3 Cách Đã Được Chứng Minh Bằng Dữ Liệu Để Các Công Ty Tăng Cường Việc Applies AI và Tăng Năng Suất

Khi ngày càng nhiều công ty khám phá cách AI có thể thúc đẩy năng suất, một khía cạnh quan trọng thường bị bỏ qua: cách nhân viên thực sự áp dụng và sử dụng các công cụ này trong công việc hàng ngày của họ. Câu hỏi không phải là liệu AI có thể tăng cường năng suất – mà là các công ty có thể hỗ trợ nhân viên hiệu quả ở mọi giai đoạn tham gia AI để tối đa hóa ROI.

Khi là CEO của Prodoscore, một nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm thông minh và dữ liệu sản xuất của nhân viên, tôi đã chứng kiến trực tiếp cách việc áp dụng AI – hoặc thiếu nó – diễn ra trong nơi làm việc. Sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu từ vị trí của Prodoscore tại giao điểm của AI và kinh doanh, đây là ba điểm chính về cách các nhà lãnh đạo có thể đảm bảo rằng các công cụ AI được sử dụng đầy đủ trên toàn tổ chức của họ.

1. Khi nói đến việc sử dụng AI, có ba nhóm nhân viên riêng biệt.

Khi AI đã trở thành ưu tiên hàng đầu cho các cấp lãnh đạo, việc thảo luận về việc áp dụng AI đã chuyển sang kết quả cụ thể. Lợi tức của AI về năng suất có thể được lượng hóa và hiểu ở mức độ chi tiết bao gồm thời gian và tác động đến doanh thu. Dữ liệu gần đây của Prodoscore cho thấy rằng nhân viên thuộc vào ba loại khác nhau khi nói đến việc áp dụng AI.

• Toe-dippers: Những nhân viên này sử dụng AI một cách sơ bộ, chỉ tham gia trong hơn một phút cho mỗi phiên. Họ có thể đang thử nghiệm AI nhưng chưa kết hợp nó đầy đủ vào quy trình làm việc của họ.
• Foot-waders: Đây là những người dùng tham gia vừa phải, truy cập vào các công cụ AI 2-4 lần cho mỗi phiên và trung bình dưới ba phút sử dụng. Những nhân viên này đang thử nghiệm nước và tìm cách kết hợp AI để tăng cường công việc của họ, nhưng họ vẫn tiếp cận các công cụ này một cách thận trọng.
• Swimmers: Đây là những người dùng tham gia cao và có thể là những người lãnh đạo AI tiềm năng trong công ty. Họ tương tác với các công cụ AI năm hoặc nhiều lần cho mỗi phiên, với thời gian sử dụng trung bình gần sáu phút. Họ hiểu giá trị mà AI mang lại cho vai trò của họ và cam kết tận dụng nó để cải thiện năng suất.

Các tổ chức nhận ra những nhóm nhân viên riêng biệt này có thể điều chỉnh cách tiếp cận của họ đối với việc áp dụng AI cho phù hợp. Hơn nữa, tác động của AI đối với năng suất vượt qua các ranh giới ngành. Cho dù đó là các chuyên viên pháp lý, chuyên gia CNTT hay các nhà quản lý, các công cụ AI như OpenAI và các công cụ khác đã chứng minh là hữu ích trên một loạt các vai trò và ngành. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng AI đã cho thấy những lợi ích đo lường được về hiệu quả và thời gian tiết kiệm.

2. Một cách tiếp cận linh hoạt, dựa trên dữ liệu đối với việc áp dụng AI mang lại nhiều lợi ích hơn.

Để thực sự tận dụng sức mạnh của AI, các công ty cần đi vượt ra ngoài việc chỉ quảng cáo AI như một từ khóa. Các doanh nghiệp thành công sử dụng dữ liệu để duy trì sự linh hoạt, cho phép họ đưa ra quyết định thông minh và sáng suốt về nguồn lực và hiệu quả.

Ví dụ, theo dõi mối quan hệ giữa việc sử dụng AI của nhân viên và năng suất cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp những thông tin sâu sắc hơn về cách các công cụ này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Theo nghiên cứu của Prodoscore, vào những ngày khi nhân viên sử dụng các công cụ như OpenAI hoặc Gemini, họ có năng suất cao hơn 15-21% so với những người không sử dụng các công cụ như vậy. Trong khi đó, nhân viên tham gia với các công cụ AI làm việc thêm 90 phút mỗi ngày trung bình so với những người không tham gia. Họ cũng dành nhiều thời gian hơn để cộng tác bằng cách sử dụng các công cụ nhắn tin và trò chuyện, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp nội bộ tốt hơn.

