Cân bằng tích hợp AI với người lao động để đạt hiệu suất tối ưu

Đây là một câu chuyện cũ như thời gian: Công nghệ mới nổi làm dấy lên hoảng loạn và hoài niệm. Người ta từng nghĩ rằng truyền hình sẽ phá hủy văn học. Một ban nhạc từng hát rằng video đã giết chết ngôi sao radio. Ngày nay, người ta sợ rằng AI sẽ lấy đi việc làm của con người. Một nghiên cứu gần đây cho thấy rằng sự mất lòng tin của người lao động vào AI chủ yếu là do họ xem nó như một mối đe dọa đến việc làm. Sự mất lòng tin đó không phải là không có căn cứ đối với những người lao động tri thức tự cô lập mình khỏi AI và khả năng của nó. Trách nhiệm của các nhà lãnh đạo là đảm bảo rằng tổ chức của họ tích hợp AI vào nơi làm việc để tối ưu hóa công việc của nhân viên – không phải thay thế nhân viên.

Tàu AI đã rời ga, nhưng không quá muộn để lên tàu. Công ty của tôi, Jotform, đã sử dụng AI trong các quy trình của mình trong 4 năm qua. Dưới đây là cách chúng tôi tiếp tục tích hợp các công cụ AI và tự động hóa mới nhất để giúp nhân viên của mình làm việc tốt nhất.

Khuyến khích tư duy hệ thống

Bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ “tư duy hệ thống”. Tác giả Peter Senge trong cuốn The Fifth Discipline cung cấp một giải thích toàn diện về khái niệm này. Nó có nghĩa là xem mọi thứ trong thế giới và cuộc sống của chúng ta như là các hệ thống, chứ không phải là các mối quan hệ nguyên nhân – kết quả tuyến tính cô lập. Hãy xem xét cơ thể con người: nó không phải là một bộ sưu tập các bộ phận, mà là một tập hợp các hệ thống. Hệ thống xương của bạn giữ ít nhất một phần cơ thể của bạn thẳng đứng, hệ thống cơ của bạn cho phép bạn di chuyển mắt và cuộn xuống trên màn hình điện thoại thông minh của bạn, hệ thống tim mạch của bạn cung cấp oxy và chất dinh dưỡng cho các mô của bạn, v.v.

Một trong những nguyên tắc cốt lõi của tôi khi tích hợp AI vào nơi làm việc là áp dụng tư duy hệ thống. Thay vì đào tạo nhân viên về các công cụ AI một cách riêng lẻ, chúng tôi khuyến khích họ phân tích các quy trình làm việc – các bước liên kết tạo thành các nhiệm vụ khác nhau trong suốt ngày làm việc của họ – và xem chúng như các hệ thống. Mục tiêu là sử dụng các công cụ AI để tự động hóa càng nhiều bước của các quy trình đó càng tốt. Một nghiên cứu của McKinsey gần đây cho thấy rằng các công ty đang sử dụng AI trong nhiều phần của kinh doanh. Một nửa số công ty được hỏi đã tích hợp AI vào hai hoặc nhiều chức năng kinh doanh, với các chức năng phổ biến nhất là tiếp thị và bán hàng, sản phẩm và dịch vụ, và chức năng CNTT. Mỗi doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội tự động hóa và AI. Giống như hiện tượng Baader-Meinhof, một khi bạn bắt đầu tìm kiếm, bạn sẽ thấy chúng mọi nơi.

Loại tư duy này đòi hỏi một sự thay đổi về tư duy thứ hai. Thay vì xem mình là những người đóng góp cá nhân, nhân viên nên xem mình là những người quản lý – của các hệ thống và các công cụ AI và tự động hóa giúp cho các bánh răng hoạt động. Với tư cách là người quản lý, việc đầu tiên là quyết định mục tiêu của hệ thống: bạn muốn đạt được gì? Những KPI của bạn là gì? Ví dụ, có thể bạn đang xây dựng một hệ thống để gửi một bản tin đến người đăng ký của mình một lần một tuần. Xác định các bước, xác định các cơ hội tự động hóa và AI, và xây dựng hệ thống. Một khi hệ thống của bạn đã được thiết lập, các nhiệm vụ quản lý là đo lường hiệu suất của bạn và liên tục tìm kiếm cách cải thiện hệ thống. Thậm chí có các công cụ bạn có thể triển khai để tự động theo dõi xem tất cả các bộ phận của hệ thống có hoạt động đúng cách hay không. Công cụ yêu thích cá nhân của tôi được gọi là Dead Man’s Snitch.

