FinOps 101: Hướng Dẫn Cho Người Mới Bắt Đầu Về Hoạt Động Tài Chính

Các doanh nghiệp đang chuyển sang đám mây để cắt giảm chi phí, cải thiện hiệu quả và làm cho các công cụ và dữ liệu có thể truy cập được cho nhân viên của họ ở bất kỳ nơi nào trên thế giới. FinOps, viết tắt của Financial Operations, là một chiến lược quản lý đám mây cho phép các doanh nghiệp tối đa hóa giá trị của các dịch vụ đám mây. Đây là một phương pháp tiếp cận thống nhất cho phép các bộ phận tài chính, CNTT và DevOps cộng tác và tối ưu hóa chi phí dịch vụ đám mây.

Vai Trò Của FinOps Trong Quản Lý Tài Chính

Quản lý tài chính của một doanh nghiệp bao gồm lập ngân sách, kế toán, phân tích, báo cáo và dự báo rủi ro liên quan đến quản lý và đầu tư tài nguyên của công ty. Để thực hiện các hoạt động quản lý, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đám mây, và những dịch vụ đám mây này có thể rất tốn kém tùy thuộc vào tốc độ, không gian lưu trữ và chất lượng của dịch vụ. Ngoài ra, chi tiêu cho đám mây thường không hiệu quả, dẫn đến mất doanh thu. Và đó là nơi FinOps tham gia vào phương trình. FinOps liên kết các bộ phận tài chính, tiếp thị, bán hàng, CNTT và DevOps với nhau để có thể áp dụng một phương pháp tiếp cận toàn diện và sử dụng tài nguyên đám mây một cách hiệu quả nhất có thể.

Khung FinOps bao gồm một quá trình ba bước:

1. Thông Tin
2. Tối Ưu Hóa
3. Hoạt Động

Các đội ngũ chức năng phân tích nhu cầu của họ và sau đó tham gia với các bộ phận khác để tìm sự cân bằng giữa chất lượng và chi phí của các dịch vụ cần thiết. Phương pháp này giúp các doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu kinh doanh là: cải thiện chất lượng, tạo doanh thu và tiết kiệm tài nguyên. Khi phần tối ưu hóa hoàn thành, sự tập trung sẽ chuyển sang việc duy trì tối ưu hóa đó.

Lợi Ích Của Việc Triển Khai FinOps

Quản lý chi phí là một trong những thách thức lớn nhất đối với một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp gặp khó khăn do chi tiêu hoạt động không hiệu quả và thiếu sót trong giao tiếp giữa các bộ phận; tất cả những điều này có thể được tránh nếu FinOps được triển khai. FinOps đám mây giới thiệu trách nhiệm tài chính và tăng trưởng cho các doanh nghiệp.

Ngoài ra, nó cung cấp quyền truy cập vào các công cụ giúp đội ngũ kỹ sư tạo ra các bảng điều khiển để thông báo cho các giám đốc điều hành về tình trạng của doanh nghiệp. Ví dụ, một bảng điều khiển hiển thị số liệu thời gian thực về ngân sách và chi tiêu cho tất cả các bên liên quan. Điều này cung cấp cho tất cả các bên liên quan khả năng hiển thị dữ liệu và trang bị cho họ tốt hơn để đưa ra quyết định tài chính trên đường đi.

Benjamin Franklin từng nói, “Thời gian là tiền bạc.” FinOps cũng cho phép các doanh nghiệp trở nên hiệu quả về thời gian và tài nguyên bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ kinh doanh lặp đi lặp lại như báo cáo và lập ngân sách. Nó mang các bộ phận khác nhau lại với nhau, cải thiện sự hợp tác và thúc đẩy một văn hóa làm việc lành mạnh.

Công Nghệ Và Công Cụ then chốt

Các nền tảng quản lý chi phí đám mây được sử dụng để theo dõi việc sử dụng và chi tiêu của một tổ chức cho các dịch vụ đám mây. Người dùng doanh nghiệp có thể nhìn thấy các đơn vị đám mây không được sử dụng hoặc quá tải để duy trì sự cân bằng giữa việc sử dụng và nhu cầu của một dịch vụ. Các công cụ cao cấp như Google Cloud Management, AWS Cost Explorer và Azure Cost Management có thể giúp tối ưu hóa việc sử dụng và chi tiêu.

