5 найкращих рішень для управління документами AI (травень 2024 р.)

У стрімку цифрову епоху компанії постійно шукають інноваційні рішення для оптимізації процесів управління документами. У той час як штучний інтелект (ШІ) продовжує трансформувати різні аспекти сучасної роботи, системи керування документами на основі штучного інтелекту стали кардинальними, пропонуючи неперевершену ефективність, точність і безпеку. Ці інструменти використовують силу машинне навчання, обробка природного мови, а також інтелектуальна автоматизація для спрощення створення, зберігання та пошуку важливих бізнес-документів.

Від інтелектуальної класифікації та вилучення документів до безперебійної інтеграції з існуючими робочими процесами, ці найкращі інструменти керування документами зі штучним інтелектом пропонують широкий набір функцій, призначених для задоволення різноманітних потреб бізнесу. У цій статті ми розглянемо найкращі рішення для управління документами зі штучним інтелектом, які переосмислюють спосіб, у який організації обробляють свої цифрові активи, надаючи вам змогу приймати обґрунтовані рішення при виборі ідеальної платформи для вимог управління документами вашої організації.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect — це потужне програмне рішення для захоплення документів і оптичного розпізнавання символів (OCR), яке спрощує процес захоплення, обробки та розповсюдження документів із різноманітних джерел. Програмне забезпечення розроблено для бездоганної інтеграції з існуючими робочими процесами, підтримуючи широкий спектр типів документів і джерел, таких як драйвери друку, папки, веб-браузери та системи електронної пошти.

Використовуючи технології штучного інтелекту та машинного навчання, DeskConnect автоматизує процес збору даних шляхом розпізнавання та витягання відповідної інформації з документів. Ця функція значно зменшує потребу в ручному введенні даних, заощаджуючи час і мінімізуючи ризик помилок. Розширені можливості OCR програмного забезпечення забезпечують високу точність під час обробки растеризованих документів, що робить його надійним вибором для компаній, які мають справу з різними форматами документів.

FabSoft також пропонує Document Companion із розширеною інтеграцією AI Chat на базі ChatGPT. Це передове вдосконалення переосмислює керування документами, спрощуючи імпорт і об’єднання документів, пропонуючи миттєвий доступ до чату на основі штучного інтелекту для ефективного аналізу документів і забезпечуючи точність за допомогою найсучаснішої технології OCR.

Основні характеристики FabSoft DeskConnect:

• Універсальна підтримка документів: Вміщує драйвери друку, папки, веб-браузери, системи електронної пошти тощо.
• Інтелектуальне вилучення даних: Використовує ШІ та машинне навчання для автоматичного розпізнавання та вилучення даних із документів.
• Чудова продуктивність OCR: Забезпечує найвищу в галузі точність растеризованих документів.
• Спрощене розповсюдження документів: Автоматизує збирання та розповсюдження документів у хмарних або локальних рішеннях, включаючи Microsoft OneDrive, SharePoint і Power Apps.
• Настроюваний API: Пропонує зручний API, який дозволяє плагінам контролювати доставку документів і автоматизувати дії та методи подання.
• Надійні заходи безпеки: Реалізує функції безпеки найвищого рівня для захисту конфіденційності документів і обмеження доступу авторизованих користувачів.

Зручний API FabSoft DeskConnect дозволяє компаніям створювати власні робочі процеси та інтеграції, додатково оптимізуючи процеси обробки документів і вилучення даних. Надійні заходи безпеки програмного забезпечення гарантують, що конфіденційні документи залишаються конфіденційними та доступними лише авторизованому персоналу.

2. DocuPhase

Джерело: DocuPhase

DocuPhase — це всеосяжне програмне рішення для керування документами, призначене для оптимізації процесів зберігання, сканування, пошуку та архівування документів для підприємств будь-якого розміру. Ця платформа виходить за рамки можливостей простої цифрової картотеки, пропонуючи функції, які керують, відстежують і завершують поточну роботу, значно підвищуючи продуктивність.

Однією з видатних особливостей DocuPhase є його можливості збору даних і пошуку документів на базі ШІ. Ці інтелектуальні інструменти спрощують процес вилучення важливої ​​інформації з різних документів і отримання даних зі старих файлів. Функція, керована штучним інтелектом, може швидко сканувати багатосторінкові документи, ідентифікуючи та вилучаючи релевантну інформацію, тим самим усуваючи потребу у трудомісткому ручному пошуку. Крім того, можливості штучного інтелекту та машинного навчання платформи дозволяють автоматично маршрутизувати та індексувати файли, заощаджуючи дорогоцінний час та зусилля користувачів.

