Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo cần nhiều hơn một kế hoạch CNTT

Một số nhà lãnh đạo tiếp cận trí tuệ nhân tạo như một dự án CNTT. Tích hợp, sau đó triển khai. Nhưng mặt kỹ thuật chỉ là một phần của phương trình. Trí tuệ nhân tạo là một sự thay đổi tổ chức ảnh hưởng đến mọi người trong công ty.

Trí tuệ nhân tạo là nhiều hơn một phần mềm, và việc coi nó chỉ như một công cụ tạo ra sự căng thẳng vận hành và văn hóa không thể tránh khỏi. Ngoài các vấn đề kỹ thuật sau khi triển khai, công nghệ này cũng có thể暴露 ra khoảng trống về kiến thức và quy trình, làm suy giảm sự hợp tác và tư duy phản biện, và thậm chí làm giảm sĩ khí.

Một công ty có thể trở nên nhanh hơn trong việc tạo ra kế hoạch, tóm tắt và khuyến nghị trong khi trở nên kém hơn trong việc bảo vệ lý do đằng sau chúng. Từ xa, mọi thứ có thể trông có vẻ hiệu quả hơn. Dưới áp lực, những khoảng trống trở nên dễ thấy hơn.

Trong Khảo sát Benchmark Executive về Lãnh đạo Trí tuệ nhân tạo và Dữ liệu năm 2026, 93% người được hỏi cho biết con người và quản lý thay đổi là những trở ngại lớn nhất đối với việc áp dụng trí tuệ nhân tạo. Đó là lý do tại sao toàn bộ đội ngũ lãnh đạo, không chỉ CNTT, nên sở hữu việc triển khai trí tuệ nhân tạo.

Thất bại của trí tuệ nhân tạo hiếm khi chỉ nằm trong CNTT

Đổ xô vào việc triển khai trí tuệ nhân tạo vì áp lực thị trường chứ không phải vì mục tiêu kinh doanh tạo ra đầu ra và quyết định kém chất lượng.

Vào năm 1985, tôi đã bắt đầu một bộ phận ngân hàng mới, xây dựng mọi thứ cần thiết để bắt đầu và vận hành kinh doanh này. Quá trình đó đã dạy tôi một điều mà tôi vẫn tin tưởng sâu sắc: Đầu ra được đánh bóng không giống như sự hiểu biết thực sự.

Ý tưởng đó đã trở nên quan trọng hơn trong thời đại trí tuệ nhân tạo. Nếu bạn không hiểu cơ bản về những gì bạn xây dựng, bạn sẽ không có ý tưởng về cách sửa nó khi nó thất bại.

Thất bại trong việc triển khai trí tuệ nhân tạo không chỉ là kỹ thuật. Chúng cũng:

• Khơi dậy khoảng trống về hiểu biết.

Theo McKinsey, nhân viên đang sử dụng Trí tuệ nhân tạo thế hệ mới ba lần nhiều hơn so với dự kiến của các nhà lãnh đạo. Và trí tuệ nhân tạo phản ánh chất lượng tư duy trong tổ chức. Khi các nhà lãnh đạo và đội ngũ tham gia sâu vào các vấn đề, trí tuệ nhân tạo tăng cường sự rõ ràng. Khi họ thuê ngoài lý do, công nghệ này khuếch đại các câu trả lời bề mặt có vẻ chính xác nhưng thiếu tính bảo vệ.

Cuối cùng, sự quen thuộc có thể bị nhầm lẫn với sự hiểu biết. Khi đầu ra được tạo bởi trí tuệ nhân tạo thay thế quá trình làm việc thông qua logic, nhân viên có thể mất khả năng giải thích hoặc bảo vệ quyết định của họ khi bị kiểm tra. Sự xói mòn của sự hiểu biết thực sự là một rủi ro lãnh đạo.

• Làm suy yếu sự hợp tác.

Để lại việc áp dụng trí tuệ nhân tạo cho sự quyết định cá nhân tạo ra các silo. Cá nhân và bộ phận sẽ tích hợp trí tuệ nhân tạo vào công việc hàng ngày của họ với tốc độ khác nhau. Sự chênh lệch này làm xói mòn ngôn ngữ và khả năng hợp tác chung.

