Trí tuệ nhân tạo và Tự động hóa: Vũ khí trong Cuộc chiến Chống Gian lận AP

By Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Gian lận gây tổn thất cho các doanh nghiệp khoảng 5% doanh thu hàng năm, Hiệp hội Kiểm toán viên Gian lận Chứng nhận (ACFE) lưu ý trong một báo cáo gần đây. Những kẻ gian lận nhìn vào bộ phận Kế toán phải trả (AP) và thấy những dấu hiệu đô la vì thường có những biện pháp kiểm soát kém để ngăn chặn các cuộc tấn công. Vì chức năng kinh doanh này xử lý các khoản thanh toán, nên nó rộng mở cho các tác nhân xấu.

Gian lận AP thường phân chia thành một số mẫu điển hình, mà chúng ta sẽ xem xét dưới đây. Tin tốt là có những bước mà các tổ chức có thể thực hiện để giảm thiểu rủi ro của những sự kiện này.

Những nhà cung cấp không tồn tại

Đa số các doanh nghiệp tiến hành kinh doanh với một nhóm nhà cung cấp và nhà thầu. Họ thực hiện các mua hàng thường xuyên, và các khoản thanh toán thường được phê duyệt trước mà không cần kiểm tra và giám sát kỹ lưỡng. Nhưng các công ty giả có thể模仿 các nhà cung cấp thực sự và gửi hóa đơn giả, và việc hóa đơn giả này có thể khó phát hiện. Nó cũng tốn kém – có thể mất 100.000 đô la mỗi lần, theo AC.

Các mối đe dọa loại này cũng có thể đến từ bên trong. Có thể một nhân viên tạo ra các nhà cung cấp giả và gửi hóa đơn giả. Một ví dụ về điều này là một phụ nữ Oregon đã biển thủ hàng triệu đô la từ công ty của mình trong gần 15 năm.

Hóa đơn cho hàng hóa không tồn tại

Trong một chiều hướng tương tự, những kẻ gian lận có thể cộng tác với nhân viên để tạo ra yêu cầu thanh toán cho hàng hóa/dịch vụ mà công ty không nhận được và sau đó giữ lại khoản thanh toán đã xử lý cho mình. Đó là điều đã xảy ra với một cựu nhân viên Honda ở Ohio, người đã gian lận công ty với 750.000 đô la.

Thu phí cho không

Đôi khi, một nhà cung cấp cố ý thêm các mục mới vào hóa đơn để tăng số tiền nợ. Khi quy trình AP được điều khiển thủ công và trải qua sự tăng đột ngột về số lượng hóa đơn, những mục thêm vào sai có thể không được chú ý. Và điều đó dẫn đến việc công ty bị overbill.

Đôi khi, nhiều khoản thanh toán của nhà cung cấp được xử lý dựa trên cùng một hóa đơn, điều này có thể xảy ra khi có hơn hai bản sao của cùng một hóa đơn đang lưu thông trong hệ thống và một thành viên trong nhóm AP (không cố ý) khởi xướng thanh toán cho tất cả các bản sao. Nó có thể xảy ra vì nhiều lý do, từ một sai lầm đơn giản đến ý định độc ác. Dù cho nguyên nhân là gì, nó có thể có tác động tiêu cực đến công ty.

Chiến đấu với gian lận bằng tự động hóa

Một xu hướng không may là sự xuất hiện nhanh chóng của các cách mới để gian lận bộ phận AP. May mắn thay, với sự tiến bộ trong công nghệ AI, đã trở nên khả thi cho các công ty phát triển các chiến lược phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro. Tự động hóa và AI/ML có thể giải quyết gian lận với một số chức năng chính. Những chức năng này bao gồm:

Tự động hóa quy trình phê duyệt

Tự động hóa đảm bảo tuân thủ bằng cách để lại một dấu vết số của các hành động được thực hiện trên từng giai đoạn. Phê duyệt tự động giảm thiểu các quy trình phê duyệt thủ công tốn thời gian. Việc đào tạo và nâng cao nhận thức có thể giúp ngăn chặn bất kỳ ý định độc ác nào.

Tự động hóa xem xét hóa đơn được hỗ trợ bởi AI

Khớp các tài liệu chính được tạo ra trên các giai đoạn mua hàng là cần thiết để phát triển sự bảo vệ thiết yếu chống lại gian lận AP. Nó bao gồm việc khớp thông tin mục hàng hóa đơn với chi tiết đơn đặt hàng, xem xét biên nhận để đảm bảo hàng hóa và dịch vụ đã được giao, và thường liên quan đến quét các giao tiếp khác với nhà cung cấp. Nó có thể mất vài ngày khi thực hiện thủ công, nhưng với việc triển khai tự động hóa hỗ trợ bởi AI, toàn bộ chu kỳ hòa giải có thể xảy ra trong vài phút.

Giám sát và theo dõi ý định độc ác của nhân viên

Những kẻ gian lận bên trong thường làm việc một mình hoặc trong một nhóm nhỏ sau khi có được thông tin chiến lược về hoạt động. Sử dụng các hệ thống công nghệ có thể theo dõi và giám sát sự tham gia của nhân viên trong thời gian thực có thể ngăn chặn hành vi và ý định độc ác nhờ vào các khả năng như phát hiện bất thường. Việc đào tạo nhân viên trong lĩnh vực này cũng quan trọng để tăng cường nhận thức. Xây dựng một chương trình trung thành cũng có thể giúp định hướng hành động theo hướng đạo đức.

Đảm bảo tuân thủ với các giải pháp số

Các tổ chức có thể giảm gian lận AP bằng cách số hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn. Số hóa căn chỉnh các hành động với dấu thời gian, sau đó có thể được sử dụng để thực hiện các cuộc kiểm toán hệ thống. Những hệ thống này có thể được thiết kế để tạo ra các báo cáo tự động – nơi hoạt động của nhân viên có thể được theo dõi và các lĩnh vực cần cải thiện có thể được xác định. Ngoài ra, cảnh báo thời gian thực cung cấp cho các quản trị viên cái nhìn tổng quan về hoạt động quy trình.

Xây dựng khả năng khớp nhà cung cấp

Đó ngày càng quan trọng để phát hiện hóa đơn được tạo ra bởi các công ty giả mạo ở giai đoạn đầu, trước khi gây ra thiệt hại. Phát hiện có thể được thực hiện thông qua công nghệ khớp mờ, trong đó hệ thống quét nhiều kho lưu trữ, xem qua cơ sở dữ liệu nhà cung cấp hiện có và kiểm tra các tài liệu để phát hiện giả mạo.

Giải pháp hiện đại cho một vấn đề cũ

Về mặt gian lận, nơi có ý chí, có cách. Những kẻ gian lận bên trong và bên ngoài có ý định đánh cắp từ bạn sẽ tiếp tục nghĩ ra các cách mới để làm điều đó. Nhưng các công ty có thể yên tâm khi biết rằng ML và tự động hóa có khả năng loại bỏ gian lận. Thêm những công nghệ này vào bộ phận AP của bạn sẽ giúp phát hiện và ngăn chặn gian lận. Đội AP có thể chuyển sang các nhiệm vụ ít nhàm chán và tập trung vào kinh doanh hơn, và tổ chức của bạn sẽ tiết kiệm tiền và giảm thiểu rắc rối.