 15; giá được phân bổ và lịch ghi nhận doanh thu được tạo lập. Các tác nhân cũng gửi hóa đơn, nhắc thanh toán những khoản còn tồn đọng và phân bổ tiền nhận được vào từng dòng hóa đơn. Mục tiêu là duy trì mối liên hệ giữa thỏa thuận thương mại và hồ sơ kế toán xuyên suốt toàn bộ quá trình thu hồi công nợ.

Mô-đun kế toán sổ cái tổng hợp áp dụng cách tiếp cận tương tự cho tài sản cố định, khoản trả trước, hợp đồng thuê và các nghiệp vụ liên công ty. Tài liệu của mô-đun mô tả cách phát hiện tài sản từ hóa đơn phải trả, áp dụng chính sách vốn hóa và chuẩn bị các bút toán kế toán thuê tài sản. Các hạng mục trong danh sách kiểm tra khóa sổ có thể kích hoạt tác nhân thực hiện nhiệm vụ, đồng thời vẫn duy trì quy trình của người lập và người rà soát.

Những chi tiết đó cho thấy khả năng tích hợp cũng quan trọng không kém một câu trả lời do AI tạo ra. Tác nhân tài chính cần truy cập các tài liệu và số dư liên quan, có chính sách quy định cách xử lý chúng, có phương thức thực hiện bút toán và lưu bằng chứng để người khác có thể rà soát sau đó.

Khách hàng đang mở rộng ứng dụng vượt ra ngoài quy trình đầu tiên

Hyphenate cho biết 40% khách hàng mở rộng mức độ sử dụng trong năm đầu tiên, trong đó một số khách hàng tăng gấp hai đến ba lần; khách hàng trung bình sử dụng sáu mô-đun. Theo thông báo, các tác nhân của công ty hoạt động trên hàng trăm pháp nhân, hàng nghìn tài khoản ngân hàng và hàng triệu giao dịch mỗi ngày.

Tại Mini Melts USA, Hyphenate cho biết các tác nhân xử lý đơn hàng, lập hóa đơn và hoàn tiền trên nền tảng SAP hiện có. Công ty báo cáo đã tiết kiệm được lượng công việc tài chính tương đương 16.640 giờ mỗi năm chỉ trong vòng ba tháng triển khai.

Theo Hyphenate, HiBid đã xử lý tổng giá trị hàng hóa giao dịch hơn 2,5 tỷ USD thông qua tự động hóa quy trình từ đơn hàng đến thu tiền. Bản phát hành mới cho biết thời gian chốt sổ cuối tháng đã giảm từ ba tuần xuống còn một ngày, cập nhật kết quả so với con số năm ngày hiện được hiển thị trên trang web của Hyphenate. Tổng giá trị hàng hóa giao dịch đo lường khối lượng giao dịch do khách hàng xử lý, chứ không phải doanh thu của Hyphenate.

Thông báo cũng nêu tên Groupon và Synthesia. Groupon đang thay thế các công cụ cũ và công cụ do nội bộ xây dựng trong các quy trình quản lý ngân quỹ, từ đơn hàng đến thu tiền, cùng hơn một tá quy trình sổ cái phụ; trong khi đó, Synthesia đang triển khai nền tảng này trên toàn bộ bộ phận tài chính.

Giám đốc tài chính của Groupon, Rana Kashyap, cho biết công ty cần có bằng chứng làm cơ sở cho các con số liên quan đến hàng triệu giao dịch, tiền tệ và thị trường. Giám đốc tài chính của Synthesia, Daniel Kim, mô tả việc chuyển từ các giải pháp đơn lẻ sang một nền tảng giúp đội ngũ tập trung vào các trường hợp ngoại lệ và phân tích.

Thử thách tiếp theo là triển khai quyền tự chủ có kiểm soát ở quy mô lớn hơn

Được thành lập bởi Krishnamurthy và Ajay Krishna Amudan, những người từng lãnh đạo các chương trình chuyển đổi tài chính tại Microsoft, Hyphenate đang theo đuổi mô hình AI doanh nghiệp trong đó mức độ ứng dụng tăng lên sau khi hệ thống chứng minh được hiệu quả trong một quy trình có giới hạn. Việc khách hàng hiện tại mở rộng sử dụng, theo báo cáo, đặc biệt phù hợp với chiến lược này: Hyphenate cần các lãnh đạo tài chính tin tưởng giao cho hệ thống quy trình tiếp theo, chứ không chỉ phê duyệt một thử nghiệm ban đầu.

Vấn đề rộng hơn này cũng được đề cập trong bài viết của Unite.AI về lý do AI doanh nghiệp cần tích lũy ngữ cảnh trước khi có thể được trao quyền tự chủ. Để tác nhân có thể hành động nhất quán khi quy trình làm việc ngày càng phức tạp, kiến thức về doanh nghiệp phải được duy trì xuyên suốt các tác vụ.

Đối với Hyphenate, điều đó có nghĩa là phải lưu giữ logic và bằng chứng làm cơ sở cho một quyết định kế toán khi nền tảng được mở rộng. Chỉ riêng việc thực thi nhanh hơn không làm giảm trách nhiệm của nhóm tài chính trong việc phê duyệt chính sách, đánh giá các trường hợp ngoại lệ và ký duyệt báo cáo tài chính.

Vòng gọi vốn Series A trị giá 45 triệu USD tạo điều kiện để công ty tăng cường các năng lực này và phát triển hướng tới lĩnh vực tài chính chiến lược. Cơ hội của công ty là giúp việc xử lý các tác vụ thường lệ trở nên đủ tin cậy để các nhóm tài chính có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc diễn giải các số liệu hiện tại và quyết định bước đi tiếp theo của doanh nghiệp.