Bằng cách áp dụng tư duy hệ thống, nhân viên có thể chuyển đổi vai trò của mình và có được quyền lực đối với khối lượng công việc hàng ngày của mình.

Xem AI như người đồng sáng tác sáng tạo của bạn

Khi nhân viên bắt đầu xem các quy trình làm việc của mình như các hệ thống liên kết và tích hợp các công cụ AI để nâng cao các quy trình này, điều quan trọng là họ phải thay đổi quan điểm của mình về AI. AI không chỉ là một công cụ – mà nó là một đối tác hợp tác. Đối tác đó không chỉ tăng cường năng suất, mà còn tạo điều kiện cho sự đổi mới.

Giáo sư Wharton Christian Terwiesch đã thử thách ChatGPT để đưa ra các ý tưởng kinh doanh (sản phẩm cho thị trường sinh viên đại học) và so sánh đầu ra của LLM với các ý tưởng được tạo ra bởi sinh viên. Kết quả? Khả năng mua trung bình của một sản phẩm ChatGPT là 47%, so với 40% đối với ý tưởng của con người.

Mặc dù điều này không có nghĩa là AI sáng tạo hơn con người – ChatGPT thiếu bối cảnh thế giới thực, trong số những thứ khác, và phụ thuộc vào con người để tạo ra các lời nhắc – nhưng nó có nghĩa là nó có thể là một người cộng tác hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho việc tạo ra ý tưởng.

Như Giáo sư Terwiesch đã bình luận, “Tình huống tồi tệ nhất là bạn từ chối tất cả các ý tưởng và đi với ý tưởng của riêng bạn. Nhưng nghiên cứu của chúng tôi nói rất mạnh mẽ về việc nhóm ý tưởng của bạn sẽ trở nên tốt hơn.”

Ngay cả khi ChatGPT tạo ra các ý tưởng và giải pháp chiến thắng, con người vẫn được giao nhiệm vụ chọn và tinh chỉnh chúng. Điểm mấu chốt: không có lý do gì để không sử dụng AI để nâng cao quá trình tạo ra ý tưởng.

Đánh dấu thời gian để tiết kiệm thời gian

Một nguyên tắc cốt lõi thứ ba của tích hợp AI vào nơi làm việc của bạn để tối ưu hóa hiệu suất là đánh dấu thời gian để tiết kiệm thời gian. Áp dụng tư duy hệ thống, xác định các cơ hội tự động hóa, nghiên cứu các công cụ có sẵn và học cách làm cho AI trở thành một phần của quá trình sáng tạo của bạn đòi hỏi một khoản đầu tư thời gian ban đầu. Nó đòi hỏi phải xây dựng một số khoảng thời gian trong ngày làm việc, điều mà nhân viên có thể không sẵn sàng làm – ai có thời gian? Các nhà lãnh đạo có thể nhấn mạnh lợi ích của việc tạo ra thời gian đó: bạn sẽ kiếm lại nó thông qua tất cả các nhiệm vụ mà bạn tự động hóa.

Tại Jotform, ví dụ, chúng tôi đã phải chiến đấu chống lại việc giả mạo. Người dùng sử dụng các biểu mẫu trực tuyến của chúng tôi cho mục đích SPAM và lừa đảo. Trong quá khứ, nhóm hỗ trợ của chúng tôi đã dành nhiều nỗ lực để bắt các kế hoạch này một cách thủ công. Nhưng trong những năm qua, chúng tôi đã phát triển một công cụ AI để nhân viên hỗ trợ của chúng tôi có thể chuyển hướng năng lượng của mình sang các vấn đề mới và tinh vi hơn. Việc phát triển các công cụ đòi hỏi một khoản đầu tư thời gian. Nhân viên của chúng tôi vẫn theo dõi việc giả mạo một cách thủ công. Nhưng AI đã giảm đáng kể gánh nặng và giải phóng họ để tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

Đó là vẻ đẹp của các công cụ AI và tự động hóa – không phải để thay thế con người, mà để trao quyền cho họ offload các nhiệm vụ thủ công và nhàm chán. Đối với nhân viên của chúng tôi, điều đó đã là động lực đủ để thuyết phục họ áp dụng tư duy hệ thống và trở thành người quản lý của riêng họ hệ thống vĩ mô của các hệ thống. Hãy nhớ: theo một nghiên cứu, 65% tổ chức đang sử dụng AI tạo sinh một cách thường xuyên. Nếu bạn không sử dụng AI để tăng cường hiệu suất của nhân viên, đối thủ của bạn sẽ làm – và tôi sẽ nói rằng đó đáng sợ hơn AI chính nó.