Những con số này nhấn mạnh một điểm quan trọng: ảnh hưởng của AI đối với năng suất là đáng kể. Tuy nhiên, việc chỉ giới thiệu AI vào nơi làm việc là không đủ. Một cách tiếp cận linh hoạt, dựa trên dữ liệu và có thể điều chỉnh là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên áp dụng các công cụ AI theo cách hỗ trợ quy trình làm việc độc đáo và mục tiêu của công ty.

Hơn nữa, tầm quan trọng của việc giao tiếp giữa nhân viên và quản lý không thể bị đánh giá thấp, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp. Theo dữ liệu của Prodoscore, 61% quản lý chưa từng nói chuyện với ít nhất một thành viên trong nhóm của họ trong một tuần nhất định, trong khi chỉ 16% quản lý duy trì liên lạc hàng ngày với tất cả thành viên trong nhóm. Khoảng cách giao tiếp trung bình là 3-4 ngày, điều này có thể cản trở việc sử dụng hiệu quả các công cụ AI và năng suất chung.

Để tận dụng toàn bộ giá trị của AI, các công ty phải đảm bảo rằng các quy trình giao tiếp hiệu quả được thiết lập giữa quản lý và nhân viên, đặc biệt là liên quan đến việc áp dụng AI. Trong môi trường làm việc kết hợp, tầm quan trọng của giao tiếp càng lớn.

3. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng đã được thiết lập là điều cần thiết.

Mặc dù AI mang lại những lợi ích rõ ràng, nhưng có một khoảng cách đáng chú ý giữa những nhân viên cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ AI và những người không. Việc đóng khoảng cách này là quan trọng, và đó là trách nhiệm của các nhà tuyển dụng để cung cấp đào tạo cần thiết và thiết lập hướng dẫn rõ ràng về cách áp dụng các công cụ AI.

Dữ liệu của Prodoscore cho thấy rằng trong khi 24% nhân viên đã sử dụng OpenAI hoặc Gemini ít nhất một lần, mức độ tham gia khác nhau rất lớn. Nửa đầu tiên của những người dùng này tương tác với các công cụ AI năm hoặc nhiều lần trong ngày làm việc của họ, với thời gian sử dụng trung bình gần sáu phút. Tuy nhiên, nửa còn lại chỉ tham gia trong hơn hai phút.

Sự khác biệt này nhấn mạnh nhu cầu về đào tạo liên tục. Những nhân viên không chắc chắn về cách sử dụng các công cụ AI một cách hiệu quả có thể tránh chúng hoàn toàn, hạn chế khả năng của tổ chức trong việc tận dụng toàn bộ lợi ích của AI và có thể giảm năng suất bằng cách gây ra căng thẳng hoặc lãng phí thời gian không cần thiết. Bằng cách cung cấp đào tạo toàn diện và thiết lập hướng dẫn sử dụng rõ ràng, các công ty có thể đảm bảo rằng nhiều nhân viên hơn vượt qua giai đoạn “thử nghiệm” ban đầu và hoàn toàn chấp nhận AI.

Khi nhìn về tương lai, AI sẽ chỉ cải thiện năng suất nếu nhân viên cam kết sử dụng các công cụ có sẵn. Cam kết này có nhiều khả năng khi các công ty cung cấp đào tạo và truyền đạt rõ ràng về kỳ vọng đối với việc sử dụng AI.

AI đang định hình lại năng suất – các nhà lãnh đạo phải thích nghi.

Việc áp dụng AI đã đang thay đổi cách các doanh nghiệp hoạt động. Các nhà lãnh đạo hiện có quyền truy cập vào nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết để thông tin cho quyết định của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng giữa việc dựa vào dữ liệu và tận dụng chuyên môn của nhân viên có kinh nghiệm và lãnh đạo cấp cao.

Một trong những lợi thế đáng kể nhất của các mô hình ngôn ngữ lớn được hỗ trợ bởi AI (LLM) là khả năng của chúng trong việc thúc đẩy quyết định kinh doanh theo thời gian thực. Khi dữ liệu chảy vào, các thay đổi tổ chức có thể được thực hiện một cách linh hoạt, cho phép các doanh nghiệp chuyển hướng nhanh chóng và tối ưu hóa kết quả. Tuy nhiên, dữ liệu không bao giờ nên quyết định quyết định một mình. Các nhà lãnh đạo vẫn phải dựa vào chuyên môn và trực giác của đội ngũ của họ. Lãnh đạo cấp cao nắm giữ kiến thức vô giá mà phải được tích hợp với thông tin chi tiết của AI để tạo ra một cách tiếp cận toàn diện đối với năng suất và đổi mới.

Cuối cùng, những tổ chức thành công nhất sẽ là những tổ chức có thể duy trì sự linh hoạt, theo dõi chặt chẽ xu hướng sử dụng AI và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Việc áp dụng AI không phải là một phương pháp “một kích cỡ phù hợp với tất cả”; nó đòi hỏi sự tinh chỉnh, giao tiếp và đào tạo liên tục để thực sự mở khóa tiềm năng của nó.