AI Nên Giúp Doanh Nghiệp Của Bạn Dễ Dàng Hơn Khi Vận Hành

AI nên làm cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn khi vận hành. Điều đó xứng đáng là một mục tiêu rõ ràng khi bạn quyết định nơi sẽ sử dụng nó.

Nhiều đầu ra hơn là hữu ích khi doanh nghiệp cần nhiều đầu ra hơn. Nhưng cũng có giá trị khi có ít công việc lơ lửng cần nhớ, ít công việc hành chính kéo dài đến buổi tối, và có nhiều hơn sự chú ý dành cho công việc bạn muốn thực hiện ngay từ đầu.

Việc sử dụng AI cho công việc hành chính đã khiến việc điều hành doanh nghiệp của tôi trở nên thú vị hơn. Điều đó quan trọng đối với tôi. Thưởng thức doanh nghiệp mà bạn đã xây dựng là một lợi ích hoàn toàn hợp lý cho công sức bạn bỏ ra để cải thiện nó.

Khi các tác nhân trở nên năng lực hơn, các chủ doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn về việc giao trách nhiệm nào. Chúng ta cũng cần cân nhắc cẩn thận về những gì mình muốn nhận lại.

Một doanh nghiệp có thể thành công nhưng vẫn gây kiệt sức khi điều hành

Hãy tưởng tượng một nhà thiết kế có đủ khách hàng, công việc tốt đến, và một dịch vụ mà mọi người sẵn sàng trả tiền. Mặt thương mại hoạt động tốt. Tuần làm việc vẫn có thể cảm thấy rời rạc bởi các đề xuất, cập nhật dự án, thiếu tài liệu, hoá đơn, và tất cả các quyết định nhỏ cần thiết để duy trì một dự án đang tiến triển.

Mỗi công việc có thể quản lý được. Tuy nhiên, chúng tạo thành một doanh nghiệp đòi hỏi sự chú ý của chủ sở hữu ở hầu hết mọi nơi. Hoàn thành thiết kế không đồng nghĩa với việc hoàn thành công việc. Vẫn còn có thứ cần gửi, kiểm tra, ghi chép, hoặc theo dõi.

Đó là một vị trí hữu ích để đánh giá AI. Nghĩa vụ lặp lại nào bạn sẽ vui khi nó được xử lý một cách đáng tin cậy hơn? Phần nào của tuần liên tục chiếm dụng sự chú ý của bạn khỏi công việc mà bạn quan tâm?

Các công cụ hiện tại ngày càng được xây dựng xoay quanh những câu hỏi đó. Anthropic’s bản mở rộng tháng 9 của Claude cho Doanh Nghiệp Nhỏ kết nối quy trình làm việc với phần mềm mà các chủ doanh nghiệp đã sử dụng cho bán hàng, tài chính và hoạt động hàng ngày. Nó cũng hỗ trợ công việc theo lịch, với việc yêu cầu phê duyệt mặc định trước các hành động như gửi, đăng hoặc thanh toán.

Phần thú vị là công việc thường ngày mà các hệ thống này được thiết kế để xử lý. Một chủ doanh nghiệp không cần một câu chuyện chuyển đổi kịch tính để hưởng lợi từ việc có một trách nhiệm lặp lại được kiểm soát tốt hơn.

Hoàn Thành Trách Nhiệm Đằng Sau Nhiệm Vụ

Hãy tưởng tượng một chủ doanh nghiệp muốn được hỗ trợ trong việc theo dõi các hoá đơn quá hạn. Yêu cầu một tác nhân viết lời nhắc thanh toán là dễ dàng. Nhưng việc viết tin nhắn chỉ là một phần của trách nhiệm.

Ai đó cần xác định hoá đơn nào thực sự quá hạn, kiểm tra xem đã có thanh toán nào chưa, tính đến bất kỳ thỏa thuận nào đã được thực hiện với khách hàng, và quyết định lời nhắc nào là phù hợp. Sau khi tin nhắn được gửi đi, vẫn cần có người biết những gì đã xảy ra tiếp theo.

Một quy trình làm việc hữu ích sẽ chuẩn bị danh sách kiểm tra, soạn thảo các lời nhắc phù hợp để phê duyệt, và giữ các mục chưa giải quyết hiển thị. Nếu hồ sơ không khớp hoặc khách hàng có tranh chấp một khoản phí, nó sẽ đưa ngoại lệ đó cho chủ doanh nghiệp với đủ ngữ cảnh để đưa ra quyết định.

Chủ doanh nghiệp vẫn còn công việc. Họ có thể xem xét quyết định đã chuẩn bị và xử lý các ngoại lệ thay vì phải tái tạo lại tình huống từ các hồ sơ rải rác mỗi lần.