Основні характеристики DocuPhase:

• Збір даних на основі AI: Інтелектуальне витяг важливої ​​інформації з різноманітних документів.
• Ефективний пошук документів: Швидке й точне отримання даних зі старих файлів за допомогою передових можливостей ШІ.
• Автоматична маршрутизація та індексація файлів: Автоматизація на основі штучного інтелекту та машинного навчання для спрощеної організації документів.
• Безшовна інтеграція: Сумісність із звичайними платформами, такими як системи планування ресурсів підприємства (ERP), для покращеної універсальності та скорочення перемикання програм.
• Безпечне хмарне рішення: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для зберігання цифрових документів і усунення непотрібної паперової роботи.
• Розширені функції пошуку: Інструменти пошуку за ключовими словами та налаштуваннями для швидкого пошуку документів.
• Зручний інтерфейс: Просте в освоєнні програмне забезпечення з інструкційним навчанням для плавної адаптації та інтеграції робочого процесу.

Зручність інтеграції DocuPhase дозволяє йому легко підключатися до інших поширених платформ, таких як системи ERP, що робить його універсальним інструментом для виконання повсякденних операцій. Ця інтеграція скорочує час, який користувачі витрачають на перемикання між програмами, оптимізуючи робочий процес. Хмарне рішення програмного забезпечення забезпечує безпечний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс для зберігання цифрових документів, ефективно усуваючи непотрібну паперову роботу.

3. Fluix

Fluix — це мобільна платформа для керування документами та документообігом, призначена для керування польовими послугами. Це інноваційне програмне забезпечення дозволяє компаніям безпечно зберігати та отримувати доступ до критично важливих документів і форм у централізованому сховищі. Надаючи технічним працівникам і менеджерам польового обслуговування легкий доступ до важливих файлів навіть у місцях з обмеженим підключенням до Інтернету або без нього, Fluix спрощує віддалену роботу та підвищує загальну продуктивність.

Однією з ключових особливостей Fluix є його індивідуальні робочі процеси, які сприяють ефективній комунікації та підзвітності між членами команди. Платформа дозволяє отримувати оновлення в режимі реального часу та сповіщення про нові завдання, зміни або важливі повідомлення, гарантуючи, що всі зацікавлені сторони залишаються поінформованими та узгодженими. Можливості автоматичної маршрутизації та індексування файлів Fluix значно зменшують ручні зусилля, дозволяючи компаніям оптимізувати свої робочі процеси та підвищити ефективність.

Основні характеристики Fluix:

• Мобільний дизайн: Оптимізовано для керування виїзним обслуговуванням, що забезпечує безпечне зберігання документів і доступ у дорозі.
• Централізоване сховище документів: Забезпечує єдине, легкодоступне розташування для важливих документів, пов’язаних із галуззю.
• Спеціальні робочі процеси: Сприяє спілкуванню та підзвітності між членами команди за допомогою оновлень і сповіщень у реальному часі.
• Безшовна інтеграція: Сумісність із такими поширеними платформами, як системи ERP, оптимізує повсякденні операції та мінімізує перемикання програм.
• Технологія OCR: Підтримує оптичне розпізнавання символів для точного перетворення текстових зображень у машинно-кодований текст.
• Функція AI Chat: На базі ChatGPT пропонується миттєвий доступ до інформації, пов’язаної з документами, усуваючи ручний пошук.
• Зручне налаштування: Просте налаштування функції OpenAI Chat у Document Companion.

Зручна для інтеграції архітектура Fluix дозволяє безперешкодно підключатися до інших поширених платформ, таких як системи ERP. Ця інтеграція дозволяє компаніям ефективніше виконувати щоденні операції та скорочує час, витрачений на перемикання між програмами. Крім того, Fluix підтримує технологію OCR, гарантуючи, що дані, що передаються в функцію чату AI, точні та вичерпні для детального аналізу.

4. M-файли

M-Files — це інтелектуальна платформа керування інформацією, яка пропонує розумніший підхід до керування вмістом протягом усього життєвого циклу. Безпроблемно об’єднуючи вміст і використовуючи інтелектуальну автоматизацію, M-Files дає змогу працівникам інтелектуальної діяльності бути більш продуктивними, надаючи потрібну інформацію потрібним людям у потрібний час.

Платформа надає комплексне уявлення про вміст у всій організації, не вимагаючи складної та дорогої міграції до єдиного сховища. Рішення M-Files для керування цифровими документами може похвалитися потужними можливостями пошуку та пошуку, що дозволяє користувачам швидко та легко знаходити документи, не витрачаючи час на пошук загублених файлів або намагаючись згадати, де щось зберігалося. Платформа також спрощує створення документів, пропонуючи шаблони, прості функції іменування та збереження, а також можливість виявляти приховані документи та темні дані за допомогою технології штучного інтелекту.