Khi tóm tắt và khuyến nghị được tạo bởi trí tuệ nhân tạo trở nên hoàn thiện hơn, đội ngũ có thể cảm thấy được sắp xếp mà không thực sự chia sẻ cùng mức độ lý luận. Theo thời gian, điều này tạo ra ảo tưởng về sự nhất quán trong khi che giấu tư duy phân kỳ bên dưới bề mặt.

Trong môi trường này, hệ thống vận hành nội bộ của bạn sẽ suy giảm, lý do trở nên kém bảo vệ hơn, và sự mất chức năng sẽ trở nên vô cùng khó sửa.

• Sự tự tin của nhân viên giảm.

Thiệt hại về sự tự tin có thể được cảm nhận trên nhiều cấp độ khác nhau. Hơn một nửa người Mỹ lo sợ trí tuệ nhân tạo có thể khiến họ hoặc ai đó trong hộ gia đình mất việc. Nếu việc triển khai của bạn là hời hợt và không có kế hoạch, điều đó sẽ thêm sự không chắc chắn và căng thẳng cho nhân viên của bạn. Họ sẽ tự hỏi, “Mục đích của công cụ này là gì? Tôi nên làm gì với nó? Nó có thay thế tôi không?”

Tinh thần có thể bị ảnh hưởng nhiều hơn khi triển khai cảm thấy không đồng đều, không rõ ràng hoặc không liên quan đến mục tiêu của công ty.

Khi trí tuệ nhân tạo暴露 hoặc tăng khoảng trống về hiệu suất, thành viên trong đội có thể mất niềm tin vào nhau, và sự tự tin cá nhân có thể giảm. Hệ thống vận hành bị hỏng làm tăng thêm căng thẳng này. Và các sáng kiến trí tuệ nhân tạo thất bại khiến nhân viên đặt câu hỏi về năng lực của lãnh đạo.

Bạn sẽ bị bỏ lại với một mớ hỗn độn không có giải pháp dễ dàng.

Áp dụng trí tuệ nhân tạo thông minh đòi hỏi hướng dẫn từ trên xuống

Một khi tổ chức đánh giá cơ sở hạ tầng kỹ thuật của mình, nó phải tính đến mục tiêu và văn hóa của mình. Tôi thực sự tin rằng các công ty không tận dụng trí tuệ nhân tạo sẽ tự đặt mình vào tình thế bất lợi không thể khắc phục. Nhưng công nghệ phải thực sự hoạt động cho công ty, và nó không thể làm xói mòn sự hiểu biết và tư duy phản biện. Các nhà lãnh đạo phải định nghĩa rõ ràng các mục tiêu và thiết lập các tiêu chuẩn.

Các nhà lãnh đạo nên làm năm việc sau cho việc tích hợp trí tuệ nhân tạo thành công:

1. Xác định rõ loại công ty bạn đang xây dựng.

Các tổ chức hoạt động ở các nhịp độ khác nhau. Không phải mọi công ty đều cần trở thành một công ty trí tuệ nhân tạo. Mỗi người sáng lập phải hiểu được phong cảnh họ đang điều hướng. Hãy hỏi mình những câu hỏi sau: Với văn hóa, mức độ tham vọng và sự không chắc chắn của cơ hội trước mặt chúng ta, làm thế nào để chúng ta làm cho trí tuệ nhân tạo trở nên hữu ích?

Hãy tưởng tượng một công ty điều hòa không khí khu vực phục vụ một thị trường nhỏ. Công ty biết họ bán gì, họ phục vụ ai và các yếu tố kinh tế cơ bản của kinh doanh. Đối với công ty này, trí tuệ nhân tạo là một công cụ thực tế, không phải là sự đổi mới hoàn toàn của kinh doanh. Công nghệ nên làm cho công việc trở nên nhanh hơn và nhất quán hơn, hỗ trợ các nhiệm vụ như email của khách hàng và báo cáo dịch vụ.

So sánh điều đó với một công ty khởi nghiệp trí tuệ nhân tạo hoạt động trong một thị trường mới nổi. Sản phẩm và mô hình kinh doanh đang phát triển. Công ty đang di chuyển nhanh, làm việc nhiều giờ và cố gắng khám phá ra điều gì đó đột phá. Trong môi trường này, người sáng lập gần như phải giả định rằng trí tuệ nhân tạo là một phần của mọi thứ vì văn hóa đòi hỏi các vòng học nhanh hơn. Công ty điều hòa không khí có rất nhiều để mất nếu di chuyển quá nhanh; rủi ro của công ty khởi nghiệp đến từ việc không nhúng trí tuệ nhân tạo vào lõi của công ty.