Anthropic’s bản phát hành tháng 8 của việc sử dụng máy tính, Skills API và Files API mô tả các thành phần đứng sau loại quy trình làm việc này: vận hành phần mềm, thực hiện theo một quy trình đã lưu, đọc tài liệu và trả lại các tệp đã hoàn thành. Kết nối những khả năng này cung cấp cho các nhà xây dựng nhiều cách hơn để đưa một nhiệm vụ qua các ứng dụng nơi công việc diễn ra.

Liệu điều đó có hữu ích hay không phụ thuộc vào những gì bạn yêu cầu hệ thống hoàn thành. Một thư mục đầy các lời nhắc đã được chỉnh sửa có thể để trách nhiệm hoàn toàn ở bạn. Một bản tóm tắt rõ ràng về những gì cần sự phê duyệt của bạn và những gì còn tồn đọng có thể giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Đây là nơi việc gợi ý trở thành một kỹ năng quản lý. Định nghĩa kết quả dựa trên trách nhiệm bạn muốn được xử lý. Đưa ra cho tác nhân một tiêu chuẩn hoàn thành có ý nghĩa đối với doanh nghiệp.

Đếm Lại Công Việc AI Trả Lại Cho Bạn

Hãy trung thực về những gì cần thiết để sử dụng kết quả.

Một tác nhân có thể chuẩn bị báo cáo nhanh chóng, nhưng nếu bạn phải mở lại mọi nguồn, sửa chữa các tính toán, và giải thích những gì báo cáo đang cố gắng truyền đạt, thì công sức đó thuộc về đánh giá của bạn. Cũng như việc sửa một kết nối bị hỏng hoặc giải thích lại cùng một ngoại lệ vào tuần tới.

Việc xem xét là cần thiết cho nhiều nhiệm vụ. Câu hỏi là liệu việc xem xét có thể quản lý được không và toàn bộ quy trình có cải thiện so với những gì bạn đã làm trước đây không. Một quy trình làm việc có thể để quyết định cuối cùng cho bạn trong khi loại bỏ phần lớn công việc chuẩn bị xung quanh nó.

Hãy xem một vài lần chạy thực tế. Bạn phải can thiệp bao nhiêu lần? Bạn có hiểu được các ngoại lệ không? Kết quả có đến lúc hữu ích không? Liệu vẫn còn điều quan trọng nào bạn phải nhớ ngoài hệ thống không?

Những câu trả lời đó cho bạn biết nhiều hơn về giá trị của quy trình làm việc so với việc chỉ nhìn nó tạo ra kết quả đầu tiên ấn tượng. Chúng cũng chỉ ra những gì cần đơn giản hoá. Có lẽ nhiệm vụ quá rộng. Có lẽ tác nhân cần một nguồn tốt hơn. Có lẽ một ngoại lệ lặp lại có thể dễ dàng giải quyết ngay khi bạn đưa ra quyết định kinh doanh nền tảng.

Một hệ thống mà bạn có thể hiểu và duy trì có giá trị hơn so với một hệ thống phức tạp mà bạn ngại chạm vào. Việc bảo trì nó cũng trở thành một phần trong tuần làm việc của bạn.

Quyết định mục đích của năng lực được khôi phục

Tôi đã lập luận rằng AI tốt hơn sẽ làm cho các doanh nghiệp một người trị giá hàng triệu đô la trở nên khả thi hơn. Mở rộng những gì một chủ doanh nghiệp có thể cung cấp tạo ra không gian cho sự tăng trưởng. Đó vẫn là một khả năng thú vị.

Bạn sẽ làm gì với không gian đó vẫn là quyết định của bạn.

Bạn có thể nhận thêm một khách hàng khác. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để cải thiện dịch vụ cho những khách hàng hiện có. Bạn có thể cuối cùng phát triển sản phẩm mà bạn luôn hoãn lại, hoặc để lại đủ không gian trong tuần để suy nghĩ về hướng đi của doanh nghiệp.

Bạn cũng có thể hoàn thành công việc sớm hơn. Không có bất kỳ nghĩa vụ nào buộc bạn phải lấp đầy mọi giờ đã khôi phục bằng một cam kết khác. Một doanh nghiệp hỗ trợ cuộc sống của bạn và vẫn có thể quản lý được là một điều đáng xây dựng.

Hãy biến ý định đó thành một phần của nhiệm vụ. Nếu mục tiêu là giữ buổi chiều thứ Sáu không có công việc hành chính thường ngày, hãy đánh giá hệ thống có giúp bạn đạt được điều đó không. Nếu mục tiêu là dành toàn bộ sự chú ý cho công việc của khách hàng, hãy xem xét những gián đoạn và các nghĩa vụ chưa giải quyết mà nó loại bỏ.

AI cung cấp cho chúng ta nhiều cách hơn để định hình công việc quanh một doanh nghiệp. Hãy sử dụng khả năng đó để xây dựng một doanh nghiệp mà bạn muốn duy trì hoạt động.