Vượt qua Gánh Nặng: Làm thế nào Trí tuệ Nhân tạo Chuyển đổi Tuân thủ Thuế thành Tài sản Chiến lược

Few điều trong thế giới thay đổi thường xuyên như quy định thuế và sự chuyển đổi hiện nay hướng tới thanh toán thời gian thực đã đẩy tốc độ đó thậm chí còn xa hơn. Sự phát triển của hệ thống thanh toán thời gian thực, thương mại điện tử toàn cầu và các mô hình kinh doanh mới như đăng ký kỹ thuật số có nghĩa là mỗi giao dịch là một sự kiện thuế tiềm năng phải được phân loại, tính toán và báo cáo chính xác. Đồng thời, các đội ngũ tuân thủ được kỳ vọng sẽ giữ cho các công ty ở đúng phía của hàng nghìn quy tắc địa phương, tiểu bang và quốc gia thay đổi liên tục.

Kết quả là áp lực phải di chuyển nhanh hơn trong khi điều hướng sự phức tạp về thẩm quyền và các yêu cầu kỹ thuật số mới như hóa đơn điện tử bắt buộc. Quỹ Thuế tìm thấy rằng 7,1 tỷ giờ cần thiết để tuân thủ mã thuế mà tương đương với 388,1 tỷ đô la mỗi năm về năng suất bị mất. Các đội ngũ kế toán và tài chính, đặc biệt là những đội ngũ hoạt động trên các ngăn xếp toàn cầu được xây dựng trên các nền tảng ERP, phải đối mặt với hai vấn đề dai dẳng: Kết quả thuế phụ thuộc vào các thuộc tính sản phẩm chính xác, và những thuộc tính đó hiếm khi được lưu trữ ở một nơi. Các thuộc tính được phân tán trên các nền tảng chuỗi cung ứng, ERP và thương mại, buộc các đội ngũ phải thực hiện việc ánh xạ trường thủ công hàng giờ mỗi khi một quy tắc thay đổi. Mức độ công việc lặp đi lặp lại đó đơn giản không thể mở rộng.

Nhiều đội ngũ vẫn đang làm việc trong các hệ thống cũ không được thiết kế cho khối lượng giao dịch hiện đại. Khi các quy tắc phát triển, những hệ thống đó giới thiệu lỗi, báo cáo chậm và kéo các đội ngũ tuân thủ khỏi phân tích và công việc rủi ro có giá trị cao hơn.

Tự động hóa và Hợp tác với ERPs

Khi thương mại toàn cầu mở rộng, công việc tuân thủ đã trở nên phức tạp hơn do sự phân mảnh ngày càng tăng của dữ liệu trên các hệ sinh thái ERP nhúng. Các đội ngũ kế toán và tài chính dành thời gian phi thường để ánh xạ dữ liệu thủ công giữa các hệ thống này để hòa giải các trường, sửa các sự không nhất quán và đảm bảo dữ liệu sản phẩm được định dạng chính xác cho phân loại thuế. Thậm chí một sự không khớp đơn giản giữa mô tả sản phẩm trên nền tảng thương mại điện tử và định dạng mã thuế yêu cầu trên một nền tảng khác có thể làm chậm quá trình báo cáo. Các công việc thủ công này là nhàm chán, tốn thời gian và gần như không thể mở rộng cho các công ty quản lý hàng nghìn SKU trên các biên giới. Thử thách mở rộng chỉ tăng cường khi các tổ chức mở rộng các danh mục sản phẩm hoặc mở rộng vào các thị trường mới với các quy tắc độc đáo.

Trí tuệ Nhân tạo hiện đang bước vào để lấp đầy khoảng trống đó cho các đội ngũ tài chính. Bằng cách đọc và phân tích quy định thuế và các mã sản phẩm đa dạng, Trí tuệ Nhân tạo có thể gán mã thuế phù hợp và gắn một điểm số tin cậy cho mỗi kết quả. Điều này thay thế hàng giờ xem xét SKU thủ công bằng các phân loại nhất quán và điểm số tin cậy rõ ràng. Trên thực tế, tự động hóa công việc đã được chứng minh giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại xuống 60% đến 95%, dẫn đến tiết kiệm thời gian lên đến 77% trên các hoạt động thường xuyên. Điều này tạo ra nhiều thời gian hơn cho các đội ngũ tuân thủ để giải quyết các sự không nhất quán trước khi chúng leo thang thành các vấn đề báo cáo lớn hơn và giảm gánh nặng của việc giám sát liên tục.

Mặc dù hiệu quả và tốc độ của các khả năng Trí tuệ Nhân tạo mới, một số xem xét thủ công vẫn quan trọng. Điểm số tin cậy giúp các đội ngũ ưu tiên các kết quả cần giám sát, giảm xem xét hành chính giá trị thấp. Theo một cuộc khảo sát của KPMG, 92% công ty Mỹ báo cáo các sáng kiến Trí tuệ Nhân tạo của chức năng tài chính đang đáp ứng hoặc vượt quá kỳ vọng ROI của họ, chứng minh rằng tự động hóa với một chút giám sát của con người có thể giảm sự lặp đi lặp lại và giảm lỗi.