2. Định nghĩa một chiến lược từ trên xuống với các mục tiêu có thể đo lường.

Các nhà lãnh đạo phải định nghĩa rõ ràng lợi ích và trường hợp sử dụng thực tế trước khi triển khai bất kỳ công nghệ mới nào. Việc hiểu biết về kinh doanh và văn hóa của bạn sẽ làm rõ nơi và cách trí tuệ nhân tạo có thể giúp đỡ.

Định nghĩa việc triển khai trông như thế nào. Ai sẽ sử dụng nó và cho mục đích gì? Làm thế nào chúng ta sẽ giới thiệu công cụ? Nếu không có bản vẽ này, việc triển khai trí tuệ nhân tạo sẽ suy giảm thành một mớ hỗn độn phân mảnh. Mọi người sẽ áp dụng nó cho mục đích của riêng họ, và sự hợp tác sẽ bị phá vỡ.

Sau đó, đội ngũ lãnh đạo của bạn phải thống nhất về cách đo lường hiệu suất. Sự thành công trông như thế nào? Chúng ta sẽ đo lường nó như thế nào? Tạo một vòng phản hồi để bạn có thể đánh giá kết quả và điều chỉnh để đạt được mục tiêu của mình.

3. Gặp gỡ mọi người ở nơi họ đang ở và bảo tồn tư duy phản biện.

Bạn không thể áp dụng công nghệ mới mà không tính đến những người cụ thể sẽ sử dụng nó và môi trường họ hoạt động. Mỗi nhân viên mang theo tốc độ, sở thích và cách suy nghĩ riêng của họ. Bạn phải hiểu cách trí tuệ nhân tạo phù hợp với luồng công việc và tâm lý của họ.

Nếu bạn trình bày trí tuệ nhân tạo theo cùng một cách với mọi người, nhiều người sẽ chống lại nó. Họ có nhiều khả năng xem công nghệ này là liên quan, thú vị và hữu ích khi bạn gặp họ ở nơi họ đang ở.

Tôi thích tiếp cận những cuộc thảo luận này bằng cách sử dụng sáu kiểu nhân viên của Bain and Company: Người vận hành, Người cho đi, Người thủ công, Người khám phá, Người phấn đấu và Người tiên phong. Mỗi người suy nghĩ về công việc của mình theo một cách khác.

Ví dụ, những Người tiên phong là những người có tầm nhìn, sẵn sàng chấp nhận rủi ro, sự không chắc chắn và những điều chưa biết. Những Người thủ công quan tâm sâu sắc đến chất lượng và sự thủ công của đầu ra. Khi đối mặt với công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, những Người tiên phong tự nhiên nghiêng về những khả năng. Những Người thủ công sẽ có khả năng hoảng sợ nếu bạn sử dụng cùng một thông điệp. Họ cần biết công cụ giúp họ tinh chỉnh và hoàn thiện công việc của mình.

Nếu bạn đối xử với mọi người giống nhau, bạn sẽ bỏ lỡ một cơ hội quan trọng để xây dựng niềm tin thực sự. Xem xét rằng một cuộc khảo sát gần đây cho thấy gần một nửa số nhân viên cảm thấy rằng người quản lý của họ không thực sự hiểu về những đóng góp của họ, đây là một khoảnh khắc lãnh đạo. Đây là cơ hội để cho đội ngũ của bạn thấy rằng bạn nhìn thấy công việc họ làm, đánh giá cao cách họ làm và quan tâm đủ để giúp họ cảm thấy tự tin hơn về những gì phía trước.

Bạn cũng phải đảm bảo rằng nhân viên không sử dụng trí tuệ nhân tạo để thực hiện tư duy phản biện. Khi được trình bày một ý tưởng từ một thành viên trong đội, hãy yêu cầu họ đi qua logic của quyết định của họ. Điều này sẽ giữ cho trí tuệ nhân tạo không làm xói mòn sự hiểu biết và duy trì trách nhiệm của nhân viên.