Основні характеристики M-Files:

• Інтелектуальне управління інформацією: Поєднує в собі підключений вміст і інтелектуальну автоматизацію для підвищення продуктивності та забезпечує 360-градусний огляд вмісту.
• Швидкий пошук і отримання: Дозволяє користувачам швидко та легко знаходити документи, заощаджуючи час та зусилля.
• Спрощене створення документів: Пропонує шаблони, просте іменування та збереження документів, а також виявлення прихованих документів і темних даних.
• Автоматизована відповідність і безпека: Забезпечує відповідність політикам і нормам компанії, а також забезпечує безпеку даних завдяки правам доступу та шифруванню.
• Безпроблемна співпраця: Дозволяє співавторство, коментування та коментування документів одночасно.
• Інтеграція з популярними інструментами: Пропонує інтеграцію з Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook та іншими широко використовуваними програмами.
• Процеси на основі ШІ: Використовує ШІ, як-от M-Files Aino, для організації інформації, розуміння контексту документа та взаємодії зі знаннями за допомогою природної мови.

Можливості автоматизації M-Files оптимізують дотримання політики та нормативних актів компанії, забезпечують безпеку даних завдяки строгим правам доступу та шифруванню корпоративного рівня, а також забезпечують просту співпрацю шляхом спільного створення, коментування та анотування документів одночасно. Створений на платформі з широкими можливостями конфігурації, M-Files можна легко налаштувати відповідно до конкретних потреб бізнесу за допомогою API, шаблонів рішень і надбудов сторонніх розробників.

5. SharePoint AI

Джерело: Microsoft

Microsoft SharePoint — це потужна платформа для співпраці та керування документами, яка завдяки інтеграції з технологіями штучного інтелекту перетворює робочі процеси, покращує співпрацю та підвищує продуктивність організацій. Використовуючи можливості ШІ в SharePoint, підприємства можуть автоматизувати процеси, оптимізувати керування документами, покращити функції пошуку та отримати цінну інформацію з даних.

Штучний інтелект SharePoint дає змогу співробітникам працювати розумніше та швидше, одночасно зменшуючи ручні зусилля та підвищуючи продуктивність. Платформа пропонує різноманітні переваги, включаючи інтелектуальне керування документами, автоматизацію робочого процесу, інтеграцію чат-ботів і прогнозну аналітику, що дозволяє організаціям оптимізувати роботу, покращити співпрацю та залишатися конкурентоспроможними в сучасному ландшафті. SharePoint Premium, розширена платформа для керування вмістом і взаємодії, забезпечує штучний інтелект, автоматизацію та додаткову безпеку для роботи з вмістом, обробки та управління, допомагаючи організаціям керувати та захищати критично важливий вміст протягом усього життєвого циклу.

Основні характеристики SharePoint AI:

• Інтелектуальне управління документами: Обробка документів на основі штучного інтелекту, автоматична класифікація, вилучення та тегування інформації з документів, що сприяє підвищенню ефективності та оптимізації робочих процесів.
• Автоматизація робочого процесу: автоматизація робочого процесу за допомогою штучного інтелекту аналізує історичні дані, вивчає минулі рішення та робить розумний вибір для автоматизації завдань і маршрутизації документів.
• Інтеграція чат-бота: Чат-боти на основі штучного інтелекту, інтегровані з SharePoint, дозволяють співробітникам взаємодіяти з системою за допомогою природної мови, надаючи миттєві відповіді та підтримку.
• Прогностична аналітика: Використовує штучний інтелект для аналізу даних і надання цінної інформації, що дозволяє організаціям приймати рішення на основі даних і залишатися попереду.
• Розширене керування вмістом: Штучний інтелект, автоматизація та додаткова безпека для роботи з вмістом, обробки та керування, допомагаючи організаціям керувати та захищати критично важливий вміст протягом усього його життєвого циклу.
• Рішення для документів високої вартості: пропонує рішення для роботи з документами високої вартості, такими як контракти, описи робіт, замовлення та рахунки-фактури.

Можливості інтелектуального керування документами SharePoint AI дозволяють автоматично класифікувати, витягувати та позначати інформацію з документів, що сприяє підвищенню ефективності та оптимізації робочих процесів. Можливості прогнозної аналітики платформи використовують штучний інтелект для аналізу даних і надання цінної інформації, що дозволяє організаціям приймати рішення на основі даних і залишатися попереду.

Оптимізуйте свій робочий процес за допомогою рішень для управління документами AI

У сучасному швидкоплинному бізнес-середовищі рішення для керування документами на базі штучного інтелекту стали основними інструментами для організацій, які прагнуть оптимізувати свої робочі процеси, покращити співпрацю та підвищити продуктивність. Рішення для керування документами зі штучним інтелектом, про які йдеться в цій статті, пропонують широкий спектр функцій і можливостей, призначених для задоволення різноманітних потреб бізнесу.

Від інтелектуальної класифікації та вилучення документів до безперебійної інтеграції з існуючими робочими процесами, ці інструменти використовують потужність штучного інтелекту для спрощення створення, зберігання та пошуку важливих бізнес-документів. Завдяки автоматизації ручних процесів, покращенню функціональності пошуку та надаючи цінну інформацію ці рішення дозволяють організаціям оптимізувати свою діяльність, зменшити витрати та сприяти прийняттю кращих рішень.