Các công cụ tự động hóa đám mây được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và thủ công, điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho các đội ngũ trên toàn bộ và làm cho hoạt động trở nên mượt mà. Một số công cụ được sử dụng cho các hoạt động như vậy, nhưng những công cụ phổ biến nhất với các tính năng tiên tiến là Azure Monitor và AWS Cloudwatch.

Các bảng điều khiển và báo cáo trực tuyến được tạo ra để giữ cho các bên liên quan được thông báo về các hoạt động tài chính diễn ra trong doanh nghiệp. Sử dụng tự động hóa, một hệ thống được thiết lập để liên tục cập nhật các bảng điều khiển và báo cáo này. Microsoft Power BI, Tableau và Microsoft Excel là những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất cho các nhiệm vụ như vậy.

FinOps cần người từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau, và giao tiếp là chìa khóa để làm việc trong một môi trường đa dạng như vậy. Quan điểm của một người nên được truyền đạt rõ ràng và kịp thời cho người khác, và để làm điều đó, bạn cần các nền tảng nơi mọi người có thể truy cập và một bản ghi của giao tiếp được duy trì. Đối với các mục đích như vậy, một số công cụ được sử dụng, nhưng những công cụ phổ biến nhất với các tính năng tiên tiến là Microsoft Teams, Google Meet và Slack.

Thử Thách Và Thực Tiễn Tốt Nhất

Một doanh nghiệp gặp phải một số vấn đề khi cố gắng triển khai FinOps. Những vấn đề phổ biến nhất là:

• Silos Dữ Liệu: Do quy mô của một doanh nghiệp, dữ liệu bị phân tán khắp nơi. Để có được quyền truy cập vào dữ liệu và phân tích nó để có được thông tin hữu ích là một vấn đề mà các doanh nghiệp gặp phải khi triển khai FinOps. Giải pháp cho vấn đề này là xây dựng một kho dữ liệu. Nó phục vụ như một nguồn thông tin duy nhất cho tổ chức.
• Phân Tán Mua Hàng: Sự phân tán này trong mua hàng đăng ký giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, nó gây ra một thách thức cho các doanh nghiệp vì chi phí bảo trì của các dịch vụ này thường tăng theo cấp số nhân theo thời gian. Giải pháp là có một cơ chế điều chỉnh các mua hàng.
• Hợp Tác Giới Hạn: Khi các bộ phận khác nhau phải làm việc cùng nhau, lịch trình thường không được sắp xếp, gây ra ma sát. Đây là một vấn đề về nguồn nhân lực, và bộ phận nhân sự nên làm việc để tạo ra một môi trường thân thiện hơn.
• Dữ Liệu Không Đầy Đủ: Một doanh nghiệp cần dữ liệu chi phí đầy đủ và toàn diện để nhận ra và dự báo các mẫu. Dữ liệu chi phí không đầy đủ sẽ không thể tạo ra một giải pháp tối ưu hóa chi tiêu. Giải pháp là tập trung vào việc thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt và đổ nó vào một hồ dữ liệu. Sau đó, các kỹ sư dữ liệu có thể trích xuất dữ liệu liên quan và làm sạch nó để sẵn sàng cho phân tích.

Tương Lai Của FinOps

Trí tuệ nhân tạo và học máy được sử dụng rộng rãi để phân tích dữ liệu tài chính. Do đó, việc xác định các lĩnh vực tiết kiệm chi phí và dự báo được cải thiện. Nhiều doanh nghiệp sẽ di chuyển sang đám mây để tối ưu hóa sự phát triển kinh doanh toàn diện, bao gồm cả hiệu suất tài chính. FinOps đang trở nên liên quan hơn bao giờ hết trong không khí kinh doanh hiện tại vì nó sẽ giúp các doanh nghiệp đó di chuyển một cách suôn sẻ. Việc thuê ngoài FinOps cho các nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ trở nên phổ biến hơn. Chúng ta có thể mong đợi sự tương tác giữa các công cụ FinOps tăng lên. Điều này sẽ giúp kết nối các công cụ đám mây khác nhau và xem xét hiệu suất tài chính.

Có rất nhiều xu hướng mới nổi trong hệ sinh thái đám mây. Hãy truy cập unite.ai để mở rộng kiến thức của bạn về các phát triển mới nhất liên quan đến dịch vụ đám mây.