4. Nhúng trí tuệ nhân tạo vào các hoạt động cốt lõi và hệ thống hồ sơ.

Khi trí tuệ nhân tạo được tích hợp vào các quy trình công việc cơ bản và Hệ thống Vận hành Kinh doanh (BOS) cốt lõi, chẳng hạn như thiết lập mục tiêu vận hành, định nghĩa KPI và xây dựng biểu đồ trách nhiệm, nó tạo ra sự nhất quán và nâng cao công việc trên toàn tổ chức.

Trí tuệ nhân tạo đảm bảo rằng tất cả các tài liệu tuân thủ một định dạng tiêu chuẩn để mọi người đều nói cùng một ngôn ngữ. Người ta không cần phải liên tục điều chỉnh để phù hợp với các phong cách viết khác nhau hoặc diễn giải cụm từ mơ hồ. Mỗi mục tiêu đọc rõ ràng.

Đôi khi, nhân viên vội vàng qua quy hoạch và tạo ra các cột mốc không được định nghĩa rõ ràng. Trí tuệ nhân tạo áp dụng kỷ luật để đảm bảo rằng một mục tiêu thực sự là SMART và trách nhiệm được ánh xạ rõ ràng. Khả năng này ngăn chặn việc lập kế hoạch cẩu thả hoặc bề mặt để tạo ra một môi trường làm việc có cấu trúc hơn.

Khi tất cả dữ liệu vận hành được tập trung, trí tuệ nhân tạo trong một BOS cũng cung cấp cho các nhà lãnh đạo tầm nhìn để xác định các vấn đề mới nổi một cách chủ động. Ví dụ, hệ thống có thể cảnh báo lãnh đạo nếu tỷ lệ thất bại của một bộ phận cụ thể bắt đầu vượt quá ngưỡng khỏe mạnh. Các nhà lãnh đạo có thể dự đoán và giải quyết các vấn đề về cấu trúc hoặc vấn đề về tinh thần trước khi chúng trở nên hoàn toàn hiện hữu.

5. Quản lý chuyển đổi con người với sự quan tâm và trách nhiệm.

Các nhà lãnh đạo phải dự đoán và chịu trách nhiệm về các hiệu ứng thứ hai, thứ ba và thứ tư của các quyết định trí tuệ nhân tạo của họ. Thật không may, sẽ có những tác động thực sự đối với con người, và đó là trách nhiệm của bạn để đưa ra những quyết định khó khăn.

Một số nhân viên có thể không chắc chắn hoặc chống lại. Những người khác có thể cần nhiều huấn luyện hơn dự kiến hoặc dựa quá nhiều vào trí tuệ nhân tạo cho tư duy phản biện của họ. Bạn không thể để những nhân viên này bị tụt lại phía sau. Xác định những vấn đề này và giúp mọi người tìm cách tiến về phía trước.

Có thể công việc của ai đó đã thay đổi, và hiệu suất của họ giảm. Hướng dẫn họ đến các kỹ năng mới hoặc công việc có ý nghĩa hơn. Nếu trí tuệ nhân tạo bắt đầu làm suy giảm sự hiểu biết của ai đó, hãy có cuộc trò chuyện khó khăn để xác định và sửa vấn đề. Những hành động này có thể nâng cao hiệu suất của toàn đội.

Trong một số trường hợp, một vai trò có thể phát triển hơn so với khả năng hoặc mong muốn thay đổi của một người. Các nhà lãnh đạo cần phải đối mặt với thực tế đó một cách trung thực và nhân đạo.

Việc nhúng trí tuệ nhân tạo vào BOS của bạn hỗ trợ bạn trong việc theo dõi và quản lý quá trình chuyển đổi.

Không có hướng dẫn cho việc áp dụng trí tuệ nhân tạo

Trí tuệ nhân tạo thay đổi bản chất của cách mọi người làm việc. Nó không phải là một sáng kiến CNTT. Việc triển khai đơn giản trí tuệ nhân tạo không mang lại lợi thế cạnh tranh. Lợi ích đến từ việc xây dựng một hệ thống vận hành cho phép trí tuệ nhân tạo và con người đưa ra quyết định tốt hơn cùng nhau.

Toàn bộ đội ngũ lãnh đạo chịu trách nhiệm lãnh đạo sự thay đổi. Khi được thực hiện đúng, công nghệ này làm tăng sản xuất trong khi khuyến khích tư duy phản biện và cải thiện phán đoán. Việc triển khai trí tuệ nhân tạo có suy nghĩ có nghĩa là ít sáng kiến thất bại hơn và hiệu suất kinh doanh tốt hơn.