Bilgiler Mimarisi, AI Sürüklenen Dünyada Çalışan İntranetlerin Omurgası Neden

Yıllar önce, Kansas City merkezli Sprint Telecommunications şirketinin 10 aylık intranet yenileme projesini yönetme fırsatım oldu. Sadece yeni bir sistem inşa etmedik, binlerce çalışanın dijital işyeri ile etkileşim şeklini değiştirdik. Bu proje, Nielsen Norman Group’un “En İyi İntranetler” listesinde yer aldı ve bu bir tesadüf değildi. Paydaşları hizalamak, içerik organizasyonunu yeniden düşünmek ve çalışanların işine yarayan bir şey teslim etmek için kararlı bir odak gerektirdi. Yönetim, kullanıcı deneyimi, arama işlevselliği, analiz, sosyal özellikler, mobil erişim – her şeyi yeniledik. Zorlu bir süreçti, ancak bana bir intraneti doğru şekilde nasıl yapılacağını öğretti.

Bu, Staffbase gibi araçların hayatımızı kolaylaştırdığı SaaS öncesi günlerdi. Çalışanların bir haber gönderisine “beğeni” bırakmasını veya kullanım verilerini takip etmesini istiyorsanız, her şeyi özel olarak inşa etmeniz gerekiyordu. Güncellemeler bir kâbus gibiydi – sabit kodlu sistemler, içerik organizasyonundaki küçük bir hata Wochen veya aylarca sürebilirdi. Bu nedenle bilgi mimarisi (IA) üzerinde дважды odaklandık. Yanlış yaparsanız, herkesi rahatsız eden hantal bir intranet ile kalırsınız.

IA’yı doğru şekilde yapmak için eski yöntemlere başvurduk: kullanıcı tabanlı kart sıralamaları ve fiziksel indeks kartları. 20-30 çalışanı bir konferans odasına toplar, bağlamı açıklardık ve kartları yığınlar halinde sıralamalarını isterdik. Sonra verileri işlerdik – elektronik tablolar, görselleştirmeler, her şey – liderliği gerçek kullanıcıların neye ihtiyaç duyduğunu anlamalarına yardımcı olmak için. Zaman alıcı bir işlemdi, bazen aylar sürerdi, ancak buna değdi. Sonuç, liderlerin desteklediği ve çalışanların gerçekten kullandığı bir intranet oldu.

Şimdi, Staffbase’de bu süreci basitleştirdik, ancak temel prensip aynı kaldı: önce çalışanları dinleyin. Müşterileri eğittiğimizde, İç İletişim, İnsan Kaynakları ve BT (çoğu zaman çok farklı ajandaları olan ekipler) içerik organizasyonunda anlaşmaya varmak için atölye çalışmaları yürütürüz. Kolay değil. Bu oturumlar, etkili bir IA oluşturmak için tam bir gün veya daha fazla sürebilir. Sonra, taslakları paydaş onayına sunmak için bir mücadeledir. Daha derinlemesine gitmek isteyen müşteriler için hala dijital kart sıralama çalışmaları melakukan araçlar gibi Optimal Workshop’i öneriyorum. Hızlı, çalışanları dahil tutar ve inşaata engel olmaz.

Yıllar içinde, yüzlerce IA gördük – bazıları mükemmel, bazıları felaket. Hiçbiri aynı değil, ancak aşağıdaki navigasyon kalıpları tutarlı olarak işe yarıyor:

• Şirketimiz/Hakkımızda: Misyon, vizyon, değerler, organizasyon yapısı ve roller. Bu tür içerik, çalışanları büyük resimle bağlar ve editoryal stratejiyi destekler.
• İK/Kariyer ve Yararlar: Ücret, faydalar, wellness, eğitim, performans değerlendirmeleri – çalışan-işveren ilişkisinin temel içeriği.
• Benim İşim/Nasıl Çalışıyoruz: Görev odaklı içerik, seyahat, masraf raporları, BT desteği veya kantin menüleri, departman değil, konu bazında düzenlenmiştir ve ilgili içeriğe bağlantılar içerir.
• Departmanlar/Organizasyonlar: Büyük ekiplerin, örneğin BT, Tesisler veya Hukuk’un, güncellemelerini paylaştıkları yer. Çift içerik yok – sadece kaynağa bağlantı.
• Ürünler ve Hizmetler: Şirketin sattığı ürünleri gösteren bir bölüm, özellikle satış odaklı şirketler için.
• Kişiselleştirilmiş Sekmeler: “Benim Takımım” veya “Lider Kaynakları” gibi, belirli gruplara özgü bölümler.
• Yardım/BT Kaynakları: Açıklamalarla birlikte net destek bağlantıları, zaman kazanmak için.

Bu şekilde, çalışan geri bildirimi temel alan bir IA oluşturmak, ölçülebilir sonuçlar verir. Çalışanların ihtiyaç duyduklarını sınırsız tıklamalar olmadan bulmaları sağlanır. İletişim ekipleri, diğer departmanlarla kullanıcı verilerine dayanarak daha iyi işbirliği yaparlar. Lansman kampanyaları, gerçek içgörülere dayandığı için daha iyi sonuçlanır. ve sonrasında ekipler, her şikayete tepki vermek yerine akıllıca ayarlamalar yapabilir.

AI Dünyasında IA: Bahisler Daha Yüksek

AI, dijital işyerini yeniden şekillendiriyor ve IA’nın vazgeçilmez olmasını sağlıyor. Zayıf bir IA, sadece çalışanları sinirlandırıyor, AI girişimlerinizi başarısız olmasına da neden olabilir. Bunu gördüm: kötü organize edilmiş bir intranet, kişiselleştirme özelliklerini bir karışıklığa dönüştürür, zaman ve para boşa gider.

IA neden daha da önemli:

• Sonuçları Teslim Eden Arama: AI arama motorları, doğru sonuçları döndürmek için net navigasyon ve meta verileri gerektirir. Güçlü bir IA, çalışanların hızlı cevaplar almasını sağlar.
• Çalışan Rolüne Göre Kişiselleştirme: AI, içerikleri rollerine göre uyarlayabilir, ancak IA mantıksal enough olmalıdır ki algoritmalar tarafından parse edilebilsin.
• Sohbet Botları: Kaotik bir IA, sohbet botları gibi AI araçlarını karıştırır, yanlış cevaplar veya tekrar eden içeriklere yol açar.
• Gerçek Zamanlı İçgörüler: AI analitikleri, çalışanların nasıl gezindiğini gösterir, böylece IA’yı gerçek kullanım verilerine dayanarak iyileştirebilirsiniz, değil tahminlere.

Çalışanların ihtiyaç duyduğu şeylere dayanan sağlam bir IA, intraneti, çalışanları güçlendiren bir araç haline getirir. AI, işyerinin daha fazla bölümünü ele alırken, IA, bu araçların etkili olmasını sağlayan temel taşıdır. Flaşlı teknoloji değil, çalışanları müşteriler kadar saygı gösteren uygulama önemlidir. AI’nın içgörülerini, kullanıcı testli bir IA ile birleştirdiğinizde, sadece işleyen bir intranet değil, sonuç odaklı bir intranet elde edersiniz. Yıllarca bunu inşa ediyorum ve doğru şekilde yapmamı sağlayan da bu.