Giảm thiểu Lỗi và Cải thiện Hiệu quả

Các hệ thống thuế cũ đặt các đội ngũ tài chính qua một loạt các nhiệm vụ nhàm chán mà làm chậm năng suất và có thể dẫn đến các hình phạt từ tiền phạt đến thu hồi giấy phép kinh doanh khi thực hiện không chính xác. Quỹ Thuế ước tính rằng việc tuân thủ các yêu cầu thuế chi phí cho nền kinh tế Mỹ tương đương với 1,8% GDP, điều này nhiều hơn thuế thu nhập doanh nghiệp dự kiến sẽ tạo ra vào năm 2025. Số liệu đó phản ánh chi phí thực sự của các quy trình tuân thủ thủ công lỗi thời không thể theo kịp sự tiến hóa nhanh chóng của chính sách thuế.

Thuế gián tiếp như VAT và thuế bán hàng làm tăng các thách thức này. VAT chiếm khoảng 20% tổng doanh thu thuế trên các quốc gia OECD và các quy tắc EU cập nhật tạo ra hơn 33 tỷ euro vào năm 2024. Các chính phủ trên toàn thế giới đang triển khai các hệ thống báo cáo thời gian thực, phân tích dữ liệu giao dịch và kích hoạt kiểm toán tự động. Các lỗi có thể đã không được chú ý trong quá khứ bây giờ được xác định gần như ngay lập tức. Đối với các doanh nghiệp dự định ở lại tuân thủ, tốc độ là một yếu tố mới trong quá trình. Bằng cách loại bỏ các hệ thống và quy trình thủ công, các công ty có thể đảm bảo phản hồi nhanh chóng. Ngày nay, tự động hóa đang đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp vẫn tuân thủ.

Các công ty hoạt động quốc tế hiện phải dựa vào các quy trình và hệ thống mới để phát triển. Với sự mở rộng quốc tế và các yêu cầu thay đổi, các công ty bây giờ dựa vào các quy trình và công nghệ có thể phát triển cùng với quy định. Đó là lý do tại sao việc áp dụng Trí tuệ Nhân tạo đang diễn ra nhanh chóng trên các chức năng tài chính. Tuân thủ trở nên dễ đoán hơn nhờ tự động hóa và với ít thời gian dành cho công việc dữ liệu thủ công, các chuyên gia tuân thủ có thể chuyển sự tập trung vào chiến lược và giảm thiểu rủi ro, tăng cường sự mạnh mẽ và tăng trưởng tài chính của tổ chức.

Khi nhiều công ty hơn mở rộng vào các mô hình kinh doanh hiện đại hoặc các thị trường mới, số lượng các sự kiện chịu thuế cũng nhân lên. Trí tuệ Nhân tạo giúp các đội ngũ điều hướng các mô hình kinh doanh mới này bằng cách đánh dấu các trường hợp ngoại lệ, áp dụng các quy tắc phù hợp và duy trì độ chính xác ở quy mô lớn. Mức độ chính xác và tự động hóa này cho phép các doanh nghiệp mở rộng vào các thị trường mới với sự tự tin lớn hơn và hỗ trợ các mối quan hệ mạnh mẽ hơn với các đối tác và khách hàng.

Từ Chi phí Tuân thủ đến Driver Tăng trưởng

Tuân thủ thuế có thể không bao giờ trở nên đơn giản, nhưng nó không còn cần phải là một gánh nặng liên tục. Với Trí tuệ Nhân tạo được nhúng vào các hệ sinh thái ERP và thương mại điện tử, các công ty có thể phản hồi với các thay đổi quy định trong thời gian thực, duy trì độ chính xác ở quy mô và đảm bảo mỗi giao dịch được xử lý chính xác bất kể khối lượng hoặc độ phức tạp. Sự thích nghi thời gian thực này đảm bảo các chức năng thuế được chuẩn bị để tuân thủ ngay cả trong các kịch bản không lường trước.

Cuối cùng, sự thay đổi này nâng cao chức năng thuế. Thay vì phải tìm cách giải quyết mỗi khi một quy tắc thay đổi, các đội ngũ có được các hệ thống chủ động phát triển cùng với doanh nghiệp. Tự động hóa giải phóng các đội ngũ khỏi các nhiệm vụ có giá trị thấp, khối lượng cao để họ có thể tập trung vào việc lập kế hoạch, dự báo và giảm thiểu rủi ro chiến lược.

Trong một cảnh quan kinh doanh được định nghĩa bởi sự thay đổi không ngừng, Trí tuệ Nhân tạo không còn là một lựa chọn. Đó là một lợi thế cạnh tranh bị đánh giá thấp mà chuyển đổi tuân thủ thuế từ một chi phí thành một nguồn ROI chủ động cho các doanh nghiệp.